Bài giảng Quản trị học: Chương 10 - Trần Nhật Minh

Chia sẻ: An Lạc | Ngày: | Loại File: PPTX | Số trang:26

Thêm vào BST

Báo xấu

287
lượt xem 17
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Bài giảng cung cấp cho người học các kiến thức: Trọng điểm của chức năng kiểm tra, nguyên tắc xây dựng cơ chế kiểm tra, thiết lập các tiêu chuẩn, hình thức kiểm tra,... Mời các bạn cùng tham khảo nội dung chi tiết.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài giảng Quản trị học: Chương 10 - Trần Nhật Minh

Kiểm tra
Vào sáng thứ 2 , anh Sang, một quản lý văn phòng, nhận nhiệm vụ đối chiếu, ghi địa chỉ, kiểm tra, bỏ vào phong bì và gửi qua đường bưu điện 20.000 bản thông tin đến khách hàng. Công việc phải thực hiện xong trước chiều thứ 6. Sang khởi đầu khá tốt. anh lập một kế hoạch hoàn chỉnh cho nhiệm vụ này, lên thời gian biểu cho từng phần công việc. Anh giao việc cho 4 nhân viên và hướng dẫn họ khá kĩ lưỡng. Công việc sẽ được thực hiện theo các qui tắc và chuẩn mực được xác định trước cùng sự trợ giúp của các thiết bị văn phòng có sẵn Sang tự tin rằng anh đã sắp xếp công việc đâu vào đáy và công việc sẽ tiến triển như kế hoạch nên anh để mặc cho nhân viên làm việc. Vài ngày trôi qua, Sang thấy rằng "nhóm gửi thư" vẫn đang làm việc tất bật. Thứ 6 đã đến và Sang bất ngờ khi nhận ra rằng họ mới chỉ gửi được 13.000 thư. Không còn cách nào khác anh phải yêu cầu nhân viên phải làm thêm giờ vào chiều tối thứ 6 và sáng thứ 7 để có thể gửi đi hết số còn lại, dù vậy vẫn chậm một ngày. Nếu anh (chị) là Sang, anh chị làm gì để đảm bảo công việc sẽ hoàn thành đúng thời hạn?
Khái niệm Là một nỗ lực có hệ thống nhằm thiết lập:  Những tiêu chuẩn  Những hệ thống phản hồi thông tin để  so sánh những thành tựu thực hiện với định mức đã đề ra, và  đảm bảo những nguồn lực đã và đang được sử dụng có hiệu quả nhất  đạt mục tiêu của tổ chức
Kiểm tra để làm gì? Mục đích Đảm bảo kết quả phù hợp với mục tiêu của tổ chức Đảm bảo các nguồn lực của tổ chức được sử dụng hữu hiệu Làm sáng tỏ và đề ra những kết quả mong muốn chính xác hơn theo thứ tự quan trọng Xác định và dự đoán những chiều hướng chính và những thay đổi cần thiết trong các vấn đề như: thị trường, sản phẩm, tài nguyên, cơ sở vật chất, … Phát hiện kịp thời những vấn đề và những bộ phận chịu trách nhiệm để sửa sai
Trọng điểm của chức năngKikiểm tra ểm tra là m ột quá trình. Kiểm tra các hoạt động đã xảy ra, đang xảy ra và sẽ xảy ra. Phát hiện ra những sai lệch và nguy cơ sai lệch. Kiểm tra để thực hiện các biện pháp khắc phục nhằm hoàn thành mục tiêu.
7 nguyên tắc xây dựng cơ chế kiểm tra 1. Phải căn cứ kế hoạch hoạt động của tổ chức và cấp bậc của đối tượng bị kiểm tra. 2. Phải được thiết kế theo yêu cầu của các nhà quản trị. 3. Phải được thực hiện tại các khâu trọng yếu. 4. Phải khách quan (dựa vào các tiêu chuẩn thích hợp, không mang tính định kiến, thiên vị…)
7 nguyên tắc xây dựng cơ chế kiểm5. tra Phải phù hợp với đặc điểm của tổ chức (văn hóa tổ chức, bầu không khí của tổ chức) 6. Phải hiệu quả, công việc kiểm tra phải tương ứng với chi phí của nó 7. Phải đưa đến các hành động sửa sai, điều chỉnh đối với các sai lệch.
Tiến trình kiểm tra
Tiến trình kiểm tra 1. Thiết lập các tiêu chuẩn Không đưa ra các tiêu chuẩn không đúng hay không quan trọng. Mang tính hiện thực. Tránh đưa ra những tiêu chuẩn mâu thuẫn nhau. Phải có sự giải thích về sự hợp lý của các tiêu chuẩn đề ra.
Tiến trình kiểm tra 2. Đo lường thành quả Tiến hành đo hay lường trước nhằm phát hiện sự sai lệch hay nguy cơ sai lệch so với mục tiêu. Hiệu quả đo lường phụ thuộc vào phương pháp đo lường và công cụ đo lường. Đo lường những tiêu chuẩn định lượng sẽ dễ dàng hơn các tiêu chuẩn
Tiến trình kiểm tra 3. Điều chỉnh sai lệch Khi đo lường xong, kết quả có sự sai lệch thì cần phân tích nguyên nhân dẫn đến sai lệch. Đề ra các biện pháp khắc phục sai lệch.
Tiến trình kiểm tra dự phòng
2 hình thức kiểm tra
Các điểm trọng yếu Là những yếu tố gây hạn chế hoặc các yếu tố tốt hơn các yếu tố khác trong hoạt động bình thường của tổ chức Lợi ích: Mở rộng tầm quản trị Giảm chi phí kiểm tra Xác định các điểm trọng yếu cần căn cứ vào: Đặc trưng của tổ chức Hoạt động của tổ chức
Các câu hỏi để xác định các điểm trọng Nhữyếu ng điểm nào phản ánh rõ nhất mục tiêu của tổ chức? Những điểm nào phản ánh rõ nhất tình trạng không đạt mục tiêu? Những điểm nào đo lường tốt nhất sự sai lệch? Những điểm nào cho nhà quản trị biết ai là người chịu trách nhiệm về thất bại?
Các loại hình kiểm tra
Kiểm tra lường trước Hoạt động kiểm tra trước khi hoạt động xảy ra, bằng cách tiên liệu những vấn đề có thể xảy ra để ngăn chặn trước. Giúp cho tổ chức thực hiện kế hoạch chính xác, dự liệu được những vấn đề có thể ảnh hưởng từ thời điểm lên kế hoạch cho đến lúc thực hiện. Kiểm tra lường trước dựa vào dự báo, dự đoán về sự biến đổi
Kiểm tra trong khi thực hiện Hoạt động kiểm tra bằng cách theo dõi trực tiếp những diễn biến trong quá trình thực hiện kế hoạch. Mục tiêu nhằm kịp thời tháo gỡ những vướng mắc, những trở ngại khó khăn khi thực hiện để đảm bảo tiến độ dự kiến
Kiểm tra sau khi thực hiện Hoạt động kiểm tra bằng cách đo lường kết quả thực tế và đối chiếu với kế hoạch ban đầu. Mục tiêu nhằm đánh giá lại toàn bộ quá trình thực hiện kế hoạch, rút kinh nghiệm. Nhược điểm của loại hình kiểm tra này là độ trễ về thời gian.
Các công cụ kiểm tra