Bài giảng Khoa học quản lý: Chương 10 - TS. Lê Hiếu Học

Môn học: Khoa học quản lý<br /> <br /> Câu hỏi nghiên cứu<br /> <br /> Chức năng tổ chức là gì?<br /> <br /> Chương 10<br /> <br /> Những mô hình cơ cấu tổ chức chủ yếu<br /> Những phát triển mới trong cơ cấu tổ chức &̀ vận hành<br /> <br /> Chức năng Tổ chức<br /> <br /> Những xu hướng tổ chức nào đang thay đổi<br /> môi trường làm việc<br /> <br /> 2<br /> <br /> Vai trò của tổ chức trong mối quan hệ<br /> với các chức năng khác của quản lý<br /> <br /> Chức năng tổ chức là gì?<br /> <br /> Tổ chức và cấu trúc tổ chức<br /> Tổ chức<br /> <br /> Tổ chức -<br /> <br /> • Quá trình sắp xếp con người và các nguồn lực khác để<br /> <br /> Xây dựng cơ cấu<br /> <br /> cùng làm việc nhằm đạt được mục đích<br /> <br /> •Phân chia công việc<br /> <br /> Cấu trúc tổ chức<br /> <br /> •Sắp xếp các nguồn lực<br /> <br /> các nhiệm vụ, dòng chảy công việc, mối<br /> quan hệ báo cáo và các kênh truyền thông giao<br /> tiếp liên kết các cá nhân và các nhóm khác biệt<br /> với nhau.<br /> <br /> • Hệ thống<br /> <br /> Lập kế hoạch -<br /> <br /> •Điều phối các hoạt động<br /> <br /> Định hướng<br /> <br /> Kiểm tra<br /> Đảm bảo kết quả<br /> <br /> Lãnh đạo<br /> Cuốn hút nỗ lực<br /> của nhân viên<br /> <br /> 3<br /> <br /> Chức năng tổ chức là gì?<br /> <br /> 4<br /> <br /> Chức năng tổ chức là gì?<br /> <br /> Sơ đồ tổ chức<br /> Biểu đồ mô tả mối quan hệ báo cáo và sự sắp xếp<br /> chính tắc các vị trí làm việc trong nội bộ một tổ chức<br /> Một sơ đồ tổ chức xác định:<br /> • Sự phân chia công việc<br /> • Mối quan hệ giám sát<br /> • Các kênh truyền thông, giao tiếp<br /> • Các đơn vị bộ phận chủ yếu<br /> • Cấp quản lý.<br /> <br /> Cấu trúc chính tắc và không chính tắc<br /> <br /> Cấu trúc chính tắc<br /> • Cấu trúc của một tổ chức trong các văn bản, tài<br /> liệu và vị thế chính thức của mình<br /> <br /> Cấu trúc không chính tắc<br /> • Một tổ chức ‘ẩn’ được tạo ra bởi các mối quan hệ<br /> công việc không chính thức giữa các thành viên<br /> của tổ chức.<br /> <br /> 5<br /> <br /> Biên soạn: TS. Lê Hiếu Học - Khoa Kinh tế và Quản lý - Đại học Bách Khoa Hà Nội<br /> <br /> 6<br /> <br /> 1<br /> <br /> Môn học: Khoa học quản lý<br /> <br /> Chức năng tổ chức là gì?<br /> <br /> Chức năng tổ chức là gì?<br /> <br /> Ưu điểm của cấu trúc không chính thức<br /> <br /> Nhược điểm của cấu trúc không chính thức<br /> Có thể đi ngược với những lợi ích tốt đẹp của tổ<br /> chức<br /> Nhạy cảm với tin đồn<br /> Có thể truyền tải những thông tin không chính xác<br /> Cản trở sự thay đổi<br /> Phân tán những nỗ lực làm việc khỏi các mục tiêu<br /> quan trọng<br /> Những người không thuộc nhóm cảm thấy bị xa<br /> lánh.<br /> <br /> Giúp mọi người hoàn thành công việc<br /> Khắc phục những hạn chế của cấu trúc chính thức<br /> Giúp tiếp cận được với mạng liên nhân cách (quan<br /> hệ giữa các cá nhân)<br /> Liên kết với những người có thể hỗ trợ trong việc<br /> thực hiện nhiệm vụ.<br /> <br /> 7<br /> <br /> 8<br /> <br /> Hình 10.2 Cấu trúc chức năng trong<br /> một doanh nghiệp<br /> <br /> Chức năng tổ chức là gì?<br /> <br /> Cấu trúc chức năng<br /> Những người có các kỹ năng tương tự và thực hiện<br /> những nhiệm vụ tương tự được nhóm lại với nhau<br /> trong một bộ phận làm việc.<br /> <br /> Giám đốc điều hành<br /> <br /> Không giới hạn trong bất cứ doanh nghiệp nào<br /> <br /> Giám đốc<br /> <br /> Giám đốc<br /> <br /> Giám đốc<br /> <br /> Giám đốc<br /> <br /> Phù hợp nhất với các tổ chức nhỏ, sản xuất một vài<br /> sản phẩm hoặc dịch vụ.<br /> <br /> Marketing<br /> <br /> Tài chính<br /> <br /> Sản xuất<br /> <br /> Nhân sự<br /> <br /> 9<br /> <br /> Hình 10.2 Cấu trúc chức năng tại một<br /> chi nhánh ngân hàng<br /> <br /> 10<br /> <br /> Hình 10.2 Cấu trúc chức năng tại một<br /> bệnh viện<br /> <br /> Giám đốc Chi nhánh<br /> <br /> GIÁM ĐỐC HÀNH CHÍNH<br /> <br /> Giám đốc<br /> <br /> Giám đốc<br /> <br /> Giám đốc<br /> <br /> Giám đốc<br /> <br /> GIÁM ĐỐC<br /> <br /> GIÁM ĐỐC<br /> <br /> GIÁM ĐỐC<br /> <br /> GIÁM ĐỐC<br /> <br /> CHO VAY<br /> <br /> ĐẦU TƯ<br /> <br /> VẬN HÀNH<br /> <br /> ỦY THÁC<br /> <br /> Nhân viên y tế<br /> <br /> Chăm sóc bệnh<br /> nhân<br /> <br /> Các dịch vụ<br /> phụ trợ<br /> <br /> Các dịch vụ<br /> hành chính<br /> <br /> 11<br /> <br /> Biên soạn: TS. Lê Hiếu Học - Khoa Kinh tế và Quản lý - Đại học Bách Khoa Hà Nội<br /> <br /> 12<br /> <br /> 2<br /> <br /> Môn học: Khoa học quản lý<br /> <br /> Hình 10.2 Cấu trúc chức năng tại một<br /> trường đại học<br /> <br /> Các sơ đồ cơ cấu tổ chức chủ yếu<br /> <br /> Ưu điểm của cấu trúc chức năng<br /> Tiết kiệm nhờ qui mô cùng với việc sử dụng hiệu năng<br /> các nguồn lực<br /> <br /> HIỆU TRƯỞNG<br /> <br /> Phân công nhiệm vụ phù hợp với chuyên môn và đào<br /> tạo<br /> <br /> HIỆU PHÓ<br /> <br /> Giải quyết hiệu quả các vấn đề kỹ thuật<br /> Có thể đào tạo và phát triển kỹ năng chuyên sâu<br /> Trưởng Khoa<br /> <br /> Trưởng Khoa<br /> <br /> Trưởng Khoa<br /> <br /> Trưởng Khoa<br /> <br /> Nghệ thuật,<br /> Sư phạm và<br /> Nhân văn<br /> <br /> Luật, Kinh doanh<br /> và Nghệ thuật<br /> sáng tạo<br /> <br /> Dược, Khoa<br /> học tế bào và<br /> Điều dưỡng<br /> <br /> Khoa học và<br /> Công nghệ<br /> <br /> Thăng tiến nghề nghiệp rõ ràng trong bộ phận chức<br /> năng.<br /> <br /> 13<br /> <br /> 14<br /> <br /> Các sơ đồ cơ cấu tổ chức chủ yếu<br /> <br /> Các sơ đồ cơ cấu tổ chức chủ yếu<br /> <br /> Nhược điểm của cấu trúc chức năng<br /> <br /> Cấu trúc bộ phận<br /> Nhóm những người<br /> <br /> Khó xác định trách nhiệm<br /> <br /> • làm việc với cùng một sản phẩm hoặc quá trình,<br /> • phục vụ cùng đối tượng khách hàng<br /> • bố trí ở cùng một khu vực hoặc phạm vi địa lý<br /> <br /> Thiếu sự điều phối và giao tiếp giữa các bộ phận<br /> chức năng<br /> Phá vỡ sự hợp tác và mục đính chung<br /> <br /> Phổ biến ở các tổ chức phức tạp<br /> Tránh những vấn đề gắn liền với cấu trúc chức<br /> năng.<br /> <br /> Tầm nhìn hạn chế về các mục tiêu hoạt động<br /> <br /> 15<br /> <br /> 16<br /> <br /> Hình 10.3 Cấu trúc bộ phận theo sản<br /> phẩm, địa lý, khách hàng, và quá trình<br /> <br /> Các sơ đồ cơ cấu tổ chức chủ yếu<br /> <br /> Các kiểu cấu trúc bộ phận<br /> Cấu trúc bộ phận theo sản phẩm tập trung vào một<br /> sản phẩm hoặc dịch vụ đơn lẻ.<br /> <br /> SẢN PHẨM<br /> <br /> Cấu trúc bộ phận theo địa dư tập trung vào cùng một<br /> địa điểm hoặc khu vực địa lý.<br /> Cấu trúc bộ phận theo khách hàng tập trung vào<br /> những nhóm khách hàng giống nhau.<br /> <br /> VỊ TRÍ HOẠT ĐỘNG<br /> <br /> ĐỊA DƯ<br /> <br /> KHÁCH HÀNG<br /> <br /> Cấu trúc bộ phận theo quá trình tập trung vào các<br /> quá trình giống nhau.<br /> <br /> HÀNG HÓA HOẶC<br /> DỊCH VỤ<br /> <br /> QUÁ TRÌNH<br /> <br /> Tổng giám đốc<br /> Tạp hóa<br /> <br /> Thuốc & Mỹ phẩm<br /> <br /> Giám đốc điều hành<br /> Khu vực châu Á<br /> <br /> KHÁCH HÀNG<br /> ĐƯỢC PHỤC VỤ<br /> <br /> Khu vực châu Âu<br /> <br /> Phụ trách đại lý<br /> Thanh niên<br /> <br /> CÁC HOẠT ĐỘNG<br /> CỦA CÙNG MỘT<br /> QUÁ TRÌNH<br /> <br /> Người lớn tuổi<br /> <br /> Giám đốc bán hàng<br /> Mua sản phẩm<br /> <br /> Đáp ứng đơn hàng<br /> <br /> 17<br /> <br /> Biên soạn: TS. Lê Hiếu Học - Khoa Kinh tế và Quản lý - Đại học Bách Khoa Hà Nội<br /> <br /> 18<br /> <br /> 3<br /> <br /> Môn học: Khoa học quản lý<br /> <br /> Các mô hình cấu trúc tổ chức chủ yếu<br /> <br /> Các mô hình cấu trúc tổ chức chủ yếu<br /> <br /> Ưu điểm của cấu trúc tổ chức bộ phận<br /> Linh hoạt hơn trong việc thích ứng với những thay<br /> đổi của môi trường<br /> Điều phối giữa các bộ phận được cải thiện<br /> Phân định trách nhiệm rõ ràng<br /> Chuyên môn tập trung vào khách hàng, sản phẩm<br /> và khu vực cụ thể<br /> Dễ tái cấu trúc hơn.<br /> <br /> Nhược điểm của cấu trúc bộ phận<br /> Trùng lặp các nguồn lực và hoạt động ở các bộ<br /> phận<br /> Cạnh tranh và điều phối kém giữa các bộ phận<br /> Chú trọng vào mục tiêu của bộ phận làm ảnh hưởng<br /> đến mục tiêu của tổ chức.<br /> <br /> 19<br /> <br /> Các mô hình cấu trúc tổ chức chủ yếu<br /> <br /> 20<br /> <br /> Hình 10.4 Cấu trúc Ma trận<br /> <br /> Cấu trúc ma trận<br /> Kết hợp cấu trúc chức năng và bộ phận để tận dụng ưu<br /> điểm và hạn chế nhược điểm của từng mô hình<br /> Thường được dùng trong :<br /> • Các doanh nghiệp sản xuất<br /> • Các ngành dịch vụ<br /> • Lĩnh vực chuyên môn<br /> • Các tổ chức phi lợi nhuận<br /> • Công ty đa quốc gia<br /> • Các tổ chức theo đuổi chiến lược tăng trưởng trong<br /> môi trường năng động và phức tạp .<br /> <br /> TỔNG GIÁM ĐỐC<br /> <br /> Giám đốc<br /> <br /> Giám đốc<br /> <br /> Giám đốc<br /> <br /> Giám đốc<br /> <br /> dự án<br /> <br /> sản xuất<br /> <br /> Kỹ thuật<br /> <br /> Bán hàng<br /> <br /> Giám đốc dự<br /> án A<br /> Giám đốc dự<br /> án B<br /> Giám đốc dự<br /> án C<br /> <br /> 21<br /> <br /> Các mô hình cấu trúc tổ chức chủ yếu<br /> <br /> 22<br /> <br /> Các mô hình cấu trúc tổ chức chủ yếu<br /> <br /> Ưu điểm của cấu trúc ma trận<br /> <br /> Nhược điểm của cấu trúc ma trận<br /> Hệ thống 2-ông chủ dễ dẫn đến mâu thuẫn quyền lực.<br /> Hệ thống 2-ông chủ có thể tạo ra sự lẫn lộn nhiệm vụ<br /> và mâu thuẫn trong ưu tiên công việc.<br /> Các buổi họp nhóm thường mất nhiều thời gian.<br /> Sự trung thành có thể dẫn đến sự mất tập trung vào<br /> mục tiêu của tổ chức.<br /> Chi phí bị tăng.<br /> <br /> Hợp tác giữa các bộ phận tốt hơn<br /> Mức độ linh hoạt trong việc tái cấu trúc được tăng<br /> lên<br /> Dịch vụ khách hàng tốt hơn<br /> Trách nhiệm công việc tốt hơn<br /> Quá trình ra quyết định được cải thiện<br /> Quản lý chiến lược được cải thiện.<br /> <br /> 23<br /> <br /> Biên soạn: TS. Lê Hiếu Học - Khoa Kinh tế và Quản lý - Đại học Bách Khoa Hà Nội<br /> <br /> 24<br /> <br /> 4<br /> <br /> Môn học: Khoa học quản lý<br /> <br /> Những phát triển mới trong cấu trúc<br /> tổ chức<br /> <br /> Những phát triển mới trong cấu trúc<br /> tổ chức<br /> <br /> Hướng dẫn cho cấu trúc tổ chức nằm ngang<br /> Tập trung tổ chức xung quanh quá trình, chứ không tập trung vào chức<br /> năng.<br /> Bố trí nhân viên chịu trách nhiệm những quá trình cốt yếu.<br /> Giảm hệ thống cấp bậc và tăng cường sử dụng nhóm.<br /> Ủy quyền cho nhân viên ra các quyết định quan trọng đối với hiệu quả<br /> công việc.<br /> Tận dụng công nghệ thông tin.<br /> Chú trọng tính đa kỹ năng và đa năng lực.<br /> Hướng dẫn nhân viên cách thức làm việc trong sự hợp tác với người<br /> khác.<br /> Xây dựng văn hóa DN cởi mở, hợp tác và cam kết hiệu quả.<br /> <br /> Cấu trúc nhóm (Team structures)<br /> Sử dụng rộng rãi các nhóm đa chức năng lâu dài<br /> hoặc tạm thời để giải quyết các vấn đề, hoàn thành<br /> các dự án đặc biệt và thực hiện các nhiệm vụ hàng<br /> ngày<br /> Nhóm dự án được thành lập cho một nhiệm vụ cụ<br /> thể và giải thể khi nhiệm vụ hoàn thành.<br /> <br /> 25<br /> <br /> Hình 10.5 Cấu trúc nhóm sử dụng các nhóm đa<br /> chức năng<br /> <br /> Nhóm<br /> phát triển<br /> sản<br /> phẩm<br /> mới<br /> <br /> Giám đốc<br /> bán hàng<br /> <br /> Giám đốc<br /> kỹ thuật<br /> <br /> Giám đốc<br /> nhân sự<br /> <br /> Team assignments<br /> <br /> Những phát triển mới trong cấu trúc<br /> tổ chức<br /> Ưu điểm của cấu trúc nhóm<br /> Xóa bỏ ngăn cách giữa các phòng ban<br /> Tinh thần được cải thiện nhờ sự tương tác giữa các<br /> bộ phận chức năng<br /> Chất lượng và tốc độ ra quyết định được cải thiện<br /> Nhiệt tình công việc gia tăng.<br /> <br /> Giám đốc<br /> nhà máy<br /> <br /> Giám đốc SX<br /> <br /> 26<br /> <br /> Ghi nhận<br /> sự đa<br /> dạng của<br /> lực<br /> lượng lđ<br /> <br /> 27<br /> <br /> 28<br /> <br /> Những phát triển mới trong cấu trúc<br /> tổ chức<br /> <br /> Những phát triển mới trong cấu trúc<br /> tổ chức<br /> <br /> Nhược điểm của cấu trúc nhóm<br /> <br /> Cấu trúc mạng lưới<br /> Bộ phận cốt lõi trung tâm được kết nối thông qua<br /> mạng lưới các mối quan hệ với các nhà thầu và các<br /> nhà cung cấp các dịch vụ cơ bản bên ngoài tổ chức.<br /> Sử dụng giao tiếp và công nghệ thông tin để hỗ trợ<br /> chuyển đổi liên kết chiến lược và các hợp đồng<br /> chiến lược.<br /> <br /> Mất nhiều thời gian cho các buổi họp<br /> Sử dụng hiệu quả thời gian phụ thuộc vào mối quan<br /> hệ giữa các cá nhân, sự năng động của nhóm và<br /> chất lượng quản lý nhóm.<br /> <br /> 29<br /> <br /> Biên soạn: TS. Lê Hiếu Học - Khoa Kinh tế và Quản lý - Đại học Bách Khoa Hà Nội<br /> <br /> 30<br /> <br /> 5<br /> <br />