Luận văn thạc sĩ Quản lý công: Hoạt động ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội

Chia sẻ: Hinh Duyệt | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:106

Thêm vào BST

Báo xấu

40
lượt xem 8
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Luận văn được nghiên cứu với mục tiêu nhằm đánh giá đúng thực trạng hoạt động ban hành VBHC tại Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm. Từ đó, đề xuất những giải pháp chủ yếu nâng cao hoạt động ban hành VBHC tại ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn thạc sĩ Quản lý công: Hoạt động ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ ................./................ ...../..... HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA NGUYỄN THỊ HẰNG HOẠT ĐỘNG BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN QUẬN NAM TỪ LIÊM, THÀNH PHỐ HÀ NỘI LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG Chuyên ngành: Quản lý công Mã số: 60 34 04 03 HÀ NỘI - NĂM 2017
LỜI CAM ĐOAN Tác giả xin cam đoan luận văn này là công trình nghiên cứu khoa học của riêng tôi. Các tư liệu, trích dẫn trong luận văn có nguồn gốc rõ ràng, chính xác, trung thực, khách quan. Số liệu được sử dụng trong luận văn hoàn toàn dựa trên khảo sát từ thực tế. Những kết luận khoa học của luận văn chưa từng được công bố trong bất kỳ công trình nào. Hà Nội, ngày tháng năm 2017 Tác giả luận văn Nguyễn Thị Hằng
LỜI CẢM ƠN Tác giả xin trân trọng cảm ơn Ban Giám đốc và, các thầy cô giáo của Học viện Hành chính Quốc gia đã tận tình giảng dạy và truyền đạt kiến thức trong suốt quá trình học tập vừa qua của tập thể học viên cao học. Đặc biệt tác giả xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới Tiến sĩ Ngô Kim Ngân - người đã hướng dẫn tận tình, chu đáo và hiệu quả cho tác giả hoàn thành luận văn này. Cuối cùng xin gửi lời cảm ơn lãnh đạo Văn phòng HĐND - UBND Quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội, gia đình và bạn bè đã tạo điều kiện giúp đỡ để tác giả hoàn thành luận văn của mình. Xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày tháng năm 2017 Tác giả luận văn Nguyễn Thị Hằng
MỤC LỤC MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 1 Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN ............................................ 6 1.1. MỘT SỐ KHÁI NIỆM CÓ LIÊN QUAN .......................................... 6 1.2. HỆ THỐNG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH CỦA ỦY BAN NHÂN QUẬN ..................................................................................................... 9 1.3. TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN ............................................... 21 1.4. NHỨNG YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN HOẠT ĐỘNG BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN ........... 26 Chương 2. HOẠT ĐỘNG BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN NAM TỪ LIÊM, THÀNH PHỐ HÀ NỘI ...............31 2.1. KHÁI QUÁT VỀ QUẬN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN NAM TỪ LIÊM, THÀNH PHỐ HÀ NỘI ........................................................ 31 2.2. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN NAM TỪ LIÊM, THÀNH PHỐ HÀ NỘI ........................................................................................ 47 2.3. NGUYÊN NHÂN ............................................................................. 61 Chương 3. PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP CHỦ YẾU NÂNG CAO HOẠT ĐỘNG BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN NAM TỪ LIÊM,THÀNH PHỐ HÀ NỘI ................ 68 3.1. PHƯƠNG HƯỚNG NÂNG CAO HOẠT ĐỘNG BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN NAM TỪ LIÊM,THÀNH PHỐ HÀ NỘI ................................................................ 68
3.2. GIẢI PHÁP CHỦ YẾU NÂNG CAO HOẠT ĐỘNG BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN NAM TỪ LIÊM,THÀNH PHỐ HÀ NỘI ................................................................ 71 KẾT LUẬN .................................................................................................... 90 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT TRONG LUẬN VĂN STT VIẾT TẮT CHỮ VIẾT TẮT 1 CBCC Cán bộ công chức 2 CQNN Cơ quan nhà nước 3 HĐND Hội đồng nhân dân 4 NXB Nhà xuất bản 5 QLNN Quản lý nhà nước 6 QPPL Quy phạm pháp luật 7 UBND Ủy ban nhân dân 8 VB Văn bản 9 VBHC Văn bản hành chính 10 VBQLNN Văn bản quản lý nhà nước 11 VBQLHCNN Văn bản quản lý hành chính nhà nước 12 VBQPPL Văn bản quy phạm pháp luật 13 XHCN Xã hội chủ nghĩa
1 MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Trong thời kỳ đẩy mạnh công nghiệp hóa - hiện đại hóa đất nước và hội nhập quốc tế hiện nay, đòi hỏi phải có một nền hành chính đủ mạnh, giải quyết nhanh gọn, đảm bảo chính xác, hiệu quả công việc trong nhiều mặt của đời sống xã hội. Văn bản quản lý nhà nước (VBQLNN) nói chung và văn bản quản lý hành chính nhà nước (VBQLHCNN) nói riêng là phương tiện không thể thiếu trong hoạt động quản lý nhà nước (QLNN). Nó là công cụ quản lý hữu hiệu phục vụ cho việc quản lý và điều hành nhà nước. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản sẽ giúp cho hoạt động của cơ quan diễn ra một cách có hệ thống, đảm bảo hơn nữa tính pháp quy, thống nhất trong giải quyết công việc của cơ quan mình. Văn bản quản lý hành chính Nhà nước của địa phương có vai trò rất quan trọng trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước. Hoạt động ban hành văn bản hành chính được xem là một vấn đề quan trọng, được các cơ quan hành chính đặc biệt quan tâm. Nam Từ Liêm là một Quận được thành lập theo Nghị quyết số 132/NQ- CP ngày 27 tháng 12 năm 2013 của Chính phủ trên cơ sở điều chỉnh địa giới hành chính của huyện Từ Liêm cũ, gồm 5 xã: Mễ Trì, Mỹ Đình, Trung Văn, Tây Mỗ, Đại Mỗ và toàn bộ 536,34 ha và 34.052 nhân khẩu còn lại của xã Xuân Phương; toàn bộ 137,75 ha và 23.279 nhân khẩu còn lại của thị trấn Cầu Diễn. Quận gồm 10 phường: Cầu Diễn, Đại Mỗ, Mễ Trì, Mỹ Đình 1, Mỹ Đình 2, Phú Đô, Phương Canh, Tây Mỗ, Trung Văn, Xuân Phương. Ngày 01/4/2014 Quận Nam Từ Liêm chính thức đi vào hoạt động. Các cơ quan chuyên môn của UBND quận cũng mới được thành lập và đưa vào hoạt động từ ngày 01/4/2014 theo Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 20/01/2010 của
2 UBND thành phố về việc tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận, huyện, thị xã thuộc thành phố Hà Nội. Từ khi thành lập đến nay, Quận đã có những bước phát triển vượt bậc về mọi mặt chính trị, kinh tế, xã hội. Chính quyền và nhân dân quận đang phấn đấu đến năm 2020 xây dựng quận trở thành một “đô thị đáng sống “ của thủ đô Hà Nội. Tuy nhiên, trên thực tế, công tác xây dựng và ban hành VB tại các cơ quan tổ chức nói chung, cơ quan hành chính Quận Nam Từ Liêm nói riêng còn nhiều hạn chế, chất lượng VB ban hành chưa cao, chưa đáp ứng được yêu cầu đặt ra của công cuộc cải cách hành chính. Do vậy, tìm hiểu về thực trạng công tác xây dựng và ban hành VB tại cơ quan quản lý hành chính nhà nước (QLHCNN) UBND quận nhằm nâng cao hoạt động ban hành VB là công việc hết sức cần thiết. Chính vì vậy, em lựa chọn vấn đề nghiên cứu là: “Hoạt động ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội” làm đề tài luận văn thạc sĩ chuyên ngành Quản lý công sẽ có ý nghĩa tích cực cả về mặt khoa học và thực tiễn quản lý hành chính (QLHC) ở nước ta hiện nay nói chung, tại quận Nam Từ Liêm nói riêng. 2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài Trong những năm gần đây, ở Việt Nam có rất nhiều đề tài nghiên cứu về văn bản quản lý nhà nước tìm kiếm các giải pháp nâng cao chất lượng văn bản của các cấp hành chính, trong đó có hoạt động ban hành VBHC tại ủy ban nhân dân quận, nó đã thu hút được sự quan tâm của nhiều nhà khoa học, nhà quản lý, và những người quan tâm đến công tác xây dựng và ban hành VB với nhiều cách tiếp cận cũng như phạm vi nghiên cứu khác nhau. Những công trình khoa học tiêu biểu nghiên cứu về văn bản như: Cuốn sách “Soạn thảo và xử lý văn bản trong hoạt động của chính quyền cấp xã” do GS. TSKH Nguyễn Văn Thâm chủ biên, Nxb Chính trị Quốc gia, Hà Nội năm 2010 đã
3 giới thiệu về những vấn đề chung về văn bản quản lý Nhà nước, văn bản của chính quyền UBND quậnvà kỹ năng soạn thảo văn bản trong hoạt động của chính quyền cấp xã. Tác giả TS. Lưu Kiếm Thanh trong cuốn sách “Soạn thảo văn bản quản lý hành chính Nhà nước”, Nxb thống kê, Hà Nội – 2000 đã giới thiệu những vấn đề chung nhất của VBHC, VB QLNN và VB QLHCNN, vai trò của VB QLHCNN, kỹ năng soạn thảo một số loại VB QLHCNN với các bước và quy trình soạn thảo văn bản cụ thể. TS. Lưu Kiếm Thanh (năm 2000) với cuốn sách “Hướng dẫn văn bản quản lý Nhà nước”. Nxb Thống kê, HN. Cuốn sách “Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý Nhà nước” của tác giả Nguyễn Văn Thâm – Nxb Chính trị quốc gia năm 2003. Giáo trình “Kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản”, biên soạn GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm, PGS.TS Lưu Kiếm Thanh, … Bên cạnh đó, còn có một số luận văn Thạc sĩ Hành chính công đã đi sâu tìm hiểu về hoạt động ban hành văn bản hành chính tại các cơ quan như: “Soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của ủy ban nhân dân huyện Tây Hòa, Tỉnh Phú Yên” của Phan Công Trinh, năm 2013; “Kiểm tra hoạt động ban hành văn bản hành chính của UBND quận(từ thực tiễn quận Hà Đông, Hà Nội” của Nguyễn Thị Tâm, năm 2012, “Hoạt động ban hành văn bản quy phạm pháp luật của chính quyền địa phương qua ví dụ thành phố Hà Nội” của Ngô Thị Lan, năm 2007;... Các công trình nghiên cứu ở những mức độ khác nhau đã đưa ra những vấn đề lý luận và thực tiễn về hoạt động ban hành VBHC. Tuy nhiên, đến nay vẫn chưa có công trình nào tìm hiểu, đi sâu nghiên cứu về hoạt động ban hành VBHC tại Ủy ban nhân dân (UBND) quận Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội. Những công trình của các tác giả nêu trên là nguồn tư liệu tham khảo rất quan trọng và quý báu trong quá trình nghiên cứu và viết luận văn của tác giả.
4 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 3.1. Mục đích Đánh giá đúng thực trạng hoạt động ban hành VBHC tại Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm. Từ đó, đề xuất những giải pháp chủ yếu nâng cao hoạt động ban hành VBHC tại ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội. 3.2. Nhiệm vụ - Làm rõ một số vấn đề lý luận có liên quan đến hoạt động ban hành VBHC tại ủy ban nhân dân quận. - Phân tích và đánh giá thực trạng về hoạt động ban hành VBHC tại Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội, chỉ ra nguyên nhân của ưu điểm và của những hạn chế, bất cập. - Đề xuất một số giải pháp chủ yếu để nâng cao hoạt động ban hành VBHC tại ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội. 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của luận văn 4.1. Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu của luận văn là hoạt động ban hành VBHC tại Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội. 4.2. Phạm vi nghiên cứu - Về không gian : tại Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội. - Về thời gian : Từ 01/04/2014 đến nay. 5. Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu của luận văn 5.1. Phương pháp luận Luận văn dựa trên cơ sở phương pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử của chủ nghĩa Mác – Lênin.
5 5.2. Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp thống kê; - Phương pháp phân tích tổng hợp, - Phương pháp so sánh, đối chiếu. 6. Đóng góp mới về khoa học của luận văn - Đề xuất một số giải pháp để nâng cao hoạt động ban hành VBHC tại Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm nói riêng và những quận còn lại tại thành phố Hà Nội nói chung. - Kết quả nghiên cứu có thể được các cơ quan hành chính quận Nam Từ Liêm sử dụng để hoàn thiện công tác xây dựng và ban hành văn bản tại địa phương. 7. Kết cấu của luận văn Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Danh mục tài liệu tham khảo và Phụ lục luận văn gồm 03 chương: Chương 1. Cơ sở lý luận về hoạt động ban hành văn bản hành chính tại ủy ban nhân dân quận. Chương 2. Hoạt động ban hành văn bản hành chính tại ủy ban nhân dân Quận Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội. Chương 3. Phương hướng và giải pháp chủ yếu nâng cao hoạt động ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội.
6 Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN 1.1. MỘT SỐ KHÁI NIỆM CÓ LIÊN QUAN 1.1.1. Khái niệm văn bản quản lý nhà nước Xã hội loài người ngày càng phát triển, nhu cầu thông tin của con người càng lớn. Để thỏa mãn nhu cầu đó, con người đã tìm ra và đưa vào sử dụng rất nhiều cách thức, phương tiện khác nhau, trong đó có văn bản. Đây được coi là phương tiện chủ yếu hữu hiệu do tính cụ thể, chính xác, dễ phổ biến và khả năng lưu giữ thông tin lâu dài của nó. Văn bản được sử dụng trong tất cả các lĩnh vực khác nhau của đời sống xã hội với những nội dung và mục đích khác nhau. Chính vì vậy, văn bản là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học, theo các góc độ khác nhau và cũng chính vì vậy, khi nghiên cứu về văn bản, mỗi ngành khoa học đều đưa ra khái niệm văn bản phù hợp với góc độ nghiên cứu của mình. Văn bản theo nghĩa rộng được hiểu là một công cụ để ghi lại và truyền đạt thông tin, quyết định từ chủ thể này đến chủ thể khác bằng một ký hiệu hoặc ngôn ngữ nhất định [35, tr.63]. Theo quan niệm này, mọi giấy tờ, tài liệu, sách vở và kể cả các loại khẩu hiệu, câu đối, băng ghi âm…đều được coi là văn bản, một phương tiện ghi nhận và truyền đạt các thông tin. Theo nghĩa hẹp, văn bản được hiểu là các tài liệu, giấy tờ được sử dụng trong hoạt động của cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội, các tổ chức quần chúng, tổ chức kinh tế… hoặc tài liệu của cá nhân có giá trị, ý nghĩa pháp lý, xã hội nhất định [35, tr.64]. Từ những quan niệm về văn bản trên, có thể hiểu văn bản quản lý nhà nước( VBQLNN) là một loại công cụ để ghi nhận những quy tắc pháp lý của
7 các cơ quan nhà nước có thẩm quyền.Tuy nhiên, hiện nay khái niệm văn bản QLNN còn có nhiều cách hiểu khác nhau. Có tác giả cho rằng : VBQLNN là hình thức thể hiện của quyết định quy phạm pháp luật (QPPL) do cơ quan nhà nước (CQNN), người có thẩm quyền, các tổ chức xã hội được trao quyền ban hành theo trình tự, thủ tục và hình thức do pháp luật quy định, trong đó có chứa đựng các quy tắc xử sự có tính bắt buộc chung nhằm điều chỉnh quan hệ xã hội nhất định,được áp dụng nhiều lần và hiệu lực của nó không phụ thuộc vào sự áp dụng [35, tr.62]. Tác giả khác lại cho rằng : VBQLNN sản phẩm của quá trình sáng tạo pháp luật, là văn bản do CQNN có thẩm quyền, các tổ chức xã hội được trao quyền ban hành theo những thủ tục và hình thức nhất định, trong đó chứa đựng các quy tắc xử sự có tính bắt buộc chung nhằm điều chỉnh những quan hệ xã hội nhất định, được áp dụng nhiều lần và hiệu lực của nó không phụ thuộc vào sự áp dụng [35, tr.43]. 1.1.2. Khái niệm văn bản hành chính Văn bản hành chính dùng để truyền đạt thông tin trong hoạt động quản lý nhà nước như : công bố hoặc thông báo về một chủ trương, quyết định hay nội dung và kết quả hoạt động của một cơ quan, tổ chức; ghi chép lại các ý kiến và kết luận trong các hội nghị ; thông tin giao dịch chính giữa các cơ quan, tổ chức với nhau hoặc giữa tổ chức và công nhân. Văn bản hành chính đưa ra các quyết định quản lý quy phạm, do đó không dùng để thay thế cho văn bản QPPL [21, tr 36] Là loại văn bản hình thành trong hoạt động QLNN, được sử dụng giải quyết những công việc có tính nghiệp vụ như : hướng dẫn, trao đổi, đôn đốc, nhắc nhở, thông báo [20, tr 36]. Theo Điều 1 Nghị định số 09/2010/NĐ –CP, ban hành ngày 08 tháng 02 năm 2010 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư thì văn bản
8 hành chính gồm các loại sau : “Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thỏa thuận, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công” [10, tr 16]. Văn bản hành chính có những đặc điểm khác biệt sau đây : - Ban hành để thực thi các loại văn bản QPPL; - Văn bản hành chính áp dụng một lần hoặc một vài lần; - Đối tượng thực thi hẹp, một người hoặc một nhóm người cụ thể; - Văn bản hành chính ra đời theo tính chất công việc. 1.1.3. Khái niệm hoạt động ban hành văn bản hành chính 1.1.3.1. Khái niệm hoạt động Hoạt động là mối quan hệ tác động qua lại giữa con người và thế giới (khách thể) để tạo ra sản phẩm cả về phía thế giới và cả về phía con người (chủ thể).Trong mối quan hệ đó có 2 quá trình : - Quá trình đối tượng hóa (xuất tâm): Chủ thể chuyển năng lực của mình thành sản phẩm hoạt động, tâm lí của con người được bộc lộ, được khách quan hoá trong quá trình làm ra sản phẩm. - Quá trình chủ thể hóa (nhập tâm): Chủ thể chuyển nội dung khách thể (quy luật, bản chất của SV) vào bản thân mình tạo nên tâm lí, ý thức, nhân cách của bản thân , Là quá trình con người chiếm lĩnh (lĩnh hội) thế giới. Như vậy có thể hiểu : Hoạt động là phương thức tồn tại của con người,phương thức tồn tại của mọi sự vật hiện tượng,quy định tồn tại của sự
9 vật hiện tượng đó.Khi phương thức thay đổi sự vật hiện tượng bị thay đổi thành sự vật hiện tượng khác 1.1.3.2. Khái niệm hoạt động ban hành văn bản hành chính Hoạt động ban hành văn bản hành chính là Hoạt động của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, các tổ chức xã hội khi được nhà nước trao quyền thực hiện theo trình tự đã được quy định chặt chẽ thể hiện các bước, từng công việc phải làm để đưa ra các văn bản hành chính, từ đề xuất sáng kiến lập pháp, lập chương trình xây dựng văn bản hành chính đến soạn thảo văn bản hành chính dự án, thẩm định, thẩm tra dự án văn bản hành chính, công bố, tổ chức lấy ý kiến đóng góp của các cơ quan, tổ chức, cá nhân, những tầng lớp dân cư có liên quan đến việc tổng hợp, phân tích, nghiên cứu tiếp thu ý kiến đóng góp, đến trình cơ quan nhà nước có thẩm quyền xem xét, cho ý kiến hoặc thông qua dự án văn bản hành chính. 1.2. HỆ THỐNG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH CỦA UBND QUẬN 1.2.1. Phân loại hệ thống văn bản và trình tự, thủ tục soạn thảo, ban hành VBHC của UBND Quận Cấp huyện có vị trí đặc biệt trong hệ thống chính trị của nước ta. Trong quá trình thực thi quyền lực chính trị và quyền lực nhà nước thì chính quyền cấp huyện là cấp trực tiếp chỉ đạo hoạt động của các đơn vị cấp địa phương, trực tiếp đưa các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước vào cuộc sống. Hệ thống văn bản quản lí của chính quyền các cấp nói chung và quận nói riêng được quy định trong các văn bản như: Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 22 tháng 6 năm 2015, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác Văn thư, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 ngày 4 năm 2004 của
10 Chính phủ về công tác Văn thư. Theo các văn bản trên, UBND Quận có thẩm quyền ban hành hệ thống văn bản quản lí sau: - Văn bản hành chính Chính quyền Quận được ban hành các loại văn bản hành chính bao gồm: Văn bản cá biệt VB cá biệt là những quyết định quản lý thành văn mang tính áp dụng pháp luật do cơ quan, công chức nhà nước có thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ tục nhất định nhằm giải quyết công việc cụ thể trong quản lý hành chính nhà nước. VB cá biệt cấp huyện là: Quyết định, chỉ thị, nghị quyết. VB cá biệt thường gặp là: quyết định nâng lương, quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật cán bộ, công chức… Văn bản hành chính thông thường Là những VB có nội dung chứa đựng các thông tin mang tính chất điều hành hành chính trong các cơ quan nhà nước như triển khai, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra, theo dõi, phản ánh tình hình, đánh giá kết quả… các hoạt động trong cơ quan nhà nước hoặc trao đổi, giao dịch, liên kết hoạt động giữa các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân… VB hành chính thông thường không đưa ra các quyết định quản lý, do đó không được dùng thay thế cho văn bản quy phạm pháp luật (VBQPPL) hoặc văn bản cá biệt. Văn bản hành chính thông thường là loại văn bản hình thành trong hoạt động quản lý nhà nước, được sử dụng giải quyết những công việc có tính chất như hướng dẫn, trao đổi, đôn đốc, nhắc nhở, thông báo… Theo Khoản 2, Điều 1 của Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư thì văn bản hành chính gồm các loại
11 sau: Quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thỏa thuận, các loại giấy (giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ…), các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công...) [19]. - Quy trình xây dựng và ban hành VB HC: Quy trình xây dựng và ban hành văn bản hành chính của UBND Quận được thực hiện gồm các bước cơ bản sau: Bước 1: Dự thảo văn bản Quá trình soạn thảo văn bản hành chính thường căn cứ vào tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, Chủ tịch UBND giao cho đơn vị, hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo. Đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo thực hiện các công việc như: Xác định hình thức, nội dung, độ khẩn, độ mật của văn bản cần soạn thảo; thu thập, xử lý thông tin có liên quan; soạn thảo văn bản. Bước 2: Lấy ý kiến tham gia xây dựng dự thảo Trong trường hợp cần thiết, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo đề xuất với Chủ tịch Ủy ban nhân dân việc tham khảo ý kiến của cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan. Sau đó, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo nghiên cứu, tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo. Bước 3: Duyệt bản thảo văn bản Đơn vị, cá nhân soạn thảo trình duyệt bản thảo văn bản (kèm theo tài liệu có liên quan) lên thủ trưởng cơ quan. Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt. Bước 4: Đánh máy, nhân bản và kiểm tra văn bản đánh máy trước khi ký Văn bản sau khi duyệt được đánh máy và nhân bản theo đúng số lượng quy định cũng như đúng thời hạn theo quy định của pháp luật. Công chức văn
12 phòng phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về mức độ chính xác của nội dung văn bản, về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản. Bước 5: Ký văn bản Ký VB theo chế độ thủ trưởng: Người đứng đầu cơ quan quận ( Chủ tịch quận ) có thẩm quyền ký tất cả các VB của cơ quan và có thể giao cho các Phó Chủ tịch ký thay các VB thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách. Thông qua và ký VB theo chế độ tập thể: đối với những vấn đề quan trọng của quận cần được thảo luận tập thể và quyết định theo đa số. Người đứng đầu cơ quan quận thay mặt tập thể lãnh đạo ký các VB của cơ quan, các Phó Chủ tịch được thay mặt tập thể ký thay người đứng đầu cơ quan những VB thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách. Bước 6: Gửi và lưu trữ văn bản Văn bản sau khi được ký ban hành, người văn thư phải làm thủ tục vào sổ văn bản, gửi đi kịp thời và lưu trữ theo quy định của pháp luật. 1.2.2. Vai trò, chức năng của văn bản tại cơ quan hành chính nhà nước UBND quận 1.2.2.1. Vai trò Xuất phát từ vai trò của văn bản quản lý hành chính nhà nước nói chung, từ chức năng, nhiệm vụ của cơ quan hành chính nhà nước UBND quận nói riêng, văn bản UBND quận có các vai trò cơ bản sau: Thứ nhất, đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý hành chính nhà nước Hoạt động quản lý hành chính nhà nước UBND quận phần lớn được đảm bảo thông tin bởi hệ thống văn bản quản lý. Đó là các thông tin về: Chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước liên quan đến mục tiêu và phương hướng hoạt động lâu dài của các Phường. Nhiệm vụ, mục tiêu hoạt động cụ thể của từng Phường. Phương thức hoạt động, quan hệ công tác giữa các Phường với nhau.
13 Tình hình đối tượng bị quản lý; sự biến động của UBND quận; chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của UBND quận. Các kết quả đạt được trong quá trình quản lý, v.v... Thứ hai, là phương tiện truyền đạt các quyết định quản lý Thông thường, các quyết định hành chính được truyền đạt sau khi đã được thể chế hoá thành các văn bản mang tính quyền lực nhà nước. Các quyết định quản lý cần phải được truyền đạt nhanh chóng và đúng đến các cán bộ, công chức giúp các cán bộ, công chức UBND quận thông suốt, hiểu được nhiệm vụ và nắm được ý đồ của lãnh đạo, để nhiệt tình, yên tâm và phấn khởi thực hiện nhiệm vụ. Hơn nữa, các CB, CC cũng phải nhận thấy được khả năng có thể để phát huy sáng tạo khi thực hiện các quyết định quản lý. Việc truyền đạt quyết định kéo dài, nửa vời, thiếu cụ thể, không chính xác sẽ làm cho quyết định quản lý khó có điều kiện được biến thành hiện thực hoặc được thực hiện với hiệu quả thấp hoặc không có hiệu quả. Việc truyền đạt các quyết định quản lý là vai trò cơ bản của hệ thống văn bản quản lý nhà nước, bởi lẽ hệ thống đó có khả năng truyền đạt các quyết định quản lý một cách nhanh chóng, chính xác và có độ tin cậy cao khi được UBND quận xây dựng, ban hành và chu chuyển một cách khoa học. Việc truyền đạt quyết định quản lý và sử dụng văn bản vào nhiệm vụ này là một mặt của quá trình tổ chức khoa học lao động quản lý. Tổ chức tốt thì năng suất lao động cao, tổ chức không tốt, thiếu khoa học thì năng suất làm việc của người quản lý, của cơ quan sẽ bị hạn chế. Văn bản có thể giúp cho thủ trưởng cơ quan tạo ra các mối quan hệ về mặt tổ chức trong cơ quan, và hướng hoạt động của các CBCC vào mục tiêu nào đó trong hoạt động quản lý. Thứ ba, là phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động của bộ máy lãnh đạo và quản lý
14 Kiểm tra có ý nghĩa cực kỳ quan trọng đối với hoạt động quản lý nhà nước. Không có kiểm tra, theo dõi thường xuyên, thiết thực và chặt chẽ thì mọi nghị quyết, quyết định quản lý của UBND quận rất có thể chỉ là lý thuyết suông. Quan niệm rằng kiểm soát và kiểm tra việc thực hiện công tác điều hành và quản lý nhà nước là một phương tiện có hiệu lực thúc đẩy UBND quận hoạt động một cách tích cực, có hiệu quả. Kiểm tra còn là một trong những biện pháp để nâng cao trình độ tổ chức trong hoạt động của UBND quận hiện nay. Công tác này sử dụng một phương tiện quan trọng hàng đầu là hệ thống văn bản quản lý hành chính nhà nước. Phương tiện này muốn phát huy hết vai trò to lớn đó của mình thì cần phải được tổ chức một cách khoa học. Có thể thông qua việc kiểm tra, việc giải quyết văn bản mà theo dõi hoạt động cụ thể của các cơ quan quản lý. Nếu được tổ chức tốt, biện pháp kiểm tra công việc qua văn bản sẽ mang lại nhiều lợi ích thiết thực. Để kiểm tra có kết quả cần chú ý đúng mức cả hai phương diện của quá trình hình thành và giải quyết văn bản: một là, tình hình xuất hiện các văn bản trong hoạt động của cơ quan; hai là, nội dung các văn bản và sự hoàn thiện trên thực tế nội dung đó. Ở những mức độ khác nhau, cả hai phương diện đều có thể cho thấy chất lượng thực tế trong hoạt động của cơ quan. Kiểm tra hoạt động của bộ máy cơ quan hành chính UBND quận thông qua hệ thống văn bản không thể tách rời với việc phân công trách nhiệm chính xác cho mỗi cán bộ, công chức trong cơ quan. Nếu sự phân công không rõ ràng, thiếu khoa học thì không thể tiến hành kiểm tra có kết quả. Thứ tư, là công cụ để xây dựng hệ thống pháp luật VB QLHCNN có vai trò quan trọng trong việc xây dựng và định hình một chế độ pháp lý cần thiết cho hoạt động QLHCNN, nó là cơ sở quan trọng trong việc giải quyết các quan hệ về pháp lý, các tranh chấp và bất đồng trong