Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Nhận diện và quản lý chi phí chất lượng cho công ty TNHH Guyomarc’h VN

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:93

Thêm vào BST

Báo xấu

27
lượt xem 4
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Luận văn nhằm tìm hiểu khái niệm chi phí chất lượng dưới góc độ kế toán và những vấn đề liên quan đến chi phí này trong doanh nghiệp, nhận diện chi phí chất lượng và các đề xuất để nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý chi phí tại doanh nghiệp. Mời các bạn tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Nhận diện và quản lý chi phí chất lượng cho công ty TNHH Guyomarc’h VN

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HCM ---------------- NGUYỄN THỊ KIM LOAN NHẬN DIỆN VÀ QUẢN LÝ CHI PHÍ CHẤT LƯỢNG CHO CÔNG TY TNHH GUYOMARC’H VN Chuyên ngành: Kế toán Mã số: 60LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ TP. Hồ Chí Minh – Năm 2013
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HCM ---------------- NGUYỄN THỊ KIM LOAN PHỤ LỤC BÌA NHẬN DIỆN VÀ QUẢN LÝ CHI PHÍ CHẤT LƯỢNG CHO CÔNG TY TNHH GUYOMARC’H VN Chuyên ngành: Kế toán Mã số: 60340301 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS PHẠM VĂN DƯỢC TP. Hồ Chí Minh – Năm 2013
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn là kết quả nghiên cứu của riêng tôi, không sao chép của ai. Nội dung luận văn có tham khảo và sử dụng các tài liệu, thông tin được đăng tải trên các tác phẩm, tạp chí và các trang web theo danh mục tài liệu tham khảo của luận văn. Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 19 tháng 9 năm 2013 Tác giả Nguyễn Thị Kim Loan
-i- MỤC LỤC Trang phụ bìa Lời cam đoan Mục lục Danh mục các bảng biểu Danh mục các hình vẽ MỞ ĐẦU ....................................................................................................................... 1 1. Đặt vấn đề .................................................................................................................. 1 2. Mục tiêu nghiên cứu .................................................................................................. 1 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu ............................................................................. 2 4. Phƣơng pháp nghiên cứu ........................................................................................... 2 5. Kết cấu của luận văn ................................................................................................. 2 CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CHI PHÍ CHẤT LƢỢNG ........................................ 3 1.1 Chi phí chất lƣợng ................................................................................................... 3 1.1.1 Sự ra đời của khái niệm chi phí chất lƣợng...................................................... 3 1.1.2 Khái niệm, phân loại chi phí chất lƣợng .......................................................... 3 1.1.2.1 Khái niệm ................................................................................................... 4 1.1.2.2 Phân loại ..................................................................................................... 5 1.2 Lợi ích và trách nhiệm kiểm soát chi phí chất lƣợng trong doanh nghiệp .............. 8 1.2.1 Lợi ích của việc kiểm soát chi phí chất lƣợng.................................................. 8 1.2.2 Trách nhiệm kiểm soát chi phí chất lƣợng ....................................................... 9 1.3 Các vấn đề liên quan đến chi phí chất lƣợng ........................................................ 10
- ii - 1.3.1 Hệ thống quản lý chất lƣợng ISO 9000 và chi phí chất lƣợng ....................... 10 1.3.2 Sử dụng chi phí chất lƣợng cho mục tiêu cải tiến chất lƣợng ........................ 13 1.3.2.1 Xác định cơ cấu chi phí chất lƣợng trong tổng chi phí chất lƣợng:......... 13 1.3.2.2 Sử dụng phƣơng pháp phân tích Pareto để xác định các nguyên nhân chính của mỗi loại chi phí chất lƣợng .................................................................. 14 1.3.2.3 Sử dụng kỹ thuật “5 whys” để xác định nguồn gốc cho mỗi nguyên nhân chính tìm đƣợc từ bƣớc phân tích Pareto .................................................... 14 1.3.3 Các tổ chức thƣờng không sử dụng chi phí chất lƣợng hiệu quả ................... 15 1.4 Các nghiên cứu liên quan tới chi phí chất lƣợng ................................................... 16 1.4.1 Các mô hình chi phí chất lƣợng ..................................................................... 16 1.4.1.1 Mô hình chi phí chất lƣợng truyền thống ................................................ 16 1.4.1.2 Mô hình chi phí chất lƣợng hiện đại ........................................................ 18 1.4.2 Các nghiên cứu khác ...................................................................................... 18 Kết luận chƣơng 1 ....................................................................................................... 19 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ CHI PHÍ CHẤT LƢỢNG ....................... 21 TẠI DOANH NGHIỆP ............................................................................................... 21 2.1 Giới thiệu về công ty TNHH Guyomarc'h Việt Nam và hệ thống quản lý chất lƣợng tại công ty .......................................................................................................... 21 2.1.1 Giới thiệu về công ty TNHH Guyomarc'h Việt Nam..................................... 21 2.1.2 Mục tiêu hoạt động của công ty ..................................................................... 21 2.1.3 Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý của công ty .............................................. 22 2.1.4 Đặc điểm của hệ thống kế toán tại doanh nghiệp ........................................... 27 2.1.5 Hệ thống quản lý chất lƣợng tại công ty ....................................................... 28
- iii - 2.1.5.1 Về chính sách chất lƣợng tại công ty ....................................................... 28 2.1.5.2 Mối quan hệ giữa hệ thống quản lý chất lƣợng với kiểm soát chi phí chất lƣợng tại công ty:.......................................................................................... 28 2.2 Thực trạng chi phí chất lƣợng tại công ty TNHH Guyomarc'h VN ...................... 29 2.2.1 Khảo sát sự hiểu biết về chi phí chất lƣợng tại công ty ................................. 29 2.2.2 Phân tích hoạt động, quy trình sản xuất công ty để đánh giá chung về chi phí chất lƣợng tại công ty. ....................................................................................... 33 2.2.2.1 Hoạt động thu mua ................................................................................... 34 2.2.2.2 Hoạt động sản xuất................................................................................... 36 2.2.3 Nhận diện chi phí chất lƣợng trong hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty ..................................................................................................................... 39 Kết luận chƣơng 2 ....................................................................................................... 52 CHƢƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VẬN DỤNG CHI PHÍ CHẤT LƢỢNG TẠI DOANH NGHIỆP ....................................................................................................... 54 3.1 Quan điểm vận dụng.............................................................................................. 54 3.2 Nhận diện chi phí chất lƣợng tại công ty .............................................................. 55 3.2.1 Nhận diện chi phí chất lƣợng theo từng bộ phận ........................................... 55 3.2.1.1 Bộ phận thu mua ...................................................................................... 55 3.2.1.2 Bộ phận sản xuất ...................................................................................... 56 3.2.1.3 Phòng chất lƣợng và bộ phận KCS .......................................................... 57 3.2.1.4 Bộ phận kho ............................................................................................. 59 3.2.1.5 Bộ phận nhân sự ....................................................................................... 59 3.2.2 Nhận diện chi phí chất lƣợng theo nội dung .................................................. 61
- iv - 3.2.2.1 Chi phí phòng ngừa .................................................................................. 61 3.2.2.2 Chi phí đánh giá ....................................................................................... 61 3.2.2.3 Chi phí sai hỏng bên trong ....................................................................... 62 3.2.2.4 Chi phí sai hỏng bên ngoài....................................................................... 62 3.2.3 Đối với việc ghi chép chi phí chất lƣợng ....................................................... 63 3.3 Một số kiến nghị .................................................................................................... 67 3.3.1 Nâng cao nhận thức cán bộ công nhân viên đối với chi phí chất lƣợng ........ 67 3.3.2 Nâng cao hiệu quả kiểm soát chi phí chất lƣợng tại doanh nghiệp ................ 68 Kết luận chƣơng 3 ....................................................................................................... 69 Kết luận ....................................................................................................................... 70 TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................................................... 71 PHỤ LỤC .................................................................................................................... 73 Phụ lục 1: Bảng phân loại chi phí chất lƣợng (Theo Campanella. 1999) ................... 73 Phụ lục 1.1: Phân loại cho chi phí phòng ngừa ....................................................... 74 Phụ lục 1.2: Phân loại cho chi phí đánh giá ............................................................ 75 Phụ lục 1.3: Phân loại cho chi phí sai hỏng bên trong ............................................ 76 Phụ lục 1.4: Phân loại cho chi phí sai hỏng bên ngoài ............................................ 77 Phụ lục 02: Trích hệ thống tài khoản kế toán đang sử dụng tại doanh nghiệp ........... 78 Phụ lục 03: Bảng câu hỏi ............................................................................................. 80
-v- DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 2.1: Kết quả phân tích tình hình nguyên liệu không đạt và trả về hàng tháng Bảng 2.2 Tổng hợp theo dõi thành phẩm tái chế theo nguyên nhân từ T7/2011- T6/2012 (Kg) Bảng 2.3 Theo dõi khối lƣợng và giá trị hao hụt theo thời gian Bảng 2.4: Theo dõi tiêu thụ năng lƣợng theo thời gian Bảng 2.5: Phân tích tình hình phản ánh của khách hàng và khối lƣợng hàng bán bị trả lại ĐVT (Kg)
- vi - DANH MỤC HÌNH VẼ Hình 2.1: Sơ đồ bộ máy tổ chức tại công ty TNHH Guyomarc’h VN Hình 2.2: Mô tả hoạt động xét duyệt thu mua theo quy trình do công ty ban hành Hình 2.3: Sơ đồ mô tả quy trình sản xuất thức ăn gia súc tại côngty
-1- MỞ ĐẦU 1. Đặt vấn đề Sau giai đoạn phát triển kinh tế khá ổn định nền kinh tế thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng đang phải đối với những vấn đề lớn từ suy thoái kinh tế mang tính toàn cầu ngày càng lan rộng tác động tới nhiều lĩnh vực, ngành nghề. Đối mặt với giai đoạn khủng hoảng, các doanh nghiệp lựa chọn cho mình nhiều giải pháp để duy trì hoạt động hòng tìm cơ hội vƣợt qua giai đoạn khó khăn. Những biện pháp truyền thống đƣợc nhiều doanh nghiệp sử dụng là cắt giảm hàng loạt chi phí từ sa thải nhân viên, tái cơ cấu khách hàng, tìm các nguồn cung giá rẻ thay thế và thậm chí là cắt giảm tiêu chuẩn chất lƣợng của sản phẩm dịch vụ. Tuy nhiên, có một khu vực chi phí đƣợc đánh giá là có rất nhiều tiềm năng để cắt giảm nhằm tinh gọn bộ máy sản xuất kinh doanh nhƣng hầu nhƣ nhiều doanh nghiệp lại chƣa có sự quan tâm thích đáng. Khu vực đó chính là quản lý chi phí chất lƣợng. Khái niệm chi phí chất lƣợng này thƣờng đƣợc biết tới liên quan đến hoạt động quản trị chất lƣợng trong doanh nghiệp. Một số nghiên cứu đã đƣợc thực hiện liên quan đến chi phí chất lƣợng và hoàn thiện hệ thống quản lý chất lƣợng ISO 9001 nhƣ “Hoàn thiện hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại công ty cổ phần Xây dựng-Cơ khí Tân Bình Tanimex”, (2011), luận văn thạc sỹ của Trƣơng Nguyễn Tƣờng Vy hay luận văn thạc sỹ của Nguyễn Thị Thủy năm 2011 “Vận dụng kế toán quản trị vào việc kiểm soát chất lƣợng toàn diện các doanh nghiệp sản xuất có vốn trong nƣớc tại TP.HCM” .Tuy nhiên bài luận này về "Nhận diện và quản lý chi phí chất lượng cho công ty TNHH Guyomarc’h VN" nhằm tìm hiểu khái niệm chi phí chất lƣợng dƣới góc độ kế toán và những vấn đề liên quan đến chi phí này trong doanh nghiệp, nhận diện chi phí chất lƣợng và các đề xuất để nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý chi phí tại doanh nghiệp. 2. Mục tiêu nghiên cứu - Tìm hiểu khái niệm chi phí chất lƣợng, vai trò của việc cắt giảm chi phí chất lƣợng đối với doanh nghiệp.
-2- - Nhận dạng các chi phí chất lƣợng tồn tại trong doanh nghiệp cụ thể tại công ty sản xuất thức ăn gia súc và xác định khu vực có chi phí cao. - Đề xuất một số giải pháp để quản lý chi phí chất lƣợng tại doanh nghiệp đƣợc tốt hơn. 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu Đối tƣợng: lý thuyết về chi phí chất lƣợng và các hoạt động của doanh nghiệp liên quan đến chi phí chất lƣợng. Phạm vi: trọng tâm nghiên cứu là các vấn đề liên quan đến chi phí chất lƣợng, về nhận diện chi phí chất lƣợng, tìm hiểu nguyên nhân phát sinh chi phí để đƣa ra các kiến nghị đề xuất và ứng dụng những kiến thức về chi phí chất lƣợng để nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý chi phí tại doanh nghiệp cụ thể là tại công ty TNHH Guyomarc'h VN. 4. Phƣơng pháp nghiên cứu Bài viết chủ yếu sử dụng phƣơng pháp nghiên cứu định tính. Bên cạnh đó bài viết còn kết hợp sử dụng các phƣơng pháp thống kê, so sánh, phân tích, đi từ cơ sở lý thuyết đến thực tiễn nhằm giải quyết và làm sáng tỏ mục tiêu nghiên cứu của luận văn. Đồng thời, tiếp thu ý kiến phản biện của các chuyên gia, cán bộ quản lý, điều hành có liên quan để hoàn thiện giải pháp. 5. Kết cấu của luận văn Ngoài phần mở đầu luận văn đƣợc chia làm 3 chƣơng, cụ thể nhƣ sau: Chƣơng 1: Tổng quan về chi phí chất lƣợng Chƣơng 2: Thực trạng về chi phí chất lƣợng tại doanh nghiệp Chƣơng 3: Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý chi phí tại doanh nghiệp. Ngoài ra, luận văn còn một số phụ lục kèm theo.
-3- CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CHI PHÍ CHẤT LƢỢNG 1.1 Chi phí chất lƣợng 1.1.1 Sự ra đời của khái niệm chi phí chất lƣợng Khái niệm chi phí chất lƣợng đƣợc biết đến từ những năm 1945. Năm 1951, Joseph Juran lần đầu tiên thảo luận về phân tích chi phí chất lƣợng trong cuốn sách “Quality control handbook” và Armand Feigenbaum đã xác định bốn loại chi phí chất lƣợng vào năm 1956 trong cuốn “Total Quality Control”. Đến năm 1960 thì những nội dung về chi phí chất lƣợng này đã đƣợc biết đến rộng rãi trong các tài liệu liên quan đến chất lƣợng. Năm 1961, Ủy Ban Chi Phí Chất Lƣợng của Mỹ - ASQ (American Society for Quality) đã chính thức đƣợc thành lập để thúc đẩy sự phát triển của lý thuyết về chi phí chất lƣợng, điều này đƣợc nêu rõ trong cuốn sách của Campanella (1999) Principles of Quality costs và trong rất nhiều những nguồn có sẵn hiện nay của Ủy Ban. Cũng theo Campanella thì ngày nay, hoạt động sản xuất kinh doanh có quy mô càng lớn, càng có nhiều hợp đồng thì doanh nghiệp càng phải yêu cầu giải thích rõ ràng về chi phí chất lƣợng. Hơn nữa chi phí chất lƣợng cũng đã đƣợc tích hợp trong nội dung của các chƣơng trình chứng nhận của một số tổ chức chuyên nghiệp về quản lý chất lƣợng. Nhìn chung, chi phí chất lƣợng có thể đƣợc sử dụng nhƣ một hệ thống lý thuyết giúp quản lý chi phí rất hữu ích, nhƣ Campanella đã nói rằng hệ thống này có tiềm năng để trở thành một công cụ tuyệt vời trong việc quản lý tổng thể một doanh nghiệp, (trang 17). 1.1.2 Khái niệm, phân loại chi phí chất lƣợng Chi phí chất lƣợng (cost of quality - COQ) không phải là chi phí phát sinh để nâng cao chất lƣợng sản phẩm. Chi phí chất lƣợng là chi phí mà doanh nghiệp không mong muốn phát sinh trong quá trình hoạt động nhƣng trong thực tế vẫn phát sinh và là loại chi phí khi đƣợc kiểm soát tốt sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Nhiều ngƣời cho rằng để đạt mục tiêu chất lƣợng thì phải tiêu tốn rất nhiều tiền. Nghĩa là muốn nâng cao chất lƣợng hoạt động thì phải đổi mới công nghệ mua sắm các trang thiết bị, máy móc hiện đại, điều đó sẽ rất tốn kém và khó có thể thực
-4- hiện đƣợc. Nhƣng trên thực tế có nhiều yếu tố ảnh hƣởng đến chất lƣợng nhiều hơn cả máy móc, công nghệ đó là cung cách quản lý, cách thức tổ chức sản xuất, công tác kiểm soát hoạt động. Quan trọng nhất đối với hoạt động chất lƣợng là mọi thứ phải đƣợc làm đúng ngay từ đầu sẽ giúp tiết kiệm nhiều chi phí trong các khâu kiểm tra, khắc phục sai sót sửa chữa, thay thế các sản phẩm kém chất lƣợng, giúp tiết kiệm nguồn lực sản xuất. Đó chính là cách tiết kiệm chi phí hiệu quả nhất. Nguyên tắc trên cũng là nguyên tắc cơ bản của lý thuyết về chi phí chất lƣợng. 1.1.2.1 Khái niệm “Chi phí chất lƣợng” là những chi phí phát sinh để ngăn ngừa và khắc phục những sản phẩm, dịch vụ có chất lƣợng kém. Chi phí chất lƣợng còn đƣợc gọi là chi phí do không tuân thủ, chi phí phát sinh do lỗi không làm đúng từ đầu hay là những chi phí sẽ không xuất hiện nếu không có bất cứ vấn đề nào về chất lƣợng. Chi phí chất lƣợng có thể phát sinh trong tất cả các giai đoạn sản xuất. Giai đoạn trƣớc sản xuất: chi phi chất lƣợng phát sinh trong giai đoạn này là các chi phí liên quan đến phòng ngừa và đánh giá sản phẩm dịch vụ nhƣ: chi phí nghiên cứu thí điểm, chi phí điều tra khả năng nhà cung cấp, chi phí kiểm tra, chi phí phân tích xây dựng định mức, tiêu chuẩn kỹ thuật, chi phí về kiểm nghiệm sản phẩm, chi phí thử nghiệm… Giai đoạn sản xuất: chi phí chất lƣợng trong giai đoạn này có thể kể đến chi phí do sản phẩm hỏng mang lại. Sản phẩm hỏng đƣợc chia thành sản phẩm hỏng có thể sửa chữa và sản phẩm hỏng không thể sửa chữa đƣợc. Sản phẩm hỏng có thể sửa chữa sẽ làm phát sinh thêm các chi phí nhƣ chi phí làm lại sản phẩm, chi phí hao hụt vật tƣ, tiêu hao năng lƣợng, lãng phí, các chi phí kiểm nghiệm sai hỏng…còn sản phẩm hỏng không thể sửa chữa tạo nên chi phí phế phẩm cho doanh nghiệp. Giai đoạn sau sản xuất: là các chi phí phát sinh liên quan đến hàng bị trả lại, đổi hàng...chủ yếu liên quan đến hoạt động sau bán hàng. Quan niệm về chi phí chất lƣợng cũng có sự thay đổi theo thời gian:
-5- Theo quan điểm truyền thống: chi phí chất lƣợng là tất cả những chi phí có liên quan đến việc đảm bảo rằng các sản phẩm đƣợc sản xuất ra hay các dịch vụ đƣợc cung ứng phù hợp với những tiêu chuẩn, quy cách đã đƣợc xác định trƣớc hoặc là các chi phí phát sinh liên quan sản phẩm dịch vụ không phù hợp với tiêu chuẩn đã xác định trƣớc. Theo quan điểm này thì tiêu chuẩn, quy cách xác định trƣớc là thƣớc đo giúp đánh giá chất lƣợng sản phẩm. Theo quan điểm hiện đại: chi phí chất lƣợng là tất cả các chi phí có liên quan đến việc đảm bảo rằng các sản phẩm đƣợc sản xuất ra hay các dịch vụ đƣợc cung ứng phù hợp với nhu cầu của ngƣời tiêu dùng hoặc các chi phí phát sinh liên quan đến sản phẩm dịch vụ không phù hợp với nhu cầu của ngƣời sử dụng. Nhƣ vậy, nhìn chung chi phí chất lƣợng là chi phí phát sinh nhằm ngăn ngừa và khắc phục những sản phẩm hoặc dịch vụ không đạt các yêu cầu về chất lƣợng. Quan niệm về bản chất của chi phí chất lƣợng cũng đã dần dần có sự thay đổi theo xu hƣớng quan tâm nhiều đến nhu cầu của ngƣời tiêu dùng sản phẩm hơn là các tiêu chuẩn kỹ thuật, đặc tính của sản phẩm…Bởi thật ra một khi muốn thỏa mãn nhu cầu của ngƣời sử dụng thì sản phẩm dịch vụ cũng cần phải đạt đƣợc những tiêu chuẩn nhất định và những tiêu chuẩn này ngày càng đƣợc nâng cao. 1.1.2.2 Phân loại Chi phí chất lƣợng có thể đƣợc phân loại theo nội dung hoặc theo tính chất của chi phí. a) Phân loại chi phí chất lƣợng theo nội dung: căn cứ vào nội dung, chi phí chất lƣợng đƣợc chia thành chi phí cần thiết cho chất lƣợng và chi phí thiệt hại về chất lƣợng. Chi phí cần thiết: hay còn gọi là chi phí cho sự phù hợp bao gồm tất cả những chi phí phát sinh để đảm bảo rằng các sản phẩm đƣợc sản xuất ra hay dịch vụ đƣợc cung cấp phù hợp với các tiêu chuẩn kỹ thuật và yêu cầu của khách hàng. Nói cách khác đó là chi phí để đảm bảo, duy trì và cải tiến nâng cao chất lƣợng sản phẩm. Một số ví dụ cho chí phí này nhƣ: chi phí nghiên cứu thị trƣờng, chi phí đào
-6- tạo, chi phí kiểm tra, bảo trì bảo dƣỡng, chi phí nghiên cứu kiểm soát chất lƣợng hệ thống, chi phí xây dựng hệ thống chất lƣợng. Chi phí thiệt hại về chất lượng: hay chi phí không phù hợp là chi phí gắn với các sai lỗi, là tất cả các chi phí phát sinh liên quan đến việc khắc phục các sản phẩm đƣợc sản xuất ra hoặc các dịch vụ cung ứng không phù hợp với khách hàng. Ví dụ cho loại chi phí này nhƣ chi phí cho phế phẩm, chi phí cho khắc phục sửa chữa lỗi kỹ thuật sản phẩm, chi phí thu hồi, bồi thƣờng, chi phí liên quan đến pháp lý và các chi phí vô hình khác nhƣ uy tín, sức cạnh tranh của công ty bị giảm sút. b) Phân loại theo tính chất chi phí Theo cách phân loại này chi phí chất lƣợng đƣợc chia thành bốn loại chính: chi phí phòng ngừa, chi phí đánh giá, chi phí sai hỏng bên trong và chi phí sai hỏng bên ngoài. Chi phí phòng ngừa: là những chi phí cho việc thiết kế vận hành và duy trì một hệ thống nhằm đảm bảo và kiểm soát chất lƣợng, ngăn ngừa sự không phù hợp trong chất lƣợng có thể xảy ra và giảm thiểu những sai hỏng của sự không phù hợp đó. Chi phí phòng ngừa bao gồm các loại chi phí nhƣ chi cho giáo dục và đào tạo, tập huấn, chi phí nghiên cứu thí điểm, chi phí điều tra khả năng nhà cung cấp, chi phí kiểm tra, chi phí hỗ trợ của nhà đầu tƣ, chi phí phân tích khả năng của quy trình, chi phí xem xét lại sản phẩm mới... Chi phí đánh giá: chi phí đánh giá là tất cả các chi phí phục vụ cho việc đo lƣờng và đánh giá chất lƣợng của các sản phẩm và dịch vụ nhằm đảm bảo sự phù hợp. Chi phí đánh giá bao gồm chi phí kiểm nghiệm, chi phí kiểm tra nguyên vật liệu mua vào. Các chi phí trực tiếp hay gián tiếp của kiểm tra, kiểm nghiệm nhằm xác định độ phù hợp cũng thuộc về chi phí đánh giá. Chi phí sai hỏng: là tất cả các chi phí của các sản phẩm đã đƣợc sản xuất ra hoặc của các dịch vụ đã đƣợc cung ứng không phù hợp với yêu cầu của khách hàng. Chi phí sai hỏng lại đƣợc chia làm 2 loại: chi phí sai hỏng bên trong và chi phí sai hỏng bên ngoài.
-7- Chi phí sai hỏng bên trong: là những chi phí phát sinh do có sự không phù hợp hoặc sai hỏng ở một giai đoạn nào đó trong quá trình sản xuất, chi phí phát sinh do có nguyên liệu và sản phẩm hƣ hỏng. Chi phí sai hỏng là toàn bộ các chi phí của các sản phẩm hoặc dịch vụ đƣợc phát hiện là bị lỗi trƣớc khi hàng đến tay ngƣời mua. Chi phí sai hỏng bên trong bao gồm chi phí hao hụt vật tƣ, chi phí của phế phẩm, chi phí của hàng thứ phẩm giảm cấp, chi phí làm lại, lãng phí, chi phí phân tích sai hỏng, chi phí kiểm tra, kiểm nghiệm lại, chi phí đình trệ về sản xuất do trục trặc về chất lƣợng, chi phí cơ hội do hàng thấp cấp, giảm cấp. Chi phí sai hỏng bên ngoài: là chi phí liên quan đến các sản phẩm kém chất lƣợng đƣợc phát hiện sau khi hàng đã đƣợc giao cho khách hàng. Chi phí sai hỏng bên ngoài bao gồm chi phí bảo hành, chi phí giải quyết khiếu nại của khách hàng, chi phí bồi thƣờng, chi phí đổi hàng, tổn thất do mất uy tín, cạnh tranh giảm sút. Chi phí sai hỏng bên ngoài cũng có thể là chi phí gián tiếp hay chi phí trực tiếp nhƣ chi phí nhân công hay chi phí đi lại để phục vụ cho việc điều tra khiếu nại của khách hàng, chi phí kiểm tra điều kiện bảo hành. Việc phân loại chi phí chất lƣợng dựa theo quan điểm nào là một sự lựa chọn thuộc về phía doanh nghiệp. Việc phân loại phù hợp với đặc điểm hoạt động cũng nhƣ tổ chức bộ máy quản lý sẽ giúp doanh nghiệp dễ nhận dạng chi phí chất lƣợng phát sinh theo từng loại cũng nhƣ theo từng bộ phận. Điều này sẽ giúp việc nắm bắt và thu thập chi phí chất lƣợng phục vụ cho quá trình ra quyết định đƣợc dễ dàng và chính xác hơn. Ngoài ra, về mặt nhận diện chi phí chất lƣợng có các tính chất sau: - Là những khoản chi phí dù không đƣợc chi nhƣng chất lƣợng sản phẩm vẫn đƣợc đảm bảo. - Là chi phí của những hoạt động không mang lại giá trị tăng thêm nào cho doanh nghiệp. - Những chi phí lãng phí trong quá trình sản xuất kinh doanh. - Những khoản chi phí sẽ không phát sinh khi không có vấn đề gì về chất lƣợng phát sinh.
-8- Những tính chất trên sẽ giúp cho việc nhận diện chi phí chất lƣợng dễ dàng hơn khi mà hệ thống ghi chép chƣa phân loại chi phí này từ đầu để làm cơ sở lập các báo cáo về chi phí chất lƣợng. 1.2 Lợi ích và trách nhiệm kiểm soát chi phí chất lƣợng trong doanh nghiệp 1.2.1 Lợi ích của việc kiểm soát chi phí chất lƣợng Theo Crosby (1979) trong Quality is free“Bạn có thể tiêu tốn từ 15-30% doanh số bán hàng vì chi phí do chất lƣợng kém". Điều này đồng nghĩa với việc nếu giảm đƣợc khoản chi phí này thì khoản tiền đó sẽ đi thẳng vào lợi nhuận của công ty. Chi phí này không tạo ra giá trị tăng thêm nào cho hàng hóa, dịch vụ và việc kiểm soát không tốt chi phí này sẽ làm cho giá hàng hóa và dịch vụ đắt hơn. Theo một báo cáo khác của Boise State University (Mỹ) thì chi phí thiệt hại về chất lƣợng hay chi phí sai lỗi chiếm tới 80% tổng chi phí chất lƣợng và chi phí cần thiết chỉ chiếm khoảng 20%. Với đặc điểm nhƣ vậy thì chi phí sai lỗi không chỉ quan trọng với nhà quản lý vì chiếm phần đáng kể trong doanh số mà quan trọng hơn chi phí này còn tỷ lệ nghịch với với sự thõa mãn của khách hàng và khả năng phát triển bền vững của doanh nghiệp. Trong điều kiện khủng hoảng kinh tế, số lƣợng đơn đặt hàng giảm đáng kể thì mục tiêu duy trì hoặc hạn chế mức giảm lợi nhuận là một thách thức với tất cả các nhà quản lý. Trong các nhóm giải pháp giảm chi phí thì giảm chi phí chất lƣợng là giải pháp nhanh và rất hiệu quả cho việc duy trì mức lợi nhuận trong hoàn cảnh giảm sức mua và số lƣợng đơn đặt hàng. Theo P&Q Solution từ bài “Vai trò của quản lý chi phí chất lƣợng trong bối cảnh suy giảm kinh tế” thì doanh nghiệp giả định có chi phí sai lỗi là 15%, tính toán cho thấy giả định các yếu tố khác không đổi, các nỗ lực giảm chi phí chất lƣợng 1% (xuống còn 14%), 3% và 5% có thể giúp doanh nghiệp không bị giảm lợi nhuận trong trƣờng hợp doanh số bán hàng giảm xuống tƣơng ứng 5%, 13% và 20%. Kết quả này cho thấy những hiệu quả đáng mong đợi của doanh nghiệp khi nổ lực giảm chi phí sai lỗi của mình. Tùy vào mục tiêu của mình mà nhà quản trị đƣa ra quyết định kiểm soát chi phí chất lƣợng khác nhau. Điều này đƣợc gọi là liên kết mục tiêu chi phí chất lƣợng
-9- với mục tiêu của tổ chức. Ví dụ nhƣ mục tiêu của doanh nghiệp là nhằm hạn chế các rủi ro liên quan đến chất lƣợng thì hoạt động cần thực hiện là đầu tƣ mạnh vào các hoạt động phòng ngừa. Một số doanh nghiệp lại đặt mục tiêu chi phí thấp thì cần tập trung vào cắt giảm chi phí. Nếu mục tiêu là tăng trƣởng lợi nhuận thì họ sẽ cắt giảm chi phí đánh giá. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể đặt ra mục tiêu tăng trƣởng thị phần. Khi này doanh nghiệp cần tập trung vào tiếp tục đánh giá và củng cố các hoạt động phòng ngừa để đạt đƣợc mục tiêu. Chi phí chất lƣợng không những đáp ứng những nhu cầu trƣớc mắt về lợi nhuận, việc giải quyết tốt vấn đề chi phí chất lƣợng mà còn giúp hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp vƣơn lên một tầm cao mới, tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững trong tƣơng lai để doanh nghiệp có thể phát triển vƣợt bậc khi nền kinh tế đi vào giai đoạn phục hồi. 1.2.2 Trách nhiệm kiểm soát chi phí chất lƣợng Việc kiểm soát chi phí chất lƣợng không phải là vấn đề dễ dàng. Nguyên nhân có thể kể đến là việc khó nhận dạng, phân loại và bóc tách chi phí chất lƣợng trong tổng chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh. Hầu hết các công ty đều không ghi chép riêng chi phí chất lƣợng đồng thời trên thế giới cũng chƣa có hệ thống kế toán nào ghi chép chi phí chất lƣợng. Một nguyên nhân khác là sự hiểu biết, nhận thức về chi phí chất lƣợng chƣa đƣợc phổ biến do không đƣợc quan tâm nhiều. Tuy nhiên việc tính toán chi phí chất lƣợng cùng với tác động của nó tới lợi nhuận công ty có thể giúp nhà quản trị chú ý hơn và có cái nhìn đúng hơn về chi phí chất lƣợng từ đó có thể đƣa ra chính sách đảm bảo và cải tiến chất lƣợng và hiệu quả công việc. Vì vậy việc xem xét ứng dụng kiểm soát chi phí chất lƣợng sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Ngoài ra công ty còn có thể tiến hành một cuộc khảo sát để đánh giá đƣợc nhận thức của công nhân viên về chi phí chất lƣợng và trách nhiệm quản lý chi phí chất lƣợng. Theo nội dung phân loại chi phí chất lƣợng, chi phí này có thể xuất hiện từ tất cả các phòng ban, tất cả các hoạt động từ hoạt động sản xuất đến hoạt động bán hàng, hoạt động đầu tƣ nghiên cứu đến hoạt động thu mua…Chính vì vậy trách
- 10 - nhiệm kiểm soát chi phí chất lƣợng không phải chỉ là trách nhiệm hoạch định, triển khai và giám sát của các nhà quản trị mà phải có sự tham gia của tất cả công nhân viên ở tất cả các phòng ban nhằm hƣớng đến mục tiêu chung về chất lƣợng cũng nhƣ đạt mục tiêu lợi nhuận cho công ty. Một số nguyên tắc chung mà các tổ chức có thể áp dụng để có một hệ thống chi phí chất lƣợng thành công: - Tranh thủ sự ủng hộ hay cam kết của nhà quản trị về mong muốn làm rõ chi phí chất lƣợng thật sự của doanh nghiệp. - Tổ chức hệ thống kế toán chi phí chất lƣợng: thiết kế một hệ thống nhận dạng và ghi chép dữ liệu về chi phí chất lƣợng ngay từ lúc chi phí phát sinh. - Quản lý chi phí chất lƣợng: tổ chức một tổ quản lý chất lƣợng chịu trách nhiệm chỉ đạo từ đầu tới cuối, vạch ra và giám sát việc thực hiện các mục tiêu. - Huấn luyện: có kế hoạch huấn luyện để làm cho mỗi cá nhân trong doanh nghiệp đều hiểu đƣợc những mối liên quan giữa tài chính với chất lƣợng. - Tuyên truyền vận động để toàn thể công nhân viên hiểu biết về chi phí chất lƣợng, cụ thể, dễ hiểu về những sai sót và chi phí do chúng gây nên. Đồng thời việc tuyên truyền cũng nên kèm theo hƣớng khắc phục, xử lý. 1.3 Các vấn đề liên quan đến chi phí chất lƣợng Đó là các vấn đề 1.3.1 Hệ thống quản lý chất lƣợng ISO 9000 và chi phí chất lƣợng ISO 9000 là bộ tiêu chuẩn về hệ thống quản lý chất lƣợng đƣợc ban hành lần thứ nhất vào năm 1987, lần thứ hai năm 1994, lần thứ ba vào năm 2000 và phiên bản gần đây vào năm 2008. Bộ tiêu chuẩn ISO mà trong đó tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 là tiêu chuẩn cơ bản nhất, cốt yếu nhất xác định các yêu cầu cơ bản của hệ thống quản lý chất lƣợng của một tổ chức để đảm bảo rằng sản phẩm của tổ chức luôn có khả năng thỏa mãn nhu cầu của khách hàng và phù hợp với các chế định. Đồng thời tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 cũng là cơ sở để đánh giá khả năng của một
- 11 - tổ chức trong hoạt động nhằm duy trì và không ngừng cải tiến nâng cao hiệu lực và hiệu quả hoạt động. Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 đƣa ra các quy định áp dụng bắt buộc theo yêu cầu của tiêu chuẩn. Tổ chức áp dụng tiêu chuẩn này sẽ xây dựng các văn bản, quy trình hoạt động, tác nghiệp của đơn vị, các hƣớng dẫn thực hiện công việc...để thực hiện chính sách, mục tiêu chất lƣợng của mình trên cơ sở đánh giá thực trạng, điểm mạnh điểm yếu, tình hình thực tế và lựa chọn phạm vi áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng. Sau đó ban chỉ đạo tổ chức phổ biến các văn bản tới đơn vị, cá nhân, hƣớng dẫn đầy đủ các văn bản, những vấn đề cần lƣu ý khi thực hiện hệ thống quản lý chất lƣợng. Ban chỉ đạo sẽ rà soát, điều chỉnh về phân công, trách nhiệm, quyền hạn đối với cán bộ công chức tƣơng thích với các quy định. Sau một thời gian áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng, ban chỉ đạo sẽ xem xét, xử lý những lỗi cần khắc phục, những bất hợp lý cần bổ sung, sửa đổi cho phù hợp hơn; tiến hành đánh giá chất lƣợng nội bộ nhiều lần cho đến khi cơ quan tự xác nhận hệ thống quản lý chất lƣợng đã đƣợc thực hiện trong thực tế, mang lại hiệu lực và hiệu quả rõ rệt, không còn sai lỗi lớn. Tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 mang lại nhiều lợi ích cho đơn vị thực hiện nhƣ: - Quy trình xử lý công việc đƣợc tiêu chuẩn hóa theo hƣớng khoa học, hợp lý và mang tính hệ thống hơn. - Hệ thống các văn bản, quy trình thủ tục giúp xác định rõ ngƣời rõ việc, nâng cao hiệu suất giải quyết công việc đồng thời cũng có cơ sở tài liệu để đào tạo, tuyển dụng nhân sự. - Ngƣời lãnh đạo không phải sa vào các công tác sự vụ mà có thể ủy thác cho cấp dƣới nhiều hơn, tập trung vào công tác đầu tƣ, phát triển doanh nghiệp. - Đo lƣờng, đánh giá hệ thống, quá trình, chất lƣợng công việc và sự hài lòng của khách hàng theo các chuẩn mực, mục tiêu chất lƣợng cụ thể; - Giúp công nhân viên có nhận thức tốt hơn về chất lƣợng công việc và thực hiện các thủ tục nhất quán trong toàn doanh nghiệp.