Bài giảng Quản trị học ( TS Trương Văn Sinh) - Chương 6 Chức năng tổ chức

Chia sẻ: Vdfv Vdfv | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:40

Thêm vào BST

Báo xấu

106
lượt xem 14
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Chương 6 Chức năng tổ chức trình bày với 3 nội dung chính như khái niệm và vai trị của chức năng tổ chức, xây dựng cơ cấu tổ chức, phân quyền và ủy quyền trong quản trị.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài giảng Quản trị học ( TS Trương Văn Sinh) - Chương 6 Chức năng tổ chức

CHƯƠNG 6 CHỨC NĂNG TỔ CHỨC I. KHÁI NIỆM VÀ VAI TRỊ CỦA CHỨC NĂNG TỔ CHỨC II. XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC III. PHÂN QUYỀN VÀ ỦY QUYỀN TRONG QUẢN TRỊ 1
VẤN ĐỀ THUẬT NGỮ Danh từ  Tổ chức hiểu như là một cấu trúc  Tổ chức hiểu như là một thực thể Động từ  Tổ chức hiểu như là một quá trình 2
I. KHÁI NIỆM VÀ VAI TRỊ CỦA CHỨC NĂNG TỔ CHỨC I.1 Khái niệm chức năng tổ chức Tổ chức là Chức năng quản trị liên quan đến hoạt động xây dựng và phát triển cơ cấu (bộ máy) tổ chức để đảm nhận những hoạt động cần thiết, xác lập các mối quan hệ về quyền hạn và trách nhiệm giữa các bộ phận, phân hệ đó. 3
I. KHÁI NIỆM VÀ VAI TRỊ CỦA CHỨC NĂNG TỔ CHỨC Nội dung của Chức năng tổ chức Thiết kế, phát triển cơ cấu tổ chức Xây dựng nguyên tắc thủ tục và qui trình làm việc Thiết lập hệ thống quyền lực và phân quyền. 4
I. KHÁI NIỆM VÀ VAI TRỊ CỦA CHỨC NĂNG TỔ CHỨC I.2 Vai trò của tổ chức  Bảo đảm các mục tiêu và kế hoạch sẽ được triển khai vào thực tế.  Tạo ra môi trường làm việc thích hợp cho các cá nhân và cho cả tập thể.  Tác động tích cực đến việc sử dụng các nguồn lực một cách hiệu quả nhất.  Giảm thiểu những sai sót và những lãng phí trong hoạt động quản trị. 5
II. XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC II.1 Khái niệm Cơ cấu tổ chức (bộ máy quản lý) là một chỉnh thể các khâu, các bộ phận khác nhau, được chuyên môn hoá và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, có mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau và được bố trí theo các cấp quản trị nhằm thực hiện các mục tiêu chung của tổ chức. 6
II. XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC II.2. Các vấn đề khoa học trong xây dựng cơ cấu tổ chức  Tầm hạn quản trị : là số lượng bộ phận, phân hệ, cá nhân dưới quyền mà một cấp quản trị có khả năng điều hành hữu hiệu nhất  Tầm hạn có liên quan chặt chẽ đến các thông số của cơ cấu (cấp bậc và phân hệ)  Tầm hạn bị tác động bởi nhiều yếu tố : tâm lý hành vi, văn hóa, trình độ, tính kỷ luật, … 7
II. XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC II.2. Các vấn đề khoa học trong xây dựng cơ cấu tổ chức (tt)  Phân cấp trong quản trị : là quá trình phân chia bớt quyền hành của cấp trên cho cấp dưới  Mục đích của phân cấp trong quản trị: - Làm gia tăng khả năng linh hoạt và thích nghi của hệ thống - Giảm bớt khối lượng cơng việc cho cấp trên - Tạo điều kiện đào tạo các nhà QT thay thế 8
II. XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC II.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu Mục tiêu và chiến lược phát triển của DN Quy mô hoạt động của DN (loại hình SX, chủng loại SP) Đặc điểm lĩnh vực hoạt động cuả DN Môi trường hoạt động của DN Khả năng về các nguồn lực của DN 9
II. XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC II.4 Các nguyên tắc thiết kế cơ cấu tổ chức  Nguyên tắc gắn với mục tiêu  Nguyên tắc thống nhất chỉ huy  Nguyên tắc hiệu quả kinh tế  Nguyên tắc cân đối  Nguyên tắc linh hoạt  An toàn trong hoạt động 10
II. XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC II.5 Phương pháp thiết kế cơ cấu tổ chức B1: Xây dựng sơ đồ cơ cấu tổ chức quản trị tổng quát và xác định các đặc trưng cơ bản nhất của cơ cấu tổ chức này B2: Xác định các thành phần cho các bộ phận trong cơ cấu và xác định mối quan hệ giữa các bộ phận B3: xác định những đặc trưng của các yếu tố trong cơ cấu (chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn) và quy định hoạt động của cơ cấu này (điều lệ, nội quy, quy tắc) 11
II. XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC II.5 Các dạng cơ cấu tổ chức  Cơ cấu tổ chức theo chiều dọc: - Cơ cấu tổ chức trực tuyến - Cơ cấu tổ chức chức năng - Cơ cấu tổ chức trực tuyến - chức năng  Cơ cấu tổ chức theo chiều ngang - Cơ cấu tổ chức ma trận - Cơ cấu tổ chức phân theo địa dư - Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm - Cơ cấu tổ chức theo khách hàng 12
Cơ cấu trực tuyến Đặc điểm: •Người lãnh đạo tổ chức thực hiện tất cả các chức năng quản trị. •Các mối liên hệ giữa các thành viên trong tổ chức được thực hiện theo đường thẳng. •Người thừa hành mệnh lệnh chỉ làm theo mệnh lệnh của một cấp trên trực tiếp. Ưu điểm: thuận lợi cho việc thực hiện chế độ một thủ trưởng. Nhược điểm. •Người lãnh đạo cần phải có kiến thức toàn diện, tổng hợp • Hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ cao về từng mặt quản trị; •Khi cần phối hợp, hợp tác công việc giữa hai đơn vị ngang quyền thuộc các tuyến khác nhau thì thông tinphải đi đường vòng theo kênh liên hệ đã quy định. 13 Áp dụng: ở những tổ chức nhỏ, sản phẩm không phức tạp
Mô hình Cơ cấu trực tuyến GIÁM ĐỐC PGĐ SẢN XUẤT PGĐ TIÊU THỤ PX PX PX CH CH CH 1 2 3 Số 1 Số 2 Số 3 14
Cơ cấu chức năng Đặc điểm: - Nhiệm vụ quản trị được phân chia cho các đơn vị riêng biệt theo các chức năng quản trị. - Mối liên hệ giữa các nhân viên trong tổ chức rất phức tạp. - Những người thừa hành nhiệm vụ ở cấp dưới nhận mệnh lệnh chẳng những từ người lãnh đạo của doanh nghiệp mà cả từ những người lãnh đạo các chức năng khác nhau. Ưu điểm -Thu hút được các chuyên gia vào công tác lãnh đạo, giải quyết các vấn đề chuyên môn một cách thành thạo hơn, -Giảm bớt gánh nặng về quản trị cho người lãnh đạo. Nhược điểm Người lãnh đạo doanh nghiệp (lãnh đạo chung) khó phối hợp hoạt động của những người lãnh đạo chức năng, dẫn đến tình trạng người thừa hành trong một lúc có thể phải nhận nhiều mệnh 15 lệnh, thậm chí các mệnh lệnh lại trái ngược nhau.
Mô hình cơ cấu chức năng nă GIÁM ĐỐC PGĐ SẢN XUẤT PGĐ TIÊU THỤ Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng KH TC KT NS KCS PX PX PX CH CH CH 1 2 3 1 2 3 16
Cơ cấu trực tuyến - chức năng Đặc điểm: -Lãnh đạo doanh nghiệp được sự giúp sức của người lãnh đạo chức năng để chuẩn bị các quyết định, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện quyết định. -Lãnh đạo doanh nghiệp vẫn chịu trách nhiệm về mọi mặt công việc và toàn quyền quyết định - Việc truyền mệnh lệnh vẫn theo tuyến đã quy định, ưu điểm: kết hợp cơ cấu trực tuyến và chức năng, Nhược điểm: - Lãnh đạo doanh nghiệp phải giải quyết thường xuyên mối quan hệ giữa bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng. - Mỗi khi lãnh đạo các bộ phận chức năng có nhiều ý kiến khác nhau, lãnh đạo doanh nghiệp phải họp hành nhiều không ra được những quyết định có hiệu quả mong muốn. => Vì thế, lãnh đạo sử dụng tham mưu giúp việc qua nhóm 17 chuyên gia hoặc chỉ là một cán bộ trợ lý nào đó.
Mô hình Cơ cấu trực tuyến - chức năng GIÁM ĐỐC PGĐ SẢN XUẤT PGĐ TIÊU THỤ Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng KH TC KT NS KCS PX PX PX CH CH CH 1 2 3 1 2 3 18
Cơ cấu tổ chức phân theo địa lý Đặc điểm: phân chia hoạt động theo vùng địa lý ưu điểm: - Giao trách nhiệm cho cấp thấp hơn theo địa phương - Chú ý các vấn đề của địa phương - Tăng cường sự kết hợp theo vùng Nhược điểm: -Cần nhiều có thể làm công việc tổng quản lý (tại mỗi vùng) - Có khuynh hướng làm cho việc duy trì các dịch vụ tại trung tâm khó khăn hơn và có thể cần đến những dịch vụ như mua sắm, nhân sự ở cấp vùng - Vấn đề kiểm soát ơ cấp quản lý trung tâm có thể khó khăn hơn => đòi hỏi một cơ chế kiểm soát phức tạp. 19
Mô hình 5. Cơ cấu tổ chức phân theo địa lý Tổng Giám Đốc Phòng Phòng nhân Phòng kinh Phòng tài Marketing sự doanh chính Vùng phía Vùng miền Vùng trung Vùng Đông Vùng Tây Bắc Trung tâm TP.HCM Nam Bộ Nam Bộ Kỹ thuật Sản xuất Nhân sự Kế toán Bán hàng 20