Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Nâng cao hiệu quả công tác quản lý tồn kho nguyên vật liệu tại Công ty Sanofi – Synthelabo Việt Nam

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:107

Thêm vào BST

Báo xấu

52
lượt xem 11
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Luận văn trình bày cách thức quản lý tồn kho nguyên vật liệu vừa mang đặc điểm chung của ngành dược Việt Nam, vừa mang những yếu tố riêng của công ty mẹ. Qua đó, tác giả sẽ mô tả một mô hình tồn kho của một công ty dược làm chuẩn mực mà hiện nay hầu như chưa ai nói rõ, đồng thời chúng tôi chỉ rõ những hạn chế của công tác này và đưa ra được các giải pháp để khắc phục những hạn chế đó, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý tồn kho nguyên vật liệu cũng như hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Nâng cao hiệu quả công tác quản lý tồn kho nguyên vật liệu tại Công ty Sanofi – Synthelabo Việt Nam

ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA SAU ĐẠI HỌC ---0O0--- CHƯƠNG MŨI LỸ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ TỒN KHO NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY SANOFI – SYNTHELABO VIỆT NAM GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN NGUYỄN THỊ BÍCH CHÂM TP. HCM, NĂM 2007
-2- MỤC LỤC Lời cảm ơn Lời cam đoan Mục lục Danh mục các hình, bảng sử dụng MỞ ĐẦU: Tính cấp thiết của đề tài Mục đích nghiên cứu Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Nguồn số liệu của luận văn Ý nghĩa thực tiễn của đề tài Kết cấu của luận văn PHẦN NỘI DUNG: Trang 1. Chương I: Cơ sở lý luận 1.1. Tổng quan về tồn kho 1 1.1.1. Khái niệm về hàng tồn kho 1 1.1.2. Chức năng, vai trò, các nhân tổ ảnh hưởng đến tồn kho 2 1.1.3. Sử dụng kỹ thuật phân tích A, B, C để phân loại hàng tồn kho 5 1.1.4. Các loại chi phí tồn kho 8 1.2. Các phương pháp hoạch định nhu cầu hàng tồn kho 10 1.2.1. Các mô hình tồn kho 10 1.2.2. Hệ thống tồn kho kịp thời JIT 14 1.3. Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả tồn kho 16 1.3.1. Chỉ tiêu đáp ứng nhu cầu khách hàng 16 1.3.2. Chỉ tiêu đánh giá mức độ đầu tư cho hàng tồn kho 16 1.3.3. Chỉ tiêu đánh giá mức độ chính xác báo cáo tồn kho 17 Kết luận chương I 18
-3- 2. Chương II: Thực trạng công tác quản lý tồn kho nguyên vật liệu tại Công ty SSV 2.1. Giới thiệu về Công ty SSV 19 2.1.1. Lịch sử hình thành 19 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, phương hướng phát triển 20 2.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý 21 2.1.4. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty và tình hình hoạt 25 động của Công ty trong những năm gần đây 2.2. Các yếu tố tác động đến quản lý tồn kho nguyên vật liệu tại SSV 29 2.3. Phân tích tình hình thực hiện công tác quản lý tồn kho nguyên vật liệu tại SSV 35 2.3.1. Cơ cấu tổ chức quản lý hàng tồn kho 35 2.3.2. Phân tích tình hình xác lập và kiểm soát các mức tồn kho 40 2.3.2.1. Xác định thời gian đặt hàng lại (ROP) 40 2.3.2.2. Kiểm soát mức tồn kho 45 2.3.2.3. Khối lượng đặt hàng 46 2.3.2.4. Dự trữ bảo hiểm 47 2.3.3. Công tác quản lý dự trữ hàng tồn kho 54 2.3.3.1. Mã hóa, phân loại hàng tồn kho 54 2.3.3.2. Bố trí, sắp đặt dự trữ 55 2.3.3.3. Sổ sách quản lý tồn kho 58 2.3.4. Công tác luân chuyển hàng tồn kho 59 2.3.4.1. Về mặt số lượng 60 2.3.4.2. Về mặt giá trị các hàng hóa dự trữ 61 2.3.5. Đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho 62 2.3.5.1. Chỉ tiêu đáp ứng nhu cầu khách hàng 62 2.3.5.2. Chỉ tiêu về giá trị tồn kho, bao bì, nguyên liệu 63 2.3.5.3. Chỉ tiêu về khả năng đáp ứng thành phẩm 64 2.4. Đánh giá chung về hệ thống quản lý tồn kho nguyên vật
-4- liệu tại SSV 65 2.4.1. Ưu điểm 65 2.4.2. Hạn chế 65 Kết luận chương II 67 3. Chương III: Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý tồn kho nguyên vật liệu tại Sanofi- 68 Synthelabo Việt Nam 3.1. Hoàn thiện kỹ thuật phân tích ABC để phân loại hàng tồn 68 kho 3.2. Giảm kích cỡ lô hàng sản xuất để giảm lượng hàng tồn kho và chi phí tồn kho cho mặt hàng có mức bán hàng tháng 74 thấp. 76 77 Kết luận chương III Kết luận PHẦN PHỤ LỤC: 1. Sơ đồ tổ chức của Sanofi-Synthelabo Việt Nam 2. Sơ đồ tổ chức của nhà máy Sanofi-Synthelabo Thủ Đức 3. Hoá đơn nguyên vật liệu của ANTIDOL viên 4. Toa Fluor Corbiere 5. Mẫu Quota Nhập Khẩu 6. Bảng dự báo tiêu thụ của Công ty năm 2006 7. Bảng dự báo tiêu thụ của Công ty tháng 10/2006 8. Dự toán mua Nguyên liệu cho năm 2006 9. Dự toán mua Bao Bì cho năm 2006 10. Dự toán mua Nguyên liệu cho tháng 10/2006 11. Dự toán mua Bao Bì cho tháng 10/2006 12. Danh sách yêu cầu tồn trữ nguyên liệu cho tất cả các mặt hàng của Công ty 13. Danh sách yêu cầu tồn trữ bao bì cho tất cả các mặt hàng của Công ty
-5- 14. Danh sách thanh lý nguyên liệu 15. Danh sách thanh lý bao bì 16. Thống kê các đơn đặt hàng cho bao bì từ 1/1/2003 đến 31/12/2005 17. Thống kê các đơn đặt hàng cho nguyên liệu từ 1/1/2003 đến 31/12/2005 18. Mẫu hợp đồng mua nguyên liệu 19. Mẫu quản lý nguyên liệu áp dụng trong chương trình Scala 20. Danh sách yêu cầu tồn trữ nguyên liệu cho tất cả các mặt hàng của Công ty đề nghị TÀI LIỆU THAM KHẢO
-6- DANH MỤC BẢNG: Trang 1.1. Các loại chi phí tồn kho 9 2.1 . Cơ cấu nhân lực tại công ty năm 2006 25 2.2 . Bảng thống kê tài sản cố định 27 2.3 . Bảng kết quả kinh doanh qua các năm 27 2.4 . Tồn kho mặt hàng Fluor Corbiere ngày 15/8/2006 32 2.5 . Hóa đơn nguyên vật liệu của mặt hàng Fluor Corbiere 33 2.6 . Yêu cầu tồn trữ chung cho nguyên liệu và bao bì 47 2.7 . Bảng báo cáo tồn kho (Global Stock) ngày 15/8/2006 48 2.8 . Hóa đơn nguyên vật liệu của mặt hàng Allerlene 50 2.9 . Yêu cầu tồn trữ nguyên liệu cho mặt hàng Allerlene 50 2.10 Tiêu chuẩn và nguồn gốc (xuất xứ) của các nguyên liệu chỉ có 51 một nhà sản xuất đáp ứng được yêu cầu của công ty 2.11 Thông tin về dự trữ bảo hiểm nguyên liệu 52 2.12 Yêu cầu tồn trữ bao bì cho mặt hàng Allerlene 53 2.13 Thông tin về dự trữ bảo hiểm bao bì 53 2.14 Chỉ tiêu đáp ứng yêu cầu khách hàng năm 2006 63 2.15 Chỉ tiêu về trị giá tồn kho bao bì năm 2006 63 2.16 Chỉ tiêu về trị giá tồn kho nguyên liệu năm 2006 64 3.1. Danh sách các nguyên liệu được vận chuyển bằng đường hàng 70 không 3.2. Mô hình POQ cho mặt hàng Fluor Corbiere 74
-7- DANH MỤC SƠ ĐỒ: Trang Sơ đồ 1.1: Phân loại hàng tồn kho theo kỹ thuật ABC 5 Sơ đồ 1.2: Những nhân tố tác động đến nhu cầu 6 Sơ đồ 2.1: Sơ đồ Kênh phân phối 26 Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức quản lý hàng tồn kho 35 Sơ đồ 2.3: Sự phối hợp giữa các bộ phận trong công tác quản trị tồn kho 39 nguyên vật liệu Sơ đồ 2.4: Sự phối hợp giữa các bộ phận trong việc lập các dự toán 42 Sơ đồ 2.5: Phân loại, mã hóa hàng tồn kho 54 Sơ đồ 2.6: Sơ đồ lưu chuyển nguyên vật liệu 56
-8- Mở Đầu 1. Tính cấp thiết của đề tài: Trong xu thế hiện nay, Việt Nam đã gia nhập vào Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO) thì môi trường cạnh tranh của các doanh nghiệp diễn ra hết sức sôi động. Để tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp buộc phải thay đổi phương thức quản lý để nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ giá thành sản phẩm, bảo đảm tính cạnh tranh cho sản phẩm của mình. Đối với doanh nghiệp sản xuất thì công tác quản lý tồn kho nguyên vật liệu là một vấn đề hết sức quan trọng và có ý nghĩa đặc biệt vì công tác quản lý tồn kho nguyên vật liệu được thực hiện tốt sẽ giúp doanh nghiệp giảm được chi phí cho việc tồn trữ nguyên vật liệu, tránh được việc chiếm dụng nhiều vốn cho tồn kho, giảm chi phí cho việc thuê mướn mặt bằng, thuê kho để chứa nguyên vật liệu, đồng thời đảm bảo việc cung ứng đầy đủ nguyên vật liệu cho sản xuất, tránh thiếu hụt nguyên vật liệu dẫn đến đình trệ dây chuyền sản xuất, thiếu hụt thành phẩm cung ứng cho thị trường dẫn đến giảm lợi nhuận hay mất khách hàng, mất thị trường. Hiện nay, công tác quản lý tồn kho tuy rất quan trọng nhưng chưa thực sự được quan tâm đúng mức tại các doanh nghiệp Việt Nam nói chung cũng như các doanh nghiệp dược Việt Nam nói riêng. Do đó, tác giả chọn “Nâng cao hiệu quả công tác quản lý tồn kho nguyên vật liệu tại công ty Sanofi-Synthelabo Việt Nam ” làm đề tài để viết luận văn thạc sĩ kinh tế. Xuất phát từ yêu cầu khách quan nêu trên, việc nghiên cứu đề tài của luận văn có ý nghĩa khoa học, mang tính thực tiễn và rất cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Sanofi-Synthelabo Việt Nam; đồng thời đây cũng là tài liệu góp phần nghiên cứu các giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác quản lý tồn kho nguyên vật liệu của các công ty dược Việt Nam.
-9- 2. Mục đích nghiên cứu Hiện nay chúng ta không có nhiều công trình nghiên cứu về công tác quản lý tồn kho nói chung và trong ngành dược nói riêng. Với đặc điểm là một công ty con của tập đoàn mẹ Sanofi-Synthelabo Pháp và là một doanh nghiệp hàng đầu về sản xuất dược phẩm tại Việt Nam, trong luận văn này chúng tôi sẽ trình bày cách thức quản lý tồn kho nguyên vật liệu vừa mang đặc điểm chung của ngành dược Việt Nam, vừa mang những yếu tố riêng của công ty mẹ. Qua đó, chúng tôi sẽ mô tả một mô hình tồn kho của một công ty dược làm chuẩn mực mà hiện nay hầu như chưa ai nói rõ, đồng thời chúng tôi chỉ rõ những hạn chế của công tác này và đưa ra được các giải pháp để khắc phục những hạn chế đó, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý tồn kho nguyên vật liệu cũng như hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. 3. Đối tương, phạm vi nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu của luận văn là Công ty Sanofi-Synthelabo Việt Nam. Phạm vi nghiên cứu của luận văn là các vấn đề liên quan đến công tác quản lý tồn kho nguyên vật liệu phục vụ cho hoạt động sản xuất của Công ty Sanofi- Synthelabo Việt Nam. 4. Phương pháp nghiên cứu: Luận văn sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau: - Phương pháp hệ thống và phương pháp tổng hợp để nghiên cứu đầy đủ các đối tượng khác nhau, có mối quan hệ với nhau cùng tác động đến thực thể doanh nghiệp. - Phương pháp thống kê, phân tích, so sánh và suy luận logic để tổng hợp các số liệu, dữ kiện nhằm xác định những phương án, giải pháp được lựa chọn. 5. Nguồn số liệu của luận văn: Trong quá trình thực hiện luận văn, tác giả sử dụng nguồn số liệu thứ cấp từ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Sanofi-Synthelabo Việt Nam, độ tin cậy của số liệu cao.
- 10 - 6. Ý nghĩa thực tiễn của đề tài - Về phía Công ty Sanofi-Synthelabo Việt Nam: việc quản lý tồn kho hiệu quả sẽ góp phần rất lớn trong việc tránh lãng phí vốn đồng thời đảm bảo cung ứng nguyên vật liệu một cách kịp thời đối với quá trình sản xuất của công ty. Mục đích của đề tài là nhằm đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác quản lý tồn kho nguyên vật liệu của Công ty. - Về phía bản thân: đây là cơ hội rất tốt để tác giả có thể vận dụng những lý thuyết mà mình đã học vào thực tế công việc nhằm mục đích cải tiến hoặc khắc phục những vấn đề còn tồn tại, đồng thời còn là dịp để tác giả kiểm nghiệm lại kiến thức của mình. Ngoài ra, quá trình nghiên cứu sẽ giúp tác giả hiểu rõ hơn, sâu hơn quy trình sản xuất và cung ứng nguyên vật liệu tại công ty. Những kinh nghiệm rút ra từ quá trình nghiên cứu sẽ rất hữu ích với tác giả trong công việc. Bên cạnh đó, kết quả nghiên cứu hy vọng sẽ làm cho các nhà quản trị cao cấp tại công ty sẽ có cái nhìn đúng đắn hơn về tầm quan trọng của công tác quản lý tồn kho nguyên vật liệu. Từ đó, họ sẽ có kế hoạch khắc phục những điểm yếu còn tồn tại trong quá trình xây dựng chiến lược phát triển lâu dài của công ty. 7. Kết cấu của luận văn: Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục, phụ lục và tài liệu tham khảo, luận văn gồm có 3 chương: Chương I: Cơ sở lý luận. Chương II: Thực trạng công tác quản lý tồn kho nguyên vật liệu tại Sanofi- Synthelabo Việt Nam. Chương III: Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý tồn kho nguyên vật liệu tại Sanofi-Synthelabo Việt Nam.
- 11 - 1. Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN 1.1. Tổng quan về tồn kho 1.1.1. Khái niệm về hàng tồn kho Theo chuẩn mực kế toán quốc tế IAS số 2, hàng tồn kho là những tài sản: - Được giữ để đem bán trong kỳ sản xuất kinh doanh thông thường - Đang trong quá trình sản xuất ra các thành phẩm để bán - Dưới hình thức nguyên vật liệu hoặc vật dụng mà chúng được sử dụng trong quá trình sản xuất hoặc cung cấp các dịch vụ. Trong trường hợp cung cấp dịch vụ, hàng tồn kho gồm những chi phí dịch vụ mà khoản doanh thu tương ứng với nó chưa được công nhận. (Ví dụ như các công việc đang tiến hành của kiểm toán viên hay luật sư) Khái niệm về hàng tồn kho trong chuẩn mực kế toán Việt Nam có nội dung khá tương đồng với chuẩn mực kế toán quốc tế. Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 2 về hàng tồn kho được ban hành theo quyết định số 194/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chánh thì hàng tồn kho là những tài sản: - Được giữ để bán trong kỳ sản xuất kinh doanh bình thường - Đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang - Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh hoặc cung cấp các dịch vụ. Hàng tồn kho thường xuất hiện ở dạng sau: - Hàng hoá mua về để bán: hàng mua để nhập kho, hàng mua đang đi đường. - Hàng gửi đi bán, hàng gửi đi gia công chế biến. - Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán. - Sản phẩm dở dang: sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành nhưng chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm. - Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường. - Chi phí dịch vụ dở dang.
- 12 - 1.1.2. Chức năng, vai trò, các nhân tố ảnh hưởng đến tồn kho 1.1.2.1. Chức năng của hàng tồn kho - Chức năng liên kết: Chức năng chủ yếu nhất của quản trị tồn kho là liên kết giữa quá trình sản xuất và cung ứng. Khi cung và cầu của một loại hàng tồn kho nào đó không đều đặn giữa các thời kỳ thì việc duy trì thường xuyên một lượng tồn kho nhằm tích lũy đủ cho thời kỳ cao điểm là một vấn đề hết sức cần thiết. Thực hiện tốt chức năng liên kết nhằm đảm bảo sản xuất liên tục, tránh sự thiếu hụt gây lãng phí trong sản xuất. - Chức năng ngăn ngừa tác động của lạm phát: Nếu doanh nghiệp biết trước được tình hình tăng giá nguyên vật liệu hay hàng hóa, họ có thể dự trữ tồn kho để tiết kiệm chi phí. Như vậy, tồn kho sẽ là một hoạt động đầu tư tốt. - Chức năng khấu trừ theo số lượng: Việc mua hàng với số lượng lớn có thể đưa đến việc giảm phí tổn sản xuất do nhà cung ứng sẽ chiết khấu cho đơn hàng với số lượng lớn. Tuy nhiên, điều này lại dẫn đến chi phí tồn trữ cao do đó trong quản trị tồn kho người ta cần xác định một lượng đặt hàng tối ưu để hưởng được giá khấu trừ mà chi phí tồn trữ tăng không đáng kể. 1.1.2.2. Vai trò của hàng tồn kho - Đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra bình thường theo đúng kế hoạch dự kiến: quá trình phân công lao động xã hội đã dẫn đến chuyên môn hoá sản xuất. Kết quả của chuyên môn hoá sản xuất là hình thành nên các ngành, các doanh nghiệp, các đơn vị kinh tế tương đối tách biệt nhau. Mặt khác, do đặc điểm của sản xuất nên tiến độ và thời gian sản xuất sản phẩm không ăn khớp và đồng nhất với tiến độ và thời gian tiêu dùng sản phẩm. Vì thế phải có quá trình dự trữ hay tồn kho hàng hoá. - Đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục khi có biến cố ngẫu nhiên ngoài dự kiến: do sự vận động khách quan của tự nhiên và của sản xuất mà có nhiều vấn đề doanh nghiệp không thể dự báo được từ trước như thiên tai, địch họa, rủi ro….Chính vì thế mà trong mỗi trường hợp, để đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh liên tục phải có dự trữ cho an toàn, hạn chế rối loạn sản xuất kinh doanh và đời sống dân cư.
- 13 - - Góp phần giảm chi phí nâng cao hiệu quả kinh doanh và ổn định thị trường hàng hoá. - Việc quy định đúng đắn mức tồn kho có ý nghĩa vô cùng to lớn. Nó cho phép bảo quản hàng hoá, giảm hao hụt mất mát, bảo đảm cho các doanh nghiệp có đủ những vật tư, hàng hoá cần thiết trong sản xuất kinh doanh để thực hiện nhiệm vụ đề ra. Dự trữ vừa đủ để cho quá trình sản xuất kinh doanh liên tục, vừa hợp lý để nâng cao hiệu quả khâu dự trữ và tăng hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Dự trữ còn nhằm đề phòng các bất trắc xảy ra, việc tồn kho một lượng hàng hoá nhằm đảm bảo cho quá trình kinh doanh thương mại diễn ra liên tục và có hiệu quả, góp phần vào việc ổn định thị trường hàng hoá. 1.1.2.3. Các nhân tố ảnh hưởng đến hàng tồn kho • Nhu cầu thị trường Mục đích tồn kho nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất là để đảm bảo cung ứng bình thường, liên tục đáp ứng nhu cầu sản xuất. Do vậy nhu cầu của sản xuất của thị trường có ảnh hưởng rất lớn đến số lượng, chủng loại của hàng tồn. Cụ thể: - Vào các ngày lễ, tết, nhu cầu hàng tiêu dùng tăng lên đáng kể vì thế số lượng, chủng loại của hàng tồn cũng tăng lên. - Nhu cầu thị trường đối với hàng vật liệu xây dựng vào mùa khô và mùa mưa rất khác nhau nên mức tồn cũng phải tăng lên. • Khả năng cung ứng của các nhà cung cấp Nhà cung cấp là người cung ứng nguyên vật liệu cho hoạt động sản xuất của doanh nghiệp. Nếu trên thị trường có nhiều nhà cung cấp, các nhà cung cấp có khả năng cung ứng điều đặn, kịp thời theo yêu cầu kinh doanh của doanh nghiệp thì không cần đến tồn kho nhiều và ngược lại. • Hệ thống và chu kỳ vận chuyển Đây cũng là nhân tố cần tính đến khi xác định nhu cầu tồn kho nguyên vật liệu. Bởi lẽ nếu một doanh nghiệp nằm trong khu vực có điều kiện vận chuyển khó khăn hiểm trở thì phải tính toán lượng hàng tồn kho như thế nào đó để hạn chế việc đi lại, không thể vận chuyển mua bán thường xuyên như các doanh nghiệp khác được. Nếu không doanh nghiệp sẽ rất bị động trong hoạt động kinh doanh
- 14 - của mình. Tuy nhiên, với sự phát triển của hệ thống giao thông vận tải nói chung và các phương tiện vận chuyển nói riêng như hiện nay đã tạo điều kiện thuận lợi hơn rất nhiều cho công tác vận chuyển hàng hoá từ nơi sản xuất đến nơi tiêu thụ, từ kho của công ty đến các cửa hàng, các đơn vị trực thuộc…, giảm bớt trở ngại trong giao nhận, vận chuyển, rút ngắn thời gian hàng hoá nằm trong lĩnh vực lưu thông, góp phần đảm bảo chất lượng hàng hoá lưu thông, tăng hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. • Đặc điểm, tính chất thương phẩm của hàng hoá Mỗi loại hàng có đặc điểm, tính chất thương phẩm khác nhau, yêu cầu về việc bảo quản khác nhau, do đó ảnh hưởng đến số lượng hàng tồn và thời gian tồn kho. - Đối với hàng thực phẩm tươi sống: có đặc điểm, tính chất thương phẩm phức tạp: dễ hư hỏng, là mặt hàng tiêu dùng hàng ngày, khách mua thường xuyên nên mức tồn kho thường đủ để bán trong 1- 2 ngày, thời gian tồn kho 1-2 ngày. - Đối với hàng thực phẩm đóng hộp: từng loại có thời hạn sử dụng khác nhau nhưng với điều kiện bảo quản dễ dàng hơn hàng tươi sống nên thời gian tồn kho lâu hơn. - Đối với ngành dược, ngành công nghiệp hóa chất của Việt Nam chưa phát triển, nguyên liệu sử dụng trong sản xuất gần như là 100% nhập khẩu cho nên thời gian vận chuyển dài cho nên tồn kho thường được dự trữ tương đối cao. • Quy mô kinh doanh, khả năng về vốn, điều kiện dự trữ của doanh nghiệp: Quy mô kinh doanh của doanh nghiệp lớn hay nhỏ, mạng lưới kinh doanh rộng hay hẹp, khả năng bán ra thị trường nhiều hay ít, khả năng về vốn mạnh hay hạn chế, điều kiện về diện tích kho cũng như trang thiết bị phục vụ cho công tác bảo quản tốt hay không tốt…tất cả đều ảnh hưởng đến hàng tồn kho. Ví dụ như một doanh nghiệp với khả năng vốn hạn chế thì không thể tồn trữ quá nhiều hàng hoá trong kho, vì điều đó cũng có nghĩa rằng họ đang chôn vốn của mình, điều kiện để xoay trở vốn dưới dạng hàng hoá sẽ khó khăn hơn so với vốn dưới dạng tiền tệ. Hay như một doanh nghiệp có điều kiện về kho dự trữ hàng hoá không tốt, không
- 15 - đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật trong bảo quản hàng sẽ làm tăng thiệt hại do hàng tồn bị hư hỏng… 1.1.3. Sử dụng kỹ thuật phân tích ABC để phân loại hàng tồn kho Khái niệm về kỹ thuật phân tích ABC, tiêu chuẩn phân loại: Kỹ thuật phân tích ABC được đề xuất dựa vào nguyên tắc Pareto 1. Kỹ thuật này phân tổng số loại hàng hóa tồn kho thành 3 nhóm: A, B, C dựa vào giá trị hàng năm của chúng. Các giá trị hàng năm này được xác định bằng công thức sau: Giá trị hàng năm = Nhu cầu hàng năm * Giá mua mỗi đơn vị Tiêu chuẩn cụ thể của từng nhóm hàng tồn kho được xác định như sau: - Nhóm A: bao gồm những loại hàng tồn kho có giá trị hàng năm cao nhất, chúng có giá trị từ 70-80% so với tổng giá trị hàng tồn kho, nhưng về mặt số lượng chúng chỉ chiếm 15% tổng số hàng tồn kho. - Nhóm B: bao gồm những loại hàng tồn kho có giá trị hàng năm ở mức trung bình, chúng có giá trị 15-25% so với tổng giá trị hàng tồn kho, nhưng về sản lượng chúng chiếm khoảng 30% tổng số hàng tồn kho. - Nhóm C: bao gồm những loại hàng có giá trị hàng năm nhỏ, giá trị hàng năm chỉ chiếm khoảng 5% tổng giá trị các loại hàng tồn kho, tuy nhiên số lượng chúng chiếm khoảng 55% so với tổng số loại hàng tồn kho. 80 Nhóm A % giá trị hàng năm 60 Nhóm B 40 Nhóm C 20 % tổng số hàng tồn kho Sơ đồ 1.1: Phân loại hàng tồn kho theo kỹ thuật ABC 1 Pareto là một nhà kinh tế Italia vào thế kỷ thứ 19
- 16 - Trong điều kiện quản lý hiện nay việc sử dụng phương pháp phân tích ABC được thực hiện thông qua hệ thống quản lý tồn kho tự động hóa bằng máy tính. Tuy nhiên, trong một số doanh nghiệp chưa có điều kiện tự động hóa quản trị tồn kho việc phân tích ABC được thực hiện bằng thủ công mặc dù mất thêm thời gian nhưng nó đem lại những lợi ích nhất định. Trước hết, việc áp dụng đúng đắn phương pháp này sẽ giúp doanh nghiệp hoàn thiện hệ thống quản lý tồn kho của mình, mặt hàng nào quan trọng cần tồn trữ nhiều sẽ trữ nhiều, cần ít sẽ trữ ít tránh việc tồn trữ quá mức không cần thiết, áp lực cho việc xây dựng kho bãi, tiết kiệm chi phí vốn lưu động cho doanh nghiệp. Các tiêu chuẩn phân loại khác: Ngoài việc dựa vào giá trị hàng năm của chúng để phân nhóm người ta còn xét đến các tiêu chuẩn khác như: - Những thay đổi về kỹ thuật dự đoán Các nhân tố ảnh hưởng đến dự đoán là luật pháp, thực trạng nền kinh tế, chu kỳ kinh doanh, sự cạnh tranh, quy mô dân cư,… có thể xem xét qua sơ đồ sau: Thiết kế Nhân tố Phục vụ khách hàng bên Chất lượng Nhu cầu trong Giá cả Cảm giác của người tiêu dùng Nhân tố Quy mô dân cư thị Sự cạnh tranh trường Nhân tố ngẫu nhiên Luật lệ Môi trường Thực trạng nền kinh tế Thời gian kinh tế Chu kỳ kinh doanh Sơ đồ 1.2: những nhân tố tác động đến nhu cầu Để dự báo nhu cầu ta có các phương pháp định tính hoặc định lượng. Đối với phương pháp định tính ta có thể lấy ý kiến ban điều hành, lấy ý kiến của người bán hàng, người tiêu dùng hay sử dụng phương pháp chuyên gia. Đối với phương pháp định
- 17 - lượng ta có thể dự báo theo dãy số thời gian, phương pháp bình quân di động, phương pháp san bằng số mũ có điều chỉnh xu hướng, dự báo theo đường khuynh hướng hay dự báo theo các mối liên hệ tương quan. Tùy thuộc vào tình hình cụ thể mà doanh nghiệp chọn lựa phương pháp và kỹ thuật dự báo cho mình. - Vấn đề cung ứng Các nguyên nhân sau đây gây ra biến đổi làm tác động đến lượng tồn kho trong các giai đoạn của quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp: • Các nhân tố về lao động, thiết bị, nguồn vật tư của người cung ứng không đảm bảo các yêu cầu, do đó có những sản phẩm sản xuất ra không đạt yêu cầu về tiêu chuẩn, hoặc số lượng sản xuất không đủ cho lô hàng phải giao. • Thiết kế công nghệ, kỹ thuật, sản phẩm không chính xác. • Các bộ phận sản xuất thực hiện hoạt động chế tạo trước khi có bản vẽ kỹ thuật hay thiết kế chi tiết hoàn thiện. • Không nắm chắc yêu cầu của khách hàng. - Chất lượng hàng tồn kho Chất lượng hàng tồn kho có giảm sút qua thời gian lưu trữ không cũng là một trong nhân tố quan trọng mà doanh nghiệp phải lưu ý đến trong việc phân nhóm hàng tồn kho theo ABC. - Giá cả của các loại hàng tồn kho Giá cả hàng hóa tồn kho cao dẫn đến chi phí dự trữ cao. Ngoài ra, giá hàng hóa cao, tồn kho lớn dẫn đến rủi ro cao trong nền kinh tế có lạm phát. Đây cũng là yếu tố quan trọng khi phân loại hàng tồn kho. Như vậy, những tiêu chuẩn này có thể làm thay đổi vị trí xếp loại các hàng tồn kho. Việc phân nhóm hàng tồn kho là cơ sở để đề ra các chính sách hoạt động kiểm soát riêng biệt những loại hàng tồn kho. Tác dụng của kỹ thuật phân tích ABC trong công tác quản lý tồn kho: Kỹ thuật phân tích ABC có những tác dụng trong công tác quản lý tồn kho như sau: - Các nguồn tiềm lực dùng mua hàng nhóm A cần phải cao hơn nhiều so với nhóm C, do đó cần đầu tư thích đáng.
- 18 - - Các loại hàng thuộc nhóm A cần có một kiểm soát tồn kho chặt chẽ về hiện vật, việc thiết lập những báo cáo chính xác về hàng tồn kho thuộc nhóm A phải thực hiện thường xuyên nhằm đảm bảo khả năng an toàn trong sản xuất. - Trong dự báo nhu cầu vật tư chúng ta có thể áp dụng các phương pháp dự báo khác nhau cho các nhóm hàng khác nhau. Nhóm A cần được dự báo cẩn thận hơn các nhóm khác. - Nhờ có kỹ thuật phân tích ABC trình độ của nhân viên giữ kho sẽ không ngừng được nâng lên, do họ thường xuyên thực hiện các chu kỳ kiểm toán của từng nhóm hàng. Tóm lại, kỹ thuật phân tích ABC sẽ cho chúng ta những kết quả tốt hơn trong dự báo, kiểm soát hiện vật nhằm tính khả thi của nguồn cung ứng, tối ưu hóa lượng dự trữ hàng tồn kho. 1.1.4. Các loại chi phí tồn kho Khi thực hiện tồn kho người ta phải tính 3 loại chi phí sau: Chi phí tồn trữ Là những loại chi phí có liên quan đến việc tồn trữ hay hoạt động thực hiện tồn kho, những chi phí này có thể thống kê theo bản dưới đây:
- 19 - Bảng 1.1. Các loại chi phí tồn kho: Nhóm chi phí Tỷ lệ với giá trị tồn kho 1. Chi phí về nhà cửa hoặc kho hàng: Chiếm 3 – 10% - Tiền thuê hoặc khấu hao nhà cửa - Chi phí hoạt động vận chuyển hàng - Thuế nhà đất - Bảo hiểm nhà cửa, kho hàng 2. Chi phí sử dụng thiết bị, phương tiện Chiếm 1 – 3,5% - Tiền thuê hoặc khấu hao thiết bị dụng cụ - Năng lượng - Chi phí vận hành thiết bị 3. Chi phí về nhân lực cho hoạt động giám sát Chiếm 3 – 5% quản lý 4. Phí tổn cho việc đầu tư vào hàng tồn kho: Chiếm 6 – 24% - Phí tổn hàng việc vay mượn - Thuế đánh vào hàng tồn kho - Bảo hiểm cho hàng tồn kho 5. Thiệt hại của hàng tồn kho do mất mát hư Chiếm 2 – 5% hỏng không sử dụng được Tỷ lệ từng loại chi phí chỉ có ý nghĩa tương đối, chúng lệ thuộc vào từng loại doanh nghiệp, địa điểm phân bố, tỷ lệ lãi hiện tại. Thông thường một tỷ lệ phí tổn tồn trữ hàng năm xấp xỉ 40% giá trị hàng tồn kho. Chi phí đặt hàng Bao gồm những phí tổn trong việc tìm kiếm các nguồn hàng, các nhà cung ứng, hình thức đặt hàng, thực hiện quy trình đặt hàng, hỗ trợ cho các hoạt động văn phòng…. Khi đơn hàng được thực hiện phí tổn đặt hàng vẫn còn tồn tại, những lúc đó chúng được hiểu như phí tổn chuẩn bị thực hiện đơn hàng. Phí tổn chuẩn bị thực hiện đơn hàng là những chi phí cho việc chuẩn bị máy móc hay công nghệ để thực hiện đơn hàng. Do đó chúng ta cần xác định thời điểm và số lượng cho mỗi lần đặt hàng thật chi tiết để cố gắng tìm những biện pháp giảm bớt chi phí chuẩn bị cũng như phí tổn đặt hàng.
- 20 - Trong nhiều tình huống chi phí chuẩn bị có mối quan hệ rất mật thiết đối với thời gian chuẩn bị thực hiện đơn hàng. Nếu chúng ta giảm được thời gian này là một giải pháp hữu hiệu để giảm lượng đầu tư cho tồn kho và cải tiến được năng suất. Chi phí mua hàng Là chi phí được tính từ khối lượng hàng của đơn hàng và giá mua một đơn hàng. Thông thường, chi phí mua hàng không ảnh hưởng đến việc lựa chọn các mô hình tồn kho, trừ mô hình khấu trừ theo sản lượng. 1.2. Các phương pháp hoạch định nhu cầu hàng tồn kho: 1.2.1. Các mô hình tồn kho: Thực tế có khá nhiều mô hình tồn kho như mô hình lượng đặt hàng kinh tế cơ bản (EOQ), mô hình khấu trừ theo số lượng (QDM), mô hình lượng tồn kho để lại (BOQ), mô hình đặt hàng theo sản xuất (POQ), mô hình xác suất với thời gian không đổi. Tuy nhiên, trong phạm vi đề tài này chúng tôi xin trình bày mô hình EOQ và mô hình POQ. 1.2.1.1. Mô hình lượng đặt hàng kinh tế cơ bản (The Basic Economic Order Quantity Model – EOQ) Mô hình được xây dựng dựa trên 6 giả thiết cơ bản là: - Nhu cầu cả năm phải biết trước và không thay đổi - Phải biết trước chu kỳ đặt hàng, chu kỳ đặt hàng ngắn và không thay đổi - Lượng hàng của một đơn hàng được thực hiện trong một chuyến hàng ở một thời điểm đã định trước - Sự thiếu hụt trong tồn kho hoàn toàn không xảy ra nếu như đơn hàng thực hiện đúng thời gian - Không tiến hành khấu trừ theo sản lượng - Duy nhất chỉ có 2 loại chi phí là chi phí đặt hàng (bao gồm các chi phí như tìm nguồn cung ứng, chuẩn bị sản xuất thử… và các định phí khác) và chi phí tồn trữ (chi phí kho bãi, lãi trả ngân hàng… và các biến phí khác)