Bài giảng Kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh: Chương 8 Kỹ năng viết trình bày về quá trình soạn thảo tài liệu & các mẫu thư từ trong doanh nghiệp, soạn thảo tài liệu & các phân đoạn, kiến trúc cú pháp trong thư từ doanh nghiệp, lựa chọn từ ngữ.
AMBIENT/
Chủ đề:
Nội dung Text: Bài giảng Kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh: Chương 8 - ThS. Nguyễn Văn Chương
- Đại học Kinh tế TP. HCM
cHào mỪng
các HỌc viên
tHam gia LỚP HỌc
“Kỹ năng giao tiếp trong doanh nghiệp ”
Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 1
- Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 2
- Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 3
- NỘI DUNG
Phần1: QUÁ TRÌNH SOẠN THẢO TÀI LIỆU & CÁC
MẪU THƯ TỪ TRONG DOANH NGHIỆP
Phân2: SOẠN THẢO TÀI LIỆU & CÁC PHÂN ĐOẠN
Phần3: KIẾN TRÚC CÚ PHÁP TRONG THƯ TỪ
DOANH NGHIỆP
Phần4: LỰA CHỌN TỪ NGỮ
Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 4
- Phần 1-QUÁ TRÌNH SOẠN THẢO
Giai đoạn chuẩn bị
Giai đoạn phác thảo
Giai đoạn biên soạn
Tránh trở ngại khi viết
Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 5
- 1-Giai đoạn chuẩn bị
1. Tập trung vào nhiệm vụ
2. Thu thập thông tin: các phương pháp để
thu thập thông tin:
Phương pháp trực giác
Phương pháp phân tích
Phương pháp phỏng vấn & Tham khảo tài
liệu
Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 6
- Phương pháp trực giác
Viết tự do
Ghi chú
Trưng cầu ý kiến
Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 7
- Viết tự do
Viết không mục đích với một cây bút và một tờ
giấy, hay trên máy vi tính, Bạn hãy xác định trước
thời gian làm việc này. Bạn hãy để cây bút của
bạn nhảy múa tuỳ thích trên trang giấy, hay bàn
tay bạn nhảy múa tự do trên bàn phím. Nếu bạn
không thể nghĩ được điều gì để nói ra, thì cứ viết
“không có gì để nói”, viết đi viết lại cho tới khi
nghĩ ra được điều gì đó. Hãy để cho đầu óc thanh
thoát tự nhiên, đừng cố ép buộc mình phải sáng
tác; đừng phân tích.
Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 8
- Ghi chú
Bạn có thể đem theo sổ nhật ký hay
một cuốn sổ tay để ghi chép, trong một
thời kỳ nào đó. Khi có một ý nghĩ xảy
ra, bạn hãy ghi lại ngay. Hoặc bạn cũng
có thể ghi chú trên máy tính, ghi ngay
những ý nghĩ bất chợt nảy ra.
Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 9
- Thăm dò ý kiến
Thăm dò ý kiến có hiệu quả phải căn cứ trên hai
giai đoạn khác nhau.
Giai đoạn 1, Ấn định trước một giới hạn thời gian
và hãy ghi nhận mọi ý kiến bằng cách viết chúng
ra hay ghi âm.
Giai đoạn 2, Xem lại các ý tưởng đó, tập hợp
những ý tưởng có liên quan thành từng nhóm và
loại bỏ những ý tưởng không xác đáng. Cuối
cùng, thử phát biểu những ý tưởng đó xem
chúng có nói lên được điều cốt yếu không.
Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 10
- Phương pháp phân tích
-Tập trung
Tập trung là một kiểu mẫu của kỹ thuật
phân tích trước khi viết. Trước hết, bạn hãy
xác định chủ đề tổng quát. Rồi tập trung chú
ý vào một phương diện của chủ đề. Chia
phương diện đó ra thành nhiều chủ đề nhỏ
cụ thể hơn. Tiếp tục với những phương
diện khác của chủ đề tổng quát cũng bằng
cách đó.
Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 11
- Phương pháp phân tích
- Phỏng vấn của nhà báo
Phương pháp phỏng vấn của nhà
báo cũng là một khả năng khác.
Bạn hãy trả lời tập hợp các câu hỏi
này: Ai? Cái gì? Ở đâu? Khi nào?
Thế nào? Tại sao?
Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 12
- Phương pháp phân tích
-Tu từ
Đặt vấn đề theo phương pháp tu từ cũng sẽ làm
nổi bật vấn đề và thu thập thông tin. Vấn đề tu từ
theo tiêu chuẩn nào có thể áp dụng vào trường
hợp cụ thể của bạn – Vấn đề X có ý nghĩa gì? Vấn
đề X có thể được mô tả như thế nào? Những
nhân tố của vấn đề X là nhân tố nào? Thực hiện
công tác X như thế nào? Công tác X phải thực
hiện như thế nào? Hậu quả của vấn đề X là gì? X
tương quan với Y như thế nào?
Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 13
- Phương pháp phỏng vấn & Tham
khảo tài liệu
Trong phương pháp phỏng vấn Hãy khuyến
khích người khác nói – Khuyến khích bằng
cử chi phi ngôn ngữ như gật đầu, và bằng
lời nói, như “tôi hiểu””vâng, phải”. Để có
được nhiều thông tin nhất, hãy dùng
những câu hỏi mở, Hãy giải thích rộng hoặc
tóm tắt. Hãy hỏi cho rõ chi tiết, lời giải
thích để khuyến khích người ta cung cấp
thông tin cụ thể hơn.
Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 14
- Phương pháp phỏng vấn &
Tham khảo tài liệu
Nếu bạn tham khảo tài liệu, thì hãy linh
động. Hãy lướt qua những đoạn không xác
đáng; đọc chậm những đoạn quan trọng.
Hãy đọc một cách tích cực, chủ động, ghi
chú ở lề, gạch dưới, ghi lại nhận xét và luôn
luôn cho biết nguồn gốc thông tin.
Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 15
- 2-Giai đoạn phác thảo
Phác thảo là sự bộc lộ ý tưởng, sáng tạo. Đây chưa
phải là giai đoạn hoàn chỉnh tài liệu.
Ghi những ý nghĩ ra giấy và đừng quan tâm đến
những khó khăn.
Đánh máy bản phác thảo
Đọc , ghi âm và phác thảo
Chú ý khi đọc cho người cấp dười: 1/Chỉ dẫn mẫu văn
bản; 2/Đọc với giọng bình thường; 3/đọc rõ dấu câu
và phân đoạn; 4/Nhắc lại hay đọc chậm, rõ những
điểm nhấn; 5/ kiểm tra thông tin và cám ơn
Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 16
- 3-Giai đoạn biên soạn
Để dành một khoảng trống thời gian giữa phác
thảo và biên soạn.
Phân tích lại những vấn đề quan trọng và loại bỏ
hay sửa đổi những đoạn không quan trọng.
Kiểm tra lại các mục tiêu của chiến lược giao
tiếp.
Có thể trải rộng bản phác thảo trên mặt giấy và
phân tích, khảo sát bố cục, lý luận và tính mạch
lạc.
Gọt giũa hoàn chỉnh
Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 17
- 3-Giai đoạn biên soạn
Dành khoảng thời gian trống giữa phác
thảo và biên soạn.
Phân tích lại những vấn đề quan trọng.
Loại bỏ hay sửa đổi những đoạn không cần
giữ trước khi tìm cách hoàn thiện.
Kiểm tra lại mục tiêu của chiến lược giao
tiếp.
Có thể trải rộng bản phác thảo trên một mặt
giấy và phân tích.
Gọt giũa bài viết
Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 18
- Tránh những trở ngại
Viết là một quá trình phức tạp bao gồm nhiều
giai đoạn khác nhau, chứ không phải là một công
thức thần kỳ đơn giản.
Hãy xây dựng kế hoạch thời gian viết của bạn.
Bạn không được viết liền một mạch.
Hãy phân cách quá trình tư tưởng khỏi quá trình
tổ chức trật tự. Hãy sắp xếp tư tưởng một cách
thích hợp cho người đọc; đừng viết đơn thuần
theo thứ tự tư tưởng nảy ra.
Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 19
- Tránh những trở ngại
Hãy phân cách quá trình tổ chức trật tự ra khỏi
quá trình phác thảo. Hãy tổ chức ý tưởng của bạn
trước khi bạn bắt đầu đặt những ý tưởng đó vào
các đoạn và viết thành câu.
Hãy phân cách quá trình phác thảo với quá trình
biên soạn. Đừng tìm cách biên soạn trong khi
phác thảo.
Nếu gặp bế tắc trong giai đoạn biên soạn, hãy
tưởng tượng bạn đang đối thoại với người đọc;
viết không mục đích một lúc; đọc vào băng ghi
âm hay đánh máy đoạn đó rồi xem lại sau.
Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 20
Thêm vào BST
Báo xấu
Download
Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ
