Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý của trường Cao đẳng Tài chính - Hải Quan (2006-2015)

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:70

Thêm vào BST

Báo xấu

37
lượt xem 4
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Đề tài đưa ra một số mô hình về cơ cấu tổ chức quản lý của trường hiện nay để làm cơ sở đề xuất một vài giải pháp nhằm hoàn hiện công tác tổ chức quản lý ở trường. Trong bối cảnh hiện nay trường có thể phát triển thêm quy mô, vì vậy cần có sự chuẩn bị cả về mặt lý luận và thực tiễn giúp cho các nhà hoạch định chiến lược phát triển trường ở tầm cao hơn.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý của trường Cao đẳng Tài chính - Hải Quan (2006-2015)

BOÄ GIAÙO DUÏC VAØ ÑAØO TAÏO TRÖÔØNG ÑAÏI HOÏC KINH TEÁ TP.HOÀ CHÍ MINH NGUYEÃN NGOÏC HAÏNH MOÄT SOÁ GIAÛI PHAÙP HOAØN THIEÄN CÔ CAÁU TOÅ CHÖÙC QUAÛN LYÙ CUÛA TRÖÔØNG CAO ÑAÚNG TAØI CHÍNH - HAÛI QUAN ( 2006 – 2015 ) LUAÄN VAÊN THAÏC SÓ KINH TEÁ TP.HOÀ CHÍ MINH – NAÊM 2006
BOÄ GIAÙO DUÏC VAØ ÑAØO TAÏO TRÖÔØNG ÑAÏI HOÏC KINH TEÁ TP.HOÀ CHÍ MINH NGUYEÃN NGOÏC HAÏNH MOÄT SOÁ GIAÛI PHAÙP HOAØN THIEÄN CÔ CAÁU TOÅ CHÖÙC QUAÛN LYÙ CUÛA TRÖÔØNG CAO ÑAÚNG TAØI CHÍNH - HAÛI QUAN ( 2006 – 2015 ) CHUYEÂN NGAØNH: QUAÛN TRÒ KINH DOANH MAÕ SOÁ: 60.34.05 LUAÄN VAÊN THAÏC SÓ KINH TEÁ NGÖÔØI HÖÔÙNG DAÃN KHOA HOÏC TS. NGUYEÃN ÑÌNH LUAÄN TP.HOÀ CHÍ MINH – NAÊM 2006
MUÏC LUÏC Lôøi noùi ñaàu 1. Tính caáp thieát cuûa ñeà taøi 2. Muïc ñích nghieân cöùu 3. Phaïm vi nghieân cöùu 4. Phöông phaùp nghieân cöùu 5. Noïâi dung nghieân cöùu CHÖÔNG 1: LYÙ LUAÄN CHUNG VEÀ CÔ CAÁU TOÅ CHÖÙC QUAÛN LYÙ ....................6 1.1. Cô caáu toå chöùc quaûn lyù doanh nghieäp ..............................................................6 1.2. Vai troø cuûa cô caáu toå chöùc quaûn lyù vaø thöïc hieän nhieäm vuï cuûa doanh nghieäp 5 1.3. Caùc yeâu caàu cuûa moät cô caáu toå chöùc quaûn lyù .................................................10 1.4. Vaán ñeà hoaøn thieän cô caáu toå chöùc ..................................................................12 1.4.1. Quaù trình phaùt trieån cuûa toå chöùc, hoaøn thieän cô caáu toå chöùc ..................12 1.4.2.Hoaøn thieän cô caáu toå chöùc ñeå thöïc hieän chieán löôïc .................................17 1.4.3. Hoaøn thieän cô caáu toå chöùc ñeå thích öùng vôùi moâi tröôøng.........................17 CHÖÔNG 2: THÖÏC TRAÏNG CÔ CAÁU TOÅ CHÖÙC QUAÛN LYÙ ÔÛ TRÖÔØNG CAO ÑAÚNG TAØI CHÍNH – HAÛI QUAN THÔØI GIAN QUA ............................................19 2.1 Giôùi thieäu toång quan veà tröôøng Cao ñaúng Taøi chính – Haûi quan ...................19 2.2. Boái caûnh trong vaø ngoaøi nöôùc taùc ñoäng ñeán ñònh höôùng ñoåi môùi vaø phaùt trieån cuûa tröôøng ..............................................................................................................20 2.3. Muïc tieâu phaùt trieån cuûa tröôøng ñeán naêm 2015 ...............................................22 2.4. Keát quûa hoaït ñoäng cuûa tröôøng nhöõng naêm qua (2001 – 2006).......................25 2.5. Cô sôû vaát chaát vaø trang thieát bò phuïc vuï giaûng daïy, hoïc taäp ..........................28 2.6. Cô caáu toå chöùc quaûn lyù hieän taïi ......................................................................30 2.7. Nhaän xeùt, ñaùnh giaù veà thöïc traïng hoaït ñoäng cuûa nhaø tröôøng hieän nay ..........35 CHÖÔNG 3: MOÄT SOÁ GIAÛI PHAÙP HOAØN THIEÄN CÔ CAÁU TOÅ CHÖÙC QUAÛN LYÙ ÔÛ TRÖÔØNG TRONG THÔØI GIAN TÔÙI ...................................................................40 3.1 Quan ñieåm hoaøn thieän cô caáu toå chöùc quaûn lyù ...............................................40 3.2 Muïc tieâu cuûa giaûi phaùp hoaøn thieän cô caáu toå chöùc quaûn lyù ............................41 3.3 Noäi dung hoaøn thieän cô caáu toå chöùc quaûn lyù ôû tröôøng trong thôøi gian tôùi ......41 3.3.1. Giaûi phaùp veà chaát löôïng ñaøo taïo nhaèm naâng cao thöông hieäu ...............42 3.3.2. Giaûi phaùp veà cô caáu toå chöùc boä maùy quaûn lyù cuûa tröôøng .......................47 3.3.3. Giaûi phaùp veà boá trí nhaân söï.....................................................................52 3.3.4. Giaûi phaùp veà phaân phoái thu nhaäp vaø giöõ ngöôøi taøi .................................54 3.3.5. Xaây döïng vaên hoùa cuûa tröôøng.................................................................59 3.4 Moät soá kieán nghò .............................................................................................63 Keát luaän Danh saùch taøi lieäu tham khaûo Phuï luïc
Lôøi noùi ñaàu Tính caáp thieát cuûa ñeà taøi Tröôøng Cao ñaúng Taøi chính – Haûi quan ñöôïc thaønh laäp theo Quyeát ñònh soá 6641/QÑ-BGD&ÑT, ngaøy 22/11/2005 cuûa Boä giaùo duïc vaø ñaøo taïo treân cô sôû toå chöùc laïi tröôøng CÑ Taøi chính – Keá toaùn IV, Tröôøng CÑ Haûi Quan vaø Phaân vieän TP – Hoà Chí Minh thuoäc Hoïc vieän Taøi chính. Ñöùng ôû goùc ñoä quaûn trò thì baát kyø moät söï thay ñoåi veà maët toå chöùc khoâng ít thì nhieàu seõ bieán ñoäng moâi tröôøng sinh hoaït, aûnh höôûng ñeán taâm tö tình caûm cuûa moãi ngöôøi, chính vì vaäy böôùc ñi ban ñaàu cuûa tröôøng phaûi ñaët ra laø oån ñònh ñeå phaùt trieån, coù theå noùi raèng oån ñònh laø tieàn ñeà ñeå phaùt trieån, trong yeáu toá oån ñònh phaûi gaén lieàn vôùi yeáu toá phaùt trieån. Hoaït ñoäng cuûa caùc toå chöùc ñaøo taïo noùi chung, tröôøng Cao ñaúng Taøi chính – Haûi quan noùi rieâng, yeáu toá phaùt trieån phaûi ñöôïc ñaët trong moät boái caûnh: Thöïc teá xaõ hoäi ñang hình thaønh thò tröôøng ñaøo taïo vaø thò tröôøng naøy seõ phaùt trieån maïnh meõ hôn khi Vieät Nam gia nhaäp vaøo WTO, söï hoaït ñoäng cuûa nhaø tröôøng phaûi ñaët trong moät moâi tröôøng coù söï caïnh tranh khoác lieät. Tröôøng hieän nay ôû giai ñoaïn ñaàu thaønh laäp, coøn nhieàu vaán ñeà caàn nghieân cöùu veà cô caáu toå chöùc. Caàn xaùc ñònh ñöôïc vai troø cuûa tröôøng ñeå phaùt huy tieàm naêng saün coù vaø ñaùp öùng nhieäm vuï tröôøng trong giai ñoaïn hieän taïi vaø laâu daøi. Muïc ñích nghieân cöùu Vôùi tình hình treân, muïc ñích nghieân cöùu cuûa ñeà taøi laø: Töø thöïc traïng cuûa tröôøng Cao ñaúng Taøi chính – Haûi quan veà cô caáu toå chöùc quaûn lyù, tình hình hoaït ñoäng, phaân tích caùc nguyeân nhaân aûnh höôûng tôùi hoaït ñoäng cuûa tröôøng töø ñoù ñeà ra giaûi phaùp hoaøn thieän cô caáu toå chöùc quaûn lyù ñeå töøng böôùc xaây döïng tröôøng coù taàm côõ ôû caáp quoác gia vaø töøng böôùc ôû caáp quoác teá. Phaïm vi nghieân cöùu Ñeà taøi naøy chæ taäp trung nghieân cöùu cô caáu toå chöùc quaûn lyù qua tình hình hoaït ñoäng cuûa tröôøng, khoâng ñi saâu vaøo noäi dung quaûn lyù vaø caùc chöùc naêng quaûn lyù cuûa
tröôøng. Ñeà ra giaûi phaùp cô caáu toå chöùc quaûn lyù trong töông lai mang tính chaát chuû quan cuûa ngöôøi vieát ñeå laøm taøi lieäu nghieân cöùu phaùt trieån tröôøng trong giai ñoaïn tôùi. Chuùng toâi hoaøn toaøn khoâng coù tham voïng ñoåi môùi cô caáu toå chöùc quaûn lyù cuûa tröôøng. Phöông phaùp nghieân cöùu Treân cô sôû lyù thuyeát veà quaûn trò kinh doanh, taùc giaû söû duïng phöông phaùp toång hôïp, thoáng keâ vaø phaân tích. Trong quaù trình nghieân cöùu, caùc nguoàn soá lieäu ñöôïc thu thaäp töø caùc phoøng khoa cuûa tröôøng vaø söû duïng töø taøi lieäu cuûa caùc thoâng tin chính thöùc cuûa Nhaø nöôùc, caùc taøi lieäu nghieân cöùu cuûa caùc taùc giaû trong vaø ngoaøi nöôùc, vaø moät soá tö lieäu thu thaäp ñöôïc cuûa ngöôøi vieát. Noïâi dung nghieân cöùu Ñöa ra moät soá moâ hình veà cô caáu toå chöùc quaûn lyù cuûa tröôøng hieän nay ñeå laøm cô sôû ñeà xuaát moät vaøi giaûi phaùp nhaèm hoaøn hieän coâng taùc toå chöùc quaûn lyù ôû tröôøng. Trong boái caûnh hieän nay tröôøng coù theå phaùt trieån theâm quy moâ, vì vaäy caàn coù söï chuaån biï caû veà maët lyù luaän vaø thöïc tieãn giuùp cho caùc nhaø hoaïch ñònh chieán löôïc phaùt trieån tröôøng ôû taàm cao hôn. Caáu truùc luaän vaên, ngoaøi phaàn môû ñaàu, keát luaän vaø kieán nghò, luaän vaên goàm 3 chöông: • Chöông 1: Lyù luaän chung veà cô caáu toå chöùc quaûn lyù. • Chöông 2: Thöïc traïng cô caáu toå chöùc quaûn lyù ôû tröôøng Cao ñaúng Taøi chính – Haûi quan thôøi gian qua. • Chöông 3: Moät soá giaûi phaùp hoaøn thieän cô caáu toå chöùc quaûn lyù ôû tröôøng trong thôøi gian tôùi. Do thôøi gian coù haïn vaø söï hieåu bieát coøn haïn cheá neân luaän vaên khoù traùnh khoûi sai soùt. Raát mong nhaän ñöôïc yù kieán ñoùng goùp cuûa quùy thaày coâ giaùo vaø caùc ñoäc giaû ñeå luaän vaên ñaït chaát löôïng toát hôn.
CHÖÔNG 1 LYÙ LUAÄN CHUNG VEÀ CÔ CAÁU TOÅ CHÖÙC QUAÛN LYÙ 1.1. Cô caáu toå chöùc quaûn lyù doanh nghieäp Trong phaàn naøy chuùng ta seõ nghieân cöùu moät soá khaùi nieäm caên baûn veà cô caáu cuûa toå chöùc vaø xem xeùt caùc moâ hình cuûa cô caáu toå chöùc phoå bieán. Khaùi nieäm cô baûn veà cô caáu toå chöùc Theo Peter F. Drucker, cô caáu toå chöùc laø caùc quaù trình vaø caùc chöùc naêng trong moät toå chöùc, cuõng nhö caùc moái quan heä giöõa chuùng vôùi nhau. Hellriegel vaø Slocum thì cho raèng cô caáu toå chöùc laø moät heä thoáng chính thöùc cuûa caùc moái quan heä coâng vieäc, noù vöøa phaân chia, vöøa phoái hôïp caùc coâng vieäc vôùi nhau. Ñoái vôùi Jame Stoner vaø Edward Freeman, cô caáu toå chöùc laø söï saép xeáp vaø caùc moái quan heä laãn nhau cuûa caùc boä phaän hôïp thaønh vaø caùc vò trí trong toå chöùc. Töø caùc ñònh nghóa treân cho thaáy, tuyø caùc nhaø nghieân cöùu toå chöùc coù nhöõng caùch dieãn ñaït baèng töø ngöõ khaùc nhau, nhöng töïu trung hoï ñeàu thöøa nhaän moät ñieàu chung nhaát laø cô caáu toå chöùc bao goàm 3 yeáu toá cô baûn (chuùng toâi söû duïng tieáng Anh ñeå dieãn taû thaønh moâ hình 3S) laø: Thöù nhaát – Söï chuyeân moân hoaù (Specialization): ñöôïc hieåu nhö laø moät söï phaân chia caùc chöùc naêng, caùc coâng vieäc theo möùc ñoä chuyeân moân hoaù vaø phaân coâng lao ñoäng, töùc söï khaùc bieät theo chieàu ngang, soá taàng naác trong heä thoáng caáp baäc, töùc söï khaùc bieät theo chieàu doïc, vaø söï phaân chia caùc boä phaän theo ñòa giôùi, töùc söï khaùc bieät theo khoâng gian. Thöù hai – Möùc ñoä tieâu chuaån hoaù (Specialization): möùc ñoä maø moät toå chöùc söû duïng caùc quy taéc vaø nhöõng thuû tuïc chính thöùc ñeå höôùng daãn haønh vi cuûa toå chöùc vaø noù ñöôïc xem nhö laø moät coâng cuï phoái hôïp quan troïng. Thöù ba – Heä thoáng quyeàn haïn (System): laø heä thoáng quyeàn haïn chính thöùc cuûa toå chöùc, heä thoáng uyû quyeàn vaø phaân quyeàn, vaø heä thoáng ra quyeát ñònh cuûa toå chöùc. Ba thaønh toá treân seõ taïo cho cô caáu toå chöùc ba ñaëc tröng cô baûn sau:
Thöù nhaát – Tính phöùc taïp: hình thaønh do yeáu toá chuyeân moân hoùa vaø söï chuyeân bieät hoùa. Yeáu toá chuyeân moân hoùa vaø tieâu chuaån hoùa seõ taïo neân söï khaùc bieät theo chieàu doïc – heä thoáng caáp baäc, chieàu ngang - phaân coâng lao ñoäng vaø chuyeân moân hoùa, vaø theo khoâng gian – söï phaân taùn cuûa toå chöùc theo ñòa giôùi. Ñaây laø ba yeáu toá taïo neân söï phöùc taïp cuûa toå chöùc. Söï khaùc bieät theo chieàu doïc seõ taïo neân ñoä saâu cuûa cô caáu toå chöùc. Khi heä thoáng caáp baäc gia taêng thì seõ daãn ñeán söï khaùc bieät lôùn theo chieàu doïc, gia taêng söï phöùc taïp, thoâng tin coù theå boùp meùo, taïo neân söï phöùc taïp trong phoái hôïp giöõa nhaø quaûn lyù caáp cao vaø caáp thaáp, … Söï khaùc bieät giöõa caùc boä phaän bao goàm söï khaùc bieät giöõa caùc thaønh vieân vaø baûn chaát coâng vieäc ñöôïc thöïc hieän, veà giaùo duïc vaø ñaøo taïo, ngheà nghieäp vaø kyõ naêng chuyeân moân, … Töùc söï khaùc bieät do chuyeân moân hoùa, phaân coâng lao ñoäng vaø phaân hoùa. Muïc tieâu cuûa chuyeân moân hoùa vaø phaân coâng lao ñoäng cuøng phaân ban hoùa laø tính hieäu quaû cuûa toå chöùc. Tuy nhieân, neáu gia taêng söï khaùc bieät theo chieàu ngang seõ laøm cho cô caáu toå chöùc phöùc taïp vì noù yeâu caàu caùc bieän phaùp phoái hôïp vaø kieåm tra toán keùm. Söï phöùc taïp theo khoâng gian ñöôïc hieåu nhö laø möùc ñoä phaân taùn vò trí hoaït ñoäng cuûa moät toå chöùc theo ñòa giôùi, noù laø söï môû roäng möùc ñoä khaùc bieät theo caû chieàu doïc laãn chieàu ngang. Moät cô caáu toå chöùc caøng phöùc taïp theo khoâng gian thì noù caøng ñoøi hoûi nhöõng phöông tieän truyeàn thoâng, bieän phaùp phoái hôïp vaø coâng cuï kieåm tra hieäu quaû hôn. Thöù hai – Tính nghi thöùc hoùa: laø möùc ñoä maø caùc coâng vieäc ñöôïc chuaån möïc hoùa moät caùch chính thöùc. Möùc ñoä nghi thöùc hoùa caøng cao thì ñoøi hoûi tính kyõ luaät vaø söï phuïc tuøng caøng cao vaø tính saùng taïo ñoái vôùi coâng vieäc caøng thaáp. Nhöõng nghi thöùc, chuaån möïc naøy seõ ñieàu chænh haønh vi cuûa caùc thaønh vieân trong toå chöùc. Chuaån möïc ñeå höôùng ñeán caùc muïc tieâu ñaõ ñònh vaø duy trì tính kyõ luaät cuûa toå chöùc. Chuaån möïc hoùa laø coâng cuï phoái hôïp quan troïng vaø nghi thöùc hoùa cuõng laø yeáu toá taïo neân tính kinh teá cuûa caùc hoaït ñoäng. Tuy nhieân, möùc ñoä nghi thöùc hoaù caøng cao thì tính saùng taïo ñoái vôùi coâng vieäc caøng bò haïn cheá. 2
Thöù ba – Taäp trung hoùa: taäp trung hoùa (Centralization) laø möùc ñoä taäp trung vaø chuyeân quyeàn trong vieäc ra quyeát ñònh. Möùc ñoä taäp trung quyeàn löïc trong vieäc ra quyeát ñònh caøng cao thì söï taäp trung hoùa caøng cao, ngöôïc laïi neáu vieäc ra quyeát ñònh ñöôïc phaân caáp, phaân quyeàn thì möùc ñoä taäp trung hoaù cuûa toå chöùc laø thaáp, hay coøn goïi laø phi taäp trung hoùa. Giöõa tính chaát phöùc taïp vaø tính chaát nghi thöùc hoùa coù moái quan heä maät thieát – cô caáu toå chöùc phöùc taïp thì thöôøng ñöôïc phi taäp trung hoùa, ngöôïc laïi giöõa tính taäp trung hoùa vaø nghi thöùc hoùa khoâng coù moái quan heä roõ raøng. Nhieàu cuoäc nghieân cöùu ñaõ cho thaáy raèng moái quan heä giöõa quy moâ (ñoä lôùn) cuûa toå chöùc khoâng hoaøn toaøn aûnh höôûng ñeán moïi yeáu toá cuûa cô caáu toå chöùc, cuï theå, giöõa tính phöùc taïp cuûa cô caáu toå chöùc vaø quy moâ cuûa toå chöùc coù quan heä thuaän chieàu nhöng vôùi möùc ñoä giaûm daàn, coøn tính chaát taäp trung hoùa cuûa toå chöùc laïi giaûm daàn theo quy moâ. Ngöôïc laïi, gaàn 30 coâng trình nghieân cöùu hôn moät ngaøn toå chöùc khaùc nhau ñaõ cho thaáy tính chaát nghi thöùc hoùa cuûa moät toå chöùc coù moái quan heä cuøng chieàu raát chaët cheõ vôùi quy moâ cuûa toå chöùc. 1.2. Caùc moâ hình cô caáu toå chöùc phoå bieán Töø cuoái nhöõng naêm 1970, coù nhieàu cuoäc nghieân cöùu tìm nhöõng moâ hình phoå bieán cuûa cô caáu toå chöùc. Keát quaû cuûa nhöõng nghieân cöùu naøy cho thaáy tuyø cô caáu toå chöùc cuûa caùc toå chöùc raát ña daïng, nhöng töïu trung chuùng ñöôïc thieát keá xoay quanh moät soá moâ hình phoå bieán, vaø caùc nhaø nghieân cöùu ghi nhaän moät ñieàu quan troïng laø khoâng coù moâ hình naøo ñöôïc xem laø toát nhaát vaø phuø hôïp vôùi moïi hoaøn caûnh. Coù nhieàu caùch tieáp caän khaùc nhau trong vieäc phaân loaïi caùc moâ hình cô caáu toå chöùc. Theo Henry Minzberg coù 6 yeáu toá cô baûn caáu thaønh toå chöùc laø: (1) – boä phaän ñaàu naõo chieán löôïc (Stategic Apex), (2) – cô caáu kyõ thuaät (Technostructure), (3) – boä phaän hoaït ñoäng tröïc tieáp (Operating Core), (4) – tuyeán quaûn lyù trung gian (Middle line), (5)- boä phaän hoã trôï (Support Staff) vaø (6)- yù thöùc heä (Idiology), vaø coù 6 cô cheá phoái hôïp giöõa caùc boä phaän trong toå chöùc laø: (1)- giaùm saùt tröïc tieáp (Direct 3
Supervision), (2)- tieâu chuaån hoùa caùc quaù trình coâng vieäc (Standardization of Skill), (4) – tieâu chuaån hoùa caùc yeáu toá ñaàu ra (Standardization of Outputs), (5)- söï ñieàu chænh hoã töông caùc moái quan heä (Mutual Adjustment) vaø (6)- tieâu chuaån hoùa nhöõng quy taéc vaø chuaån möïc (Standardization of Norms). Döïa vaøo söï aûnh höôûng vöôït troäi cuûa caùc yeáu toá caáu thaønh cô baûn vaø caùc cô cheá phoái hôïp neâu treân, Henry Mintzberg phaân bieät 7 moâ hình cô caáu toå chöùc maø oâng goïi laø “hình daïng” (Configuration) cuûa toå chöùc laø: (1) – cô caáu toå chöùc theo daïng doanh nghieäp tö nhaân (Entrepreneurial) coù ñaàu naõo chieán löôïc laø yeáu toá troäi vaø cô cheá phoái hôïp laø giaùm saùt tröïc tieáp, (2)- cô caáu toå chöùc daïng maùy moùc (Machine) vôùi cô caáu kyõ thuaät laø yeáu toá troäi vaø cô cheá phoái hôïp laø tieâu chuaån hoùa caùc quy trình coâng vieäc, (3)- cô caáu toå chöùc daïng chuyeân nghieäp (Professional) vôùi ñoäi nguõ taùc nghieäp tröïc tieáp laø yeáu toá troäi vaø tieâu chuaån hoùa kyõ naêng laø cô caáu phoái hôïp, (4)- cô caáu toå chöùc ña daïng hoùa (Diversified) vôùi caáp quaûn lyù trung gian laø cô caáu troäi vaø tieâu chuaån hoùa caùc yeáu toá ñaàu ra laø cô caáu phoái hôïp, (5)- cô caáu toå chöùc ñoåi môùi (Innovative) vôùi boä phaän hoã trôï laø yeáu toá troäi vaø söï ñieàu chænh hoã töông caùc moái quan heä laø cô cheá phoái hôïp, (6)- toå chöùc daïng truyeàn giaùo (Missionary) vôùi yù thöùc heä laø tính troäi vaø tieâu chuaån hoùa caùc quy taéc, chuaån möïc laø cô cheá phoái hôïp, vaø (7)- toå chöùc daïng chính trò (Political) khoâng coù yeáu toá troäi vaø khoâng coù cô cheá phoái hôïp roõ raøng nhöng nhieàu yeáu toá ñöôïc phi taäp trung hoùa. Coøn Harold Koontz, Cyril Odonnell vaø Heiz Weihrich vaø nhieàu nhaø nghieân cöùu khaùc thì döïa vaøo caùc yeáu toá phaân loaïi coå ñieån nhö: theo soá löôïng nhaân vieân, theo chöùc naêng trong toå chöùc, theo ñòa dö, theo saûn phaåm, theo khaùch haøng, theo thò tröôøng, theo quy trình saûn xuaát hay thieát bò,… cuøng nhö cô cheá phoái hôïp ñeå phaân caùc cô caáu toå chöùc thaønh nhöõng moâ hình phoå bieán sau: (1) – moâ hình ñôn giaûn (töông töï nhö moâ hình doanh nghieäp tö nhaân cuûa Mintzberg), (2) – moâ hình chöùc naêng, (3) – 4
moâ hình daïng theo caùc ñôn vò, (4) – moâ hình ma traän, (5) – moâ hình ña coâng ty, vaø (6) – moâ hình maïng löôùi. Caùch phaân bieät caùc moâ hình cô caáu toå chöùc theo Mintzberg ñöôïc nhieàu nhaø lyù thuyeát veà toå chöùc thöøa nhaän. Noù cho pheùp chuùng ta nhaän daïng ñöôïc moät caùch roõ raøng cô caáu toå chöùc, caùc ñaëc tính cuûa cô caáu cuûa nhieàu loaïi hình cuûa toå chöùc nhö: toå chöùc vì lôïi nhuaän, toå chöùc phi lôïi nhuaän, toå chöùc chính phuû, … Tuy nhieân, caùch phaân loaïi naøy thieân veà lyù thuyeát veà haønh vi toå chöùc vaø khoâng cho chuùng ta thaáy ñöôïc söï tieán hoaù cuûa cô caáu toå chöùc. Do ñoù, cho ñeán nay, caùch phaân loaïi moâ hình cô caáu toå chöùc truyeàn thoáng vaãn ñöôïc söû duïng phoå bieán, ñaëc bieät laø söï xem xeùt söï tieán hoùa veà cô caáu toå chöùc. 1.2. Vai troø cuûa cô caáu toå chöùc quaûn lyù vaø thöïc hieän nhieäm vuï cuûa doanh nghieäp Trong phaàn naøy chuùng ta seõ xem xeùt söï taùc ñoäng hoã töông cuûa cô caáu toå chöùc vôùi caùc yeáu toá quyeát ñònh vieäc thöïc hieän nhieäm vuï cuûa toå chöùc. Coù nhieàu yeáu toá vi moâ aûnh höôûng tröïc tieáp ñeán vieäc thöïc hieän nhieäm vuï cuûa moät toå chöùc. Trong phaàn naøy chuùng ta chæ söï taùc ñoäng cuûa cô caáu toå chöùc ñoái vôùi moät soá yeáu toá ñaëc tröng nhaát laø: chieán löôïc cuûa toå chöùc, heä thoáng thoâng tin vaø cô cheá ra quyeát ñònh trong toå chöùc, vaán ñeà quaûn trò nguoàn nhaân löïc vaø cuoái cuøng laø vaên hoaù cuûa toå chöùc. 1.2.1. Cô caáu toå chöùc vaø chieán löôïc Quan heä giöõa chieán löôïc vaø cô caáu toå chöùc ñaõ ñöôïc Alfred Chandler nghieân cöùu vaøo nhöõng naêm 1960. OÂng ñaõ nghieân cöùu raát nhieàu doanh nghieäp lôùn vaø ñi ñeán keát luaän laø söï thay ñoåi chieán löôïc seõ daãn ñeán söï thay ñoåi veà cô caáu toå chöùc. Sau ñoù, nhieàu cuoäc nghieân cöùu nhaèm khaúng ñònh lyù thuyeát cuûa Chandler, trong ñoù coù Miles vaø Snow, Michael Porter, Danny Miller,… ñaõ cho thaáy coù moái quan heä maät thieát giöõa hai vaán ñeà treân. “Cô caáu toå chöùc phaûi theo chieán löôïc” cuõng ñaõ ñöôïc Peter Drucker khaúng ñònh vaø Tom Peter. Ngöôïc laïi, caùc nhaø lyù thuyeát vaø thöïc haønh veà 5
quaûn trò cuõng cho raèng cô caáu toå chöùc coù aûnh höôûng khoâng nhoû ñeán chieán löôïc. Tröôùc nhaát, cô caáu toå chöùc goùp phaàn xaùc ñònh chieán löôïc thoâng qua cô cheá ra quyeát ñònh töø caùc laõnh ñaïo caáp cao, ñieàu naøy ñaõ ñöôïc John B. Miner neâu baät trong taùc phaåm “ Theory of Organization Structure and Process”. Thöù hai, cô caáu toå chöùc quyeát ñònh vieäc thöïc hieän muïc tieâu vaø chieán löôïc cuûa toå chöùc. Thöïc vaäy, khi söï phöùc taïp cuûa cô caáu toå chöùc gia taêng coù theå xaûy ra tröôøng hôïp maø ngöôøi ñeà xuaát nhöõng quyeát ñònh lieân quan ñeán chieán löôïc maéc phaûi tính cuïc boä, thieáu taàm nhìn toång quaùt, caùc chieán löôïc thöôøng phaûi traûi qua nhieàu trôû ngaïi laøm cho noù keùm hieäu naêng, nhöõng haønh ñoäng chieán löôïc thöôøng laø keát quaû cuûa moät quaù trình thöông löôïng giöõa caùc theá löïc chính trò noäi boä, caùc nhaän thöùc veà chieán löôïc cuûa caùc taàng naác thuoäc heä thoáng quyeàn haønh theo caáp baäc seõ raát khaùc nhau vaø haäu quaû cuûa noù seõ laø söï suy yeáu trong hôïp löïc,… Ngoaøi ra, khi möùc ñoä nghi thöùc hoaù cuûa cô caáu toå chöùc gia taêng thì caùc quaù trình hình thaønh caùc quyeát ñònh chieán löôïc seõ laø keát quaû cuûa caùc haønh ñoäng ñaõ ñöôïc tieâu chuaån hoùa, thieáu söï nhaïy beùn trong tö duy vaø caùc chieán löôïc seõ thieáu söï saùng taïo. Maët khaùc khi möùc ñoä taäp trung hoùa cuûa cô caáu toå chöùc gia taêng thì quaù trính ra quyeát ñònh veà chieán löôïc seõ ñöôïc thöïc hieän bôûi moät soá ít ngöôøi chuyeân quyeàn, thieáu söï hôïp löïc veà trí tueä, ít saùng taïo, nhöõng haønh ñoäng chieán löôïc thöôøng laø keát quaû cuûa nhöõng löïa choïn hôïp lyù coù chuû ñònh neân coù theå cheäch höôùng so vôùi chieán löôïc ñaõ ñöôïc hoaïch ñònh, ñoâi khi nhöõng haïn cheá trong nhaän thöùc cuûa caùc nhaø quaûn trò caáp cao seõ laøm haïn cheá söï hieåu bieát veà quaù trình veà chieán löôïc. Toùm laïi, cô caáu toå chöùc coù taùc ñoäng raát lôùn ñeán quaù trình xaùc ñònh muïc tieâu, chieán löôïc toå chöùc, vaø quaù trình thöïc thi caùc chieán löôïc cuûa toå chöùc bò aûnh höôûng bôûi tính chaát phöùc taïp, tính chaát nghi thöùc vaø möùc ñoä taäp trung cuûa cô caáu toå chöùc. 1.2.2. Cô caáu toå chöùc vaø quaù trình ra quyeát ñònh Caùc nhaø lyù thuyeát quaûn trò phaân bieät nhieàu moâ hình ra quyeát ñònh. Vôùi tieáp caän heä thoáng, caùc quyeát ñònh ñöôïc choïn ôû moät caáp cuõng baét nguoàn töø nhöõng quyeát 6
ñònh cuûa caáp thaáp hôn vaø quaù trình ra quyeát ñònh bao giôø cuõng gaén lieàn vôùi quaù trình söû lyù thoâng tin qua töøng caáp. Do ñoù, cô caáu toå chöùc caøng phöùc taïp vaø caøng nhieàu nghi thöùc quan lieâu thì caùc quyeát ñònh ñöôïc thöïc hieän caøng chaäm, caùc quyeát ñònh caøng deã bò xa rôøi vôùi caùc chieán löôïc ñaõ ñöôïc vaïch ra. Vôùi tieáp caän cuûa moâ hình toå chöùc trong vieäc ra quyeát ñònh thì toå chöùc ñöôïc xem nhö laø moät heä thoáng ra quyeát ñònh. Töùc, caùc quyeát ñònh trong toå chöùc khoâng bao giôø mang tính caù nhaân maø noù mang tính taäp theå, ngay caû khi beân ngoaøi noù döôøng nhö mang tính chaát caù nhaân, caùc quyeát ñònh ñöôïc xuaát phaùt töø nhöõng quan heä doïc, quan heä ngang vaø cheùo trong toå chöùc vaø khi ngöôøi laõnh ñaïo caáp cao ra moät quyeát ñònh thì noù ñaõ ñöôïc hình thaønh töø moät loaït caùc quyeát ñònh nhoû vaø trung gian cuøng vôùi quaù trình xöû lyù thoâng tin qua caùc taàng naác naøy. Do ñoù, cô caáu toå chöùc caøng phöùc taïp, caøng naëng tính nghi thöùc thì quaù trình xöû lyù thoâng tin caøng phöùc taïp, thoâng tin caøng bò nhieàu meùo moù, aûnh höôûng ñeán quaù trình ra quyeát ñònh, cô caáu toå chöùc caøng phöùc taïp, caøng nhieàu nghi thöùc thì thì ngöôøi quaûn lyù caøng gaëp nhieàu ñieàu khoâng chaéc chaén trong vieäc choïn vaø thöïc hieän caùc quyeát ñònh. Vôùi tieáp caän cuûa moâ hình chính trò trong vieäc ra quyeát ñònh thì quaù trình ra quyeát ñònh laø quaù trình thöïc hieän caùc muïc tieâu vaø quyeàn lôïi cuûa nhöõng ngöôøi tham gia vaøo quaù trình naøy. Noùi khaùc ñi, nhöõng ngöôøi coù quyeàn löïc chi phoái toå chöùc seõ xaùc ñònh vaán ñeà, löïa choïn muïc tieâu vaø tìm giaûi phaùp. Caùc quyeát ñònh theo moâ hình naøy thöôøng laø keát quaû cuûa nhöõng ñieàu chænh nhoû, töøng böôùc vaø laø keát quaû cuûa söï nhaân nhöôïng cuûa caùc theá löïc. Caùc quyeát ñònh cuoái cuøng seõ laø söï toång hôïp caùc veùc tô theo nhieàu höôùng quyeàn löïc khaùc nhau. Vôùi moâ hình naøy, cô caáu toå chöùc caøng phöùc taïp, caøng nhieàu nghi thöùc vaø nhieàu nhoùm quyeàn löïc thì caùc quyeát ñònh ñöôïc thöïc hieän coù theå seõ taùch rôøi caùc muïc tieâu vaø chieán löôïc cuûa toå chöùc ñaõ ñöôïc xaùc ñònh. 7
Toùm laïi, tính hieäu quaû cuûa coâng taùc quaûn lyù, nhö lyù thuyeát ñònh löôïng ñaõ neâu, phuï thuoäc nhieàu vaøo quaù trình ra quyeát ñònh, baûn chaát cuûa caùc quyeát ñònh vaø tính ñuùng ñaén cuûa noù. Nhöõng yeáu toá naøy phuï thuoäc raát nhieàu vaøo cô caáu toå chöùc. 1.2.3. Cô caáu toå chöùc vaø vaán ñeà phaùt trieån nguoàn nhaân löïc Vôùi tieáp caän chieán löôïc trong quaûn trò, ñoái vôùi moät toå chöùc coù 3 yeáu toá quan troïng vaø chuùng coù taùc ñoäng hoã töông: (1) nhieäm vuï vaø chieán löôïc – laø laøm ñieàu gì? hay lyù do hieän höõu cuûa toå chöùc, (2) cô caáu toå chöùc – coâng vieäc ñoù ñöôïc laøm ôû ñaâu? vaø (3) chieán löôïc quaûn trò nguoàn nhaân löïc – ai laøm vieäc? Moät cô caáu toå chöùc phuø hôïp seõ goùp phaàn phaùt trieån nguoàn nhaân löïc – nhöõng ngöôøi thöïc thi caùc chieán löôïc vaø muïc tieâu cuûa toå chöùc. Trong moät cô caáu toå chöùc taäp trung quan lieâu haønh chính, nhöõng giao tieáp vaø quan heä caù nhaân coù xu höôùng giaûm thieåu, thieáu tính ñoàng ñoäi vì nhöõng moái quan heä quyeàn haønh vaø nghi thöùc seõ chi phoái haønh vi öùng xöû cuûa caùc thaønh vieân, tính cuïc boä trong toå chöùc seõ gia taêng do keát quaû cuûa söï phaân coâng lao ñoäng, söï phaân chia coâng vieäc vaø caùc boä phaän, maø haäu quaû cuûa noù seõ laøm giaûm khaû naêng tieáp xuùc vôùi thoâng tin beân ngoaøi, haønh vi öùng xöû cuûa caùc thaønh vieân trong toå chöùc ñaõ bò tha hoùa, laøm cho caùc thaønh vieân maát ñi tính chuû ñoäng, saùng taïo maø haäu quaû laø haïn cheá söï phaùt trieån trí tueä cuûa toå chöùc, caùc caáp quaûn trò trung gian khoâng coøn haønh xöû treân phaïm vi quyeàn haïn cuûa mình neân haïn cheá vieäc phaùt trieån kyõ naêng quaûn trò, caùc caáp döôùi chæ laø caùc caáp thöøa haønh thuaàn tuyù, khoâng caàn phaûi tö duy, daàn daàn taïo thaønh moät söùc yø, ngheà nghieäp khoâng phaùt trieån. Moät cô caáu toå chöùc chuyeân moân hoùa quaù saâu seõ gaây nhieàu trôû ngaïi cho vieäc ñaøo taïo ñeå chuyeån dòch cô caáu, khoâng coù moâi tröôøng thuaän lôïi cho vieäc ñaøo taïo quaûn trò caáp cao. Ñeå goùp phaàn thöïc hieän nhieäm vuï chieán löôïc vaø phaùt trieån nguoàn nhaân löïc – nguoàn tö baûn trí tueä cuûa toå chöùc, cô caáu toå chöùc phaûi ñöôïc xaây döïng theo höôùng: ñôn giaûn cô caáu toå chöùc, ñaëc bieät laø theo chieàu doïc, giaûm bôùt tính hình thöùc, ñoàng thôøi vôùi vieäc phaùt trieån caùc moái quan heä song phöông vaø quan heä cheùo, phi taäp trung hoùa vaø phaân 8
quyeàn trong ñieàu haønh, khôi daäy tinh thaàn doanh nhaân vôùi tö duy saùng taïo vaø haønh ñoäng nhanh choùng. 1.2.4. Cô caáu toå chöùc vaø vaên hoùa cuûa toå chöùc Ñeå ñieàu haønh moät toå chöùc coù theå döïa vaøo caùc hình thöùc ñieàu chænh haønh vi cuûa caùc thaønh vieân nhö sau: (1) ñieàu chænh chieán löôïc – döïa treân nhöõng muïc tieâu chung, caùc moái quan heä aûnh höôûng vaø söï thöông löôïng vôùi nhau ñeå coâng vieäc coù theå thöïc hieän ñöôïc, (2) ñieàu chænh baèng nghi thöùc (hình thöùc) – döïa treân nhöõng thuû tuïc, nhöõng quy ñònh chính thöùc, (3) ñieàu chænh vaên hoùa – laø taäp hôïp nhöõng giaù trò, chuaån möïc, cung caùch öùng xöû ñöôïc caùc thaønh vieân trong toå chöùc chia seû. Töø ñoù, vaên hoùa cuûa moät toå chöùc cuõng laø moät daïng thöùc ñieàu chænh haønh vi cuûa toå chöùc moät caùch coù hieäu quaû, vaø vaên hoùa toå chöùc ñoùng goùp raát lôùn trong vieäc phaùt trieån cuûa raát nhieàu toå chöùc, cuï theå laø cuûa caùc coâng ty Nhaät baûn vaø nhöõng coâng ty haøng ñaàu nöôùc Myõ ñaõ ñöôïc Tom Peters vaø Robert H. Waterman JR neâu trong taùc phaåm “In Search of Excellence”. Neáu taêng cöôøng caùc bieän phaùp ñieàu chænh vaên hoùa thì seõ giaûm thieåu ñöôïc yeâu caàu veà ñieàu chænh chieán löôïc cuõng nhö ñieàu chænh hình thöùc, vaø ngöôïc laïi. Cô caáu toå chöùc coù taùc ñoäng raát lôùn ñeán vaên hoùa toå chöùc. Cô caáu toå chöùc laø moät heä thoáng khung höôùng daãn haønh vi öùng xöû cuûa toå chöùc, ñeán löôït mình haønh vi cuûa toå chöùc seõ taùc ñoäng ñeán nhöõng nieàm tin, nhöõng giaù trò – laø nhöõng thaønh toá cô baûn ñeå taïo neân baûn saéc vaên hoùa. Moät cô caáu toå chöùc ñöôïc thieát laäp vôùi muïc tieâu höôùng ngoaïi vaø moät cô caáu toå chöùc mang tính chaát sinh hoùa (Organic) seõ taïo neân moät baûn saéc vaên hoùa cuûa toå chöùc naêng ñoäng, ít cuïc boä vaø thuaàn nhaát do ít coù söï khaùc bieät trong caùc vaên hoùa nhoùm (Subculture), deã daøng chaáp nhaän vaø nhanh choùng thích nghi vôùi nhöõng thay ñoåi, vì coù nieàm tin vaøo nhöõng chieàu höôùng toát, … Moät cô caáu toå chöùc phöùc taïp, haønh chính taäp trung quan lieâu, mang tính chaát cô hoïc (Mechanistic) vaø höôùng noäi seõ coù xu höôùng taïo neân moät baûn saéc vaên hoùa ñoâng cöùng, thöôøng phaûn öùng tröôùc nhöõng thay ñoåi, ngay caû nhöõng thay ñoåi theo chieàu höôùng toát, naëng tính 9
cuïc boä, ñòa phöông vì coù nhieàu khaùc bieät giöõa caùc boä phaän vaø nhieàu loaïi vaên hoùa nhoùm, caâu neä vaø coù xu höôùng ñoái phoù, thuû theá trong quan heä giao tieáp, ít gaàn guûi vaø khoâng phuïc vuï toát khaùch haøng, … Toùm laïi, cô caáu toå chöùc ñoùng vai troø quan troïng trong vieäc thöïc hieän nhieäm vuï cuûa moät toå chöùc do nhöõng aûnh höôûng tröïc tieáp cuûa caùc thuoäc tính cuûa noù ñeán vieäc hoaïch ñònh vaø thöïc hieän chieán löôïc, ñeán cô cheá phoái hôïp maø ñaëc bieät laø quaù trình ra quyeát ñònh vaø xöû lyù thoâng tin, ñeán vieäc phaùt trieån nguoàn nhaân löïc vaø ñeán baûn saéc vaên hoùa cuûa moät toå chöùc – laø nhöõng thaønh toá quan troïng taïo neân söï thaønh baïi cuûa moät toå chöùc. 1.3. Caùc yeâu caàu cuûa moät cô caáu toå chöùc quaûn lyù Xuaát phaùt töø taàm quan troïng cuûa cô caáu toå chöùc ngaønh trong vieäc thöïc hieän nhieäm vuï cuûa toå chöùc, thì vieäc xaùc ñònh caùc yeâu caàu cô baûn cuûa moät cô caáu toå chöùc phaûi ñaït ñöôïc coù yù nghóa quan troïng, noù laø luaän cöù cho vieäc cô caáu toå chöùc. Caùc yeâu caàu cô baûn cuûa moät cô caáu toå chöùc phaûi thoaû maõn ôû ñaây ñöôïc xeùt töø hai goùc ñoä – moâi tröôøng beân ngoaøi vaø caùc ñieàu kieän beân trong cuûa moät toå chöùc. 1.3.1. Cô caáu toå chöùc quaûn lyù vaø moâi tröôøng beân ngoaøi Moâi tröôøng beân ngoaøi laø nôi cung caáp caùc nguoàn löïc vaø nôi taïo ra caùc yeáu toá baát ñònh cho moät toå chöùc. Töø ñoù, cô caáu toå chöùc cuûa moät toå chöùc phaûi thoaû maõn caùc yeâu caàu ñoøi hoûi cuûa moâi tröôøng beân ngoaøi. Nghóa laø, tuyø theo caùc yeáu toá cuûa moâi tröôøng toång quaùt nhö moâi tröôøng kinh teá, moâi tröôøng vaên hoùa – xaõ hoäi, moâi tröôøng khoa hoïc vaø coâng ngheä, moâi tröôøng daân soá, moâi tröôøng chính trò – phaùp luaät…, vaø moâi tröôøng ngaønh nhö ngöôøi baùn, ngöôøi mua, ñoái thuû caïnh tranh… maø cô caáu toå chöùc phaûi ñaùp öùng ñeå moät toå chöùc coù theå phaùt trieån beàn vöõng. Ngoaøi ra, cô caáu toå chöùc phaûi coù khaû naêng thích öùng, ñieàu chænh ñeå phuø hôïp vôùi nhöõng bieán ñoäng cuûa moâi tröôøng. Töùc, ñoái vôùi moâi tröôøng tónh taïi, moâi tröôøng thay ñoåi hoaëc moâi tröôøng thay 10
ñoåi nhanh, ñoät bieán, khoù löôøng… thì cô caáu toå chöùc cuûa caùc toå chöùc hoaït ñoäng trong caùc moâi tröôøng ñoù phaûi khaùc nhau, neáu caùc ñieàu kieän khaùc khoâng thay ñoåi. 1.3.2. Cô caáu toå chöùc quaûn lyù vaø moâi tröôøng beân trong Neáu cô caáu toå chöùc cuûa moät toå chöùc ñöôïc xem nhö laø moät “lôùp ñeäm” ñeå moät toå chöùc thích öùng vôùi caùc yeáu toá beân trong cuûa moät toå chöùc phaùt huy toát nhaát vai troø cuûa mình trong moái quan heä höõu cô giöõa caùc yeáu toá beân trong ñoù. Cuï theå: 1.3.2.1. Ñoái vôùi moät toå chöùc Thöù nhaát, cô caáu toå chöùc phaûi taïo ñöôïc moâi tröôøng vaø nhöõng ñieàu kieän ñeå töøng boä phaän, töøng thaønh vieân trong toå chöùc ñoù phaùt huy toát nhaát theá maïnh, tính naêng ñoäng vaø saùng taïo cuûa mình theo nguyeân taéc gaén lieàn vôùi muïc tieâu – töùc vieäc phaân coâng lao ñoäng ñaït ñöôïc hieäu quaû toát nhaát, Thöù hai, moät cô caáu toå chöùc hieäu quaû laø moät cô caáu taïo ñöôïc söï phoái hôïp toát nhaát giöõa caùc boä phaän vôùi nhöõng coá gaéng vaø chi phí thaáp nhaát, nghóa laø taïo ñöôïc söùc maïnh toång hôïp (synergy) trong vieäc phoái hôïp giöõa caùc boä phaän trong moät cô caáu, caùc nguoàn löïc cuûa toå chöùc khoâng bò phaân boá truøng laäp vaø ñöôïc söû duïng moät caùch coù hieäu quaû nhaát. Thöù ba, cô caáu toå chöùc phaûi ñaûm ñöôïc yeâu caàu cuûa moät cô cheá ra quyeát ñònh coù hieäu quaû, nghóa laø nôi ra quyeát ñònh phaûi gaàn ñeán möùc coù theå ñaït ñöôïc vôùi nôi phaùt sinh vaán ñeà caàn giaûi quyeát, ñeå coâng vieäc ñöôïc thöïc hieän moät caùch nhanh nhaát. Thöù tö, cô caáu toå chöùc phaûi taïo ñöôïc moâi tröôøng thuaän lôïi cho caùc luoàng thoâng tin theo chieàu doïc, ngang vaø cheùo ñöôïc phaùt trieån thuaän lôïi nhaát, noù vöøa giuùp cho söï phoái hôïp toát giöõa caùc thaønh vieân trong boä phaän, giöõa caùc boä phaän chöùc naêng vôùi nhau, giöõa caùc caáp khaùc nhau trong heä thoáng quaûn lyù cuûa toå chöùc, vöøa giuùp cho nhaø quaûn lyù kieåm tra, kieåm soaùt ñöôïc hoaït ñoäng cuûa toå chöùc, 11
Hôn nöõa, cô caáu toå chöùc phaûi thuùc ñaåy caùc thaønh vieân trong töøng boä phaän, caùc boä phaän khaùc nhau trong cô caáu toå chöùc coù theå caïnh tranh noäi boä ñeå khoâng ngöøng hoïc taäp, hoaøn thieän vaø phaùt trieån. Ngoaøi ra, cô caáu toå chöùc phaûi vöøa ñaûm baûo ñöôïc tính thoáng nhaát chæ huy, vöøa ñaûm baûo ñöôïc söï linh hoaït, chuû ñoäng cuûa caùc thaønh vieân ñeå phaùt huy moät caùch toát nhaát cô cheá daân chuû taäp trung cuûa moät toå chöùc. Cuoái cuøng, cô caáu toå chöùc phaûi ñaûm baûo ñöôïc tính meàm deûo, linh hoaït ñeå coù theå ñaùp öùng moät caùch nhaïy caûm nhaát ñoái vôùi nhöõng thay ñoåi cuûa moâi tröôøng. 1.4. Vaán ñeà hoaøn thieän cô caáu toå chöùc 1.4.1. Quaù trình phaùt trieån cuûa toå chöùc, hoaøn thieän cô caáu toå chöùc Nhö moät cô theå soáng, caùc toå chöùc cuõng coù voøng ñôøi cuûa noù. Danny Miller vaø Peter Friesen, sau khi nghieân cöùu quaù trình phaùt trieån cuûa nhieàu coâng ty trong moät thôøi gian daøi, ñaõ ñöa ra moâ hình voøng ñôøi cuûa moät toå chöùc bao goàm 5 giai ñoaïn: (1) – giai ñoaïn môùi sinh ra – laø giai ñoaïn maø toå chöùc coøn nhoû, treû, cô caáu khoâng roõ raøng, ñang coá gaéng oån ñònh baèng nhöõng noã löïc hoaøn thieän saûn phaåm, (2) – giai ñoaïn taêng tröôûng – laø giai ñoaïn toå chöùc phaùt trieån nhanh choùng vôùi cô caáu toå chöùc chính thöùc hôn vaø thöôøng theo daïng chöùc naêng, (3) – giai ñoaïn tröôûng thaønh – laø giai ñoaïn maø toå chöùc oån ñònh, hoaït ñoäng coù hieäu quaû, coù nhöõng cô caáu toå chöùc quan lieâu hôn vaø ít hoaøn thieän hôn, (4) – giai ñoaïn suy thoaùi – laø giai ñoaïn maø söï phaùt trieån cuûa toå chöùc laø aâm, vaø (5) – giai ñoaïn hoài sinh – laø giai ñoaïn maø toå chöùc söû duïng cô caáu toå chöùc daïng phaân ban vaø theå hieän hoaøn thieän ôû möùc ñoä cao hôn. Ngoaøi ra, caùc nghieân cöùu cuûa Miller vaø Friensen coøn cho thaáy raèng moät toå chöùc khoâng nhaát thieát phaûi traûi qua caùc giai ñoaïn theo thöù töï treân. Trong quaù trình traûi qua caùc giai ñoaïn cuûa chu kyø soáng, caùc toå chöùc phaûi hoaøn thieän cô caáu toå chöùc cuûa mình cho phuø hôïp ñeå hoaït ñoäng coù hieäu quaû. Moâ hình hoaøn thieän cô caáu toå chöùc tuyø thuoäc vaøo caùc giai ñoaïn phaùt trieån cuûa toå chöùc ñaõ ñöôïc 12
Larry Greiner phaùt trieån. ÔÛ giai ñoaïn môùi sinh ra, caùc toå chöùc thöôøng coù cô caáu toå chöùc theo moâ hình ñôn giaûn vaø taäp trung hoaù quyeàn löïc vaøo tay ngöôøi chuû doanh nghieäp, toå chöùc luoân luoân hoaøn thieän vaø raát taùo baïo trong vieäc tìm caùc lôïi theá caïnh tranh. Tuy nhieân, trong quaù trình phaùt trieån thoâng qua nhöõng hoaït ñoäng saùng taïo, toå chöùc seõ gaëp phaûi nhöõng khuûng hoaûng laõnh ñaïo do caùc yeâu caàu veà kyõ naêng quaûn lyù. ÔÛ giai ñoaïn phaùt trieån, sau khi ñaõ traûi qua nhöõng giai ñoaïn khuûng hoaûng laõnh ñaïo, toå chöùc seõ phaùt trieån theo moät ñònh höôùng roõ reät, cô caáu toå chöùc seõ ñöôïc thieát laäp moät caùch chính thöùc vôùi nhöõng quy taéc, chuaån möïc, heä thoáng hoaù vaø chuyeân moân hoùa. Tuy nhieân, trong quaù trình phaùt trieån naøy, caùc toå chöùc thöôøng gaëp phaûi nhöõng khuûng hoaûng veà tính töï chuû do caùc cô caáu toå chöùc daïng cô hoïc taïo neân. Ñeå tieáp tuïc phaùt trieån, caùc toå chöùc phaûi vöôït qua khuûng hoaûng naøy baèng vieäc hoaøn thieän cô caáu toå chöùc theo höôùng phaân caáp, phaân quyeàn. ÔÛ giai ñoaïn tröôûng thaønh, caùc toå chöùc thöôøng gaëp nhöõng khuûng hoaûng trong hoaït ñoäng kieåm soaùt do keát quaû cuûa quaù trình phaân caáp, phaân quyeàn. Ñeå vöôït qua giai ñoaïn khuûng hoaûng naøy caùc toå chöùc phaûi thay ñoåi cô caáu toå chöùc theo höôùng taêng cöôøng söï phoái hôïp döôùi daïng caùc nhoùm coâng taùc, nhoùm döï aùn,… ÔÛ giai ñoaïn hoài sinh, caùc toå chöùc thöôøng gaëp phaûi nhöõng khuûng hoaûng vì nhöõng thuû tuïc röôøm raø xuaát phaùt töø nhöõng cô caáu toå chöùc coi troïng söï phoái hôïp. Caùc toå chöùc seõ vöôït qua giai ñoaïn naøy vaø phaùt trieån thoâng qua söï coäng taùc giöõa caùc thaønh vieân. Tuy nhieân, trong quaù trình phaùt trieån tieáp theo, caùc toå chöùc seõ gaëp phaûi nhöõng khuûng hoaûng do baûo hoaø veà taâm lyù, töùc caùc thaønh vieân caûm thaáy söùc löïc cuûa hoï bò caïn kieät bôûi söï boái roái vaø öùc cheá taâm lyù do cô caáu toå chöùc ñöôïc thieát keá theo daïng toå coâng taùc ñoøi hoûi phaûi ñaûm baûo ñoàng thôøi hai yeâu caàu laø kieåm soaùt theo moät cô caáu toå chöùc daïng cô hoïc, nhöng phaûi linh hoaït theo moät cô caáu toå chöùc daïng sinh hoïc. 13
Cô caáu toå chöùc daïng sinh Giai ñoaïn hoài sinh hoïc, toå ñoäi coâng taùc, heä thoáng quyeàn haønh 2 chieàu Phaùt trieån Khuûng thoâng qua hoaûng do Cô caáu toå chöùc daïng cô quùa trình baõo hoaø hoïc, ma traän vaø heä hôïp taùc taâm lyù thoáng kieåm tra theo döï ù Giai ñoaïn tröôûng thaønh Cô caáu toå chöùc Khuûng daïng cô hoïc, Coù Phaùt trieån hoaûng do thuû boä maùy kieåm tra thoâng qua tuïc röôøm raø chính thöùc söï phoái hôïp Suy thoaùi Giai ñoaïn phaùt trieån Phaùt trieån Khuûng Cô caáu toå chöùc daïng sinh thoâng qua hoaûng hoïc, phi taäp trung hoùa söï phaân caáp kieåm soaùt Suy thoaùi Giai ñoaïn sô sinh Cô caáu toå chöùc Phaùt trieån Khuûng daïng cô hoïc, quyeàn thoâng qua hoaûng do haønh thöù baäc theo söï ñònh khaû naêng töï chuyeân moân hoùa höôùng chuû Suy thoaùi Phaùt trieån Khuûng thoâng qua hoaûng do saùng taïo laõnh ñaïo Suy thoaùi Cô caáu toå chöùc daïng sinh hoïc khoâng coù kieåm soaùt MOÂ HÌNH PHAÙT TRIEÅN TOÅ CHÖÙC 14
Theo tieán só Anne Drumaux, giaùo sö tröôøng thöông maïi Solvay, cô caáu toå chöùc luoân luoân thay ñoåi moät caùch ña daïng cuøng vôùi söï phaùt trieån cuûa toå chöùc. Cuï theå, nhö toå chöùc môùi ñöôïc thieát laäp, noù thöôøng coù moät cô caáu toå chöùc daïng ñôn nhaát (coøn goïi laø daïng maët trôøi), töùc ngöôøi chuû doanh nghieäp thöïc hieän caùc chöùc naêng quaûn lyù moät caùch taäp trung. Trong quaù trình phaùt trieån, töøng thôøi kyø, toå chöùc seõ traûi qua moät quaù trình hoaøn thieän cô caáu toå chöùc vôùi caùc moâ hình cô caáu toå chöùc daïng chöùc naêng ñôn giaûn, daïng ña phaân ban, ma traän, maïng löôùi,… Moâ hình toång quaùt cuûa quaù trình tieán hoùa veà cô caáu toå chöùc cuûa moät doanh nghieäp töø giai ñoaïn môùi xuaát hieân cho ñeán khi trôû thaønh toå chöùc ña quoác gia hay toaøn caàu ñöôïc moâ taû trong sô ñoà: Moâ hình toång quaùt veà söï tieán hoaù cuûa cô caáu toå chöùc ( Trang 16 ). 15