Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Vận dụng hệ thống chi phí trên cơ sở hoạt động vào công tác kế toán tại Viễn thông Bình Dương

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:92

Thêm vào BST

Báo xấu

24
lượt xem 3
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu của đề tài là tìm hiểu những vấn đề cơ sở lý luận của hệ thống ABC, phân tích thực trạng tình hình phân bổ chi phí tại Viễn thông Bình Dương để định hướng cho việc ứng dụng lý thuyết ABC vào việc phân bổ chi phí phục vụ cho các loại hình dịch vụ tại Viễn thông Bình Dương.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Vận dụng hệ thống chi phí trên cơ sở hoạt động vào công tác kế toán tại Viễn thông Bình Dương

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM ------------ NGUYỄN THỊ HỒNG CHÂU VAÄN DUÏNG HEÄ THOÁNG CHI PHÍ TREÂN CÔ SÔÛ HOAÏT ÑOÄNG VAØO COÂNG TAÙC KEÁ TOAÙN TAÏI VIEÃN THOÂNG BÌNH DÖÔNG LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ TP.Hồ Chí Minh - Năm 2011
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM NGUYỄN THỊ HỒNG CHÂU VAÄN DUÏNG HEÄ THOÁNG CHI PHÍ TREÂN CÔ SÔÛ HOAÏT ÑOÄNG VAØO COÂNG TAÙC KEÁ TOAÙN TAÏI VIEÃN THOÂNG BÌNH DÖÔNG Chuyên ngành : KẾ TOÁN Mã số : 60.34.30 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC : TS. PHẠM THỊ PHỤNG TP.Hồ Chí Minh - Năm 2011
LỜI MỞ ĐẦU Sự cần thiết của đề tài Trong điều kiện kinh doanh hiện nay, khi nguồn lực ngày càng bị thu hẹp lại thì quá trình định hướng đầu tư nguồn lực vào các hoạt động, sản phẩm, dịch vụ mang lại hiệu quả kinh tế cao luôn là mối quan tâm trọng yếu đối với tất cả các tổ chức. Trong những năm vừa qua, để có thể tồn tại và phát triển trong giai đoạn cạnh tranh khốc liệt trên thị trường Bưu chính -Viễn thông, cùng với việc đổi mới về cơ cấu tổ chức, đổi mới về hoạt động luôn được Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam chú trọng và triển khai sâu rộng đến các đơn vị thành viên. Việc đo lường và kiểm soát chi phí luôn là mối quan tâm hàng đầu. Chính vì vậy, việc tìm ra một phương pháp khoa học để có thể đo lường chi phí một cách đáng tin cậy cho mỗi hoạt động, mỗi quy trình là một thách thức đối với ngành kinh doanh dịch vụ viễn thông khi thông tin về chi phí của từng hoạt động, từng dịch vụ hầu như không có. Việc tính toán chi phí của quy trình hoạt động, của từng loại hình dịch vụ sẽ đưa đến cách nhìn mới về chi phí để thu hút và giữ được khách hàng Quản trị trên cơ sở hoạt động mà nền tảng là phương pháp phân bổ chi phí trên cơ sở hoạt động - ABC, sẽ giúp các nhà quản lý nhận diện được những hoạt động nào mang lại hiệu quả kinh tế cho doanh nghiệp, những hoạt động nào gây hao tốn nguồn lực một cách vô ích. Nhờ có phân tích chi phí dựa trên mối quan hệ nhân quả giữa hoạt động và sự hao tốn nguồn lực, ABC đã cung cấp những cơ sở đáng tin cậy cho việc phân tích hiệu quả hoạt động tại đơn vị, góp phần tích cực vào quá trình định hướng đầu tư nguồn lực làm tăng lợi nhuận và tạo ra giá trị gia tăng cho doanh nghiệp. Mục tiêu đề tài : Tìm hiểu những vấn đề cơ sở lý luận của hệ thống ABC, phân tích thực trạng tình hình phân bổ chi phí tại Viễn thông Bình Dương để định hướng cho
việc ứng dụng lý thuyết ABC vào việc phân bổ chi phí phục vụ cho các loại hình dịch vụ tại Viễn thông Bình Dương. Phạm vi nghiên cứu : Luận văn nghiên cứu vận dụng hệ thống ABC vào công tác phân bổ chi phí phục vụ tại Viễn thông Bình Dương nhằm cung cấp thông tin giá thành một cách thích hợp và đáng tin cậy đối với từng loại hình dịch vụ mà đơn vị cung cấp cho khách hàng. Trong đề tài, luận văn chỉ trình bày cách thức phân bổ đối với những khoản mục chi phí phục vụ có phát sinh cao và xác định những tiêu thức phân bổ cơ bản để từ đó có thể áp dụng để phân bổ cho những chi phí khác. Phương pháp nghiên cứu : Luận văn sử dụng phương pháp duy vật biện chứng kết hợp với các phương pháp như so sánh, tổng hợp, phân tích, khảo sát để hệ thống hóa và làm sáng tỏ lý luận, khảo sát đánh giá thực trạng nhằm đưa ra giải pháp để đạt được mục tiêu nghiên cứu. Kết cấu của đề tài : Luận văn gồm có 3 phần theo kết cấu truyền thống : - Chương I : Cơ sở lý luận về hệ thống chi phí trên cơ sở hoạt động – ABC. - Chương II : Tình hình phân bổ chi phí phục vụ tại Viễn thông Bình Dương. - Chương III : Vận dụng Hệ thống chi phí trên cơ sở hoạt động - ABC vào công tác kế toán tại Viễn thông Bình Dương.
MỤC LỤC CHƯƠNG I : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG CHI PHÍ TRÊN CƠ SỞ HOẠT ĐỘNG 1.1 Một số vấn đề chung về hệ thống kế toán chi phí trên cơ sở hoạt động ............ 1 1.1.1 Sự ra đời và phát triển .......................................................................................... 1 1.1.2 Đặc điểm của ABC ................................................................................................ 3 1.1.2.1 Định nghĩa ................................................................................................. 3 1.1.2.2 Vai trò ........................................................................................................ 5 1.1.2.3 So sánh ABC với hệ thống chi phí truyền thống ......................................... 6 1.1.3 Điều kiện và khả năng áp dụng ABC ................................................................ 13 1.1.3.1 Môi trường kinh doanh ............................................................................ 13 1.1.3.2 So sánh lợi ích và chi phí ......................................................................... 13 1.1.3.3 Qui mô doanh nghiệp ............................................................................... 13 1.2 Vai trò của kế toán chi phí trên cơ sở hoạt động đối với công tác quản trị trong doanh nghiệp ............................................................................................................... 14 1.2.1 Cung cấp thông tin phục vụ chức năng hoạch định ........................................ 15 1.2.2 Cung cấp thông tin phục vụ chức năng điều hành .......................................... 16 1.2.3 Cung cấp thông tin phục vụ chức năng kiểm soát ........................................... 17 1.2.4 Cung cấp thông tin phục vụ chức năng ra quyết định ..................................... 17 1.3 Qui trình ứng dụng ABC ..................................................................................... 18 1.3.1 Ghi nhận thông tin ban đầu .............................................................................. 18 1.3.1.1 Thông tin về các hoạt động chịu phí ........................................................ 18 1.3.1.2 Các đối tượng chịu phí ............................................................................ 20 1.3.1.3 Phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí ...................................... 20 1.3.2 Lựa chọn tiêu thức phân bổ .............................................................................. 22 1.3.2.1 Tiêu thức phân bổ chi phí nguồn lực ....................................................... 23 1.3.2.2 Tiêu thức phân bổ chi phí hoạt động ....................................................... 23
1.3.3 Phương pháp phân bổ chi phí trên cơ sở hoạt động ........................................ 27 1.3.3.1 Các bước thực hiện .................................................................................. 27 1.3.3.2 Quan điểm ................................................................................................ 29 1.3.3.3 Nguyên tắc ............................................................................................... 30 1.3.4 Kiểm soát chi phí và đánh giá phân bổ chi phí theo hệ thống ABC ................ 31 Kết luận chương I ....................................................................................................... 32 CHƯƠNG II : TÌNH HÌNH PHÂN BỔ CHI PHÍ PHỤC VỤ TẠI VIỄN THÔNG BÌNH DƯƠNG 2.1 Giới thiệu tình hình kinh doanh và quản lý tại Viễn thông Bình Dương ........ 33 2.1.1 Giới thiệu tình hình hoạt động .......................................................................... 33 2.1.1.1 Quá trình thành lập................................................................................... 33 2.1.1.2 Chức năng nhiệm vụ và phương hướng phát triển .................................. 33 2.1.1.3 Các dịch vụ chính .................................................................................... 34 2.1.2 Cơ cấu quản lý ................................................................................................... 34 2.1.3 Giới thiệu tổ chức Kế toán ................................................................................. 38 2.1.3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức ................................................................................ 38 2.1.3.2 Chức năng nhiệm vụ ................................................................................ 38 2.1.3.3 Chế độ, hình thức kế toán ........................................................................ 41 2.2 Tình hình phân bổ chi phí phục vụ tại Viễn thông Bình Dương ...................... 41 2.2.1 Các tài khoản chi phí áp dụng tại Viễn thông Bình Dương ............................. 41 2.2.1.1 Chi phí sản xuất ....................................................................................... 42 2.2.1.2 Chi phí ngoài sản xuất ............................................................................. 44 2.2.2 Phương pháp phân bổ chi phí chung đang áp dụng ........................................ 46 2.2.2.1 Tại Khối Quản lý ...................................................................................... 46 2.2.2.2 Tại các đơn vị trực thuộc ......................................................................... 46 2.3 Đánh giá tình hình phân bổ chi phí chung hiện đang áp dụng tại Viễn thông Bình Dương ................................................................................................................. 51 2.3.1 Ưu điểm ............................................................................................................. 51
2.3.2 Nhược điểm và nguyên nhân ............................................................................. 52 Kết luận chương II ..................................................................................................... 54 CHƯƠNG III : VẬN DỤNG HỆ THỐNG CHI PHÍ TRÊN CƠ SỞ HOẠT ĐỘNG VÀO CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI VIỄN THÔNG BÌNH DƯƠNG 3.1 Sự cần thiết phải vận dụng lý thuyết hệ thống chi phí trên cơ sở hoạt động vào công tác quản lý tại Viễn thông Bình Dương ........................................................... 55 3.2 Giải pháp ứng dụng ............................................................................................. 56 3.2.1 Vấn đề tổ chức bộ máy quản lý thực hiện tại đơn vị ........................................ 56 3.2.1.1 Nhóm nghiên cứu ..................................................................................... 56 3.2.1.2 Xác lập lại vai trò của kế toán quản trị trong doanh nghiệp .................... 57 3.2.2 Giải pháp về kế toán ........................................................................................... 58 3.2.2.1 Xác định đối tượng cần phân bổ .............................................................. 58 3.2.2.2 Xác định các tiêu thức phân bổ ................................................................ 59 3.2.2.3 Tổ chức ghi nhận thông tin phục vụ công tác phân bổ chi phí theo ABC 73 3.2.3 Giải pháp về ứng dụng công nghệ thông tin .................................................... 76 3.2.3.1 Chương trình nhập liệu ............................................................................ 76 3.2.3.2 Hệ thống tài khoản kế toán ...................................................................... 77 3.3 Phân bổ chi phí phục vụ tại đơn vị ..................................................................... 77 3.3.1 Phân bổ chi phí khấu hao ................................................................................... 77 3.3.2 Phân bổ chi phí nhân công ................................................................................ 79 3.3.3 Phân bổ chi phí nội bộ ....................................................................................... 83 Kết luận chương III ................................................................................................... 83 KẾT LUẬN ................................................................................................................. 84 TÀI LIỆU THAM KHẢO
DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1 : Mô hình phân bổ chi phí theo ABC Sơ đồ 1.2 : Tập hợp và phân bổ chi phí theo phương pháp truyền thống Sơ đồ 1.3 : Tập hợp và phân bổ chi phí theo ABC Sơ đồ 1.4 : Minh họa đối tượng chịu phí của ABC và TCA Sơ đồ 1.5 : Các chức năng quản trị Sơ đồ 1.6 : Minh họa Cấp độ hoạt động trong ABC Sơ đồ 1.7 : ABC-Dòng chu chuyển của chi phí từ nguồn lực đến SP/DV/KH Sơ đồ 2.1 : Cơ cấu tổ chức quản lý tại Viễn thông Bình Dương Sơ đồ 2.2 : Sơ đồ tổ chức phòng Kế toán Sơ đồ 2.3 : So sánh Phương pháp phân bổ chi phí tại VTBD và phương pháp ABC DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 1,1 Phân loại chi phí theo nguyên tắc ứng xử của chi phí Bảng 2.1 Minh họa về phương pháp phân bổ chi phí tại Viễn thông Bình Dương Bảng 3.1 Minh họa tiêu thức phân bổ chi phí khấu hao vào các loại hình dịch vụ Bảng 3.2 : Minh họa tiêu thức phân bổ chi phí lương nhân công vào hoạt động Bảng 3.3 Minh họa tiêu thức phân bổ chi phí nhân công vào dịch vụ Bảng 3.4 : Biểu mẫu thông tin cần thu thập Bảng 3.5 : Minh họa phân bổ chi phí khấu hao vào các loại hình dịch vụ của đơn vị.
1 CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG CHI PHÍ TRÊN CƠ SỞ HOẠT ĐỘNG – ABC 1.1 Một số vấn đề chung về hệ thống kế toán chi phí trên cơ sở hoạt động 1.1.1 Sự ra đời và phát triển Hệ thống đo lường, đánh giá hiệu quả hoạt động luôn gắn liền với hoạt động của một doanh nghiệp, một tổ chức. Cùng với sự phát triển về qui mô, sự đa dạng, phạm vi điều hành và tổ chức hoạt động đòi hỏi các nhà quản lý luôn phải đối mặt với thách thức mới là phải có những phương thức đo lường cải tiến liên tục theo từng giai đoạn tương ứng để có thể đo lường chính xác hơn chi phí hoạt động. Từ đó đánh giá hiệu quả hoạt động của tổ chức được chính xác. Hệ thống chi phí truyền thống (Traditional Costing Accounting – TCA) được ra đời vào khoảng những năm 1870 đến 1920. Vào khoảng thời gian này, trong những ngành công nghiệp, lao động là yếu tố quyết định, không có tự động hóa, sản phẩm ít đa đạng và chi phí chung chiếm tỉ trọng thấp trong tổng chi phí của công ty. Kế toán chi phí chỉ tập trung đo lường các chi phí phát sinh trực tiếp (nguyên vật liệu, nhân công) để dễ tính toán đầu ra mà không quan tâm đến các chi phí gián tiếp (chi phí quản lý, chi phí sử dụng vốn). Từ những năm 1925 đến 1985, do phát sinh nhu cầu thông tin chi phí sản phẩm cho báo cáo tài chính, những thủ tục đánh giá hàng tồn kho cho các báo cáo tài chính được thực hiện, các khoản chi phí gián tiếp và chi phí phục vụ được tập hợp theo toàn nhà máy. Sau đó được phân bổ cho sản phẩm bằng việc sử dụng các tiêu thức đơn giản và dễ xác định như số giờ lao động trực tiếp. Chi phí sản xuất chung được tập hợp và phân bổ theo mức trung bình và kiểm soát chúng bằng cách tính toán các khoản sai biệt hàng tháng từ sổ cái tổng hợp của kế toán tài chính.
2 Trong hệ thống chi phí truyền thống, tổng chi phí thường được phân bổ cho sản phẩm bằng cách sử dụng những tiêu thức đo lường hoạt động như số giờ lao động trực tiếp. Cách tiếp cận này giả định rằng tổng chi phí có mối tương quan với số giờ lao động trực tiếp. Chính vì vậy, từ những năm 1960s, đặc biệt là những năm 1980s, khi vai trò của lao động trực tiếp trong tổng chi phí không còn quan trọng nữa và lao động trực tiếp không còn mối quan hệ tuyến tính với tổng chi phí, khi một số dòng sản phẩm được hiện đại hóa, tiết kiệm lao động và lợi nhuận thu được từ các sản phẩm này có xu hướng tăng lên thì giả định trên là không hợp lý, giá thành sản phẩm bị sai lệch. Một phương pháp tính chi phí mới được thiết kế nhằm khắc phục các nhược điểm của hệ thống chi phí truyền thống. Đó là hệ thống tính chi phí theo hoạt động. Khái niệm về kế toán hoạt động đã xuất hiện từ rất sớm. Ngay từ những năm 1930, Eric Kohler - một kiểm soát viên, đã xác định những hoạt động của một tổ chức và giới thiệu kế toán hoạt động. Đối với mỗi hoạt động, ông tạo một tài khoản hoạt động. Một tài khoản hoạt động là một tài khoản thu nhập hoặc chi phí và thay vì xác định chi phí của một sản phẩm, ông xác định chi phí của một hoạt động. Vào năm 1971, Staubus mô tả một hệ thống kế toán hoạt động khác. Ông cũng tạo một tài khoản cho mỗi hoạt động. Bên trái tài khoản, ông ghi chi phí đầu vào của hoạt động. Những đầu vào này là đầu ra của những hoạt động trước đó trong công ty và đầu ra của các nhà cung cấp bên ngoài. Phía bên phải của tài khoản, Staubus ghi giá trị đầu ra của hoạt động. Đầu ra từ những hoạt động trước đó được đo bằng chi phí tiêu chuẩn, nếu đầu ra được bán cho khách hàng bên ngoài, sẽ được đo lường bằng giá trị thuần (giá bán – chi phí bán). Kế toán hoạt động của Staubus đạt đến điểm cao nhất khi so sánh đầu ra tại mức chi phí chuẩn hay giá trị thuần với giá trị đầu vào. Đến cuối những năm của thập niên 80, hệ thống chi phí trên cơ sở hoạt động ( Activity Based Costing – ABC) được mô tả bởi Robin Cooper, H Thomas Johnson và Robert Kaplan đã thu hút được nhiều sự chú ý hơn. Phương pháp này xác định các hoạt
3 động chính trong quá trình sản xuất của cơ sở, sau đó phân nhóm các hoạt động này thành những nhóm hoạt động sau : - Những hoạt động ở mức độ đơn vị sản phẩm. - Hoạt động ở cấp độ lô sản phẩm. - Hoạt động ở cấp độ loại sản phẩm. - Hoạt động duy trì hoạt động ở công ty. Chi phí của ba nhóm hoạt động ở cấp độ đơn vị, lô, loại sản phẩm được phân bổ cho sản phẩm dựa trên mức độ tiêu tốn hoạt động của các sản phẩm khác nhau. Riêng chi phí để duy trì hoạt động của công ty được phân bổ tùy ý cho sản phẩm hoặc được xem như là chi phí thời kỳ. Theo Robin Cooper, hệ thống chi phí trên cơ sở hoạt động ABC có thể được dùng để giám sát việc sử dụng nguồn lực của tổ chức, giúp quản lý tiêu dùng và chi tiêu trong công ty. Với ABC, nhà quản trị có thể nỗ lực để thực hiện hoạt động, định giá bán sản phẩm hoặc thay đổi kết cấu sản phẩm hiệu quả hơn. Ngày nay, mặc dù phương pháp ABC được ứng dụng phổ biến ở các nước phát triển như Anh, Mỹ, Thái Lan, trong các doanh nghiệp sản xuất, thương mại, dịch vụ và cả các tổ chức chính phủ nhưng phương pháp ABC vẫn còn rất lạ lẫm đối với các doanh nghiệp ở nước ta hiện nay mặc dù đã có một số công trình nghiên cứu về phương pháp này trong thời gian gần đây. 1.1.2 Đặc điểm của ABC 1.1.2.1 Định nghĩa Hệ thống chi phí trên cơ sở hoạt động - ABC là phương pháp kế toán chi phí được sử dụng để phân bổ chi phí nguồn lực vào các đối tượng chịu phí căn cứ trên mối quan hệ nhân quả giữa hoạt động gây ra chi phí và đối tượng tiêu tốn hoạt động đó. Chính vì vậy, sử dụng phương pháp phân bổ chi phí theo ABC sẽ cung cấp thông tin chi phí chính xác và khoa học hơn phương pháp kế toán chi phí truyền thống.
4 Trong khi hệ thống kế toán chi phí truyền thống phân bổ chi phí chung đến sản phẩm thông qua các tiêu thức phân bổ giản đơn như thời gian lao động trực tiếp, thời gian sử dụng máy, hoặc chi phí nguyên vật liệu, ABC đưa ra một giải pháp để tạo mối quan hệ nguyên nhân - kết quả giữa những khoản chi phí được xem là chi phí chung trong hệ thống chi phí truyền thống. Có thể thấy rằng, phương pháp ABC có thể biến một chi phí gián tiếp thành một chi phí trực tiếp với một đối tượng tạo phí xác định. Hệ thống ABC không phải là một phát minh mới về phân bổ chi phí mà chính là nhận thức mới, tái lập lại phương thức ghi nhận và phân bổ chi phí để nâng cao hơn nữa tính hữu ích của thông tin về chi phí cho nhà quản trị. Đó chính là sự nhận thức, tập hợp, phân bổ chi phí cho đối tượng chịu phí theo nguyên nhân gây nên chi phí. Sơ đồ 1.1 : Mô hình phân bổ chi phí theo ABC Con người, Nguồn lực Vốn, thiết bị Mức độ tiêu …. tốn nguồn lực của hoạt động Phân bổ chi phí Tiêu thức Nguồn lực sử phân bổ chi phí dụng không nguồn lực nguồn lực hiệu quả Bán hàng, Hoạt động Mua hàng, lắp ráp…. Tiêu thức Hoạt động Phân bổ chi phí phân bổ chi phí không mang hoạt động hoạt động lại hiệu quả Sản phẩm, dịch Mức độ tiêu tốn vụ, Khách hàng, Đối tượng hoạt động của thị trường, kênh tính phí đối tượng phân phối … tính phí
5 Giải thích mô hình : - Chi phí nguồn lực được tập hợp vào các hoạt động bằng các tiêu thức phân bổ chi phí nguồn lực. Các tiêu thức phân bổ này thể hiện mối quan hệ nhân quả giữa các hoạt động với sự tiêu tốn nguồn lực mà các hoạt động này gây ra. - Sau đó chi phí từng hoạt động được phân bổ vào các đối tượng tính phí bằng các tiêu thức phân bổ chi phí hoạt động. Các tiêu thức này phản ánh mức độ hoạt động đóng góp để tạo ra sản phẩm, dịch vụ hay đối tượng chịu phí cụ thể. - Đánh giá giá thành sản phẩm theo nguyên nhân, phân tích những nguồn lực, hoạt động không hiệu quả và tìm cách khắc phục. 1.1.2.2 Vai trò ABC có khả năng phân bổ chi phí đến sản phẩm từ những hoạt động kinh tế của doanh nghiệp. Ví dụ, chi phí chuẩn bị máy móc có thể được phân bổ trên cơ sở số lần chuẩn bị máy móc ứng với từng sản phẩm. Chi phí phục vụ có thể được tính ngược lại cho những công việc thực hiện để duy trì sản phẩm trong doanh nghiệp. Chi phí quản lý khách hàng có thể được tính ngược cho từng đơn đặt hàng của khách hàng, cho những lần phản hồi yêu cầu của khách hàng, và cho việc tiếp thị sản phẩm đến những khách hàng cụ thể. Hệ thống ABC sử dụng rất nhiều ước tính. Ví dụ, một hệ thống có thể sử dụng những tiêu thức phân bổ để ước tính chi phí nguồn lực tiêu tốn cho một hoạt động hơn là tập hợp chi phí một cách chi tiết cho mỗi lần thực hiện hoạt động…. Những ước tính này được thực hiện, không phải vì không thể tính chi phí thực tế cho từng hoạt động, mà bởi vì chi phí của việc tính trực tiếp chi phí cho từng hoạt động có thể quá cao dẫn đến không hiệu quả về kinh tế. Theo phương pháp ABC, mọi sự phân bổ chi phí nguồn lực vào hoạt động hay sản phẩm, dịch vụ,… đều phải gắn liền với những tiêu thức phân bổ chi phí phù hợp, thể hiện mối quan hệ nhân quả giữa đối tượng tập hợp chi phí với chi phí nguồn lực.
6 Hệ thống chi phí truyền thống đã giúp nhà quản lý đo lường, đánh giá kết quả hoạt động trong quá khứ nhưng sự ra đời của hệ thống kế toán chi phí dựa trên cơ sở hoạt động không những giúp nhà quản lý đo lường, đánh giá chính xác hơn hoạt động mà còn giúp nhà quản lý nhận thức và tìm ra nguồn gốc, nguyên nhân gây nên chi phí trong môi trường kinh doanh luôn luôn biến động. 1.1.2.3 So sánh ABC với hệ thống chi phí truyền thống a. Điểm giống nhau - Về mục đích : Hệ thống chi phí truyền thống -TCA và hệ thống chi phí trên cơ sở hoạt động - ABC đều được sử dụng để phân bổ chi phí chung vào sản phẩm để tính giá thành sản phẩm. ABC còn nhằm xác định hiệu quả kinh tế của các hoạt động đóng góp vào lợi ích chung của doanh nghiệp. - Hai bước tập hợp chi phí : Hệ thống chi phí truyền thống và ABC đều thực hiện tập hợp chi phí chung vào sản phẩm qua hai bước. Hệ thống chi phí truyền thống - TCA phân bổ chi phí chung vào sản phẩm bằng cách tập hợp chi phí theo từng trung tâm chi phí, sau đó phân bổ chi phí từng trung tâm chi phí này vào sản phẩm qua những tiêu thức phân bổ đơn giản như : số giờ lao động trực tiếp, số giờ máy chạy, số lượng nguyên vật liệu tiêu hao. Cùng với việc tập hợp các chi phí trực tiếp vào sản phẩm giống với TCA, ABC sử dụng tiêu thức phân bổ chi phí nguồn lực để tập hợp chi phí vào các hoạt động gây tiêu tốn nguồn lực của tổ chức và sử dụng tiêu thức phân bổ chi phí hoạt động hợp lý để phân bổ chi phí hoạt động vào đối tượng chịu phí. Tuy nhiên, thực tế không phải lúc nào cũng có thể tập hợp tất cả chi phí vào các hoạt động được xác định là gây tiêu tốn nguồn lực. Có những trường hợp không thể lựa chọn được tiêu thức phân bổ phù hợp. Khi đó, tùy theo mục đích phân bổ mà nhà quản trị có thể phân bổ dựa trên cơ sở bất kỳ hoặc xem như là chi phí thời kỳ.
7 Sơ đồ 1.2 : Tập hợp và phân bổ chi phí theo phương pháp truyền thống CP trực tiếp CP sx chung CP quản lý, bán hàng TRUNG TÂM CHI PHÍ TRUNG TÂM CHI PHÍ CƠ SỞ PHÂN BỔ SẢN PHẨM Sơ đồ 1.3 : Tập hợp và phân bổ chi phí theo ABC CP trực tiếp CP sx chung CP quản lý, bán hàng HOẠT ĐỘNG HOẠT ĐỘNG HOẠT ĐỘNG HOẠT ĐỘNG TIÊU TỐN NGUỒN LỰC TIÊU TỐN NGUỒN LỰC TIÊU TỐN NGUỒN LỰC TIÊU TỐN NGUỒN LỰC CƠ SỞ PHÂN BỔ CƠ SỞ PHÂN BỔ CƠ SỞ PHÂN BỔ CƠ SỞ PHÂN BỔ ĐỐI TƯỢNG CHỊU PHÍ (SẢN PHẨM, DỊCH VỤ, KHÁCH HÀNG…)
8 b. Điểm khác nhau - Đối tượng chịu phí Hệ thống chi phí truyền thống cho rằng đối tượng chịu phí tiêu tốn nguồn lực của doanh nghiệp trong khi ABC xác định các đối tượng chịu phí tiêu tốn hoạt động của doanh nghiệp. Sơ đồ 1.4 : Minh họa đối tượng chịu phí của ABC và TCA ABC TCA Nguồn lực Nguồn lực Tiêu tốn Hoạt động Tiêu tốn Đối tượng chịu phí Đối tượng chịu phí Đầu tiên, theo chiều mũi tên, ta thấy : trong ABC, thông tin chi tiết về chi phí phân bổ cho đối tượng chịu phí được thu thập qua hai giai đoạn và theo nguồn gốc phát sinh ra chi phí. Trong khi đó, ở hệ thống chi phí truyền thống TCA, chi phí nguồn lực được phân bổ ngay vào đối tượng chịu phí mà không quan đến mối quan hệ nhân quả giữa chúng. So sánh khái niệm tiêu tốn nguồn lực với tiêu tốn hoạt động, ta thấy : ABC cho rằng từ cách quản lý những hoạt động đang thực hiện sao cho có hiệu quả thì hệ quả sẽ là chi phí nguồn lực tiêu tốn cũng sẽ đạt hiệu quả. Tuy nhiên, TCA không có cơ sở để tìm ra cách quản lý chi phí có hiệu quả. Phương pháp ABC mở ra một khía cạnh rộng lớn hơn để thực hiện việc đo lường và dẫn đến việc cải thiện năng suất. Bằng cách điều tra có hệ thống những gì đang thực hiện, ABC không những giúp nhà quản trị xác định
9 được năng lực dư thừa mà còn xác định được việc thiếu năng lực và phân bổ sai năng lực. Chính vì vậy, ABC sẽ mang lại hiệu quả hơn cho hoạt động của tổ chức. Chính vì mở rộng những tiêu thức đo lường, ABC có khả năng phân bổ chi phí đến nhiều đối tượng chịu phí như sản phẩm, dịch vụ, khách hàng, kênh phân phối… trong khi ở TCA, các đối tượng chịu phí chỉ bó hẹp ở phạm vi sản phẩm, dịch vụ. - Cơ sở phân bổ và cách phân loại chi phí Do nền tảng lịch sử của TCA, cơ sở phân bổ chi phí chủ yếu dựa vào những tiêu thức khối lượng như lao động trực tiếp, hoặc giờ hoạt động của máy… Tuy nhiên, rất nhiều trường hợp cơ sở phân bổ này là tùy ý (kém thuyết phục) và không có mối liên hệ gì đối với việc sử dụng nguồn lực, làm cho chi phí bị méo mó, không đáng tin cậy. Trong ABC, chi phí được phân bổ theo mối quan hệ nhân - quả giữa những hoạt động (được thực hiện trong quy trình thực tế) và đối tượng chịu chi phí thông qua những tiêu thức phân bổ. Các tiêu thức phân bổ này liên quan với quá trình thực tế được ước tính từ cách ứng xử của chi phí thực tế. Một trong những lý luận mạnh mẽ ủng hộ phương pháp ABC cho rằng ứng xử chi phí cần phải được hiểu một cách thấu đáo để có thể thực hiện tốt hệ thống ABC. Hai tác giả Ward và Patel ủng hộ quan điểm này khi cho rằng “giá trị lớn nhất của phương pháp ABC chính là sự am hiểu về ứng xử của chi phí chung và mối liên hệ của nó với sản phẩm, dịch vụ, khách hàng và thị trường”. Việc phân tích và am hiểu cấu trúc chi phí của tổ chức có ý nghĩa quan trọng trong việc xác định những tiêu thức phân bổ phù hợp (cost drivers). Vì các tiêu thức phân bổ liên quan đến quá trình hoạt động thực tế nên tương ứng với mỗi cấp độ hoạt động trong ABC đã phân tích ở trên là mỗi dạng tiêu thức phân bổ tương ứng. ABC phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí thành chi phí cố định và chi phí biến đổi. Chi phí cố định là chi phí tồn tại liên quan đến sự tồn tại hoạt động của tổ
10 chức; Chi phí biến đổi thay đổi khi đầu ra của hoạt động thay đổi. Sự phân biệt này rất hữu ích trong việc cải thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động. - Định hướng cấu trúc so với định hướng theo quá trình (chuỗi giá trị) TCA quan tâm nhiều đến sơ đồ tổ chức (tuyến chức năng) hơn là quá trình thực tế và quan điểm về quá trình hoàn toàn không xuất hiện. Chi phí được tập hợp vào các trung tâm chi phí. Các trung tâm này được thành lập theo chức năng hoặc theo mục đích của tổ chức. Kết quả là nhà quản lý không thể hỏi : “Những gì cần phải làm?”, bởi vì quá trình không được tìm hiểu đến và câu trả lời của TCA về những việc cần làm sẽ là : “chúng ta làm những việc cần làm để xử lý công việc”. Cách tiếp cận này không hỗ trợ để quyết định phân bổ nguồn lực hợp lý dẫn đến tổ chức hoạt động không hiệu quả, khả năng sinh lợi kém.Thông thường, các doanh nghiệp tổ chức và quản lý theo các tuyến chức năng như sản xuất, marketing, tài chính, quản trị... Quá trình sản xuất và phân phối sản phẩm là sự kết hợp đan xen giữa các tuyến chức năng nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức. Tuy nhiên, nếu hệ thống xác định chi phí được thiết kế dựa theo các tuyến chức năng thì chi phí của quá trình hoạt động và sản xuất sản phẩm có thể khó được xác định rõ ràng. Theo phương pháp ABC, tổ chức là một chuỗi hoạt động liên tiếp nhau và tạo ra sản phẩm cung cấp cho khách hàng. Chính vì vậy, kết quả đầu ra của hoạt động trước đó chính là đầu vào của hoạt động kế tiếp. ABC xem hoạt động của công ty là đối tượng phân tích và chi phí được tính cho các hoạt động này. Các hoạt động với tổ hợp chi phí có phạm vi hẹp hơn nhiều so với trung tâm chi phí ở TCA. Ví dụ, trung tâm gia công cơ khí (trung tâm chi phí ở TCA) của một nhà máy có thể phân ra thành các quá trình : khoan, tiện, lắp ghép…., các hoạt động ứng với các quá trình này và các chi phí liên quan là khác nhau ở những sản phẩm khác nhau. Giáo sư Porter đề nghị nên vận dụng phương pháp chuỗi giá trị cho việc phân tích chi phí của tổ chức. Chuỗi giá trị được hiểu là một sự mô tả các quá trình nhờ đó mà
11 giá trị được cộng thêm vào những nguồn lực đầu vào để chuyển đổi thành sản phẩm và dịch vụ. Các hoạt động trong chuỗi giá trị gồm những hoạt động như: nghiên cứu phát triển, thiết kế sản phẩm, sản xuất, marketing, tiêu thụ, dịch vụ khách hàng và những hoạt động phục vụ như: kế toán, tài chính, pháp lý và quản trị, nhân sự (thuê mướn, sa thải, đào tạo và huấn luyện), công nghệ, kỹ thuật (công nghệ thông tin, nghiên cứu, phát triển và thiết kế sản phẩm), mua hàng… ABC giúp đo lường chi phí từng qui trình hoạt động của chuỗi cùng với đo lường về thời gian và chất lượng của quy trình để cung cấp những tham số quan trọng để đánh giá quy trình kinh doanh nội bộ từ đó giúp nhà quản trị đề ra những cải tiến về quy trình hoạt động của tổ chức. ABC định hướng theo quá trình và thu thập thông tin từ quá trình. ABC có thể xác định : “cái gì cần phải làm” và “làm như thế nào để phân bổ nguồn lực hiệu quả nhất”. ABC, vì vậy, có thể cung cấp cho nhà quản lý khả năng để đáp ứng phù hợp nhu cầu nguồn lực với nguồn lực có sẵn một cách chặt chẽ nhất có thể và từ đó nâng cao năng suất. - Phạm vi và kỳ báo cáo: TCA báo cáo theo mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp, phản ánh toàn bộ kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp. Ngược lại, ABC thường phản ánh một phần hoặc một mặt của hoạt động doanh nghiệp. Các báo cáo ABC thường được thiết kế đặc biệt cho từng nhà quản trị hoặc cho từng quyết định cụ thể. Khi có vấn đề nào cần giải quyết thì báo cáo sẽ nhắm vào vấn đề đó. Do đó, báo cáo ABC thường gắn liền với từng bộ phận sản xuất, từng cửa hàng, mặt hàng…. Báo cáo của ABC được lập chung cho toàn doanh nghiệp là các báo cáo dự toán cho mục tiêu kế hoạch tương lai ngắn hạn và dài hạn. Báo cáo theo ABC thường xuyên hơn báo cáo theo TCA. Báo cáo theo TCA được soạn thảo theo định kỳ quy định, thường là tháng, quý, năm, còn theo phương pháp ABC, do nhu cầu cung cấp thông tin cho việc điều hành và quản trị hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày nên được soạn thảo thường xuyên hơn, có thể hàng tuần, hàng
12 tháng… để nhà quản trị có quyết định kịp thời hoặc phát hiện và chấn chỉnh ngay những chỗ còn yếu kém khi chúng vừa phát sinh. - Cơ cấu giá thành sản phẩm Giá thành sản phẩm trong TCA gồm giá thành sản xuất và giá thành toàn bộ. Giá thành sản xuất không bao gồm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Chỉ khi tính giá thành toàn bộ thì hệ thống chi phí truyền thống TCA phân bổ chi phí quản lý và bán hàng vào sản phẩm. Hệ thống ABC tập trung vào tất cả các chi phí chứ không chỉ là các chi phí sản xuất sản phẩm. Trong môi trường cạnh tranh hiện nay, một bằng chứng kinh nghiệm chỉ ra rằng chi phí không liên quan đến sản xuất sản phẩm tăng nhanh hơn chi phí sản xuất ở nhiều tổ chức. Chính vì vậy, khi một hệ thống xác định chi phí chỉ tập trung chủ yếu vào chi phí sản xuất thì không thể tính toán được chi phí thực tế của tổ chức. Những chi phí khác như chi phí quản lý, chi phí quảng cáo, chi phí tài chính…cũng nên được tính đến một cách phù hợp cho sản phẩm, dịch vụ hay khách hàng. Đối tượng tập hợp chi phí trước đây là những sản phẩm hữu hình, tuy nhiên theo phương pháp ABC thì bao gồm cả những sản phẩm vô hình hoặc dịch vụ được cung cấp bởi tổ chức. Những đối tượng tập hợp chi phí tương thích với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp theo ABC có thể là khách hàng, kênh phân phối, đơn đặt hàng hoặc bất cứ thứ gì mà tổ chức muốn tính chi phí. - Tính thay thế Hướng tới sự phù hợp với yêu cầu của báo cáo tài chính, TCA phân bổ chi phí dựa trên các tiêu thức khối lượng. Làm như vậy, TCA ít khi đáp ứng các tiêu chí về mối quan hệ nhân - quả. Tuy nhiên, TCA là một phương tiện không tốn kém và thuận tiện, phù hợp với yêu cầu của báo cáo tài chính. Ngược lại với TCA, ABC vốn đã không bị ép buộc bởi các nguyên tắc của báo cáo tài chính, thay vào đó, hệ thống ABC có sự linh hoạt vốn có để cung cấp những báo