Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Giải pháp tăng cường kiểm soát nội bộ dịch vụ khách hàng cá nhân tại Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:95

Thêm vào BST

Báo xấu

12
lượt xem 1
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Đề tài nghiên cứu có cấu trúc gồm 3 chương trình bày cơ sở lý luận của công tác kiểm soát nội bộ tại các tổ chức tín dụng; thực trạng kiểm soát nội bộ dịch vụ khách hàng cá nhân tại Ngân hàng Đầu Tư và Phát Triển Việt Nam chi nhánh TP HCM; giải pháp tăng cường kiểm soát nội bộ dịch vụ khách hàng cá nhân tại Ngân hàng Đầu Tư và Phát Triển Việt Nam chi nhánh TP HCM.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Giải pháp tăng cường kiểm soát nội bộ dịch vụ khách hàng cá nhân tại Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh

BOÄ GIAÙO DUÏC VAØ ÑAØO TAÏO TRÖÔØNG ÑAÏI HOÏC KINH TEÁ TP.HCM NGUYỄN NGỌC BÍCH QUYÊN GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ DỊCH VỤ KHÁCH HÀNG CÁ NHÂN TẠI NGÂN HÀNG ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN VIỆT NAM CHI NHÁNH THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ Năm 2007
1 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU. I/ Sự cần thiết của đề tài....................................................................................................1 II/ Mục đích nghiên cứu của đề tài....................................................................................1 III/ Các đối tượng và phạm vi nghiên cứu ........................................................................1 IV/ Phương pháp nghiên cứu ............................................................................................1 V/ Những đóng góp của đề tài ..........................................................................................2 VI/ Kết cấu của đề tài........................................................................................................2 CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÁC TỔ CHỨC TÍN DỤNG........................................................................................................................3 I/ Giới thiệu về tổ chức tín dụng .......................................................................................3 1/ Định nghĩa ...............................................................................................................3 2/ Vai trò của tổ chức tín dụng ....................................................................................3 3/ Hoạt động của tổ chức tín dụng...............................................................................4 II/ Kiểm soát nội bộ ngân hàng thương mại .....................................................................5 1/ Khái niệm về kiểm soát nội bộ................................................................................5 2/ Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ .................................................6 3/ Sự cần thiết của kiểm soát nội bộ đối với các tổ chức tín dụng ..............................7 4/ Kiểm soát nội bộ ngân hàng thương mại.................................................................8 5/ Phân loại kiểm soát nội bộ tại các tổ chức tín dụng ..............................................10 6/ Cơ cấu của kiểm soát nội bộ các tổ chức tín dụng ................................................13 7/ Những tiêu chuẩn của kiểm soát nội bộ đối với hoạt động dịch vụ tại các tổ chức tín dụng ...........................................................................................................................14 III/ Kiểm toán nội bộ tổ chức tín dụng............................................................................15 1/ Khái niệm kiểm toán nội bộ ..................................................................................15 2/ Bản chất của kiểm toán nội bộ ..............................................................................15 3/Chức năng của kiểm toán nội bộ ............................................................................16 IV/ Kiểm tra nội bộ tổ chức tín dụng ..............................................................................18
2 1/ Khái niệm ..............................................................................................................18 2/ Nội dung cần phải chú ý trong thực hiện nghiệp vụ kiểm tra nội bộ ngân hàng thương mại ......................................................................................................................18 3/ Mối quan hệ giữa kiểm tra với kiểm toán .............................................................19 CHƯƠNG II THỰC TRẠNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ DỊCH VỤ KHÁCH HÀNG CÁ NHÂN TẠI NGÂN HÀNG ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN VIỆT NAM CHI NHÁNH THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH ......................................................................................................21 I/ Giới thiệu về Ngân hàng Đầu Tư và Phát Triển Việt Nam ........................................21 1/ Đôi nét về BIDV....................................................................................................21 2/ Hoạt động vủa BIDV.............................................................................................21 2.1/ Chuyển đổi cơ cấu dịch vụ............................................................................21 2.2/ Xu hướng phát triển của ngân hàng bán lẻ ...................................................23 3/ Mô hình tổ chức của BIDV HCM .........................................................................25 II/ Mô hình kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng Đầu Tư và Phát Triển Việt Nam chi nhánh Thành Phố Hồ Chí Minh .................................................................................................26 1/ Các phương pháp...................................................................................................26 2/ Sơ đồ kiểm soát nội bộ tại BIDV HCMC..............................................................27 3/ Các quy trình, quy định chính được áp dụng tại BIDV HCMC............................29 III/ Mô hình kiểm soát nội bộ đối với dịch vụ khách hàng cá nhân tại BIDV HCMC...31 1/ Các phương pháp...................................................................................................31 2/ Sơ đồ kiểm soát nội bộ .........................................................................................31 3/ Các chính sách kiểm tra kiểm soát nội bộ ............................................................31 IV/Đánh giá chung về Kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng Đầu Tư và Phát Triển Việt Nam chi nhánh Thành Phố Hồ Chí Minh và hoạt động dịch vụ khách hàng cá nhân.............32 1/ Những ưu điểm......................................................................................................32 a/ Đối với BIDV HCMC ......................................................................................32 b/ Đối với hoạt động dịch vụ khách hàng cá nhân tại BIDV HCMC ..................34 b.1/ Chức năng nhiệm vụ của phòng dịch vụ khách hàng cá nhân ................35 b.2/ Giới thiệu quy trình giao dịch một cửa ...................................................37
3 2/ Những vấn đề cần khắc phục.................................................................................43 a/ Đối với BIDV HCMC ......................................................................................43 b/ Đối với hoạt động dịch vụ khách hàng cá nhân...............................................45 *Những vấn đề chủ yếu cần khắc phục...........................................................................49 CHƯƠNG III GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ DỊCH VỤ KHÁCH HÀNG CÁ NHÂN TẠI NGÂN HÀNG ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN VIỆT NAM CHI NHÁNH THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH .......................................................................................52 1/Quan điểm và nguyên tắc hoàn thiện .....................................................................52 2/ Những giải pháp vĩ mô ..........................................................................................56 2.1/ Chuẩn hóa các biện pháp an toàn trong hoạt động ngân hàng......................56 2.2/ Tăng cường giám sát hoạt động ngân hàng .................................................57 3/ Những giải pháp vi mô ..........................................................................................59 3.1/ Đối với BIDV HCMC...................................................................................59 3.2/ Đối với dịch vụ khách hàng cá nhân.............................................................62 KẾT LUẬN.....................................................................................................................71 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC
4 DANH MỤC VIẾT TẮT ATM : Automatic teller machine : Máy rút tiền tự động BDS : Branch of Delivery System : Nhánh hệ thống bán lẻ. BIDV BANK FOR INVESTMENT AND DEVELOPMENT OF VIETNAM NGÂN HÀNG ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN VIỆT NAM BIDV HCMC : BANK FOR INVESTMENT AND DEVELOPMENT OF VIETNAM - HỒ CHÍ MINH CITY BRANCH NGÂN HÀNG ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN VIỆT NAM CHI NHÁNH THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH DA HĐH : Dự án hiện đại hoá DV4 : Phòng dịch vụ 4 GDV (teller) : giao dịch viên HĐQT : Hội Đồng Quản Trị KSV : kiểm soát viên. NH ĐT&PT VN : NGÂN HÀNG ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN VIỆT NAM NHNN : Ngân hàng Nhà Nước NHTM : Ngân hàng thương mại P. TC – KT : Phòng tài chính kế toán P. KT NB : Phòng Kiểm tra nội bộ TC : Traveller cheque : séc du lịch TCTD : Tổ chức tín dụng TP HCM : Thành phố Hồ Chí Minh USER : người sử dụng chương trình hiện đại hoá ngân hàng VN : Việt Nam
5 DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ, SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1 Mô hình kiểm soát nội bộ tại BIDV HCM ...................................................................... 28 Sơ đồ 2.2 Sơ đồ hình tháp Quản lý chất lượng trong hệ thống BIDV HCMC ................................ 30 Sơ đồ 2.3 Mô hình kiểm soát nội bộ tại phòng dịch vụ khách hàng cá nhân BIDV HCMC ................................................................................................................. 31 Sơ đồ 2.4 Mô hình giao nhận tiền mặt nội bộ .................................................................................. 38 Sơ đồ 2.5 Sơ đồ quy trình giao dịch một cửa................................................................................... 41 Sơ đồ 3.1 Quy trình thanh toán Traveller cheques........................................................................... 64 Sơ đồ 3.2 Quy trình thu nợ - đối với cho vay và cầm cố chứng từ có giá/ sổ tiết kiệm................... 68
6 LỜI MỞ ĐẦU I/ Sự cần thiết của đề tài Trong những năm gần đây, hoạt động của hệ thống Ngân hàng Việt Nam đã có những chuyển biến tích cực, thực thi có hiệu quả chính sách tiền tệ quốc gia, đảm bảo ổn định giá trị đồng tiền, góp phần thúc đẩy phát triển kinh tế- xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Hoạt động kiểm soát nội bộ ngân hàng mới được đề cập và áp dụng vào thực tiễn trong một vài năm gần đây, nhưng quá trình áp dụng trong lĩnh vực này còn lúng túng, thiếu kinh nghiệm cả về mặt lý luận cũng như thực tiễn. Giải quyết tốt vấn đề lý luận và thực tiễn của kiểm soát nội bộ Ngân hàng thương mại sẽ góp phần quan trọng đảm bảo an toàn hoạt động ngân hàng và hệ thống các tổ chức tín dụng. II/ Mục đích nghiên cứu của đề tài Đề tài nghiên cứu nhằm hỗ trợ việc hoàn thiện tổ chức, bộ máy, chính sách, các nghiệp vụ kiểm soát hoạt động dịch vụ khách hàng cá nhân của hệ thống Ngân hàng Đầu Tư và Phát Triển Việt Nam nói chung và của chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh nói riêng. Trên cơ sở nghiên cứu, đề tài sẽ đề xuất các giải pháp tăng cường với mục đích nâng cao hiệu quả hoạt động kiểm soát. Trong đó trọng tâm nghiên cứu các giải pháp tăng cường kiểm soát nội bộ đối với hoạt động dịch vụ khách hàng cá nhân tại Ngân hàng Đầu tư và Phát triển chi nhánh TP Hồ Chí Minh. III/ Các đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đề tài chủ yếu giới hạn nghiên cứu giải pháp hoàn thiện tổ chức, công tác kiểm soát nội bộ đối với hoạt động dịch vụ khách hàng cá nhân tại các chi nhánh Ngân hàng trong hệ thống BIDV và tại ngân hàng Đầu Tư và Phát Triển chi nhánh TP HCM, do vậy đề tài phân tích lý luận, thực tiễn các vấn đề liên quan đến hoạt động kiểm soát nội bộ của Ban Kiểm soát Trung Ương BIDV, của Ban kiểm tra nội bộ BIDV HCMC, của kiểm toán độc lập mà không nghiên cứu hoàn chỉnh các tổ chức này. IV/ Phương pháp nghiên cứu Nghiên cứu có hệ thống lý luận và thực tiễn liên quan đến kiểm soát nội bộ các tổ chức tín dụng bao gồm nghiên cứu có hệ thống lý luận : +nghiên cứu thực tiễn thực hiện quy trình, quy chế kiểm tra hoạt động dịch vụ khách hàng cá nhân tại BIDV HCMC
7 +phân tích những tài liệu thực tiễn trong quá trình kiểm tra nội bộ toàn hệ thống BIDV. +dựa vào những tài liệu, bằng chứng thực tế thu thập được, dựa vào những quy định chung của Nhà nước từ đó đưa ra những giải pháp thiết thực nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ đối với hoạt động dịch vụ khách hàng cá nhân tại BIDV HCMC. V/ Những đóng góp của đề tài -Đề tài xây dựng cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ đối với hoạt động dịch vụ tại các tổ chức tín dụng và ngân hàng Đầu Tư và Phát Triển chi nhánh TP HCM phục vụ cho công tác nghiên cứu, hoạch định chính sách, cơ chế nghiệp vụ, phổ biến kiến thức trong ngành Ngân hàng nói riêng và các ngành kinh tế nói chung. -Đề tài luận giải có cơ sở khoa học về các giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu qua hoạt động kiểm soát nội bộ hoạt động dịch vụ tại BIDV HCMC nói riêng và hệ thống BIDV nói chung. -Tạo cơ sở để hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động kiểm soát nội bộ hoạt động dịch vụ các tổ chức tín dụng và Ngân hàng Đầu Tư và Phát Triển chi nhánh TP HCM. -Kiến nghị các giải pháp cụ thể, khả thi nhằm góp phần đưa hoạt động kiểm soát, nội bộ hoạt động dịch vụ tại BIDV HCM đạt kết quả tốt nhất, hỗ trợ tích cực hoạt động BIDV HCM trong toàn hệ thống . VI/ Kết cấu của Đề tài Tên đề tài: “Giải pháp tăng cường kiểm soát nội bộ dịch vụ khách hàng cá nhân tại Ngân hàng Đầu Tư và Phát Triển Việt Nam Chi nhánh Thành Phố Hồ Chí Minh” Lời mở đầu Đề tài có 3 chương +Chương I: Cơ sở lý luận của công tác kiểm soát nội bộ tại các tổ chức tín dụng +Chương II: Thực trạng kiểm soát nội bộ dịch vụ khách hàng cá nhân tại Ngân hàng Đầu Tư và Phát Triển Việt Nam chi nhánh TP HCM +Chương III : Giải pháp tăng cường kiểm soát nội bộ dịch vụ khách hàng cá nhân tại Ngân hàng Đầu Tư và Phát Triển Việt Nam chi nhánh TP HCM Kết luận
8 Chương I CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÁC TỔ CHỨC TÍN DỤNG I/ GIỚI THIỆU VỀ TỔ CHỨC TÍN DỤNG 1/ Định nghĩa Tổ chức tín dụng là doanh nghiệp được thành lập theo quy định của pháp luật để hoạt động kinh doanh tiền tệ, làm dịch vụ ngân hàng với nội dung nhận gửi tiền và sử dụng tiền gửi để cấp tín dụng, cung ứng các dịch vụ thanh toán. 2/ Vai trò của Tổ chức tín dụng 2.1 Ngân hàng thương mại là tổ chức trung gian tín dụng Quan hệ tín dụng trực tiếp giữa chủ thể có tiền chưa sử dụng và chủ thể có nhu cầu tiền tệ cần bổ sung gặp phải nhiều hạn chế, vì người có nhu cầu khó tìm gặp người có khả năng cung cấp. Hoạt động của ngân hàng thương mại đã khắc phục được hạn chế trên, đứng ra tập trung tiền tệ chưa sử dụng của tất cả các chủ thể có nhu cầu cần bổ sung tạm thời Như vậy ngân hàng vừa là “người” đi vay vừa là “người” cho vay, hay nói cách khác nghiệp vụ kinh doanh ngân hàng đi vay để cho vay. Trong nền sản xuất hàng hóa phát triển chức năng tín dụng của ngân hàng đóng vai trò hết sức quan trọng trong việc thúc đẩy tăng trưởng kinh tế. 2.2 Ngân hàng thương mại là thủ quỹ của các doanh nghiệp Với sự ra đời và phát triển của ngân hàng thương mại, đại bộ phận các khoản chi trả về hàng hóa và dịch vụ của các doanh nghiệp, thậm chí một bộ phận các khoản chi trả của cá nhân được chuyển giao cho ngân hàng thực hiện. Điều này có ý nghĩa rất lớn trong việc thúc đẩy quá trình lưu thông hàng hóa, tiết kiệm chi phí lưu thông, đồng thời tạo cơ sở cho ngân hàng thực hiện các nghiệp vụ cho vay. Qua thực hiện các nghiệp vụ thanh toán, ngân hàng đã trở thành “người” thủ quỹ của các doanh nghiệp. Các nhà doanh nghiệp ngày nay không còn phải cầm tiền để trao đổi cho người bán, cũng như không cần phải đếm tiền khi nhận các khoản chi trả. Mọi công việc này được thực hiện bằng các mở tài khỏan tiền gửi ở ngân hàng và trên cơ sở đó ra lệnh cho ngân hàng thực hiện các khoản chi trả, đồng thời ủy nhiệm cho ngân hàng thu nhận các khoản tiền.
9 2.3 Ngân hàng thương mại “tạo ra” tiền Sự ra đời của ngân hàng đã tạo ra một bước phát triển về chất trong kinh doanh tiền tệ. Nếu như trước đây các tổ chức kinh doanh tiền tệ nhận tiền gửi (tiền vàng, bạc) và rồi cho vay ra cũng chính các đồng tiền đó, thì kể từ khi các ngân hàng tạo ra nghiệp vụ cho vay không nhất thiết phải là tiền vàng hoặc bạc mà họ đã nhận được từ người gửi thì chức năng tạo tiền của ngân hàng được hình thành và phát triển. Trong quá trình kinh doanh tiền tệ, các chủ ngân hàng đã phát hiện giấy chứng nhận tiền gửi- tín phiếu được khách hàng sử dụng để chi trả các khoản nợ và vì thế tiền giấy chuyển đổi ra vàng được các ngân hàng đưa ra lưu thông qua các nghiệp vụ tín dụng thay thế cho tiền vàng hoặc bạc. Sáng kiến này đã được xã hội chấp nhận và đây chính là phát minh có giá trị nhất trong lịch sử hoạt động của tiền tệ. 3/ Hoạt động của tổ chức tín dụng 3.1.Huy động vốn Ngân hàng được nhận tiền gửi của tổ chức, cá nhân và các tổ chức tín dụng khác dưới các hình thức tiền gửi không kỳ hạn, tiền gửi có kỳ hạn và các loại tiền gửi khác. Tổ chức tín dụng phi ngân hàng được nhận tiền gửi có kỳ hạn từ một năm trở lên của tổ chức, cá nhân theo quy định của Ngân hàng nhà nườc. Khi được Thống đốc ngân hàng Nhà nước chấp thuận, tổ chức tín dụng được phát hành chứng chỉ tiền gửi, trái phiếu và giấy tờ có giá trị khác để huy động vốn của tổ chức, cá nhân trong nước và ngoài nước. Tổ chức tín dụng được vay vốn của nhau và của tổ chức tín dụng nước ngoài. Tổ chức tín dụng là ngân hàng được vay vốn ngắn hạn của Ngân hàng Nhà nước dưới hình thức tái cấp vốn. 3.2.Hoạt động tín dụng Tổ chức tín dụng được cấp tín dụng cho tổ chức cá nhân dưới hình thức cho vay, chiết khấu thương phiếu và giấy tờ có giá khác, bảo lãnh cho thuê tài chính và các hình thức khác theo quy định của Ngân hàng Nhà nước. Tổ chức tín dụng cho các tổ chức, cá nhân vay ngắn hạn nhằm đáp ứng nhu cầu cho vốn sản xuất kinh doanh, dịch vụ, đời sống. Tổ chức tín dụng cho các tổ chức, cá nhân vay trung dài hạn nhằm thực hiện các dự án đầu tư phát triển sản xuất kinh doanh, dịch vụ đời sống. Tổ chức tín dụng được phép cấp tín dụng dưới hình thức chiết khấu và tái chiết khấu, cầm cố thương phiếu và các giấy tờ có giá khác. Tổ chức tín dụng được bảo
10 lãnh bằng uy tín và khả năng tài chính của mình đối với tổ chức, cá nhân được thực hiện qua công ty cho thuê tài chính. 3.3.Dịch vụ thanh toán Tổ chức tín dụng được mở tài khoản tiền gửi tại ngân hàng nhà nước, tại các tổ chức tín dụng. Tổ chức tín dụng là ngân hàng được mở tài khoản cho khách hàng trong nước và ngoài nuớc. Tổ chức tín dụng là ngân hàng được thực hiện các dịch vụ thanh toán, thực hiện dịch vụ thanh toán trong nước cho khách hàng, thực hiện dịch vụ thanh toán quốc tế khi được Ngân hàng Nhà Nước cho phép, thực hiện dịch vụ thu hộ và chi hộ, thực hiện các dịch vụ thanh toán do Ngân hàng Nhà nước quy định. Ngân hàng được tổ chức thanh toán nội bộ và tham gia hệ thống thanh toán liên ngân hàng trong nước. Việc tham gia các hệ thống thanh toán quốc tế phải được Ngân hàng Nhà nước cho phép. 3.4.Dịch vụ ngân quỹ Tổ chức tín dụng được thực hiện dịch vụ thu và phát tiền mặt cho khách hàng và thực hiện và dịch vụ ngân quỹ khác. -Các hoạt động khác: tổ chức tín dụng được dùng vốn điều lệ và quỹ dự trữ để góp vốn mua cổ phần doanh nghiệp và của các tổ chức tín dụng khác theo quy định của pháp luật. Tổ chức tín dụng được tham gia vào thị trường tiền tệ do ngân hàng Nhà nước tổ chức bao gồm thị trường đấu giá Tín phiếu kho bạc, thị trường nội tệ và ngoại tệ liên ngân hàng, thị trường giấy tờ có giá ngắn hạn khác theo quy định của Ngân hàng Nhà nước. Tổ chức tín dụng được kinh doanh ngoại hối và vàng trên thị trường trong nước và thị trường Quốc tế khi được ngân hàng nhà nước cho phép. Tổ chức tín dụng được quyền ủy thác, nhận ủy thác, làm đại lý trong lĩnh vực liên quan đến hoạt động ngân hàng kể cả quản lý tài sản, vốn đầu tư của các tổ chức, cá nhân theo hợp đồng. Tổ chức tín dụng được lập công ty độc lập để kinh doanh bảo hiểm theo quy định của pháp luật. Tổ chức tín dụng được cung ứng dịch vụ bảo hiểm theo quy định của pháp luật. Tổ chức tín dụng được cung ứng dịch vụ bảo quản hiện vật quý, giấy tờ có giá, cho thuê tủ két, cầm đồ và các dịch vụ khác theo quy định của pháp luật. II/ KIỂM SOÁT NỘI BỘ NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI 1/ Khái niệm về Kiểm soát nội bộ Uỷ ban các chuẩn mực kiểm toán quốc tế đưa ra khái niệm
11 Kiểm soát nội bộ là toàn bộ các biện pháp kiểm tra, kế toán hoặc các biện pháp khác do Ban Giám Đốc chịu trách nhiệm xây dựng, áp dụng và giám sát nhằm mục đích bảo vệ tài sản của doanh nghiệp, tính tin cậy của các ghi chép kế toán và của các báo cáo tài chính năm được lập trên cơ sở các ghi chép đó, việc tuân thủ các quy chế và thủ tục hiện hành và việc sử dụng có hiệu quả các nguồn lực của doanh nghiệp. Liên đoàn kế toán quốc tế đưa ra khái niệm Hệ thống kiểm soát nội bộ là kế hoạch của đơn vị và toàn bộ các phương pháp, các bước công việc mà các nhà quản lý doanh nghiệp tuân theo. Hệ thống kiểm soát nội bộ trợ giúp cho các nhà quản lý đạt được mục tiêu một cách chắc chắn theo trình tự và kinh doanh có hiệu quả kể cả tôn trọng các quy chế quản lý, giữ an toàn tài sản, ngăn chặn, phát hiện sai phạm và gian lận, ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác, lập báo cáo tài chính kịp thời, đáng tin cậy. Từ những khái niệm này có thể rút ra các yêu cầu của kiểm soát bao gồm: +Hoàn thành các mục tiêu và mục đích đề ra +Sử dụng các nguồn lực một cách kinh tế và hiệu quả +Kiểm soát đủ các rủi ro có thể xảy ra và bảo vệ tài sản +Tính đáng tin cậy và thống nhất của thông tin quản lý và tài chính +Tuân thủ pháp luật và các quy định cũng như chính sách, kế hoạch, các thủ tục và quy chế nội bộ. 2/ Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ 2.1/ Môi trường kiểm soát : Tạo ra sắc thái chung của một tổ chức; chi phối đến ý thức kiểm soát của mọi người trong tổ chức; là nền tảng cho tất cả bộ phận khác của kiểm soát nội bộ. Các nhân tố : -Tính chính trực và giá trị đạo đức -Đảm bảo về năng lực -Hội đồng quản trị và Uỷ ban kiểm toán -Triết lý quản lý và phong cách điều hành -Cơ cấu tổ chức -Phân định quyền hạn và trách nhiệm -Chính sách về nhân sự
12 2.2/ Đánh giá rủi ro : Đơn vị phải nhận biết và đối phó được với các rủi ro bằng cách thiết lập mục tiêu của tổ chức và hình thành một cơ chế để nhận dạng, phân tích và đánh giá rủi ro liên quan. Các nhân tố -Xác định mục tiêu của đơn vị -Nhận dạng rủi ro -Phân tích và đánh giá rủi ro 2.3/ Hoạt động kiểm soát : Các chính sách và các thủ tục để giúp đảm bảo là những chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện và có các hành động cần thiết đối với các rủi ro nhằm thực hiện các mục tiêu của đơn vị. Các nhân tố : -Phân chia trách nhiệm đầy đủ -Kiểm soát quá trình xử lý thông tin -Kiểm soát vật chất -Kiểm tra độc lập việc thực hiện -Phân tích soát xét lại việc thực hiện 2.4/ Thông tin và truyền thông : Hệ thống này được thiết lập để mọi thành viên trong đơn vị có khả năng nắm bắt và trao đổi thông tin cần thiết cho việc điều hành, quản trị và kiểm soát các hoạt động. Các nhân tố : -Hệ thống thông tin, bao gồm cả hệ thống thông tin kế toán phải đảm bảo chất lượng thông tin -Truyền thông bảo đảm các kênh thông tin bên trong và bên ngoài đều hoạt động hữu hiệu 2.5/ Giám sát : Toàn bộ quy trình hoạt động phải được giám sát và điều chỉnh khi cần thiết. Hệ thống phải có khả năng phản ứng năng động, thay đổi theo yêu cầu của môi trường bên trong và bên ngoải. -Giám sát thường xuyên -Giám sát định kỳ 3/ Sự cần thiết của kiểm soát nội bộ đối với các tổ chức tín dụng Ngân hàng Nhà nước thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về tiền tệ và hoạt động Ngân hàng, là Ngân hàng phát hành tiền, Ngân hàng của các tổ chức tín dụng và Ngân hàng làm dịch vụ tiền tệ cho Chính phủ. Hoạt động của Ngân hàng Nhà nước nhằm ổn
13 định giá trị đồng tiền, góp phần bảo đảm an toàn hoạt động Ngân hàng và hệ thống các tổ chức tín dụng, thúc đẩy phát triển kinh tế xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Tổ chức tín dụng thực hiện chức năng kinh doanh tiền tệ làm dịch vụ Ngân hàng với nội dung nhận tiền gửi và sử dụng tiền gửi để cấp tín dụng cung ứng các dịch vụ thanh toán. Để thực hiện hiệu quả các chức năng của các tổ chức tín dụng cần thiết phải có một hệ thống kiểm soát tốt để hỗ trợ cho các đơn vị triển khai và thực hiện các chức năng này. Đồng thời hoạt động của các tổ chức tín dụng chứa đựng nhiều rủi ro có thể xảy ra nếu không có một hệ thống kiểm soát tốt để ngăn chặn hoặc hạn chế đến mức thấp nhất rủi ro. Các rủi ro của các tổ chức tín dụng rất đa dạng và phức tạp, có những rủi ro từ phía khách hàng, có những rủi ro do chính bản thân các tổ chức tín dụng gây nên.. Các rủi ro chủ yếu của các tổ chức tín dụng trong nền kinh tế thị trường bao gồm : rủi ro mất tiền, mất tài sản, rủi ro tín dụng, rủi ro lãi suất, rủi ro tỷ giá, rủi ro do trộm cắp, lừa đảo, tham nhũng, rủi ro trong thanh toán, rủi ro do mất uy tín, rủi ro trong công nghệ gây nên… Với bản chất là độc lập, khách quan, trung thực, kiểm toán sẽ hỗ trợ cho hệ thống kiểm soát nội bộ như kiểm tra, đánh giá, xác nhận độc lập về các thông tin, đồng thời kiểm toán đánh giá hệ thống kiểm soát của hệ thống các ngân hàng thương mại. Như vậy, tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ là công việc quan trọng đối với hoạt động của tổ chức tín dụng. Tại Việt Nam, làm sao để xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động hiệu quả là vấn đề cấp bách cho các ngân hàng thương mại. 4/ Kiểm soát nội bộ Ngân hàng Thương Mại Từ những khái niệm chung về kiểm soát nội bộ và các yêu cầu của kiểm soát nội bộ như đã phân tích, có thể đưa ra một vài khái niệm về kiểm soát nội bộ của tổ chức tín dụng như sau: -Kiểm soát nội bộ tổ chức tín dụng là một hệ thống tổ chức bộ máy cùng với toàn bộ các cơ chế chính sách, giải pháp, biện pháp được hoạch định bởi Tổng Giám Đốc hay Giám Đốc của tổ chức tín dụng được vận hành một cách đồng bộ, đúng pháp luật nhằm mục đích: *Bảo đảm một cách an toàn tài sản, vốn kinh doanh
14 *Kiểm soát giám sát tính chính xác, độ tin cậy của các số liệu hạch toán kinh doanh, phát hiện và ngăn chặn kịp thời các sai lầm, thiếu sót có thể xảy ra trong các nghiệp vụ. *Thúc đẩy kinh doanh, đảm bảo mang lại hiệu quả kinh tế bền vững nhất. *Đảm bảo tuân thủ đường lối, chính sách về quản lý kinh tế Nhà nước, cơ chế thể lệ nghiệp vụ của tổ chức tín dụng. Khái niệm khác Uỷ ban tiêu chuẩn kế toán Australia định nghĩa : “Kiểm soát là khả năng của một thực thể trong việc chi phối quá trình ra quyết định, trực tiếp hoặc gián tiếp, trong mối quan hệ với các chính sách tài chính và vận hành của một thực thể khác, qua đó tạo khả năng cho chủ thể đó vận hành theo các mục tiêu của chủ thể kiểm soát”. Khái niệm kiểm soát, đo đó sẽ bao gồm 3 nội dung chủ yếu sau: Thứ nhất là khả năng kiểm soát liên quan đến năng lực của hội sở (được ví như công ty mẹ) về quyền lực tài chính để có thể chi phối trực tiếp hoặc gián tiếp quá trình ra quyết định của chi nhánh, công ty trực thuộc, công ty tham gia góp vốn (công ty con). Thứ hai là lĩnh vực kiểm soát liên quan đến việc Hội sở sẽ kiểm soát các chi nhánh, các công ty trực thuộc hoặc công ty tham gia góp vốn ở những khâu nào, từ quyết định đầu tư, chiến lược phát triển, nhân sự cho đến các giao dịch hàng ngày như huy động vốn, cho vay, kinh doanh ngoại tệ...v.v.. Kiểm soát nội bộ lại được hiểu theo nghĩa khác và gói gọn trong nội bộ của một thực thể nào đó. Nó liên quan đến những công việc mang tính tác nghiệp cụ thể mà một bộ phận nào đó của ngân hàng được giao thực hiện. Cơ chế kiểm soát nội bộ là toàn bộ các chính sách, các bước kiểm soát và thủ tục kiểm soát được thiết lập nhằm quản lý và điều hành các hoạt động của ngân hàng. Mục đích của kiểm soát nội bộ nhằm: - Sử dụng các nguồn lực và quản lý hoạt động kinh doanh của ngân hàng một cách hiệu quả.
15 - Đảm bảo chắc chắn các quyết định và chế độ quản lý đã được ngân hàng và các cơ quan quản lý có thẩm quyền ban hành được thực hiện đúng thể thức và giám sát mức độ hiệu quả cũng như tính hợp lý của các chế độ đó. - Phát hiện kịp thời những vướng mắc trong kinh doanh để hoạch định và thực hiện các biện pháp đối phó. - Ngăn chặn, phát hiện các sai phạm trong hoạt động kinh doanh của ngân hàng. - Đảm bảo việc ghi chép, hạch toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thức các giao dịch phát sinh của ngân hàng. - Đảm bảo việc lập các báo cáo tài chính kịp thời, hợp lệ và tuân theo các yêu cầu pháp định có liên quan. - Đảm bảo tài sản và thông tin không bị lạm dụng hoặc sử dụng sai mục đích. Tóm lại, Kiểm soát nội bộ tổ chức tín dụng là một hệ thống tổ chức bộ máy cùng với toàn bộ các cơ chế, chính sách, giải pháp, biện pháp được hoạch định bởi Tổng Giám đốc hay Giám Đốc của tổ chức tín dụng được vận hành một cách đồng bộ, đúng pháp luật nhằm đạt được những mục tiêu đã đề ra. 5/ Phân loại kiểm soát nội bộ tại các tổ chức tín dụng 5.1. Các dạng kiểm soát a/ Dạng kiểm soát hành chính liên quan đến hiệu quả hoạt động: Bao gồm cơ cấu tổ chức, cơ chế, chính sách, biện pháp, thủ tục nghiệp vụ có liên quan đến các hoạt động của cá tổ chức tín dụng, nó bao gồm các hoạt động kiểm soát như : đánh giá các chiến lược,phân tích tài chính, báo cáo kết quả hoạt động, báo cáo kết quả thực hiện kiểm tra, kiểm soát. b/ Dạng kiểm soát hạch toán, kế toán có liên quan đến bảo vệ tài sản: bao gồm cơ cấu tổ chức và biện pháp, thủ tục có liên quan chủ yếu và trực tiếp đến việc bảo vệ và an toàn tài sản, độ tin cậy của số liệu kế toán tài chính. Những hoạt động kiểm soát như phân quyền phán quyết, phương háp hạch toán, năng lực kế toán, công tác kiểm tra hiện vật tài sản, giám sát chất lượng các báo cáo quyết toán.
16 c/ Dạng kiểm soát ngăn ngừa: là những hoạt động nhằm ngăn chặn hoặc hạn chế đối với những vụ việc sai phạm có thể xảy ra. d/ Dạng kiểm soát phát hiện : là những hoạt động kiểm tra, kiểm soát dựa trên cơ sở những vụ việc đã xảy ra hoặc dựa trên những nghi vấn qua các nguồn thông tin nhận được. Từ việc kiểm tra, kiểm soát mà tìm ra những nguyên nhân dẫn đến các sai lầm, thiếu sót, phát hiện những hành vi lạm dụng, gian lận của các nhân viên tác nghiệp. Kiểm soát phát hiện gồm những hoạt động kiểm tra thông qua các tài liệu nguyên bản, báo cáo hoạt động, những bản phân tích chi tiết, các bút toán trong sổ sách kế toán, các sai lầm trong sử dụng máy vi tính… 5.2.Phân loại theo tiêu thức -Phân loại kiểm soát nội bộ theo nghiệp vụ kinh tế phát sinh -Phân loại kiểm soát nội bộ theo mức kiểm soát -Phân loại kiểm soát theo định kỳ kiểm soát -Phân loại kiểm soát theo phương thức kiểm soát a/ Phân loại kiểm soát nội bộ theo nghiệp vụ kinh tế phát sinh -Kiểm soát tín dụng -Kiểm soát kế toán tài chính -Kiểm soát dự trữ ngoại hối và kinh doanh ngoại hối -Kiểm soát các dịch vụ ngân hàng. b/ Phân loại kiểm soát nội bộ theo mức kiểm soát: -Kiểm soát toàn diện: là kiểm soát tất cả những nghiệp vụ của tổ chức, kiểm soát tất cả các đơn vị vủa tổ chức. -Kiểm soát một hoặc một số mặt nghiệp vụ, kiểm soát một hoặc một số đơn vị của tổ chức. c/ Phân loại kiểm soát nội bộ theo định kỳ: -Kiểm soát theo định kỳ: Kiểm soát được thực hiện theo chương trình kế hoạch đã định sẵn cho từng thời kỳ, hàng tháng, quý hoặc hàng năm. -Kiểm soát nội bộ thất thường: Kiểm soát được thực hiện một cách đột xuất ở một nghiệp vụ kinh tế phát sinh hay ở một tổ chức. Thông thường loại kiểm soát này được xác định mang tính đơn lẻ,
17 cục bộ ở một hoặc vài đơn vị của tổ chức. Tuy nhiên, trong những trường hợp cần thiết có thể biện pháp kiểm soát được tiến hành trong một nghiệp vụ ở tất cả các đơn vị của tổ chức. d/ Phân loại kiểm soát nội bộ theo phương thức kiểm soát: Theo phương thức này hoạt động kiểm soát nội bộ được chia thành hai loại: *Hoạt động giám sát từ xa: giám sát từ xa là phương thức người giám sát ở tại văn phòng của mình dựa vào các số liệu thông tin, báo cáo chính xác được thu nhập từ các đơn vị liên quan. Người giám sát sử dụng kỹ thuật phân tích, tính toán các chỉ số nhằm giám sát sự chấp hành các quy định, những chỉ số phản ánh thực trạng hoạt động nghiệp vụ để chỉ ra hướng cần thiết cho kiểm tra tại chỗ. Phương thức này được thực hiện trên mạng máy vi tính, do vậy, muốn thực hiện tốt giám sát từ xa thì các đơn vị liên quan phải thực hiện nối mạng vi tính để đảm bảo là đầu vào của thông tin chính xác, đầy đủ và kịp thời. Mục tiêu của phương pháp giám sát từ xa là phát hiện sớm những khó khăn mà tổ chức mắc phải. Kiểm soát thường xuyên các hoạt động của đơn vị, đồng thời là phương pháp bổ sung nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ. Hoạt động này chủ yếu tập trung tại trụ sở chính của tổ chức. *Phương thức kiểm soát tại chỗ: là phương thức kiểm soát trực tiếp tại chỗ gắn liền với quy trình nghiệp vụ nhằm đảm bảo an toàn đối với toàn bộ quá trình hoạt động hay một năm nghiệp vụ, một sự việc…của đơn vị. e/ Phân loại kiểm soát nội bộ theo cấp độ kiểm soát Kiểm soát cấp độ I bao gồm tất cả những công việc giám sát, kiểm soát trực tiếp ở các công việc, các quy trình nghiệp vụ, các quyết định diễn ra hàng ngày nhằm ngăn ngừa các sai sót, các vi phạm có thể xảy ra ngay trong các công việc mỗi ngày. Các thủ tục kiểm soát cấp I diễn ra ở tất cả các quy trình thực hiện, các chức năng nhiệm vụ của các đơn vị như quy trình thực hiện thị trường mở, quy trình kinh doanh ngoại hối và dự trữ ngoại hối, quy trình cấp phép, quy trình thanh toán, kế toán… Trong kiểm soát cấp độ I thì tất cả những người tham gia vào quá trình công việc đều phải thực hiện kiểm soát. Kiểm soát cấp độ II bao gồm những công việc kểm soát nhằm đảm bảo các công việc của kiểm soát cấp độ I đã thực hiện đúng, đầy đủ. Ở bước này,các cán bộ quản lý như (Trưởng phòng, Giám đốc, Tổng giám đốc, Vụ trưởng, Cục trưởng, Thống đốc…)
18 chỉ cần áp dụng một số bước kiểm soát chủ yếu đủ để khẳng định rằng các thủ tục kiểm soát và giám sát hoạt động hàng ngày đã được thực hiện đầy đủ. Kiểm soát cấp độ III, bước này thường do một số nhân viên độc lập (không tham gia vào trực tiếp bất cứ một công việc hoạt động nghiệp vụ nào của tổ chức tín dụng) thường là các kiểm toán viên nội bộ thực hiện. Các thủ tục kiểm soát ở cấp độ III giúp lãnh đạo các cấp, các tổ chức tín dụng kiểm tra một cách độc lập mọi lĩnh vực hoạt động của các tổ chức tín dụng. Kiểm toán nhà nước, có thể là kiểm toán độc lập tham gia vào giai đoạn kiểm soát này như khi họ kiểm tra đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của các tổ chức tín dụng nhằm mục đích kiểm toán theo Luật định. Thông thường, các báo cáo của giai đoạn kiểm soát cấp độ III được trình lên cấp cao nhất của các tổ chức tín dụng (Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc). Tóm lại Hoạt động kiểm soát hết sức quan trọng, hết sức cần thiết cho hệ thống các tổ chức tín dụng. Nếu có một hệ thống kiểm soát nội bộ tốt thì tạo điều kiện cho các tổ chức tín dụng hoạt động an toàn và hiệu quả. Hệ thống kiểm soát nội bộ phải được hiểu theo nghĩa rộng, tính bao quát như khái niệm đã được trình bày thì mới thấy hết được sự cần thiết của hệ thống kiểm soát nội bộ. 6/ Cơ cấu của hoạt động kiểm soát nội bộ các tổ chức tín dụng Từ những khái niệm trên đây có thể phân chia kiểm soát nội bộ các tổ chức tín dụng thành hai nhóm cấu thành: -Môi trường của kiểm soát nội bộ bao gồm tổ chức, các cơ chế, chính sách, các thể lệ, nghiệp vụ, các giải pháp, biện pháp thực hiện… -Hệ thống tổ chức và hoạt động kiểm soát nội bộ trong các tổ chức tín dụng. 6.1/ Môi trường kiểm soát Đó là toàn bộ mô hình tổ chức, các chủ trương, cơ chế, chính sách, biện pháp và các quy định về các quy trình nghiệp vụ của các tổ chức tín dụng. Thực hiện nghiêm túc các quy định về pháp luật, về quy trình nghiệp vụ được xem như là một nhóm hệ thống kiểm soát nội bộ quan trọng nhất nhằm đảm bảo cho việc thực hiện các mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ. Những mô hình tổ chức và cơ chế, chính sách của các tổ chức tín dụng bao gồm: -Luật các tổ chức tín dụng
19 -Mô hình tổ chức của các tổ chức tín dụng -Quy chế tổ chức và hoạt động của các đơn vị thuộc tổ chức bộ máy của các tổ chức tín dụng. -Các quy chế về công chức, cán bộ, nhân viên… -Các cơ chế, chính sách, các quy định nghiệp vụ về ngân hàng, kế toán, tài chính, các hoạt động dịch vụ có liên quan…. 6.2/ Hệ thống tổ chức và hoạt động kiểm soát nội bộ trong các tổ chức tín dụng Hệ thống tổ chức và hoạt động kiểm soát nội bộ thường được gắn liền với các quy trình nghiệp vụ, nó không tách rời khỏi các quy trình nghiệp vụ. Bất kỳ một quy trình một quy trình nghiệp vụ nào gắn liền với nó là một quy trình kiểm soát nội bộ. Các tổ chức tín dụng có bao nhiêu hoạt động thì gắn liền với nó là hệ thống kiểm soát nội bộ tương ứng. 7/ Những tiêu chuẩn của kiểm soát nội bộ đối với hoạt động dịch vụ tại các tổ chức tín dụng Những nguyên tắc cơ bản của một chế độ kiểm soát nội bộ các tổ chức tín dụng bao gồm: -Phân công công việc: Trong định mức giao dịch được phép thì không cá nhân nào trong đơn vị có khả năng hay được quyền hoàn thành một giao dịch. Mỗi giao dịch được hoàn thành ít nhất từ hai người cùng tham gia trở lên, mỗi người có trách nhiệm và quyền hạn khác nhau trong cơ cấu tổ chức. -Kiểm soát kép: Nguyên tắc này có mối liên quan chặt chẽ với nguyên tắc phân công công việc. Nguyên tắc này có mối liên quan chặt chẽ với nguyên tắc phân công công việc. Nguyên tắc này đảm bảo một giao dịch có hai người cùng tham gia, một người làm nhiệm vụ kiểm tra công việc của người kia. -Bảo vệ kết hợp: Nguyên tắc này chính là sự thực hiện công việc trước sự chứng kiến của một hay nhiều người khác.