Bài giảng Thay đổi và phát triển tổ chức: Chương 3 - TS. Trương Thị Lan Anh

Chia sẻ: Hgfch Hgfch | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:47

Thêm vào BST

Báo xấu

295
lượt xem 52
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Nội dung cơ bản của chương 3 Chẩn đoán tổ chức thuộc bài giảng thay đổi và phát triển tổ chức nhằm trình bày về chẩn đoán tổ chức là gì?, hai cách tiếp cận trong chẩn đoán: cách tiếp cận giải quyết vấn đề và cách tiếp cận tích cực, cách tiếp cận tích cực: phương pháp Khai thác điểm mạnh.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài giảng Thay đổi và phát triển tổ chức: Chương 3 - TS. Trương Thị Lan Anh

THAY ĐỔI VÀ PHÁT TRIỂN TỔ CHỨC CHẨN ĐOÁN TỔ CHỨC (ORGANIZATIONAL DIAGNOSIS) MBA 2013 Giảng viên: TS. Trương Thị Lan Anh
NỘI DUNG CHÍNH • Chẩn đoán tổ chức là gì? • Hai cách tiếp cận trong chẩn đoán: cách tiếp cận giải quyết vấn đề (problem solving approach) và cách tiếp cận tích cực (positive approach) • Cách tiếp cận tích cực: Phương pháp Khai thác điểm mạnh (Appreciative Inquiry method) Org diagnosis - Dr. Lan Anh 2
Managing the OD Process Three basic components of OD programs: Diagnosis Continuous collection of data about total system, its subunits, its processes, and its culture Action All activities and interventions designed to improve the organization’s functioning Program All activities designed to management ensure success of the program Org diagnosis - Dr. Lan Anh 3
CHẨN ĐOÁN TỔ CHỨC • Là quá trình cộng tác giữa các thành viên của tổ chức/nhóm có dự án OD với nhà tư vấn OD để thu thập thông tin cần thiết, phân tích, xác định mục tiêu thay đổi. • Cung cấp thông tin đầu vào về những hiểu biết về tổ chức phục vụ cho quá trình hoạch định kế hoạch hành động cho các can thiệp OD • Đây là đặc tính khác biệt và rõ ràng của một dự án OD so với các dự án thay đổi ứng phó khác: phải chẩn đoán tổ chức trước khi can thiệp  Thay đổi có hoạch định Org diagnosis - Dr. Lan Anh 4
CHẨN ĐOÁN TỔ CHỨC • Mục đích của chẩn đoán: ‒ Problem-solving approach: Xác định các nguyên nhân của những vấn đề cần giải quyết  Giống như bác sĩ chẩn đoán bệnh (Clinical diagnosis) ‒ Positive approach (AI): Xác định các thế mạnh giúp vươn tới tầm nhìn của tổ chức Org diagnosis - Dr. Lan Anh 5
CHẨN ĐOÁN TỔ CHỨC • Xem tổ chức là hệ thống mở (open- system): ‒ Xác định ranh giới của tổ chức  mức độ kiểm soát được của dự án OD ‒ Nhận dạng các bộ phận của hệ thống (subsystems)  giảm bớt sự phức tạp của hệ thống lớn ‒ Xác định các yếu tố môi trường tác động ‒ Xác định các tương tác hệ thống • Phân tích vấn đề Org diagnosis - Dr. Lan Anh 6
CHẨN ĐOÁN TỔ CHỨC • Đầu ra của việc chẩn đoán (outputs): vấn đề cần cải thiện, điểm yếu cần khắc phục, điểm mạnh cần phát huy • Đề xuất căn cứ từ chẩn đoán ‒ Mô hình (model) hay khung hướng dẫn (framework) thay đổi  giúp có cái nhìn hệ thống, kiểm tra các tiêu chí thay đổi, bảo đảm không bị sơ sót ‒ Các can thiệp (interventions) cần thiết để phát triển tổ chức Org diagnosis - Dr. Lan Anh 7
Các vấn đề nghiên cứu trong OCD liên quan đến chẩn đoán tổ chức • Sự phát triển của các mô hình chẩn đoán (development of organizational diagnostic models); • Việc lựa chọn quy trình và phương pháp thu thập thông tin trong chẩn đoán (the choice of procedures and methods for data collecting in diagnosis); • Phương pháp và kỹ thuật xử lý dữ liệu và kết luận (methods and techniques of data processing and making conclusions) (Nguồn: Hayes, 2002). Org diagnosis - Dr. Lan Anh 8
Đối tượng chẩn đoán • Hai khía cạnh cơ bản nhất của tổ chức: – Khía cạnh “cứng” (hard, formal): cấu trúc tổ chức và hệ thống  Organizational Design – Khía cạnh “mềm” (soft, informal): con người và hành vi của họ đối với người khác  Organizational Behavior • Cân bằng giữa 2 khía cạnh này khi chẩn đoán để tránh sai lệch Org diagnosis - Dr. Lan Anh 9
Các cấp độ chẩn đoán • Ba cấp độ – Tổ chức – Nhóm – Cá nhân • Có thể thực hiện ở một cấp độ hoặc cả ba cấp độ • Thường thì chẩn đoán ở cấp độ cá nhân sẽ đi sau cấp độ tổ chức hoặc nhóm Org diagnosis - Dr. Lan Anh 10
Mô hình chẩn đoán ở cấp độ tổ chức Inputs Design Components Outputs Technology General Effectiveness Organization Environment Strategy Structure Industry Structure HR Measurement Systems Systems Org diagnosis - Dr. Lan Anh 11
Mô hình chẩn đoán ở cấp độ nhóm Inputs Design Components Outputs Goal Clarity Organization Task Group Group Design Structure Functioning Effectiveness Group Performance Composition Norms Org diagnosis - Dr. Lan Anh 12
HAI CÁCH TIẾP CẬN TRONG CHẨN ĐOÁN TỔ CHỨC Giải quyết vấn đề Tích cực • Thay đổi là để giải quyết • Thay đổi là để đạt được vấn đề đang tồn tại  cần viễn cảnh tốt đẹp trong nhận dạng vấn đề và tương lai  cần xác định nguyên nhân viễn cảnh chung • Chẩn đoán bắt đầu từ thực trạng không như mong • Chẩn đoán bắt đầu từ muốn (What to fix) những mong muốn ở • Những ai có liên quan mới tương lai (What to grow) tham gia (stakeholders); • Tất cả cùng tham gia (total thời điểm và nơi chốn tùy participation), mọi lúc, mọi thuộc vào vấn đề nơi Org diagnosis - Dr. Lan Anh 13
HAI CÁCH TIẾP CẬN TRONG CHẨN ĐOÁN TỔ CHỨC Giải quyết vấn đề Khai thác điểm mạnh • Thuật ngữ hay dùng: vấn • Thuật ngữ hay dùng: sự đề, hiện tượng, nguyên thật, điểm mạnh, điều tốt, nhân, giải pháp, kế hoạch tốt hơn, vĩ đại, khả dĩ, tiềm hành động, can thiệp… năng… • Khắc phục điểm yếu • Khai thác điểm mạnh (AI) • Ý tưởng thay đổi đi từ trên • Ý tưởng thay đổi luôn đi từ xuống (top-down) hoặc từ dưới lên (bottom-up) dưới lên (bottom-up). • Giả thiết tổ chức là nguồn • Giả thiết tổ chức là tập tạo ra năng lực và khả năng hợp các vấn đề cần giải tưởng tượng vô hạn (infinite quyết. capacity and imagination). Org diagnosis - Dr. Lan Anh 14
CÁCH TIẾP CẬN GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ • Nguyên tắc: chia tổ chức thành những hệ thống bộ phận (subsystems) – Theo các chức năng chuyên môn (functions): sản xuất, chất lượng, nhân sự, kinh doanh, tài chính, v.v… – Theo các yếu tố tạo nên “sức khỏe của tổ chức” (organizational health): Mô hình 6-box (Weisbord, 1976), Mô hình 7S hay 3-Area of organizational health (McKinsey) – Theo các quá trình của tổ chức (organizational processes) Org diagnosis - Dr. Lan Anh 15
Tháp Phát Corporate Pyramid of Organizational triển tổ Culture Development chức Values Beliefs Norms Management Systems Management Perf. Planning Organization Development Mgmt. Accounting: Operational Systems Personnel: Production: Marketing: • Billing • Hiring • Payroll •Shipping • Selling • Compensation Resource Management Financial Technological and Human Resources Physical Resources Resources Products & Services Develop Products (Services) Markets Define Market Segments and Niche © Management Systems Consulting Corporation, 1989. Revised 2004. All rights reserved. 16
Diagnosing Organizational Subsystems Diagnostic targets Information sought Methods of Diagnosis The total organization Q) What is organization’s culture? • Examination of organizational records – Q) Are organizational goals and strategy rules, regulations, policies understood and accepted? • Questionnaire survey Q) What is organization’s performance? • Interviews (both group & individual) Large and complex Q) What are the unique demands on this • Questionnaire survey subsystems subsystem? • Interviews Q) Are organization structures and processes • Observations related to unique demands? • Organization records Q) What are the major problems confronting this subsystem? Small and simple Q) What are major problems of the team? • Individual interviews subsystem Q) How can team effectiveness be improved? • group meeting to review the interview data Q) Do individuals know how their jobs relate to • Questionnaires organizational goals? • Observation of staff meetings and other day- to-day operations Intergroup subsystems Q) How does each subsystem see the other? • Interviews of each subsystem followed by Q) What problems do the two groups have in ‘sharing the data meeting’ working together? • Flowcharting critical processes Q) How can they collaborate to improve • Meetings between both groups performance of both groups? Individuals Q) Do people perform according to organization’s • Interviews expectations? • Information from diagnostic meetings Q) Do they need particular knowledge or skills? • Data available with HR department Q) What career development opportunities do they have/ want/ need? Roles Q) Is the role defines adequately? • Role analysis Q) What is the ‘fit’ between person and role? • Observations Q) Is this the right person Org diagnosis - Dr. Lan Anh for this role? • Interviews 17
Diagnosing Organizational Processes Organizational Information sought Methods of Diagnosis Processes Communication Q) Is communication open or closed? • Observations – in meetings patterns, styles & Q) Is communication directed upward, downward, • Questionnaires flows laterally? • Interviews and discussion with group Q) Are communications filtered? ….. Why? How? members Goal setting Q) Do people set goals? • Questionnaires Q) Who participates? • Interviews Q) Do they possess necessary skills for effective • Observations goal setting? Decision making, Q) Who makes decisions? • Observations of problem-solving meetings problem solving & Q) Are they effective? • Analysis of videotaped sessions action planning Q) Are additional decision making skills needed? • Organizational records Conflict resolution and Q) Where does conflict exist? • Interviews management Q) Who are involved parties? • Flowcharting critical processes Q) How is it being managed? • Meetings between both groups Superior-subordinate Q) What are the prevailing leadership styles? • Questionnaires relations Q) What problems arise between superiors and •Interviews subordinates? Strategic management Q) Who is responsible for ‘looking ahead’ and • Interviews of key policy makers & long range planning making long term decisions? • Group discussions Q) Do they have adequate tools and support? • Examination of historical records Q) Have the recent long range decisions been effective? Org diagnosis - Dr. Lan Anh 18
Thực hành chẩn đoán tổ chức Org diagnosis - Dr. Lan Anh 19
Mô hình chẩn đoán – The Six-Box Model Purposes Marvin Weisbord Weisbord đã nhận Relationships Structure dạng được 6 mảng trọng yếu mà một tổ Leadership chức muốn thành công thì phải bảo đảm thực hiện đúng Helpful Rewards cách. Theo ông, nhà Mechanisms tư vấn OD phải chú ý đến cả các khía cạnh chính thức và phi chính thức của từng mảng. Org diagnosis - Dr. Lan Anh 20