Luận văn Thạc sĩ Định hướng ứng dụng: Quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ chuyên môn tại Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố Hồ Chí Minh

Chia sẻ: Hao999 Hao999 | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:73

Thêm vào BST

Báo xấu

24
lượt xem 3
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục đích cơ bản của luận văn này là khảo sát thực trạng trong công tác quản lý hồ sơ, tài liệu chuyên môn tại Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố Hồ Chí Minh và đánh giá những bất cập trong công tác quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ chuyên môn (hồ sơ đăng ký) hiện nay tại Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố Hồ Chí Minh. Đề xuất các biện pháp có tính khả thi trong quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ chuyên môn tại Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố Hồ Chí Minh.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Định hướng ứng dụng: Quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ chuyên môn tại Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố Hồ Chí Minh

BỘ NỘI VỤ TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI  HOÀNG VĂN MẠNH QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƢU TRỮ CHUYÊN MÔN TẠI VĂN PHÒNG ĐĂNG KÝ ĐẤT ĐAI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƢỚNG ỨNG DỤNG Chuyên ngành: LƢU TRỮ HỌC HÀ NỘI – NĂM 2021
BỘ NỘI VỤ TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI  HOÀNG VĂN MẠNH QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƢU TRỮ CHUYÊN MÔN TẠI VĂN PHÒNG ĐĂNG KÝ ĐẤT ĐAI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƢỚNG ỨNG DỤNG Chuyên ngành: LƢU TRỮ HỌC Mã số: 8320303 NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS ĐÀO ĐỨC THUẬN HÀ NỘI, NĂM 2021
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan Luận văn “Quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chuyên môn tại Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố Hồ Chí Minh” là công trình khoa học nghiêm túc của chính bản thân tôi nghiên cứu, với sự hƣớng dẫn khoa học của PGS. TS Đào Đức Thuận. Trong luận văn tôi có tham khảo các kết quả nghiên cứu, bài viết của các nhà khoa học, các bạn học viên, đồng nghiệp và sử dụng thông tin trong tài liệu nhƣng đã đƣợc chú thích. Lời cam đoan của tôi là đúng sự thật, nếu sai tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm. T n p Mn n t n năm 2021 TÁC GIẢ LUẬN VĂN Hoàng Văn Mạnh
LỜI CẢM ƠN Tác giả luận văn xin gửi lời cảm ơn chân thành đến các thầy giáo, cô giáo Khoa Văn thƣ – Lƣu trữ, Phòng Quản lý đào tạo sau Đại học, Trƣờng đại học Nội vụ Hà Nội, các đồng chí Lãnh đạo Sở Tài nguyên và Môi trƣờng Thành phố Hồ Chí Minh, Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố. Ban Giám đốc, viên chức ngƣời lao động đang làm việc tại Phòng Lƣu trữ, Tổ Lƣu trữ (tại 24 Chi nhánh) đã hƣớng dẫn, giúp đỡ, tạo điều kiện tốt nhất cho tôi trong quá trình khảo sát thực hiện nghiên cứu đề tài này. Đặc biệt, tác giả xin đƣợc gửi lời cảm ơn sâu sắc tới PGS.TS. Đào Đức Thuận ngƣời đã trực tiếp hƣớng dẫn tác giả hoàn thành luận văn này. TÁC GIẢ LUẬN VĂN Hoàng Văn Mạnh
MỤC LỤC MỞ ĐẦU ....................................................................................................................1 Chƣơng 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ QUẢN LÝ HỒ SƠ TÀI LIỆU CHUYÊN MÔN VÀ TÀI LIỆU ĐĂNG KÝ ĐẤT ĐAI .........................................9 1.1. Khái niệm quản lý .............................................................................................. 9 1.1.1. Khái niệm quản lý ..................................................................................9 1.1.2. Khái niệm đất đai .................................................................................10 1.1.3. Khái niệm địa chính .............................................................................10 1.1.4. Khái niệm hồ sơ, tài liệu địa chính.......................................................11 1.2. Đặc điểm, thành phần của hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chuyên môn tại Văn phòng đăng ký đất đai nói chung ...........................................................................12 1.2.1. Đặc điểm của hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chuyên môn tại Văn phòng đăng ký đất đai ...................................................................................................................12 1.2.2. Thành phần hồ sơ, tài liệu ....................................................................12 .................. 1.2.3. Yêu cầu trong quản lý hồ sơ, tài liệu……………………………14 1.3. Quá trình hình thành hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chuyên môn (hồ sơ đăng ký) .14 1.3.1. Quá trình hình thành Hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chuyên môn về đất đai hiện nay ............................................................................................................................. 14 1.3.2. Quá trình hình thành Hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chuyên môn tại Văn phòng đăng lý đất đai Thành phố Hồ Chí Minh ..................................................................15 1.4. Ý nghĩa của hồ sơ, tài liệu lƣu trữ về đăng ký đất đai ..................................16 1.4.1. Đối với nghiên cứu lịch sử ...................................................................16 1.4.2. Đối với nghiên cứu khoa học ............................................................... 16 1.4.3. Đối với công tác quản lý hiện hành......................................................16 1.5. Cơ sở pháp lý về quản lý hồ sơ, tài liệu chuyên môn và tài liệu đất đai .....19 1.5.1. Văn bản luật .........................................................................................19 1.5.2. Văn bản dƣới luật .................................................................................20 Tiểu kết Chƣơng 1 ...................................................................................................21 Chƣơng 2. THỰC TRẠNG QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƢU TRỮ CHUYÊN MÔN TẠI VĂN PHÒNG ĐĂNG KÝ ĐẤT ĐAI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH ...............................................................................................................22
2.1. Khái quát về hệ thống Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố Hồ Chí Minh .........................................................................................................................22 2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức ............................ 22 2.1.2. Chế độ làm việc và quan hệ công tác ...................................................24 2.2. Khảo sát thực trạng công tác quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chuyên môn tại Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố ................................................................ 25 2.2.1. Cơ cấu tổ chức, vị trí chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của bộ máy quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chuyên môn................................................................ 25 2.2.2. Phổ biến, ban hành văn bản quy định về quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chuyên môn ...............................................................................................................28 2.2.3. Cơ sơ vật chất phục vụ công tác quản lý, tổ chức khai thác hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chuyên môn ............................................................................................ 30 2.2.4. Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ lƣu trữ hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chuyên môn ............................................................................................................................ 31 2.3. Nhận xét chung về công tác quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chuyên môn tại Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố ................................................................ 41 2.3.1. Ƣu điểm ................................................................................................ 41 2.3.2. Hạn chế .................................................................................................42 2.3.3. Nguyên nhân ........................................................................................43 Tiểu kết chƣơng 2 .....................................................................................................45 Chƣơng 3. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƢU TRỮ CHUYÊN MÔN TẠI VĂN PHÒNG ĐĂNG KÝ ĐẤT ĐAI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH ........................................................................................................47 3.1. Nhóm giải pháp hoàn thiện về quản lý hồ sơ chuyên môn tại Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố ....................................................................................47 3.1.1. Nâng cao nhận thức của lãnh đạo Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố về quản lý hồ sơ, tài liệu chuyên môn ................................................................ 47 3.1.2. Hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý hồ sơ, tài liệu chuyên môn .......48 3.1.3. Tăng cƣờng bố trí cơ sở vật chất phục vụ bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên môn ............................................................................................................................ 51
3.2. Nhóm giải pháp hoàn thiện về tổ chức thực hiện chuyên môn tại Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố .........................................................................52 3.2.1. Nâng cao chất lƣợng thực hiện các nghiệp vụ lƣu trữ hồ sơ, tài liệu chuyên môn ............................................................................................................................ 52 3.2.2. Tăng cƣờng kiểm tra, hƣớng dẫn và đa dạng các hình thức thi đua khen thƣởng về quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chuyên môn .....................................53 3.2.3. Xây dựng các quy trình, thủ tục trong thực hiện nghiệp vụ bảo quản, tổ chức sử dụng hồ sơ, tài liệu chuyên môn (hồ sơ đăng ký). .......................................54 Tiểu kết chƣơng 3 ....................................................................................................57 KẾT LUẬN ..............................................................................................................58 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO DANH MỤC CÔNG TRÌNH NGHIÊN CỨU CỦA TÁC GIẢ ĐÃ CÔNG BỐ DANH MỤC PHỤ LỤC
DANH MỤC CÁC TỪ VÀ CỤM TỪ VIẾT TẮT STT VIẾT TẮT VIẾT ĐẦY ĐỦ 1. CCHH CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH 2. GCN QSDĐ GIẤY CHỨNG NHẬN QUYỀN SỬ DỤNG ĐẤT 3. HC-TH HÀNH CHÍNH - TỔNG HỢP 4. HĐND HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN 5. KT- XH KINH TẾ - XÃ HỘI 6. LT LƢU TRỮ 7. NĐ – CP NGHỊ ĐỊNH – CHÍNH PHỦ 8. QĐ – TTg QUYẾT ĐỊNH CỦA THỦ TƢỚNG 9. QĐ–UBND QUYẾT ĐỊNH - ỦY BAN NHÂN DÂN 10. TT THÔNG TƢ 11. TTHC THỦ TỤC HÀNH CHÍNH 12. TN&MT TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƢỜNG 13. UBND ỦY BAN NHÂN DÂN 14. VPĐKĐĐ VĂN PHÒNG ĐĂNG KÝ ĐẤT ĐAI
1 MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài nghiên cứu Đất đai là tài nguyên của quốc gia vô cùng quý giá, là tƣ liệu sản xuất đặc biệt, là thành phần quan trọng hàng đầu của môi trƣờng sống, là địa bàn phân bố các khu dân cƣ, xây dựng các cơ sở kinh tế, văn hoá, xã hội, an ninh và quốc phòng. Tài nguyên đất đai của đất nƣớc chúng ta đƣợc ghi dấu qua nhiều thế hệ, nhân dân ta đã tốn bao công sức, xƣơng máu mới tạo lập, bảo vệ đƣợc vốn đất đai nhƣ ngày nay. Xét trong phạm vi quốc gia hay nhìn rộng ra thế giới, cho phép chúng ta khẳng định: Sự hình thành công tác lƣu trữ và thông tin lƣu trữ nói chung, công tác lƣu trữ và thông tin lƣu trữ ở cơ quan, tổ chức nói riêng, trƣớc hết là các cơ quan thuộc bộ máy Nhà nƣớc là một tất yếu khi con ngƣời sử dụng tài liệu làm phƣơng tiện thông tin chủ yếu để phục vụ cho hoạt động của quản lý, điều hành. Ở nƣớc ta khi đất nƣớc bƣớc vào thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa, nhu cầu sử dụng thông tin nhằm đảm bảo cho hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức, của các nhà nghiên cứu... ngày càng lớn và đa dạng, do đó công tác quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ hay quản lý hồ sơ tài liệu chuyên môn đặc thù càng có vai trò quan trọng hơn bao giờ hết. Công tác quản lý hồ sơ lƣu trữ là nhằm đảm bảo lƣu trữ theo hệ thống thông tin hồ sơ, tài liệu lƣu trữ phục vụ cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức. Trong hoạt động quản lý của các cơ quan từ khâu đề ra chủ trƣơng, chính sách, xây dựng chƣơng trình kế hoạch công tác cho đến việc phản ánh tình hình, nêu kiến nghị với cấp trên hoặc giải quyết những công việc cụ thể, nói chung đều phải dựa vào các nguồn thông tin có liên quan. Vì vậy, thông tin càng đầy đủ, chính xác và cập nhật kịp thời thì hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức càng đạt hiệu quả cao. Mặt khác khi quản lý tốt hồ sơ, tài liệu lƣu trữ sẽ góp phần nâng cao hiệu suất và chất lƣợng công tác chuyên môn của cơ quan, tổ chức. Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức văn bản và thông tin lƣu trữ là căn cứ chủ yếu để giải quyết công việc nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình. Do đó hiệu quả và chất lƣợng công tác của cơ quan nói chung, từng cán bộ, viên chức nói riêng có quan hệ chặt chẽ với công tác văn thƣ lƣu trữ. Nếu các khâu của công tác văn thƣ làm tốt thì sẽ đảm bảo cho hệ thống thông tin lƣu trữ đầy đủ, kịp thời và chính xác trong hoạt động quản lý của mình. Ngƣợc lại nếu một trong các khâu nào đó của công tác văn
2 thƣ lƣu trữ không đƣợc xử lý tốt, dẫn đến tình trạng chậm, sai lệch thông tin thì ít nhiều sẽ ảnh hƣởng tiêu cực đến hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức. Cụ thể hiện nay tại các cơ quan quản lý về đất đai, trong đó công tác quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chƣa đƣợc quan tâm đúng so với vai trò và giá trị của hồ sơ, tài liệu mang lại. Tại Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố Hồ Chí Minh, qua khảo sát trực tiếp về công tác quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chuyên môn (hồ sơ đăng ký) vẫn còn nhiều hạn chế, bất cập. Tại sao tình trạng hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chuyên môn (hồ sơ đăng ký) tại Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố Hồ Chí Minh còn bị phân tán; hồ sơ, tài liệu còn bảo quản ở dạng bó gói, tỉ lệ hồ sơ đƣợc lập theo đúng quy định còn quá ít, tình trạng thất lạc hồ sơ tài liệu còn phổ biến, công cụ tra cứu còn nhiều hạn chế và bất cập và lạc hậu.?... Câu hỏi đặt ra cho học viên sau khi khảo sát và lựa chọn đề tài này để nghiên cứu là: Tại Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố Hồ Chí Minh có hay chƣa biết cách quản lý, hay do những văn bản chỉ đạo hƣớng dẫn nghiệp vụ chƣa có hoặc có nhƣng bị chồng chéo, thiếu tính khả thi, không gắn với thực tiễn hay còn vì một lý do khác nào đó? Vì vậy, vấn đề đặt ra cho công tác quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ là gì? Cần phải ban hành những văn bản chỉ đạo hay phải xây dựng văn bản Hƣớng dẫn chung về quản lý hồ sơ, tài liệu chuyên môn và những Quy trình nghiệp vụ chi tiết, cụ thể và tính thống nhất. Tại văn phòng đăng ký đất đai Thành phố Hồ Chí Minh do khối lƣợng hồ sơ, tài liệu đăng ký là một loại hình tài liệu chuyên môn đặc thù có giá trị hiện hành rất cao khác với các loại hồ sơ, tài liệu khác, chính vì vậy cần có những quy định và cách thức quản lý riêng, thống nhất cho loại hình hồ sơ, tài liệu này. Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố Hồ Chí Minh, đơn vị này đang tồn tại một cách thức quản lý riêng (lối mòn), không thống nhất, vì vậy cần tổ chức hội thảo chuyên đề, cần có những quy định cụ thể, hƣớng dẫn nghiệp vụ cho cán bộ lãnh đạo quản lý, viên chức và ngƣời lao động làm công tác lƣu trữ hồ sơ, tài liệu chuyên môn (hồ sơ đăng ký) đƣợc tốt hơn. Xuất phát từ những lý do đó, tôi chọn vấn đề “Quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chuyên môn tại Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố Hồ Chí Minh” để làm đề tài nghiên cứu của mình. 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ nói chung và quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chuyên môn đặc thù nói riêng là một trong những vấn đề đã và đang thu hút sự quan
3 tâm của các cấp các ngành, cơ quan quản lý, các nhà nghiên cứu. Hiện đã có nhiều công trình nghiên cứu tiêu biểu nhƣ sách chuyên khảo, giáo trình, những khóa luận là những công trình khoa học tạo cơ sở lý luận rất quan trọng cho việc nghiên cứu đề tài của học viên nhƣ: - Luận văn thạc s , chuyên ngành Lƣu trữ học, Đại học khoa học xã hội và Nhân văn Thành phố Hồ Chí Minh, “G ả p p nân cao c ất lượn côn t c văn t ư lưu trữ tạ c c trườn ao đẳn côn lập t uộc t n p M n ” năm 2017 của tác giả Lê Phƣơng Bình. Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng về công tác văn thƣ, lƣu trữ tại một số Trƣờng cao đẳng công lập thuộc Thành phố Hồ Chí Minh, từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao chất lƣợng công tác văn thƣ, lƣu trữ tại các trƣờng này. - “ uản l văn ản v t l u lưu trữ tron c c trườn M m non”, luận văn thạc s chuyên ngành Lƣu trữ học của tác giả Tào Thị Duyên (2016), bảo vệ tại trƣờng Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn – ĐHQG Hà Nội. Luận văn nghiên cứu, tìm hiểu những quy định hiện hành về quản lý văn bản, tài liệu lƣu trữ có liên quan đến trƣờng Mầm non; giới thiệu về thành phần, nội dung, ý ngh a của hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của trƣờng Mầm non; Trên cơ sở khảo sát, đánh giá thực trạng, tác giả đề ra các giải pháp để các trƣờng Mầm non quản lý tốt hơn văn bản và tài liệu lƣu trữ. - Luận văn Thạc s chuyên ngành Quản lý Hành chính công, Học viện Hành chính Thành phố Hồ Chí Minh với đề tài “ uản l n nước đ vớ côn t c lưu trữ tạ c c trườn cao đẳn côn lập ở t n p M n ” năm 2013 của tác giả Nguyễn Thị Ái Chi. Trên cơ sở nghiên cứu cơ sở lý luận và pháp lý, tình hình quản lý nhà nƣớc đối với công tác lƣu trữ nói chung, công tác lƣu trữ tại các trƣờng cao đẳng công lập ở thành phố Hồ Chí Minh nói riêng, tác giả đƣa ra những nhận x t về ƣu điểm, hạn chế và đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý nhà nƣớc đối với công tác lƣu trữ tại các trƣờng Cao đẳng công lập thuộc thành phố Hồ Chí Minh. Về l nh vực quản lý tài liệu chuyên môn nói chung và tài liệu đất đai nói riêng, có thể kể đến Luận văn “X c địn t ẩm qu ền quản l t l u lưu trữ c u ên n n ở V t Nam n na ” do học viên Lê Thị Sen bảo vệ năm 2018 tại Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, ĐHQGHN và luận văn “Tổ c ức quản l v p ục vụ
4 k a t c sử dụn t l u lưu trữ về đất đa ở T Bìn ” của Bùi Thị Liễu đƣợc bảo vệ ở Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, ĐHQGHN năm 2016. Đây là các công trình nghiên cứu có ý ngh a quan trọng cung cấp nhận thức chung của học viên về tài liệu lƣu trữ chuyên ngành/chuyên môn và tài liệu lƣu trữ về đất đai. Các bài viết, kỷ yếu hội thảo, các ý kiến trao đổi đăng trên các báo, trên tạp chí, tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam, trên mạng Internet liên quan đến công tác tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ, tiêu biểu nhƣ: “Đổ mớ côn t c văn t ư v lưu trữ để t ực n mục t êu cả c c n c n n nước" của Nguyễn Trọng Điều (Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam số 8/2007); “K a t c v p t u trị t l u lưu trữ tron n ên cứu k oa ọc xã ộ v n ân văn", Kỷ yếu hội thảo khoa học, (Nxb Đại học quốc gia Hà Nội, 2010); “ uản l n nước về côn t c lưu trữ tạ c c tỉn t n p trực t uộc Trun ươn n na " của Nguyễn Mạnh Cƣờng (Tạp chí Tổ chức Nhà nƣớc số 8/2010);... - Khóa luận tốt nghiệp năm 2001 của Quản Tố Trinh: “Tổ chức khoa học kh i tài li u địa chính ở Trun tâm t ôn t n địa chính Tổng cục địa chính”; - Khóa luận năm 2004 của Nguyễn Thu Loan: “Tổ chức khoa học tài li u lưu trữ Bản đ địa chính tại Sở T n u ên Mô trườn v N đất Hà Nộ ”; - Khóa luận tốt nghiệp năm 2009 của Nguyễn Thị Thanh Thùy: “Tổ chức quản l côn t c lưu trữ tại Tập đo n Bưu c n v ễn thông Vi t Nam”; Trên thực tiễn đã có nhiều công trình nghiên cứu về tài liệu lƣu trữ địa chính nhƣng chƣa có đề tài nào nghiên cứu về vấn đề “ uản lý h sơ t l u lưu trữ chuyên môn (h sơ đăn k ) tạ Văn p òn đăn k đất đa T n p H M n ”. Vì vậy, đề tài của học viên có tính chất kế thừa không trùng lặp với các công trình nghiên cứu trƣớc đó. 3. Mục tiêu nghiên cứu Đề tài của tác giả đặt ra và giải quyết 2 mục tiêu cơ bản: - Khảo sát thực trạng trong công tác quản lý hồ sơ, tài liệu chuyên môn tại Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố Hồ Chí Minh và đánh giá những bất cập trong công tác quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chuyên môn (hồ sơ đăng ký) hiện nay tại Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố Hồ Chí Minh. - Đề xuất các biện pháp có tính khả thi trong quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chuyên môn tại Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố Hồ Chí Minh.
5 4. Nhiệm vụ nghiên cứu Để thực hiện mục tiêu trên, tác giả của đề tài phải thực hiện các nhiệm vụ sau: - Thu thập, nghiên cứu và tìm hiểu các văn bản của Nhà nƣớc, của Bộ Tài nguyên và Môi trƣờng, của Tổng cục Quản lý đất đai quy định về lƣu trữ hồ sơ, tài liệu chuyên môn và các văn bản hƣớng dẫn của Bộ Nội vụ, Cục Văn thƣ, Lƣu trữ và các văn bản của Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh. - Tìm hiểu thẩm quyền quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chuyên môn (hồ sơ đăng ký) tại Thành phố Hồ Chí Minh qua các thời kỳ. - Khảo sát thực trạng hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chuyên môn (hồ sơ đăng ký) tại Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố Hồ Chí Minh để so sánh, phân tích, đánh giá thực trạng hồ sơ, tài liệu lƣu trữ địa chính trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh qua các thời kỳ. - Đề xuất một số giải pháp có thể áp dụng vào quản lý hồ sơ, tài liệu chuyên môn tại Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố Hồ Chí Minh. 5. Đối tƣợng nghiên cứu Trong phạm vi của đề tài tác giả nghiên cứu vào đối tƣợng: - Đối tƣợng nghiên cứu là hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chuyên môn về đăng ký biến động quyền sử dụng đất quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất (sau đây gọi là hồ sơ đăng ký) tại Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố Hồ Chí Minh. - Các quy định, hƣớng dẫn, quy trình nghiệp vụ trong quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chuyên môn tại Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố Hồ Chí Minh. 6. Phạm vi nghiên cứu Phạm vi không gian: Tại Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố Hồ Chí Minh. Phạm vi thời gian: Khảo sát, nghiên cứu hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chuyên môn tại Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố Hồ Chí Minh từ 1998 đến 2019. (G a đoạn t n lập Trun tâm T ôn t n tư l u địa c n t uộc Sở Địa c n – N đất T n p Chí Minh, theo Qu ết địn S : 6363/1998/ Đ-UB- LĐT của Ủ an n ân dân T n p Mn n 24 t n 11 năm 1998) Phạm vi nội dung gồm: Nghiên cứu về chức năng nhiệm vụ, tổ chức bộ máy và nhân sự tại Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố Hồ Chí Minh và việc phổ biến, ban hành văn bản quy định hƣớng dẫn, thực hiện, kiểm tra việc thực hiện; về
6 thực hiện các khâu nghiệp vụ trong công tác quản lý hồ sơ, tài liệu chuyên môn; công tác kiểm tra, đánh giá. 7. Nguồn tƣ liệu và phƣơng pháp nghiên cứu * Nguồn tƣ liệu tham khảo Trong quá trình thực hiện đề tài luận văn này, tác giả đã tham khảo các nguồn tƣ liệu chính sau: - Sách chuyên khảo và giáo trình giảng dạy về ngành Lƣu trữ; - Các bài viết trên tạp chí Văn thƣ, Lƣu trữ và một số Luận văn liên quan đến công tác Lƣu trữ tài liệu chuyên môn đặc thù; - Sắc lệnh Điền thổ ngày 21 tháng 7 năm 1925; - Luật Đất đai năm 1987, 1993, 2003 và 2013; - Luật Lƣu trữ năm 2011; - Các văn bản của Nhà nƣớc quy định về Văn thƣ - Lƣu trữ, lƣu trữ hồ sơ, tài liệu địa chính; - Các luận văn, khóa luận, báo cáo khoa học của Khoa Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng; - Báo cáo Năm của Sở Tài nguyên và Môi trƣờng Thành phố Hồ Chí Minh; - Báo cáo Thống kê hồ sơ lƣu trữ năm tại Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố Hồ Chí Minh; - Báo cáo chuyên đề về thực trạng tài liệu tồn đọng và những giải pháp hạn chế tồn đọng tại các cơ quan đơn vị trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh. * Phƣơng pháp nghiên cứu Nhằm đạt đƣợc mục đích nghiên cứu, luận văn sử dụng các phƣơng pháp nghiên cứu chủ yếu sau đây: - Phƣơng pháp luận của Lƣu trữ học: Vận dụng các nguyên tắc chính trị; nguyên tắc lịch sử; nguyên tắc toàn diện tổng hợp. - Phƣơng pháp khảo sát: Áp dụng phƣơng pháp này để điều tra khảo sát thực trạng công tác lƣu trữ hồ sơ, tài liệu chuyên môn hiện nay tại Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố Hồ Chí Minh để thấy rằng việc thực hiện các quy định về công tác lƣu trữ hồ sơ, tài liệu chuyên môn còn nhiều hạn chế, bất cập. Việc điều tra, khảo sát đƣợc tác giả kết hợp với Phòng Lƣu trữ - Văn phòng đăng
7 ký đất đai Thành phố Hồ Chí Minh về công tác quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chuyên môn tại Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố Hồ Chí Minh. - Phƣơng pháp tổng hợp, hệ thống: Áp dụng phƣơng pháp này để tổng hợp hiện nay tại Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố Hồ Chí Minh; tại Thành phố Hồ Chí Minh; trên phạm vi cả nƣớc hay trên thế giới đã có những quy định nào về lƣu trữ hồ sơ, tài liệu chuyên môn trong công tác lƣu trữ; - Phƣơng pháp phân tích, so sánh: Áp dụng phƣơng pháp này để so sánh, đối chiếu các phƣơng pháp quản lý tài liệu lƣu trữ địa chính. Trên cơ sở so sánh, đối chiếu, tác giả đề xuất phƣơng pháp quản lý tốt hơn cho hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chuyên môn (hồ sơ đăng ký) tại Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố Hồ Chí Minh. - Phƣơng pháp phỏng vấn, trao đổi: Áp dụng phƣơng pháp này trong những lần gặp gỡ trực tiếp. Tác giả đã có cơ hội trao đổi với lãnh đạo là Phó Giám đốc phụ trách, Trƣởng phòng Lƣu trữ, viên chức, ngƣời lao động là những ngƣời trực tiếp làm công tác lƣu trữ tại các đơn vị trong hệ thống kho lƣu trữ Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai quận, huyện để thấy đƣợc sự thấu hiểu, quan tâm của mọi ngƣời đối với công tác lƣu trữ hồ sơ, tài liệu chuyên môn. Thực trạng công tác lƣu trữ hồ sơ, tài liệu chuyên môn hiện nay, việc thực hiện các quy định của Nhà nƣớc về quản lý lƣu trữ còn nhiều vấn đề bất cập, trách nhiệm của cán bộ lãnh đạo, công chức, viên chức và các cá nhân, tổ chức có liên quan đối với công tác lƣu trữ nói chung và lƣu trữ hồ sơ, tài liệu chuyên môn nói riêng và sự cần thiết phải có quy định cụ thể, cách thức quản lý phù hợp trong công tác lƣu trữ hồ sơ, tài liệu chuyên môn hiện nay. - Phƣơng pháp lịch sử: Sử dụng trong luận văn để đánh giá quá trình hình thành và phát triển của hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chuyên môn qua các thời kỳ,...Ngoài những phƣơng pháp chủ yếu trên luận văn còn kết hợp sử dụng các phƣơng pháp nhƣ: Phƣơng pháp tham vấn chuyên gia... 8. Đóng góp của đề tài Đề tài thực hiện các mục tiêu và nhiệm vụ đặt ra, qua đó nhằm đóng góp về hai phƣơng diện lý luận và thực tiễn. Về phƣơng diện lý luận: - Là nguồn tài liệu tham khảo cho cơ quan quản lý ngành lƣu trữ tham mƣu và giúp cơ quan có thẩm quyền xây dựng và ban hành văn bản quy phạm về quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chuyên môn.
8 - Về phƣơng diện thực tiễn: Đề tài giúp cho các cơ quan quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ, đối với các Lƣu trữ lịch sử, hay lƣu trữ cơ quan chuyên ngành và các trƣờng giảng dạy tài liệu lƣu trữ chuyên ngành địa chính có thể tham khảo để vận dụng phù hợp với thực tế, nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý hồ sơ, tài liệu, phát huy giá trị hiện hành của hồ sơ, tài liệu chuyên môn đặc thù, hƣớng tới cải cách thủ tục hành chính trong nền hành chính điện tử của Thành phố Hồ Chí Minh cùng với cả nƣớc hiện nay. 9. Bố cục của Luận văn Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, phần nội dung chính đƣợc chia thành 03 chƣơng: Chƣơng 1. Cơ sở lý luận và pháp lý về quản lý hồ sơ, tài liệu chuyên môn và tài liệu đăng ký đất đai Chƣơng 2. Thực trạng quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chuyên môn tại Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố Hồ Chí Minh Chƣơng 3. Giải pháp hoàn thiện quản lý hồ sơ, tài liệu chuyên môn tại Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố Hồ Chí Minh
9 Chƣơng 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU CHUYÊN MÔN VÀ TÀI LIỆU ĐĂNG KÝ ĐẤT ĐAI 1.1. Khái niệm quản lý 1.1.1. Khái niệm quản lý Từ khi xã hội loài ngƣời đƣợc hình thành, hoạt động tổ chức, quản lý đã đƣợc quan tâm. Hoạt động quản lý bắt nguồn từ sự phân công lao động nhằm đạt đƣợc hiệu quả cao hơn. Đó là hoạt động giúp cho ngƣời đứng đầu tổ chức phối hợp sự nỗ lực của các thành viên trong nhóm, trong cộng đồng nhằm đạt đƣợc mục tiêu đề ra. Trên thực tế do lịch sử ra đời khác nhau, các l nh vực khác nhau mà nảy sinh nhiều quan điểm khác nhau về quản lý. Hay nói cách khác, tùy theo từng ngành khoa học (tự nhiên, xã hội hay một ngành khoa học nào đó) với nhiều đối tƣợng nghiên cứu khác nhau thì khái niệm quản lý cũng đƣợc hiểu dƣới góc độ khác nhau. Theo PGS. TS Nguyễn Cửu Việt thì quản lý là đối tƣợng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học tự nhiên và xã hội, vì vậy mỗi ngành khoa học khái niệm về quản lý dƣới góc độ riêng của từng cá nhân. Nhƣng quan niệm chung nhất về quản lý là do điều khiển học đƣa ra “Đó l sự t c độn có địn ướng bất kỳ lên một h th n n o đó n ằm trật tự óa nó v ướng nó phát triển phù hợp với những quy luật nhất địn ”. Hệ thống đƣợc hiểu là tổng thể những yếu tố cấu thành có những đặc trƣng riêng nằm trong hệ thống. Quan niệm này không những phù hợp với sự vận động của thiết bị tự động mà còn phù hợp với một tập thể ngƣời, một cơ quan nhà nƣớc, tức là cũng phù hợp với quản lý xã hội. Theo Henry Fayol định ngh a quản lý “l một tiến trình bao g m tất cả các khâu lập kế hoạch, tổ chức lãn đạo và kiểm tra các nỗ lực của từng thành viên trong tổ chức và sử dụng tất cả các ngu n lực khác của tổ chức nhằm đạt mục t êu đã định trước” Theo tác giả Võ Kim Sơn (2001) thì Quản lý gồm hai quá trình đan xen vào nhau một cách chặt chẽ là duy trì và phát triển. Nếu chỉ có duy trì mà không có phát triển thì khi môi trƣờng thay đổi, khi đó tổ chức sẽ không thích ứng và sẽ bị lạc lõng, trì trệ và đổ vỡ. Nhƣng nếu chỉ lo thúc đẩy tổ chức sẽ bị phá vỡ, hoặc gặp phải rủi ro làm ảnh hƣởng đến sự phát triển hoặc không phát triển. Hiện nay, trong các tài liệu nghiên cứu, có nhiều định ngh a khác nhau về quản lý. Theo Từ điển “Thuật ngữ hành chính” năm 2002 của Học viện Hành chính Quốc
10 gia: “Quản lý là hoạt động có ý thức của con ngƣời nhằm sắp xếp, tổ chức, chỉ huy, điều hành, hƣớng dẫn, kiểm tra các quá trình xã hội và hoạt động của con ngƣời để hƣớng chúng phù hợp với quy luật xã hội, đạt đƣợc mục tiêu xác định theo ý chí của nhà quản lý với chi phí thấp nhất”. Theo Giáo trình Quản lý Nhà nƣớc – tập I năm 2001: “Quản lý là sự tác động có ý thức để chỉ huy, điều hành, hƣớng dẫn các quá trình xã hội và hành vi hoạt động của con ngƣời để hƣớng tới mục đích, đúng ý chí và phù hợp với quy luật khách quan [25]. Trên cơ sở kế thừa những khái niệm đã đƣợc nghiên cứu, tác giả sử dụng khái niệm theo Giáo trình Quản lý Nhà nƣớc tập I năm 2001 “ uản l l sự t c độn có t ức để c ỉ u đ ều n ướn dẫn c c qu trìn xã ộ v n v oạt độn của con n ườ để ướn tớ mục đ c đún c v p ù ợp vớ qu luật k c quan” 1.1.2. Khái niệm đất đai Hiện nay đất đai có rất nhiều định ngh a: - Đối với các nhà địa lý nó là cảnh quan, một sản phẩm của quá trình địa chất địa mạo. - Đối với nhà kinh tế thì đất đai là nguồn tài nguyên cần đƣợc khai thác hoặc cần đƣợc bảo vệ để đạt đƣợc những phát triển kinh tế tối ƣu. - Đối với những nhà làm luật thì đất đai là một khoảng không gian trải dài vô tận từ trung tâm trái đất tới vô cực trên trời và liên quan đến nó là một loạt các quyền lợi khác nhau quyết định những gì có thể thực hiện đƣợc với đất. - Ngày nay đất đai bao gồm các vật thể đƣợc gắn liền trực tiếp với bề mặt đất, kể cả những vùng bị nƣớc bao phủ. Nó bao gồm vô số các tính chất tự nhiên trừu tƣợng, từ các quyền lợi đối với sự phát triển hay xây dựng trên đất, đối với nƣớc ngầm và khoáng sản và các quyền lợi liên quan đến việc sử dụng và khai thác chúng. - Đất đai đƣợc hiểu: “Là bề mặt của trái đất, vật chất ở phía dƣới, không khí ở bên và mọi vật gắn với đất”. [28, tr.34]. 1.1.3. Khái niệm địa chính Từ xa xƣa, con ngƣời đã biết khai thác, sử dụng nguồn tài nguyên đất. Cùng với quá trình phát triển của xã hội, việc sử dụng đất lâu dài đã nảy sinh vấn đề quan hệ giữa quá trình phát triển của xã hội, quan hệ giữa con ngƣời với con
11 ngƣời liên quan đến đất đai, đặc biệt là vấn đề chiếm hữu và sử dụng đất, vấn đề phân phối và quản lý đất. Trong một số tài liệu thuật ngữ “Địa chính” mà tiếng Pháp gọi là Cadastre. Một số ngƣời cho rằng từ này có lẽ bắt nguồn từ chữ Latinh Capitastra mà ở Roma thời cổ đại dùng để chỉ những sổ sách trong đó có những bản kê khai tài sản kèm theo những chỉ dẫn về các chủ sở hữu của chúng. Cũng có tài liệu cho rằng nó bắt nguồn từ chữ Latinh Caput hàm ngh a là đối tƣợng thuế khóa hoặc chữa Caputstrum là đối tƣợng đăng ký thuế khóa. Trong tiếng Anh, còn gặp các cụm từ nhƣ Land administratinon (quản lý nhà nƣớc về đất đai, đất là sở hữu của toàn dân, do nhà nƣớc thống nhất quản lý quỹ đất đai). Hoặc Land management (quản lý đất đai, không chỉ nhằm thu thuế, đăng ký quyền sở hữu, mà còn cung cấp tƣ liệu cho quản lý đất đai toàn diện, lập quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai). Hai ngh a trên đều có ngh a chỉ địa chính. Theo truyền thống, địa chính đƣợc xem nhƣ “trạng thái hộ tịch của quyền sở hữu đất đai”. Ngày nay, có thể hiểu địa chính là tổng hợp các tƣ liệu và văn bản xác định rõ vị trí, ranh giới, phân loại, số lƣợng, chất lƣợng của đất đai, quyền sở hữu, quyền sử dụng đất và những vật kiến trúc phụ thuộc kèm theo. Lúc ban đầu, địa chính nhằm mục đích thu thuế. Ngày nay, nó không chỉ là đăng ký các đối tƣợng thuế khóa mà còn bao gồm cả đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng đất, các số liệu thống kê diện tích các loại đất, phân hạng đất, ƣớc tính giá đất….để có cơ sở cho việc điều tra thu thập, tổng hợp các thƣ liệu trên thì nhất thiết phải đo đạc. Theo tác giả Đặng Hùng Võ, Nguyễn Đức Khả nêu khái niệm “Địa chính là khoa học về quản lý nhà nƣớc đối với đất đai mà nội dung cơ bản là quản lý nhà nƣớc đối với đất đai”.[20, tr.23]. 1.1.4. Khái niệm hồ sơ, tài liệu địa chính. Hiện nay, chƣa có cách hiểu thống nhất về khái niệm tài liệu lƣu trữ địa chính, nhƣng tác giả xin đƣa ra cách hiểu nhƣ sau: T l u lưu trữ địa c n l to n ộ t l u được ìn t n tron qu trìn oạt độn quản l N nước về đất đa có trị về k n tế c n trị văn óa k oa ọc kỹ t uật p ục vụ c o oạt độn quản l n nước về đất đa v c c n u c u k c của xã ộ được lựa c ọn để lưu trữ
12 1.2. Đặc điểm, thành phần của hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chuyên môn tại Văn phòng đăng ký đất đai nói chung 1.2.1. Đặc điểm của hồ sơ, tài liệu lưu trữ chuyên môn tại Văn phòng đăng ký đất đai - Hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chuyên môn tại Văn phòng đăng ký đất đai nói chung có số lƣợng lớn. - Nội dung hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chuyên môn rất phong phú, đa dạng; hồ sơ, tài liệu phản ánh quá trình phát triển của bất động sản qua các thời kỳ; nội dung hồ sơ thể hiện vai trò quản lý của Nhà nƣớc trong l nh vực đất đai, sự phát triển kinh tế xã hội của một địa phƣơng nhất định - Hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chuyên môn về đất đai có 3 ngôn ngữ chủ yếu, gồm: Tiếng Việt, tiếng Anh và tiềng Pháp - Hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chuyên môn về đất đai đƣợc hình thành dƣới dạng văn bản giấy, có kích thƣớc khá đa dạng từ khổ giấy A4 đến những loại tài liệu phải sử dụng khổ giấy A0 hoặc lớn hơn để thể hiện kích thƣớc, hình dáng của căn nhà, thửa đất. - Hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chuyên môn về đất đai tại Văn phòng đăng ký đất đai của địa phƣơng chủ yếu là hồ sơ có thời hạn bảo quản v nh viễn, giá trị hiện hành rất dài. 1.2.2. Thành phần hồ sơ, tài liệu Theo Thông tƣ số 24/2014/TT-BTNMT ngày 19 tháng 4 năm 2014 quy định về hồ sơ địa chính (hồ sơ, tài liệu chuyên môn về đất đai), gồm: - Cơ sở dữ liệu địa chính, hồ sơ địa chính đƣợc lập dƣới dạng số và lƣu trong cơ sở dữ liệu đất đai, gồm có các tài liệu sau đây: + Tài liệu điều tra đo đạc địa chính gồm bản đồ địa chính và sổ mục kê đất đai; + Sổ địa chính; + Bản lƣu Giấy chứng nhận. - Hồ sơ địa chính dạng giấy gồm có: + Tài liệu điều tra đo đạc địa chính gồm bản đồ địa chính và sổ mục kê đất đai; + Sổ địa chính; + Bản lƣu Giấy chứng nhận; + Sổ theo dõi biến động đất đai.