Bài giảng Truyền thông trong kinh doanh - Chương 3.3: Thư thương mại (tiếp theo), cung cấp cho người học những kiến thức như Thông điệp thuyết phục và marketing; Dự thảo thư yêu cầu thuyết phục; Yêu cầu sự ủng hộ, giúp đỡ và hành động; Thuyết phục trong tổ chức; Khiếu nại hay yêu cầu điều chỉnh. Mời các bạn cùng tham khảo!
AMBIENT/
Chủ đề:
Nội dung Text: Bài giảng Truyền thông trong kinh doanh: Chương 3.3 - ThS. Đặng Trương Thanh Nhàn
- TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP. HCM
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
TRUYỀN THÔNG
TRONG KINH DOANH
BỘ MÔN QUẢN TRỊ
ThS. Đặng Trương Thanh Nhàn
TP.HCM 2017
TRUYỀN THÔNG TRONG KINH DOANH 1
- CHƯƠNG 3:
THƯ THƯƠNG MẠI
TRUYỀN THÔNG TRONG KINH DOANH 2
- MỤC TIÊU CỦA CHƯƠNG
1. Hiểu rõ các nguyên tắc viết thư
thương mại
2. Phân biệt các loại thư thương mại
3. Thực hành viết thư thương mại và
nắm rõ các nguyên tắc định dạng
TRUYỀN THÔNG TRONG KINH DOANH 3
- NỘI DUNG CỦA CHƯƠNG
1. Những nguyên tắc viết thư thương
mại
2. Các loại thư thương mại
2.1. Thông điệp email và bản ghi nhớ
2.2. Thông điệp thư tích cực
2.3. Thông điệp thuyết phục và marketing
2.4. Thông điệp tiêu cực
3. Định dạng thư thương mại
TRUYỀN THÔNG TRONG KINH DOANH 4
- 2. CÁC LOẠI THƯ THƯƠNG MẠI
2.3 Thông điệp thuyết phục
Dự thảo thư yêu cầu thuyết phục
Mở đầu Nội dung Kết thúc
Thu hút sự chú ý của người đọc
Mô tả vấn đề, gợi ý về lợi ích của người đọc,
đưa ra lời khen ngợi hoặc hỏi một câu hỏi có
tính kích thích.
TRUYỀN THÔNG TRONG KINH DOANH 5
- 2. CÁC LOẠI THƯ THƯƠNG MẠI
2.3 Thông điệp thuyết phục
Dự thảo thư yêu cầu thuyết phục
Mở đầu Nội dung Kết thúc
Xây dựng hứng thú Giảm thiểu sự kháng cự
• Giải thích logic và ngắn ▪ Tiên đoán sự phản đối
gọn mục đích của yêu ▪ Đưa ra luận cứ
cầu. ▪ Thiết lập sự đáng tin cậy
• Chứng minh sự hợp lý ▪ Thể hiện năng lực
• Sử dụng thực tế, thống ▪ Thể hiện giá trị của đề xuất
kê hay ý kiến của
chuyên gia. TRUYỀN THÔNG TRONG KINH DOANH 6
- 2. CÁC LOẠI THƯ THƯƠNG MẠI
2.3 Thông điệp thuyết phục
Dự thảo thư yêu cầu thuyết phục
Mở đầu Nội dung Kết thúc
Hành động thúc đẩy
▪ Yêu cầu hành động cụ thể
▪ Tạo điều kiện phản hồi dễ dàng
▪ Thể hiện sự lịch sự, tôn trọng và biết ơn.
TRUYỀN THÔNG TRONG KINH DOANH 7
- 2. CÁC LOẠI THƯ THƯƠNG MẠI
2.3 Thông điệp thuyết phục
Yêu cầu sự ủng hộ, giúp đỡ và hành động
Sự thuyết phục cần thiết khi nào ?
Khi yêu cầu về thời gian, tiền bạc, thông tin, ưu
đãi đặc biệt hay sự hợp tác.
© ISTOCKPHOTO. COM / ZSOLT NYULASZI
TRUYỀN THÔNG TRONG KINH DOANH 8
- 2. CÁC LOẠI THƯ THƯƠNG MẠI
2.3 Thông điệp thuyết phục
Yêu cầu sự ủng hộ, giúp đỡ và hành động
Khi nào yêu cầu được đáp ứng ?
Các yêu cầu có thể được đáp ứng vì người
nhận:
– Đang thực sự quan tâm đến dự án/kế hoạch
của bạn
– Thấy được lợi ích cho người khác
– Mong đợi về tiềm năng lợi thế cho chính họ
– Cảm thấy có trách nhiệm đóng góp thời gian
hay chuyên môn của họ như để “trả nợ”
TRUYỀN THÔNG TRONG KINH DOANH 9
- 2. CÁC LOẠI THƯ THƯƠNG MẠI
2.3 Thông điệp thuyết phục
Yêu cầu sự ủng hộ, giúp đỡ và hành động
• Hãy đọc thông điệp ví dụ đính kèm.
• Đánh giá nội dung và xác định những
phần cần được cải thiện.
TRUYỀN THÔNG TRONG KINH DOANH 10
- Kính gửi anh Minh,
Anh có thể vui lòng tham gia với vai trò diễn giả trong buổi tọa đàm Hướng Nghiệp diễn ra vào
tháng 5 tới tại trường Đại học Hutech ? Chúng tôi không muốn mời một người quá bận rộn,
nhưng chúng tôi vẫn hi vọng anh có thể thu xếp được vào ngày 10 tháng 5 để tham gia buổi tọa
đàm.
Trong đó, anh sẽ trình bày những khó khăn và đề xuất một số giải pháp với công tác hướng
nghiệp cho sinh viên năm cuối. Chúng tôi biết anh đã từng trình bày chủ đề này tại một buổi hội
thảo cấp trường trước đó. Dù thù lao diễn giả chúng tôi có thể chi trả chỉ ở mức 2 triệu VND,
buổi ăn tối sẽ được phục vụ miễn phí.
Buổi tọa đàm này có quy mô không lớn nhưng chúng tôi tin là sinh viên sẽ hứng thú để lắng
nghe anh trình bày trong khoảng thời gian khoảng 30 phút. Vui lòng xác nhận việc tham gia với
chúng tôi trước 17pm ngày 1/05/2016. THÔNG TRONG KINH DOANH
TRUYỀN 11
- 2. CÁC LOẠI THƯ THƯƠNG MẠI
2.3 Thông điệp thuyết phục
Thuyết phục trong tổ chức
Thuyết phục cấp dưới
Chỉ thị và hướng dẫn từ trên xuống thường yêu
cầu ít sự thuyết phục. Tuy nhiên sự thuyết
phục cũng cần thiết để:
- Lôi kéo sự tham gia của nhân viên
- Yêu cầu nhân viên làm nhiều hơn vai trò của họ
- Những thay đổi không đem lại lợi ích cho cấp
dưới được chấp nhận.
TRUYỀN THÔNG TRONG KINH DOANH 12
- 2. CÁC LOẠI THƯ THƯƠNG MẠI
2.3 Thông điệp thuyết phục
Thuyết phục trong tổ chức
Thuyết phục cấp trên/ sếp
• Với những yêu cầu/kiến nghị từ dưới lên, để
có sự thuyết phục cần:
– Cung cấp bằng chứng
– Không yêu cầu quá nhiều
– Sử dụng những từ như: “giới thiệu”, “đề
xuất”, hay “kiến nghị”.
– Các câu không nên có vẻ hăm dọa.
TRUYỀN THÔNG TRONG KINH DOANH 13
- 2. CÁC LOẠI THƯ THƯƠNG MẠI
2.3 Thông điệp thuyết phục
Thuyết phục trong tổ chức
Thuyết phục cấp trên/ sếp
• Hãy đọc bản ghi nhớ ví dụ đính kèm.
• Đánh giá nội dung và xác định những
phần cần được cải thiện.
TRUYỀN THÔNG TRONG KINH DOANH 14
- Kính gửi chị Lan,
Dù trước đây chị đã phản đối việc mua thêm máy photocopy, tôi nghĩ tôi đã đạt được một thỏa
thuận hợp lý để mua 1 chiếc máy photocopy mới và chúng ta nên quyết định sớm trước ngày 01
tháng 5. Công ty Copy City đã làm mới lại những máy copies mà họ dự định cho đi. Nếu quyết
định sớm, họ sẽ cung cấp cho chúng ta rất nhiều ưu đãi ví dụ như giấy văn phòng phẩm miễn
phí, miễn phí vận chuyển và miễn phí lắp đặt.
Chúng ta cần có cách giảm chi phí copy cho phòng. Những máy photocopy hiện tại không thể
đáp ứng được yêu cầu công việc. Chúng ta phải yêu cầu thư ký cũng như đại diện bên sales ra
ngoài photocopy với trung bình 10,000 bản copy mỗi tháng, làm tăng chi phí vận chuyển cũng
như chi phí copy và hao tốn nhiều hời gian.
Vui lòng cân nhắc nhanh chóng đề xuất này và phản hồi với tôi càng sớm càng tốt. Tôi tin là
chúng ta đều không muốn mất cơ TRUYỀN THÔNG TRONG KINH DOANH
hội đáng giá này. 15
- 2. CÁC LOẠI THƯ THƯƠNG MẠI
2.3 Thông điệp thuyết phục
Những cách bắt đầu tốt/không tốt của yêu cầu
thuyết phục
Cách bắt đầu nào trong số dưới đây là hiệu quả ?
1. Với cấp trên: Dưới góc độ của một nhân viên mà không
bao giờ tìm được chỗ đậu xe, tôi muốn anh biết rằng
công ty phải thay đổi địa điểm giao dịch.
2. Với nhân viên: Vì mối lo ngại của chúng tôi đến sức
khỏe và phúc lợi của nhân viên, chúng tôi đang cân nhắc
một chương trình phúc lợi với ưu đãi hợp lý cho những ai
muốn tham gia.
3. Với đối tác: 15 phút trước đây anh nhân viên sales dẻo
miệng của các anh vừa dụ dỗ chúng tôi mua sản phẩm
mới, thật là phiền hà chưa từng thấy.
TRUYỀN THÔNG TRONG KINH DOANH 16
- 2. CÁC LOẠI THƯ THƯƠNG MẠI
2.3 Thông điệp thuyết phục
Những cách bắt đầu tốt/không tốt của yêu cầu
thuyết phục
Cách bắt đầu nào trong số dưới đây là hiệu quả ?
4. Chúng tôi cần một người diễn giả tại buổi lễ tối nghiệp, và
anh đã được giới thiệu.
5. Chúng tôi biết rằng anh là người cực kỳ bận rộn và phải
được liên hệ trước nhiều tháng, nhưng không biết liệu
anh có thể thu xếp để phát biểu tại buổi lễ tốt nghiệp tới
vào ngày 07 tháng 06 không ?
6. Anh đã được bầu chọn là diễn giả được yêu mến nhất bởi
toàn thể sinh viên trong trường và họ mong được nghe
anh phát biểu tại buổi lễ tốt nghiệp tới vào ngày 07 tháng
06/
TRUYỀN THÔNG TRONG KINH DOANH 17
- Đại học Sư Phạm
3/22 đường Lê Văn Sĩ, Quận Tân Bình, TP.HCM
Ngày 01/03/2016
Ông Nguyễn Phan Anh,
1/22 Nguyễn Tri Phương
Quận 10, TP. Hồ Chí Minh
Kính gửi ông Phan Anh,
Không biết ông có hứng thú để diễn thuyết trước sinh viên tại trường Đại học Sư Phạm TP.HCM
?
Vào ngày 01 tháng 4 tới đây trường Đại học Sư Phạm của chúng tôi tổ chức buổi hội thảo tư vấn
nghề nghiệp cho sinh viên, và chúng tôi hi vọng ông có thu xếp thời gian để tham dự. Đông đảo
sinh viên cuả trường (khoảng 15,000 em) sẽ tham gia buổi hội thảo này với sự tham gia của 3
diễn giả khách mời.
Chúng tôi mong muốn tìm được diễn giả uy tín về các lĩnh vực kinh tế, giáo dục và chính trị. Hội
Sinh Viên của chúng tôi đã bầu cho ông là diễn giả kinh tế được yêu thích nhất. Chúng tôi sẽ bố
trí để ông phát biểu trong vòng 30 phút về một chủ đề kinh tế hấp dẫn hiện nay.
Buổi hội thảo tư vấn nghề nghiệp này sẽ bao gồm cái quầy thông tin để sinh viên được tư vấn và
tìm hiểu trong thời gian bắt đầu. Khoảng 9h sáng, các diễn giả sẽ bắt đầu tham gia trình bày.
Vui lòng xác nhận với chúng tôi trước ngày 15 tháng 3 về việc tham gia. Chúng tôi mong có sự
hiện diện của ông. Nếu ông thông báo sớm, chúng tôi có thể công bố thông tin nội dung hội thảo
được sớm hơn
TRUYỀN THÔNG TRONG KINH DOANH 18
Trân trọng,
- Đại học Sư Phạm
3/22 đường Lê Văn Sĩ, Quận Tân Bình, TP.HCM
Ngày 01/03/2016
Ông Nguyễn Phan Anh,
1/22 Nguyễn Tri Phương
Quận 10, TP. Hồ Chí Minh
Kính gửi ông Phan Anh,
Hơn 15,000 sinh viên trường Đại học Sư Phạm của chúng tôi sẽ tham gia buổi hội thảo tư vấn
nghề nghiệp vào ngày 01 tháng 4 tới đây và đa số sinh viên đã bầu cho ông là diễn giả kinh tế
được yêu thích nhất.
Buổi hội thảo sẽ là cơ hội để ông giới thiệu bản thân trước đông đảo sinh viên đã yêu mến và bầu
chọn để được nghe ông diễn thuyết. Hội thảo có sự tham gia của 3 diễn giả uy tín về các lĩnh vực
kinh tế, giáo dục và chính trị. Trong khuôn viên hội trường sẽ có bố trí những quầy thông tin để
sinh viên tiếp cận và tìm hiểu về các thông tin nghề nghiệp đa dạng. Phiên trình bày của các diễn
giả sẽ bắt đầu vào khoảng 9h sáng. Với vai trò một trong ba diễn giả uy tín được yêu mến, ông sẽ
có khoảng 30 phút để trình bày về một chủ đề kinh tế hấp dẫn hiện nay.
Nhằm tạo điều kiện để sinh viên trường Đại học Sư Phạm có cơ hội được gặp gỡ và học hỏi,
chúng tôi hi vọng sẽ sớm nhận được sự đồng thuận từ ông. Vui lòng liên hệ với chúng tôi qua số
điện thoại 090xxxxxxx để xác nhận việc tham gia. Chúng tôi cần thông tin sớm từ ông trước
ngày 15 tháng 03 để công bố thông tin nội dung hội thảo.
TRUYỀN THÔNG TRONG KINH DOANH 19
Trân trọng,
- 2. CÁC LOẠI THƯ THƯƠNG MẠI
2.3 Thông điệp thuyết phục
Khiếu nại hay yêu cầu điều chỉnh
• Tránh giọng điệu tức giận, xúc động hay phi lí.
• Bắt đầu bằng lời khen, điểm thỏa thuận, tuyên
bố của vấn đề hay một đánh giá ngắn gọn của
hành động cần được thực hiện để giải quyết vấn
đề.
• Cung cấp xác định dữ liệu.
• Giải thích lý do tại sao người nhận có trách
nhiệm.
TRUYỀN THÔNG TRONG KINH DOANH 20
Thêm vào BST
Báo xấu
Download
Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ
