SKKN: Một số biện pháp để thực hiện tốt công tác văn phòng tại trường THPT

Chia sẻ: Trần Thị Ta | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:25

Thêm vào BST

Báo xấu

59
lượt xem 4
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu của đề tài là Mọi cơ sở giáo dục đều có các loại văn bản giấy tờ, các thủ tục hồ sơ theo quy chuẩn chung của Bộ GD&ĐT nhưng khi quy mô nhà trường ngày càng lớn, số lượng học sinh ngày càng nhiều (không chỉ là vài trăm học sinh mà cả nghìn học sinh), số lượng giáo viên cán bộ công nhân viên cũng tăng lên theo mức tỉ lệ thuận, quan hệ xã hội của nhà trường ngày càng được mở rộng …điều đó cũng đồng nghĩa với việc khối lượng công việc của văn phòng cũng tăng lên đáng kể. Rất nhiều người làm công tác văn phòng trong nhà trường bị quá tải trong công việc, một phần cũng bởi bản thân sắp xếp chưa thật hợp lí và nắm bắt các loại công văn, giấy tờ chưa thực sự nhanh nhạy dẫn đến chậm tiến độ của nhà trường và gây áp lực cho bản thân.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: SKKN: Một số biện pháp để thực hiện tốt công tác văn phòng tại trường THPT

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HÀ NỘI TRƯỜNG THPT LƯU HOÀNG SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM “MỘT SỐ BIỆN PHÁP ĐỂ THỰC HIỆN TỐT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI TRƯỜNG THPT” Lĩnh vực/ Môn: Khác Cấp học: THPT Tên Tác giả: Vũ Thị Ngà Đơn vị công tác: Trường THPT Lưu Hoàng Chức vụ: Nhân viên văn thư NĂM HỌC 2019-2020
Vũ Thị Ngà –Văn thư – Trường THPT Lưu Hoàng - Ứng Hòa – Hà Nội MỤC LỤC I. ĐẶT VẤN ĐỀ .................................................................................. Trang 1 1. Lí do chọn đề tài ............................................................................... Trang 1 2. Mục đích nghiên cứu ........................................................................ Trang 1 3. Đối tượng và phạm vi đề tài ............................................................. Trang 2 4. Tính mới mẻ và cấp thiết của để tài ................................................. Trang 2 5. Phương pháp nghiên cứu và thời gian thực hiện ............................... Trang 3 II. GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ .................................................................. Trang 3 1. Nội dung lý luận ............................................................................... Trang 3 2. Thực trạng nghiên cứu ...................................................................... Trang 3 3. Các biện pháp để thực hiện ............................................................... Trang 6 3.1 Xây dựng kế hoạch năm học........................................................... Trang 6 3.2 Dự kiến lập danh mục hồ sơ ........................................................... Trang 9 3.3 Quản lý, sắp xếp hồ sơ.................................................................... Trang 9 3.4 Công tác bảo quản, lưu trữ hồ sơ .................................................... Trang 12 3.5 Hiệu quả nghiên cứu ....................................................................... Trang 13 III. KẾT LUẬN VÀ KHUYẾN NGHỊ ................................................. Trang 14 1. Kết luận ............................................................................................ Trang 14 2. Khuyến nghị ..................................................................................... Trang 15
Vũ Thị Ngà –Văn thư – Trường THPT Lưu Hoàng - Ứng Hòa – Hà Nội I. ĐẶT VẤN ĐỀ 1. Lí do chọn đề tài Đối với lĩnh vực giáo dục, công tác văn thư lưu trữ đóng vai trò quan trọng hơn bao giờ hết. Hàng năm các nhà trường phải tiếp nhận và xử lí nhiều loại văn bản khác nhau từ Bộ GD & ĐT, Sở GD & ĐT cũng như của các sở, ban, ngành, các tập thể và cá nhân có liên quan. Với khối lượng công việc lớn như vậy, để tránh quá tải cho công tác văn thư lưu trữ rất cần nhân viên văn phòng có kinh nghiệm xử lí, tiếp nhận thông tin để tránh mất thời gian cho các bên và nhất là đảm bảo tính an toàn, hiệu quả. Công việc của nhà trường được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu, chính xác hay đại khái đều do công tác văn phòng, công văn giấy tờ làm có tốt hay không, các loại hồ sơ được lưu trữ có cẩn thận, có sắp xếp bài bản hay không. Các loại hồ sơ, sổ sách, giấy tờ được lưu trữ trong văn phòng nhà trường là cơ sở pháp lí của nhà trường để giải quyết tất cả các vụ việc có liên quan đặc biệt là các vấn đề của giáo viên và học sinh. Chính bởi vậy, có thể khẳng định rằng: công tác văn phòng, văn thư lưu trữ của nhà trường tốt sẽ có vai trò thúc đẩy, góp phần nâng cao chất lượng công tác quản lí của nhà trường, đưa các hoạt động diễn ra quy củ và đi vào nề nếp để từ đó nâng cao chất lượng giáo dục học sinh, khẳng định vị thế của nhà trường trong mắt các bậc phụ huynh học sinh và các nhà quản lí giáo dục. 2. Mục đích nghiên cứu. Mọi cơ sở giáo dục đều có các loại văn bản giấy tờ, các thủ tục hồ sơ theo quy chuẩn chung của Bộ GD&ĐT nhưng khi quy mô nhà trường ngày càng lớn, số lượng học sinh ngày càng nhiều (không chỉ là vài trăm học sinh mà cả nghìn học sinh), số lượng giáo viên cán bộ công nhân viên cũng tăng lên theo mức tỉ lệ thuận, quan hệ xã hội của nhà trường ngày càng được mở rộng …điều đó cũng đồng nghĩa với việc khối lượng công việc của văn phòng cũng tăng lên đáng kể. Rất nhiều người làm công tác văn phòng trong nhà trường bị quá tải trong công việc, một phần cũng bởi bản thân sắp xếp chưa thật hợp lí và nắm bắt các loại công văn, giấy tờ chưa thực sự nhanh nhạy dẫn đến chậm tiến độ của nhà trường và gây áp lực cho bản thân. Thực tế làm việc đã cho thấy nếu công tác văn thư lưu trữ trong trường học được diễn ra bài bản sẽ tiết kiệm được khá nhiều thời gian và công sức dù cho khối lượng công việc có nhiều đi chăng nữa. Với thực tế gắn bó với công tác văn phòng, văn thư lưu trữ của nhà trường cấp THPT được 07 năm, tôi nhận thấy văn phòng nhà trường là nơi thực hiện rất nhiều các công tác liên quan đến thủ tục hành chính. Đó vừa là nơi giao dịch các công việc, vừa là nơi lưu trữ các loại hồ sơ, văn bản, sổ sách, giấy tờ của nhà trường, vừa là nơi báo cáo, thống kê, thông báo các chủ trương đường lối, kế hoạch công tác, hoạt động của nhà trường về mọi mặt… Trong quá trình trực tiếp làm việc, tôi đã tích lũy được một số kinh nghiệm trong công tác văn thư sao cho vẫn thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ được giao vừa tránh mất quá nhiều thời gian cho các bên liên quan trong đó có cả chính mình. Có thể so sánh văn phòng nhà trường giống như một trạm thông tin với đủ loại số liệu trong nhiều năm và mỗi ngày ta phải đối mặt với rất nhiều vấn đề liên quan đến số tài liệu đó như hàng ngày tiếp nhận và xử lý công văn đi, đến bằng Page 1/15
Vũ Thị Ngà –Văn thư – Trường THPT Lưu Hoàng - Ứng Hòa – Hà Nội văn bản hoặc qua email của các cấp gửi về để thực hiện, hoặc có thể học sinh đã ra trường từ rất lâu nay cần đến bằng tốt nghiệp, học bạ, hoặc có thể phụ huynh học sinh từ nơi khác đến làm thủ tục xin nhập học giữa năm cho con em mình, .…cho đến các thủ tục, công văn liên quan đến năm học hiện hành, định kì hàng tuần, hàng tháng. Muốn thực hiện được tốt chức năng thông tin đó, nhân viên văn phòng phải có khả năng xử lý thông tin, phân bổ sắp xếp hợp lí hồ sơ, thời gian và ghi nhớ tốt giúp cho việc giải quyết công việc hàng ngày thuận lợi nhanh chóng kịp thời bản thân không ngập trong giấy tờ và áp lực công việc. Phạm vi hoạt động của văn phòng rất rộng, nhưng từ tình hình thực tiễn trên tôi xin chia sẻ đôi điều về kinh nghiệm quản lý, sắp xếp và lưu trữ hồ sơ tại văn phòng trường học tôi đang công tác – một ngôi trường có hơn một nghìn học sinh và gần một trăm cán bộ giáo viên công nhân viên với mong muốn các bạn đồng nghiệp có thể thực hiện nhiệm vụ được phân công một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn. Tôi cũng rất mong sẽ nhận được sự góp ý cũng như chia sẻ của các bạn đồng nghiệp về công tác này. 3. Đối tượng và phạm vi đề tài Như trên đã viết, công tác văn phòng, văn thư lưu trữ trong trường học chia thành rất nhiều mảng với nhiều hoạt động và cách thức thực hiện khác nhau. Trong sáng kiến kinh nghiệm lần này, tôi chỉ hướng đến chia sẻ những kinh nghiệm thiết thực mình đã tích lũy được trong quá trình làm việc trên lĩnh vực: quản lý, sắp xếp và lưu trữ các loại hồ sơ tại văn phòng nhà trường sao cho hợp lí, tiện ích với khả năng tìm kiếm nhanh, tránh mất nhiều thời gian công sức mà vẫn đảm bảo độ an toàn và cả tính bí mật. Những kinh nghiệm này được tôi đúc rút trong quá trình 7 năm công tác. Thông qua đề tài “Một số biện pháp để thực hiện tốt công tác văn phòng ở trường THPT”, tôi mong muốn những chia sẻ về công việc của mình có thể giúp ích phần nào cho các bạn đồng nghiệp để cùng nâng cao hiệu quả, hoàn thành tốt trách nhiệm được giao, phần nào tránh được những áp lực không đáng có và hi vọng chúng ta sẽ yêu nghề mà mình đã chọn lựa. 4.Tính mới mẻ, cấp thiết của đề tài. Đề tài sáng kiến kinh nghiệm “Một số biện pháp để thực hiện tốt công tác văn phòng trong trường THPT” thể hiện rõ sự hưởng ứng theo chủ trương của Đảng và Nhà nước đưa ra trong việc đổi mới quản lí và cải cách hành chính ở nước ta, loại bỏ những thao tác thừa không cần thiết trong thủ tục hồ sơ, giấy tờ, tránh mất thời gian và công sức cho các bên tham gia, không làm ảnh hưởng đến công tác chung vì “nặng bệnh giấy tờ”. Những chia sẻ trong sáng kiến kinh nghiệm có tính thực tiễn cao, bởi bản thân người viết đã có thời gian 7 năm gắn bó với công việc văn thư lưu trữ trong nhà trường. Trong quá trình làm việc, tôi đã rút ra được những bài học cần thiết cho bản thân và thực sự thấy có hiệu quả trong những lần làm việc sau. Sáng kiến kinh nghiệm có tính cập nhật cao, bên cạnh các phương pháp quản lý, sắp xếp và lưu trữ các loại hồ sơ tài liệu theo cách truyền thống còn chú trọng đến việc vận dụng công nghệ thông tin, các phần mềm máy tính phục vụ cho công tác với những thao tác đơn giản, dễ dàng thực hiện Page 2/15
Vũ Thị Ngà –Văn thư – Trường THPT Lưu Hoàng - Ứng Hòa – Hà Nội 5. Phương pháp nghiên cứu và thời gian thực hiện. - Khảo sát thực tế. - Lập quy trình thu thập, phân loại. - Chuẩn bị đầy đủ những trang thiết bị cần. - Thời gian thực hiện trong năm học 2019-2020. II. GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ 1.Nội dung lý luận. Để phục vụ cho công tác lãnh đạo quản lý ở các cơ quan, đơn vị cần phải có công tác văn phòng với những nội dung chủ yếu như: tổ chức, thu thập xử lý, phân phối, truyền tải quản lý sử dụng các thông tin bên ngoài và nội bộ, trợ giúp lãnh đạo thực hiện các hoạt động điều hành quản lý cơ quan , đơn vị… Bộ phận chuyên đảm nhiệm các hoạt động nói trên được gọi là văn phòng. Văn phòng có thể được hiểu theo nhiều góc độ khác nhau như sau - Nghĩa rộng: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp giúp việc cho việc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị. Theo quan niệm này thì ở các cơ quan thẩm quyền chung, cơ quan đơn vị có quy mô lớn thì thành lập văn phòng (ví dụ Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Tổng công ty…) còn ở các cơ quan, đơn vị có quy mô nhỏ thì văn phòng là phòng hành chính tổng hợp. - Nghĩa hẹp: Văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan đơn vị đó. Công tác văn phòng, văn thư lưu trữ trong nhà trường là một hoạt động liên quan đến các thủ tục hành chính gắn liền với hồ sơ, sổ sách, giấy tờ như: quản lý hồ sơ, thu nhận, xử lý, lưu trữ, sắp xếp, báo cáo, thông tin...Hành chính văn phòng trong nhà trường chính xác là một chức năng quan trọng để tạo sự thuận lợi và đảm bảo các bộ phận khác hoạt động trôi chảy. 2. Thực trạng nghiên cứu. Chức năng chính của văn phòng là tham mưu, giúp việc cho Hiệu trưởng trong điều hành hoạt động các lĩnh vực trong nhà trường. Cho đến thời điểm này chưa có một văn bản nào quy định cụ thể số đầu việc mà bộ phân văn phòng, văn thư lưu trữ phải thực hiện trong quá trình công tác. Từ thực tế làm việc và gắn bó với nghề, tôi đúc rút ra được các chức năng, nhiệm vụ chính, chủ yếu của bộ phận văn phòng nhà trường như sau:  Nhận công văn đi và công văn đến, ghi vào sổ theo quy định và trình lên cho Hiệu trưởng xử lí, giúp hiệu trưởng lưu trữ công văn đi và đến. Các công văn này sẽ được sao, in gửi từng đơn vị, cá nhân thực hiện và bản gốc lưu trữ trong văn phòng nhà trường. Văn phòng có trách nhiệm theo dõi và báo cáo thời hạn thực thi và những công văn chưa hoàn thành, cần giải quyết cho đúng tiến độ.  Trong thời buổi công nghệ thông tin hiện đại, tất cả các trường học đều có địa chỉ hòm thư điện tử riêng (email), văn phòng có nhiệm vụ hàng ngày kiểm tra hộp thư đến để nắm bắt những chỉ đạo mới một cách kịp thời và báo cáo với Ban giám hiệu để nhận chỉ đạo thực hiện. Công tác này được tiến hành đều đặn Page 3/15
Vũ Thị Ngà –Văn thư – Trường THPT Lưu Hoàng - Ứng Hòa – Hà Nội hàng ngày và tuyệt đối giữ bí mật mật khẩu hòm thư điện tử của nhà trường để đảm bảo tính an toàn của thông tin.  Với các văn bản và hướng dẫn chung có tính công khai nên in ấn và treo vào bảng tin công tác để tất cả cán bộ giáo viên, công nhân viên nhà trường nắm bắt thực hiện đúng. Ngoài ra để tiết kiệm thời gian và chi phí, trường của tôi đã đăng kí một tài khoản thư điện tử riêng dành cho cán bộ giáo viên, công nhân viên nhà trường (ai cũng biết mật khẩu để tiện cho việc tra cứu bất cứ lúc nào, có thể download về máy tính cá nhân để tiện sử dụng)  Đánh máy các loại văn bản hành chính của trường như báo cáo, quyết định, công văn, thông báo, tờ trình, kế hoạch,...khi được sự phân công của ban giám hiệu, vào sổ đủ, đúng qui định, gửi đi nhanh, kịp thời, đúng địa chỉ.  Photo các loại tài liệu khi được sự phân công của ban giám hiệu như: đề và đáp án các bài kiểm tra học kì thuộc các bộ môn, bản tự đánh giá cá nhân cho cán bộ giáo viên công nhân viên hàng tháng,...  Tham gia hỗ trợ đắc lực cho các công tác liên quan đến học sinh như: tuyển sinh, thi học kì, kiểm tra khảo sát, hồ sơ thi THPT quốc gia,...  Quản lí sĩ số học sinh, tiến trình học tập của học sinh trong nhà trường thông qua sổ đăng bộ, có sổ lưu học sinh chuyển đi, học sinh chuyển đến với các giấy tờ theo quy định kèm theo như đơn xin chuyển trường, giấy xác nhận tiếp nhận của cơ sở giáo dục...  Quản lí giấy giới thiệu, giấy công tác, ghi giấy giới thiệu, giấy công tác khi hiệu trưởng yêu cầu. Ghi cụ thể số giấy giới thiệu khi vào sổ, phát đúng người được ban giám hiệu phân công  Quản lí các loại con dấu của nhà trường, không được mang con dấu ra ngoài nhà trường, không được để mọi người tùy tiện sử dụng con dấu,chỉ đóng vào văn bản khi đã có chữ ký của thủ trưởng đơn vị (không đóng dấu khống) .  Quản lý và lưu trữ các loại hồ sơ về học sinh như: học bạ, giấy chứng nhận tốt nghiệp, bằng tốt nghiệp THPT và phát cho học sinh đúng quy trình khi tới hạn.  Quản lý và bảo quản và giữ gìn các loại hồ sơ liên quan đến công tác giảng dạy và quản lí học sinh trong mỗi năm học như: sổ điểm chính các lớp, học bạ theo từng lớp.  Lưu giữ và bảo quản hệ thống các văn bản, hồ sơ, sổ sách từ những năm trước như sổ ghi đầu bài, lịch báo giảng, sổ chủ nhiệm, sổ sinh hoạt nhóm chuyên môn...  Qua những trình bày trên, mọi người đều có thể dễ dàng nhận thấy, công tác văn phòng, văn thư lưu trữ trong nhà trường không hề đơn giản và nhẹ nhàng mà rất phức tạp và phong phú. Nếu không khéo léo và có kinh nghiệm xử lí chắc Page 4/15
Vũ Thị Ngà –Văn thư – Trường THPT Lưu Hoàng - Ứng Hòa – Hà Nội chắn sẽ luôn ngập trong hồ sơ, sổ sách, giấy tờ mà khó có thể dứt ra được thậm chí có nhiều trường hợp hao tốn rất nhiều thời gian mà kết quả đạt được vẫn không như mong muốn. Trong những năm trước đây, đã có thời gian công tác văn phòng, văn thư lưu trữ trong các nhà trường bị xem nhẹ và chưa thật sự chú trọng công tác này và coi đây là một hoạt động không quan trọng nên không bố trí nhân viên có chuyên trách mà chỉ phân công các giáo viên kiêm nhiệm (cũng vì một số nguyên nhân khác). Một số nhân viên làm công tác văn phòng, văn thư lưu trữ cũng chưa tự nhận thấy ý nghĩa thiết thực của công tác này nên chưa đầu tư thời gian và sức lực để thực hiện cho thật tốt nên nhiều nơi hoạt động tiếp nhận hồ sơ, xử lí hồ sơ và đặc biệt là lưu giữ, bảo quản hồ sơ không được quy củ thậm chí nhiều nơi còn lộn xộn, thiếu ngăn nắp. Điều này có ảnh hưởng lớn đến quá trình làm việc đặc biệt là gây mất thời gian để tra cứu tài liệu khi cần thiết. Trong những năm gần đây công tác văn thư, văn phòng ở các nhà trường đã được quan tâm nhiều hơn trước, đặc biệt đã có nhiều văn bản hướng dẫn chỉ đạo. Nhờ sự chỉ đạo và hướng dẫn sát sao từ cấp trên, hoạt động của công tác văn phòng, văn thư nhà trường cũng dần dần có tác phong chuyên nghiệp. Trong quá trình công tác tại nhà trường, tôi nhận thấy công tác văn phòng, văn thư lưu trữ tại nhà trường có những thuận lợi và khó khăn hết sức cơ bản sau: a.Thuận lợi Công tác văn thư lưu trữ trong nhà trường nói riêng, công tác thủ tục hành chính nói chung rất được Đảng và Nhà nước quan tâm nên có rất nhiều các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn cách thức thực hiện. Văn phòng nhà trường được cơ quan cấp trên tổ chức các buổi tập huấn để củng cố và nâng cao về trình độ nghiệp vụ về công tác văn thư lưu trữ. Đội ngũ cán bộ giáo viên, công nhân viên nhà trường rất đoàn kết, có tinh thần trách nhiệm cao trong công tác, thực hiện nghiêm túc và có hiệu quả các nhiệm vụ được giao. Cơ sở vật chất kĩ thuật của nhà trường ngày càng được trang bị toàn diện và hiện đại hơn. Văn phòng được chú trọng đầu tư hơn trước về cơ sở vật chất, có địa điểm làm việc riêng với đầy đủ các máy móc cần thiết như: máy in, máy vi tính, máy photocopy…và hệ thống tủ hồ sơ được sắp xếp ngăn nắp. b. Khó khăn  Với số lượng hơn một nghìn học sinh và hơn 70 cán bộ giáo viên công nhân viên nên khối lượng công việc tương đối nhiều. Đặc biệt trong những thời gian cao điểm của năm học như cuối học kì I, cuối học kì II, tuyển sinh vào 10, chuẩn bị hồ sơ thi THPT quốc gia nên đôi lúc không tránh khỏi hiện tượng quá tải.  Có rất nhiều loại hồ sơ, giấy tờ đã lưu giữ từ nhiều năm nên phòng làm việc trật trội . Sau một năm số lượng các loại hồ sơ, giấy tờ lưu giữ thêm rất nhiều, các tủ hồ sơ đã đến mức quá tải nên rất cần có một phòng riêng biệt lưu giữ hồ sơ cho an toàn và tránh ẩm ướt, mối mọt.  Số lượng các tủ hồ sơ nhiều nhưng đều đã cũ hỏng do mua quá lâu, tuổi thọ cao phải chắp vá lại nên khả năng sử dụng không cao. Page 5/15
Vũ Thị Ngà –Văn thư – Trường THPT Lưu Hoàng - Ứng Hòa – Hà Nội  Khối lượng công việc nhiều, trách nhiệm lớn nhưng nhân viên văn thư mức lương còn quá thấp so với nhu cầu của cuộc sống vì vậy phần nào ảnh hưởng đến chất lượng công việc. 3. Các biện pháp để thực hiện. Như trên đã chia sẻ, chức năng, nhiệm vụ của bộ phận văn phòng nhà trường rất nhiều bao quát mọi hoạt động của nhà trường cả về phía học sinh lẫn cán bộ giáo viên, công nhân viên. Tuy nhiên trong sáng kiến kinh nghiệm này, tôi xin chia sẻ với các bạn đồng nghiệp một số kinh nghiệm đúc rút được trong quá trình làm việc sao cho công tác văn thư lưu trữ trong nhà trường thực hiện trôi chảy, nhẹ nhàng hơn ở phương diện: quản lý, sắp xếp, bảo quản và lưu trữ các loại hồ sơ, sổ sách, giấy tờ. 3.1. Xây dựng kế hoạch năm học Do đặc thù công việc của văn phòng khối lượng công việc rất nhiều và đa dạng nên công việc quan trọng đầu tiên của năm học là lập kế hoạch năm học căn cứ vào đó để theo dõi tiến trình giải quyết công việc kịp thời, phân bổ thời gian hợp lý để thực hiện công việc hiệu quả hơn. Kế hoạch năm học 2019-2020 SỞ GD&ĐT HÀ NỘI CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG THPT LƯU HOÀNG Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Số: /KH-THPTLH Hà Nội, ngày 15 tháng 8 năm 2020 KẾ HOẠCH CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ NĂM HỌC 2019-2020 Căn cứ vào Hướng dẫn thực hiện nhiệm vụ Giáo dục Trung học năm học 2019-2020 của Sở Giáo dục và Đào tạo Hà Nội; Căn cứ tình hình thực tế và chức năng nhiệm vụ của nhân viên Văn thư trường THPT Lưu Hoàng; Trường THPT Lưu Hoàng xây dựng kế hoạch công tác văn thư - lưu trữ năm học 2019-2020, cụ thể như sau: I. NHIỆM VỤ: 1. Nhiệm vụ trọng tâm: - Nhằm nâng cao nhận thức về vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư - lưu trữ cũng như giá trị tài liệu lưu trữ đối với viên chức của Nhà trường. - Tạo bước chuyển biến, đưa công tác văn thư - lưu trữ của trường có nề nếp tốt và thực hiện đúng quy định về nghiệp vụ. 2. Nhiệm vụ cụ thể: - Xây dựng kế hoạch công tác văn thư lưu trữ năm học 2019-2020, dự kiến hoạt động cụ thể cho từng tháng. - Xây dựng lịch công tác tuần, tháng, năm cụ thể (tại văn phòng). - Quản lý hồ sơ học sinh: Học bạ, sổ điểm, sổ đăng bộ, bằng tốt nghiệp, hồ sơ học sinh đầu cấp, học sinh chuyển đi - đến. Page 6/15
Vũ Thị Ngà –Văn thư – Trường THPT Lưu Hoàng - Ứng Hòa – Hà Nội - Quản lý, cập nhật thông tin hồ sơ công chức cán bộ, giáo viên, nhân viên. - Lập đầy đủ sổ sách để theo dõi công văn đi - đến. - Thực hiện công tác lưu trữ. II. TỔ CHỨC THỰC HIỆN: 1. Chỉ đạo thực hiện: - Ngay từ đầu năm học, BGH nhà trường chỉ đạo tới nhân viên Văn thư nhà trường thực hiện công tác văn thư - lưu trữ theo đúng quy định. - Nhân viên Văn thư nhà trường xây dựng kế hoạch hoạt động nghiệp vụ trình BGH phê duyệt. - Chủ động thực hiện chuyên môn nghiệp vụ theo đúng quy định và được BGH tư vấn về công tác này. 2. Công tác văn thư: 2.1. Soạn thảo văn bản: - Thực hiện đúng theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. - Cập nhật thường xuyên các văn bản mới có liên quan đến công tác. - Việc soạn thảo các văn bản phải đúng thể thức, phát hành các văn bản hạn chế tối đa những thiếu sót. 2.2. Quản lý văn bản đi - đến: - Lập các loại hồ sơ sổ sách theo đúng quy định. - Thực hiện đúng, đầy đủ theo trình tự quản lý văn bản đi - đến, cụ thể: Văn bản đi: + Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày, ghi số, ký hiệu, ngày ban hành của văn bản. + Đăng ký văn bản đi. + Làm thủ tục chuyển phát văn bản đi. + Lưu văn bản đi. Văn bản đến: + Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến. + Trình, chuyển giao văn bản đến. + Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. - Cập nhật thông tin, văn bản trên trang Website, Email của Sở GD&ĐT Hà Nội để tham mưu kịp thời cho lãnh đạo giải quyết công việc hàng ngày. - Xây dựng hệ thống thư mục quản lý các file dữ liệu hành chính nhà trường trên máy tính khoa học dễ quản lý, dễ cập nhật tìm kiếm khi cần thiết. 2.3. Quản lý con dấu: - Thực hiện quản lý và sử dụng con dấu theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư. 3. Công tác lưu trữ: - Lưu trữ các loại công văn đi, đến kịp thời, sắp xếp khoa học và chính xác. - Công văn đi được lưu trữ bản gốc tại văn thư và người phụ trách công việc. - Công văn đến được lưu trữ bản gốc tại văn phòng và gửi cho cán bộ, giáo viên, nhân viên có liên quan đến công việc thực hiện. Lập sổ theo dõi tiến độ giải quyết công văn đến. Riêng công văn đến qua mạng thì được lưu trữ trên máy thành các file sắp xếp theo số trong tháng. Page 7/15
Vũ Thị Ngà –Văn thư – Trường THPT Lưu Hoàng - Ứng Hòa – Hà Nội - Nhân viên Văn thư lập danh mục hồ sơ ngay từ đầu năm, triển khai tới các bộ phận phụ trách để lập hồ sơ trong quá trình làm việc. - Cuối năm, tất cả các bộ phận thu thập, sắp xếp, hoàn thiện và nộp hồ sơ vào lưu trữ nhà trường. 4. Một số công việc khác: - Lập kế hoạch tuần căn cứ trên tình hình thực tế của nhà trường. - Hàng tháng, hoàn thành báo cáo tháng, biểu mẫu, báo cáo học sinh chuyển đi - đến. - Quản lý hồ sơ học sinh: học bạ, sổ điểm, bằng tốt nghiệp, … - Cập nhật sổ đăng bộ, số liệu phổ cập đầy đủ, chính xác. - Quản lý hồ sơ cán bộ, giáo viên, nhân viên nhà trường khoa học, kịp thời. - Lập báo cáo thống kê, chất lượng học sinh… chính xác, kịp thời. - Làm tốt công tác tham mưu với BGH trong việc đề ra các giải pháp thực hiện tốt các nhiệm vụ hành chính văn phòng nhà trường. III. CÔNG VIỆC CỤ THỂ TỪNG THÁNG: GHI THÁNG NỘI DUNG HOẠT ĐỘNG CHÚ - Giúp Hiệu trưởng lên kế hoạch tuyển sinh và làm các biểu 7/2019 mẫu liên quan đến công tác tuyển sinh. - Trực tuyển sinh, làm các báo cáo về công tác tuyển sinh. - Quản lý số liệu học sinh đầu năm học. - Cập nhật sổ theo dõi học sinh chuyển đi - chuyển đến trong hè. 8/2019 - Cập nhật sổ đăng bộ học sinh, sổ quản lí giáo viên. - Hoàn thành các báo cáo đầu năm. - Nhận, phát hồ sơ sổ sách chuyên môn tới giáo viên. - Tiếp tục nắm lại sĩ số cập nhật vào sổ theo dõi, sổ đăng bộ, phần mềm quản lý học sinh. - Báo cáo hồ sơ trường, báo cáo thống kê đầu năm, báo cáo 9/2019 khảo sát chất lượng đầu năm học. - Phối hợp với các bộ phận có liên quan chuẩn bị cho công tác khai giảng năm học mới. - Sắp xếp lại học bạ của các khối lớp toàn trường. - Cập nhật sổ theo dõi học sinh, cấp phát bằng cho học sinh. 10/2019 - Rà soát, kiểm tra, sắp xếp việc quản lý văn bản đi-đến theo đúng quy định. - Phối hợp với các bộ phận trong nhà trường chuẩn bị cho ngày Nhà giáo Việt Nam 20/11. 11/2019 - Sắp xếp hồ sơ học sinh, bằng tốt nghiệp, sổ cấp phát bằng. - Chuẩn bị cơ sở vật chất, sổ sách cho công tác lưu trữ. - Chuẩn bị cho công tác thi học kỳ I. - Chuẩn bị sơ kết học kỳ I. 12/2019 - Hoàn thành các báo cáo sơ kết học kỳ I - Cùng các bộ phận rà soát, thu thập, bổ sung văn bản vào hồ sơ nộp vào lưu trữ nhà trường. Page 8/15
Vũ Thị Ngà –Văn thư – Trường THPT Lưu Hoàng - Ứng Hòa – Hà Nội - Lập danh mục hồ sơ. - Lập các sổ sách theo quy định về công tác văn thư - lưu trữ. 01/2020 - Triển khai danh mục hồ sơ tới các bộ phận có liên quan để tiến hành lập hồ sơ công việc. - Nghỉ Tết. - Hướng dẫn các bộ phận lưu hồ sơ trong quá trình giải quyết 2/2020 công việc. - Cập nhật sổ theo dõi văn bản đi-đến. - Lập kế hoạch chỉnh lý hồ sơ. 3/2020 - Tiến hành chỉnh lý, bổ sung văn bản vào hồ sơ lưu. - Sắp xếp, bổ sung văn bản cho công tác lưu trữ. 4/2020 - Hoàn thành dữ liệu về thông tin của học sinh. - Chuẩn bị dữ liệu tốt nghiệp THPT Quốc gia. - Chuẩn bị cho công tác thi học kỳ II. - Hoàn thành các báo cáo (báo cáo tháng, báo cáo tổng kết 5/2020 học kỳ II - cả năm, thống kê chất lượng cuối năm học, hồ sơ trường…). - Chuẩn bị học bạ, các hồ sơ biễu mẫu liên quan đến tốt nghiệp THPT Quốc gia. 6/2020 - Chuẩn bị cho công tác thi tuyển sinh vào lớp 10 THPT. - Hoàn thiện các loại hồ sơ. Trên là kế hoạch thực hiện nhiệm vụ của Văn thư trường THPT Lưu Hoàng năm học 2019-2020. Nơi nhận: HIỆU TRƯỞNG - Sở GD&ĐT; - BGH ; - Lưu VT (05b). Với việc xây dựng kế hoạch năm học giúp cho công tác văn phòng luôn chủ động giải quyết công việc hàng ngày đảm bảo kịp thời, nhanh chóng, phân phối thời gian làm việc khoa học, hợp lý không bị dồn việc cũng như là sót việc vì vậy công việc luôn được giải quyết thông suốt và hiệu quả. 3.2. Dự kiến lập danh mục hồ sơ Trong một năm học văn phòng nhà trường nhận rất nhiều công văn từ các nguồn khác nhau như văn bản quy phạm pháp luật, tài liệu điện tử...vì vậy, cần phải dự kiến lên danh mục đầu năm để phân loại các hồ sơ về các phòng ban và các mảng lĩnh vực khác nhau thuận lợi trong quá trình giải quyết công việc và lưu trữ tài liệu. Cán bộ văn phòng nhà trường phải nắm rõ các loại hồ sơ thuộc chuyên trách của bộ phận mình, phải nắm được đặc điểm của từng văn bản, tài liệu để phân vào các hồ sơ theo đúng chức năng, nhiệm vụ của hồ sơ đó. 3.3. Quản lý, sắp xếp hồ sơ Page 9/15
Vũ Thị Ngà –Văn thư – Trường THPT Lưu Hoàng - Ứng Hòa – Hà Nội Sau đây, tôi xin chia sẻ cách thức nhằm quản lý, sắp xếp, bảo quản và lưu trữ một số loại hồ sơ mang tính đặc thù trong trường THPT. - Quản lý công văn đi, đến + Đối với công văn đi Các Công văn gửi cho các cơ quan trọng và ngoài nhà trường do các bộ phận chuyên môn hoặc lãnh đạo nhà trường soạn thảo được lãnh đạo nhà trường phê duyệt cho ban hành, nhân bản và trình hiệu trưởng ký ban hành. Trước khi ban hành, tôi giúp lãnh đạo kiểm tra kỹ về thể thức văn bản, chính tả, ngữ pháp…. Khi văn bản chính thức ký ban hành, tôi đăng ký vào sổ công văn đi, ghi số và xếp vào kẹp hồ sơ công văn đi. Những văn bản có nội dung quan trọng cần giữ bí mật, tôi đảm bảo giữ bí mật đúng theo qui định. Khi đóng dấu, tôi đã đảm bảo theo quy định: chỉ đóng dấu khi có chữ ký của thủ trưởng (không đóng dấu khống). - Công văn được chuyển đi bằng nhiều cách nhưng luôn luôn lúc nào văn thư cũng phải vào sổ chuyển công văn, người nhận công văn mang đi phải ký nhận vào sổ. + Đối với công văn đến: Công văn đến là nguồn thông tin rất quan trọng giúp cho lãnh đạo nhà trường thực hiện kịp thời, có hiệu quả công tác quản lý nhà trường và phối hợp thực hiện có hiệu quả các nội dung công việc có quan hệ với bên ngoài. Do vậy, việc quản lý công văn đến cũng phải kịp thời, chính xác. Khi nhận công văn đến, tôi đóng dấu đến vào sổ công văn đến sau đó trình ngay cho lãnh đạo trường xử lý. Khi hiệu trưởng xử lý xong, tôi sao in bản chính để lưu tại văn phòng và bản sao gửi cho các bộ phận và cá nhân có liên quan thực hiện. *Lập hồ sơ công việc: bước tiếp theo là lập hồ sơ công việc bản gốc của công văn đến và công văn đi được lưu tại văn phòng tôi chia về theo hồ sơ: Ví dụ năm học 2018-2019 có: Hồ sơ tuyển sinh, hồ sơ nhân sự, hồ sơ theo dõi học sinh chuyển đi, chuyển đến, hồ sơ thi học sinh giỏi, hồ sơ thi giáo viên giỏi, hồ sơ về công tác viết sáng kiến kinh nghệm, hồ sơ khen thưởng kỷ luật, hồ sơ thi THPT quốc gia,..... ví dụ: đối với hồ sơ tuyển sinh bao gồm các văn bản tài liệu sau: Tập hợp đầy đủ các văn bản liên quan tới công tác tuyển sinh vào một cặp file và lưu theo từng năm học: hồ sơ lưu bao gồm: + Các văn bản chỉ đạo hướng dẫn của cấp trên về công tác tuyển sinh + Kế hoạch tuyển sinh + Quyết định thành lập hội đồng tuyển sinh + Biên bản xét tuyển, biên bản kiểm tra công tác tuyển sinh + Báo cáo công tác tuyển sinh + Danh sách học sinh trúng tuyển + Các hồ sơ liên quan: đơn xin học, bản sao hộ khẩu, chứng minh nhân dân của phụ huynh học sinh Page 10/15
Vũ Thị Ngà –Văn thư – Trường THPT Lưu Hoàng - Ứng Hòa – Hà Nội Khi lập hồ sơ công việc giúp cán bộ nhân viên nắm được thành phần, nội dung, khối lượng văn bản hình thành trong quá trình giải quyết công việc, từ đó biết được phải xây dựng, ban hành các văn bản và các bước triển khai để giải quyết công việc được giao; giúp các văn bản hình thành trong hoạt động của cơ qua được lưu giữ tập trung, tránh tình trạng phân tán, thất lạc tài liệu, tiết kiệm thời gian và công sức ta tìm, việc nghiên cứu văn bản, tài liệu về một vấn đề được trọn vẹn. - Quản lý sổ chuyển đi, chuyển đến, đăng bộ, sổ theo dõi sĩ số học sinh * Đối với hồ sơ chuyển đi: Khi phụ huynh đến văn phòng làm thủ tục chuyển trường cho con thì việc đầu tiên là tôi hướng dẫn chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ hồ sơ cần thiết để không mất nhiều thời gian đi lại sau đó tiếp nhận hồ sơ chuyển đi thì phải kiểm tra đầy đủ giấy tờ hợp lệ bao gồm: + Hồ sơ rút phải có đơn đồng ý tiếp nhận có xác nhận của Ban giám hiệu của trường tiếp nhận học sinh cần chuyển trường. + Người đến làm thủ tục rút hồ sơ phải là người đứng tên trên hồ sơ đó cần phải có hộ khẩu, chứng minh nhân dân chứng minh là đúng tên mình. Trường hợp người đứng tên trên hồ sơ không thể đến rút được thì phải có giấy ủy quyền cho người đến rút và người đến rút hồ sơ phải có giấy tờ chúng minh mình là người được ủy quyền. Sau khi văn thư kiểm tra đầy đủ hồ sơ thì tiến hành nhập thông tin vào quyển sổ chuyển đi và cho ký xác nhận, sau đó tập hợp và lưu vào hồ sơ chuyển trường của năm học đó. * Đối với sổ chuyển đến: Hồ sơ và thủ tục chuyển đến bao gồm: + Đối với hồ sơ nộp cũng cần phải có đơn xin học, học bạ, giấy khai sinh, giấy giới thiệu. + Người đến làm thủ tục nộp hồ sơ cần phải có hộ khẩu, chứng minh nhân dân chứng minh liên quan đến học sinh chuyển đến Sau khi kiểm tra đầy đủ hồ sơ thì văn phòng nhận và cũng nhập vào sổ chuyển đến của nhà trường; cho người đến làm thủ tục nộp hồ sơ ký xác nhận, việc cuối cùng là chia học bạ về lớp mà Ban giám hiệu đã phân sau đó tập hợp hồ sơ lưu vào hồ sơ chuyển đến của năm học đó. Các loại sổ theo dõi này được xếp vào nhóm tài liệu sử dụng thường xuyên nên tôi đã bố trí các loại hồ sơ này vào tủ hồ sơ số 1 ngay ngăn đầu tiên để tiện cho quá trình làm việc. Các loại sổ sách này cần được theo dõi và điền đầy đủ thông tin một cách cập nhật, kịp thời. Khi rà soát các thông tin, để tránh sai sót cần dành hẳn một khung thời gian nhất định, làm việc tập trung, yên tĩnh không để các công việc khác xen giữa tránh phân tâm và những nhầm lẫn không đáng có. * Sổ theo dõi sĩ số học sinh: Cuốn sổ này nhằm mục đích để theo dõi biến động về sĩ số học sinh của từng tháng căn cứ vào đó để biết hàng tháng học sinh nào chuyển đến, học sinh nào chuyển đi và học sinh nào nghỉ dài hạn. Đây là căn cứ để báo cáo cho Ban giám hiệu nhà trường và căn cứ vào đó nhà trường có kế hoạch điều chỉnh và cũng là căn cứ số liệu để báo cáo lên cấp trên khi có yêu cầu. Page 11/15
Vũ Thị Ngà –Văn thư – Trường THPT Lưu Hoàng - Ứng Hòa – Hà Nội - Quản lý sổ điểm, học bạ, sổ cấp phát văn bằng chứng chỉ của học sinh * Đối với sổ điểm: Hiện nay đã áp dụng phần mềm sổ điểm điện tử nên cuối năm học mới in sổ điểm để lưu. Đối với sổ gọi tên ghi điểm: người làm công tác văn phòng phải thường xuyên nhắc nhở giáo viên thực hiện việc điểm danh vào điểm đúng quy định của Sở GD & ĐT Hà Nội. Cuối mỗi tháng thực hiện việc kiểm tra nhận xét việc thực hiện quản lí, điểm danh học sinh và vào điểm của giáo viên và giáo viên chủ nhiệm trình với Ban giám hiệu. *Quản lý sổ đầu bài: Sổ ghi đầu bài lưu giữ theo quy định, vào cuối mỗi học kì thu tất cả các sổ đầu bài của tất cả các khối lớp và bảo quản theo năm học, đối với các lớp không nộp sổ đầu bài văn thư cần báo cáo cho hiệu trưởng để có biện pháp xử lí. *Quản lý học bạ: Học bạ là hồ sơ vô cùng quan trọng vì ngoài sổ điểm thì đây là căn cứ để xác minh về kết quả quá trình học tập tại trường cả về học lực lẫn hạnh kiểm vì vậy việc lưu giữ bảo quản cũng phải hết sức cẩn thận. Khi cho giáo viên mượn để vào điểm hoặc ghi thông tin của học sinh thì phải có ký nhận mượn, khi trả lại thì phải kiểm tra đầy đủ học bạ mới cho ký trả Kiểm tra việc vào điểm, chữ ký của giáo viên bộ môn, giáo viên chủ nhiệm. Đối với học sinh nghỉ học cần lấy ra và lưu vào tập hồ sơ riêng Cuối năm học khi đã có kết quả kiểm tra hồ sơ chéo giữa các giáo viên chủ nhiệm, văn thư có trách nhiệm kiểm tra xem giáo viên chủ nhiệm đã sửa chữa những lỗi sai sót mà người kiểm tra đã phát hiện hay chưa trước khi nhận học bạ và sau khi có kết quả thì tôi lại yêu cầu giáo viên vào điểm thi lại. Việc cuối cùng khi kết thúc năm học khi Ban giám hiệu đã ký duyệt thì tiến hành đóng dấu xác nhận, dấu giáp lai vào sổ. * Đối với sổ cấp phát văn bằng, chứng chỉ: Ngay sau khi nhận giấy chứng nhận được Sở GD&ĐT cấp văn thư phải vào sổ cấp phát bằng với đầy đủ thông tin. Có lịch trả bằng cụ thể và được dán công khai tại phòng văn phòng để giáo viên phụ huynh tiện liên hệ công tác Yêu cầu đối với người khi đến lấy bằng phải có đầy đủ giấy tờ chứng minh sau đó ghi số chứng minh nhân dân và có ký xác nhận vào sổ cấp bằng đầy đủ mới cấp bằng. Ngoài ra cuối năm, tôi sẽ thống kê số lượng bằng đã trả và bằng tồn lại, với công việc này làm căn cứ vào số liệu đã thống kê để báo cáo cho cấp trên khi có yêu cầu và thuận lợi cho việc quản lý văn bằng chứng chỉ hiệu quả. 3.4. Công tác bảo quản, lưu trữ hồ sơ. - Bảo quản, lưu trữ các loại hồ sơ tài liệu bằng giấy. Các loại hồ sơ lưu trữ từ những năm trước được lưu tại văn phòng nhà trường bao gồm: sổ sinh hoạt chuyên môn, lịch báo giảng, sổ chủ nhiệm, sổ ghi đầu bài, bài thi học kì I và học kì II các môn. Các loại sổ sách này có số lượng lớn vì theo đầu lớp và đầu giáo viên, cán bộ công nhân viên nên mỗi loại, tôi sắp xếp một tủ riêng biệt có ghi tên loại hồ sơ bên ngoài cánh tủ. Page 12/15
Vũ Thị Ngà –Văn thư – Trường THPT Lưu Hoàng - Ứng Hòa – Hà Nội Mỗi khi cần, mỗi tủ có một chìa khóa riêng, sắp xếp theo thứ tự abc và các năm học theo phía từ trong ra ngoài nên rất dễ tìm và không để xảy ra tình trạng mất mát, thất lạc. - Bảo quản, lưu trữ văn bản tài liệu trên máy tính. Ngoài việc lưu trữ, bảo quản các loại hồ sơ, sổ sách, giấy tờ, tài liệu bằng giấy tôi còn ứng dụng công nghệ thông tin với các phần mềm quản lí hồ sơ từ winword, excel,. Các văn bản điện tử được gửi đến từ các cơ quan cấp trên tôi đều lưu thành từng file hồ sơ về các vấn đề và sự việc có liên quan đến nhau trong một năm học để tiện tra cứu và sử dụng. Tôi đặt tên file thành các hồ sơ như sau: Hồ sơ về hồ sơ nhân sự, hồ sơ về nâng lương, hồ sơ theo dõi học sinh chuyển đi, chuyển đến, hồ sơ thi học sinh giỏi, hồ sơ thi giáo viên giỏi, hồ sơ về công tác viết sáng kiến kinh nghiệm, hồ sơ khen thưởng kỷ luật, hồ sơ thi tuyển sinh..... Ví dụ file hồ sơ về công tác viết SKKN năm học 2019-2020 như sau: Hồ sơ về công tác viết SKKN năm học 2019-2020 + Văn bản hướng dẫn + Công văn hướng dẫn của Sở GD & ĐT ....................................... + Văn bản đi + Kế hoạch + Quyết định thành lập hội đồng chấm SK + Danh sách đăng ký đề tài SKKN + Biên bản chấm SKKN + Kết quả chấm SKKN Việc lưu văn bản đến thành các file thành hồ sơ như vậy khi cần sử dụng đến công văn hay biểu mẫu thì lấy ra rất dễ dàng và nhanh chóng mà không cần phải mở mail để tìm kiếm rất mất thời gian bởi vì hàng ngày có rất nhiều văn bản chỉ đạo từ các cấp khác nhau gửi đến nếu muốn tìm kiếm một văn bản từ tuần trước, tháng trước thì rất khó khăn trong việc tìm kiếm và mất nhiều thời gian còn bây giờ chỉ cần vài thao thác nhỏ mở ổ đĩa lưu, sau đó mở file cần tìm kiếm và rất nhanh chóng, tôi đã có thể lấy văn bản cần sử dụng và hoàn thành nhiệm vụ được giao một cách nhanh chóng và hiệu quả. 3.5. Hiệu quả nghiên cứu. Khi chưa áp dụng sáng kiến kinh nghiệm: + Bộ phận văn thư gặp rất nhiều khó khăn trong việc tra cứu, sắp xếp, lưu trữ văn bản, tài liệu và hồ sơ, sổ sách .... + Các loại hồ sơ văn bản chỉ để tập trung một bó không được phân loại theo từng hồ sơ công việc riêng nên việc tra cứu tài liệu rất khó khăn và mất nhiều thời gian và cũng khó khăn cho công tác lưu trữ tài liệu. Sau khi áp dụng sáng kiến kinh nghiệm: Sau mấy năm gắn bó với công việc văn phòng, quen dần với những hồ sơ, giấy tờ, sổ sách trong trường học và tích cực dành thời gian phân loại, sắp xếp hồ sơ ngay từ lúc ban đầu, tôi có nhiều thời gian hơn, không còn bị công việc dồn dập nữa. Cách phân loại hồ sơ sổ sách trực quan ngay từ bìa từng quyển đã giúp tôi và các đồng nghiệp tiết kiệm được khá nhiều thời gian. Đối với các tài Page 13/15
Vũ Thị Ngà –Văn thư – Trường THPT Lưu Hoàng - Ứng Hòa – Hà Nội liệu đã sắp xếp trên máy, việc tìm kiếm, sữa chữa và sử dụng lại càng đơn giản, chỉ cần một tổ hợp phím Ctrl + F, tôi đã có thể nhanh chóng tìm được văn bản cần thiết. Việc làm gì lúc ban đầu cũng cần thời gian, nếu chúng ta tập trung làm việc và chịu khó sắp xếp công việc ngay từ lúc ban đầu thì về sau mọi thứ sẽ nhàn và đỡ tốn thời gian hơn rất nhiều. Từ khi áp dụng những kinh nghiệm trên bản thân nhận thấy đạt một số kết quả sau: - Công việc trong năm học được lên kế hoạch rõ ràng hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng phải hoàn thành công việc gì và làm những công việc gì vì vậy, bản thân hình thành được thói quen ngăn nắp, tỉ mỉ trong công việc, xử lý công việc trôi chảy và nhanh chóng, chính xác. - Hồ sơ, sổ sách đầy đủ lưu trữ có hệ thống, khoa học tạo điều kiện thuận lợi trong công việc hàng ngày, tất cả các văn bản đi đến được lập thành các hồ sơ công việc thuận lợi cho công tác lưu trữ. - Giúp Ban giám hiệu hoàn thành nhiệm vụ năm học đúng thời gian quy định. - Bản thân cũng luôn luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. III: KẾT LUẬN VÀ KHUYẾN NGHỊ 1. Kết luận Trong nguồn máy hoạt động quản lý hồ sơ sổ sách, tài liệu, hiện nay việc cải cách và hiện đại hóa công tác văn thư có vai trò hết sức quan trọng trong việc thực hiện nhiệm vụ. Bảo đảm cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại trong công tác quản lý hồ sơ và tình hình thực tế về cơ sở trường lớp. Thực hiện tốt các biện pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý hồ sơ văn phòng sẽ góp phần quan trọng bảo đảm thông tin thông suốt cho mọi hoạt động quản lý, sự điều hành, chỉ đạo của Ban giám hiệu đạt hiệu quả cao. Giúp cán bộ, giáo viên, nhân viên trong trường nâng cao hiệu xuất công việc nhanh chóng, đầy đủ cơ sở pháp lý, đáp ứng yêu cầu đổi mới giáo dục hiện nay Vì vậy việc tổ chức quản lý tốt hồ sơ sổ sách trong nhà trường, công tác văn thư phải giải quyết các loại hồ sơ theo văn bản bằng phương pháp khoa học trên cơ sở qui định chung của nhà nước. Do đó việc kế hoạch hóa công tác văn thư là cần thiết, có kế hoạch hóa mới không bỏ sót công việc và mới tránh được tình trạng có lúc quá bận, lại có lúc quá rỗi, các lọai thông tin báo cáo kịp thời, đúng, nhanh, sạch đẹp, đáp ứng được các yêu cầu của Ban giám hiệu Qua thực tế trong công tác văn thư phải thực hiện sát sao cùng với khâu kiểm tra toàn diện thường xuyên, nên việc bổ sung những hồ sơ còn thiếu cho hoàn tất, cán bộ kiểm tra hướng dẫn thêm công tác văn thư về cách thức ghi chép vào sổ và các biện pháp quản lý tốt hồ sơ cho đúng qui định. Được sự quan tâm hổ trợ, giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi của Ban giám hiệu, giáo viên chủ nhiệm và giáo viên bộ môn hướng dẫn về cách quản lý hồ sơ theo công tác chuyên môn, giáo viên chủ nhiệm nhiệt tình nhắn nhở học sinh bổ sung hồ sơ còn thiếu khi bộ phận văn phòng có yêu cầu. Page 14/15
Vũ Thị Ngà –Văn thư – Trường THPT Lưu Hoàng - Ứng Hòa – Hà Nội Nói chung để thực hiện tốt công tác văn thư trong trường THCS là một công việc đòi hỏi người làm công tác văn thư phải tỉ mỉ, thận trọng, khoa học và ngăn nắp và phải có tâm nghề nghiệp để đảm bảo bí mật cơ quan, tổ chức. 2. Đề xuất khuyến nghị: Để đề tài sáng kiến kinh nghiệm dễ dàng ứng dụng, triển khai thực hiện có hiệu quả thì ban lãnh đạo các cấp cần quan tâm đầu tư về cơ sở vật chất, máy móc, trang thiết bị phù hợp với sự tiến bộ của khoa học trong giai đoạn hiện nay nhằm tạo điều kiện thuận lợi và đáp ứng đầy đủ nhu cầu cần thiết cho công tác văn thư và lưu trữ hồ sơ. Cần thường xuyên mở các khóa đào tạo cho cán bộ văn thư, văn phòng cho các trường học tập về chuyên môn nghiệp vụ. Các cấp lãnh đạo cần có chế độ đãi ngộ hợp lý hơn đối với cán bộ làm công tác văn thư, văn phòng an tâm công tác. Trên đây là một số biện pháp để thực hiện tốt công tác văn phòng trong trường trung học phổ thông, đề tài đã được kiểm chứng và đúc kết từ thực tiễn tuy nhiên vẫn còn nhiều mặt hạn chế rất vì vậy rất mong được sự xem xét, bổ sung và sự góp ý. BẢNG SO SÁNH TRƯỚC VÀ SAU KHI THỰC HIỆN ĐỀ TÀI TRƯỚC KHI THỰC HIỆN ĐỀ TÀI SAU KHI THỰC HIỆN ĐỀ TÀI - Việc sắp xếp hồ sơ, sổ sách còn lộn - Việc sắp xếp hồ sơ sổ sách, lưu trữ xôn, chưa ngăn nắp, khoa học. Khó văn bản đi, văn bản đến ngăn nắp, khăn trong việc tra tìm. Việc tìm kiếm khoa học đúng quy định. Biết ứng các văn bản lưu có giá trị để sử dụng dụng công nghệ thông tin trong công mất nhiều thời gian. việc, cập nhật văn bản chỉ đạo kịp thời, nhanh chóng. - Còn lúng túng, nóng vội trong xử lý - Xử lí công việc trôi chảy, đúng thời văn bản, tài liệu để giải quyết công gian, việc soạn thảo văn bản nhanh, việc, chưa hình thành thói quen ngăn đúng quy định. Lưu văn bản, tìm nắp, cẩn thận khi lưu và sắp xếp văn kiếm văn bản nhanh chóng. bản, tài liệu. - Các Công văn, Quyết định, Báo cáo, Hồ sơ sổ sách đầy đủ lưu trữ có hệ các giấy tờ khác liên quan đến việc thống, khoa học (Tủ đựng hồ sơ, tài nhận hồ sơ, sổ sách, có giá trị sử dụng liệu). Giấy tờ có liên quan được không được bảo quản theo đúng quy đóng thành quyển và theo từng năm, định của người làm công tác lưu trữ, từng vụ việc, tạo điều kiện thuận lợi còn chưa đóng thành quyển và chưa rõ trong công việc hàng ngày.Giúp lãnh ràng về các năm và nội dung người đạo hoàn thành nhiệm vụ trong công nhận. tác quản lý và dạy học theo đúng thời gian quy định. Page 15/15
Vũ Thị Ngà –Văn thư – Trường THPT Lưu Hoàng - Ứng Hòa – Hà Nội TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Luật số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Quốc hội: về Luật lưu trữ 2. Thông tư 01/2011/TT-BNV: Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính 3. Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của chính phủ về công tác văn thư 4. Các trang Web của Bộ GD&ĐT, Bộ Nội vụ.
Vũ Thị Ngà –Văn thư – Trường THPT Lưu Hoàng - Ứng Hòa – Hà Nội SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HÀ NỘI CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG THPT LƯU HOÀNG Độc lập – Tự do – Hạnh phúc PHIẾU KHẢO SÁT TRƯỚC VÀ SAU KHI THỰC HIỆN SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM Năm học 2019-2020 - Tên đề tài: “ Một số biện pháp để thực hiện tốt công tác văn phòng trong trường THPT”. - Lĩnh vực: Nhân viên - Cấp: THPT - Tên tác giả: Vũ Thị Ngà - Chức vụ: Nhân viên văn thư HIỆU QUẢ NGHIÊN CỨU + Đối với giáo viên, nhân viên nhà trường. Trước khi thực hiện đề tài Sau khi thực hiện đề tài - Việc mượn, học bạ vẫn còn tình trạng -Việc mượn trả rất đơn giản, giáo chỉ rơi, thất lạc nên việc vào điểm cho học cần mở ngăn tủ theo khối lớp . sinh vẫn còn bị nhầm. - Học bạ được xếp ngay ngắn theo thứ - Có tâm lý lo sợ khi bị thất lạc học bạ tự A-Z khớp với danh sách học sinh hoặc sai sót. nên việc vào điểm sẽ được dễ dàng, nhanh chóng và hạn chế tối đa tình trạng sai sót. - Mỗi lần mượn sổ, học bạ mất rất - Không mất thời gian cho việc tìm nhiều thời gian cho việc bới, tìm kiếm. kiếm. - Chưa đến cuối năm học thì các quyển - Việc tra cứu dễ dàng vì các loại sổ sổ điểm, sổ ghi đầu bài nhiều cuốn đã sách đã được dán gáy bằng băng dính bị bong bìa hoặc quăn, rách các gáy sổ. mầu phân biệt theo từng khối, - Trường THPT Lưu Hoàng với số - Không khí làm việc trong phòng luôn lượng giáo viên đông nên khi việc tìm thoáng, mát, giáo viên không còn sợ kiếm sổ sách lâu sẽ bị ùn tắc, nhiều tâm lý phải chờ đợi nữa. người phải chờ đợi dẫn đến không khí làm việc của phòng văn thư luôn luôn trở thành điểm “nóng”. + Đối với nhân viên văn thư nhà trường: Trước khi thực hiện đề tài Sau khi thực hiện đề tài
Vũ Thị Ngà –Văn thư – Trường THPT Lưu Hoàng - Ứng Hòa – Hà Nội - Luôn có tâm lý mệt mỏi, căng thẳng - Luôn được yên tâm vì tất cả hồ sơ, sổ với số lượng công việc chồng chéo. sách đều sắp xếp khoa học, ngăn nắp và được bảo quản lưu trữ theo đúng quy trình. - Mỗi lần có giáo viên mượn hồ sơ - Luôn sẵn sàng cho việc mượn, tra phải mất thời gian tìm kiếm. cứu hồ sơ. - Khi có đợt kiểm tra của Sở, của Cụm - Nếu có những đợt kiểm tra đột xuất rất vất vả trong việc sắp xếp. thì không còn tâm lý lo sợ phải sắp xếp hồ sơ. Người thực hiện Vũ Thị Ngà