Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Xây dựng dự toán ngân sách tại Công ty cổ phần Thủy sản và Xuất nhập khẩu Côn Đảo

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:130

Thêm vào BST

Báo xấu

21
lượt xem 6
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Tác giả tiến hành thực hiện nghiên cứu này với các mục tiêu sau đây: Hệ thống lý luận về dự toán ngân sách; phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống thông tin kế toán phục vụ quản lý sản xuất kinh doanh tại Công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu Côn Đảo; đề ra những giải pháp xây dựng dự toán ngân sách tại Công ty cổ phần Thủy sản và Xuất nhập khẩu Côn Đảo.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Xây dựng dự toán ngân sách tại Công ty cổ phần Thủy sản và Xuất nhập khẩu Côn Đảo

GI O V O T O TRƢỜNG I HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH LÊ THU HẰNG XÂY DỰNG DỰ TOÁN NGÂN SÁCH T I CÔNG TY CỔ PHẦN THỦY SẢN VÀ XUẤT NHẬP KHẨU ÔN ẢO LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ Tp. Hồ Chí Minh – 2016
GI O V OTO TRƢỜNG I HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH LÊ THU HẰNG Xây Dựng Dự Toán Ngân Sách Tại Công Ty Cổ Phần Thủy Sản Và Xuất Nhập Khẩu Côn Đảo Chuyên ngành: Kế toán Mã số: 60340301 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. HUỲNH ĐỨC LỘNG Tp. Hồ Chí Minh - Năm 2016
LỜI AM O AN Trong quá trình thực hiện luận văn với đề tài “Xây dựng dự toán ngân sách tại Công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu Côn Đảo”, tôi đã vận dụng kiến thức học tập của mình và với sự trao đổi, hướng dẫn, góp ý của giáo viên hướng dẫn để thực hiện đề tài luận văn thạc sĩ này. Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi, các số liệu và kết quả trong luận văn này là hoàn toàn trung thực và có nguồn gốc trích dẫn rõ ràng. Các kết quả của luận văn chưa từng được công bố ở bất cứ công trình nghiên cứu nào. Luận văn được thực hiện dưới sự hướng dẫn của TS. Huỳnh Đức Lộng. TP. Hồ Chí Minh, ngày 25 tháng 6 năm 2016 Người thực hiện luận văn LÊ THU HẰNG
M CL C TRANG PH BÌA LỜI A M OA N M CL C DANH M C CÁC KÝ HIỆU, CÁC CHỮ VIẾT TẮT DANH M C CÁC BẢNG DANH M C CÁC HÌNH VẼ, Ồ THỊ MỞ ẦU ......................................................................................................................... 1 HƢƠN G 1: Ơ SỞ LÝ LUẬN VỀ DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TRONG DOANH NGHIỆP .......................................................................................................... 7 1.1. Khái niệm dự toán ngân sách ............................................................................. 7 1.2. Ý nghĩa dự toán ngân sách .................................................................................. 7 1.3. Nội dung cơ bản của xây dựng dự toán ngân sách ......................................... 10 1.3.1. Xây dựng mô hình dự toán ngân sách ........................................................... 10 1.3.2. Quy trình lập dự toán ngân sách .................................................................... 14 1.3.3. Nội dung và phương pháp lập hệ thống báo cáo dự toán ngân sách ............. 16 1.3.4. Các kỹ thuật sử dụng trong việc lập dự toán ngân sách ................................ 24 1.3.5. Tổ chức vận hành dự toán ngân sách ............................................................ 27 1.4. Một số yếu tố ảnh hƣởng đến xây dựng dự toán ngân sách trong tổ chức kinh doanh ................................................................................................................. 27 KẾT LUẬN H ƢƠNG 1 ............................................................................................. 28 HƢƠN G 2: THỰC TR NG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN PH C V QUẢN LÝ SẢN XUẤT KINH DOANH T I CÔNG TY CỔ PHẦN THỦY SẢN VÀ XUẤT NHẬP KHẨU ÔN ẢO ............................................................... 29 2.1. Tổng quan về Công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu ôn ảo ........ 29 2.1.1. Lịch sử hình thành của Công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu Côn Đảo .......................................................................................................................... 29 2.1.2. Phương hướng phát triển của Công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu Côn Đảo .......................................................................................................... 30
2.1.3. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu Côn Đảo .................................................................................... 31 2.1.4. Đặc điểm tổ chức quản lý của Công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu Côn Đảo .......................................................................................................... 41 2.2. Thực trạng hệ thống thông tin kế toán phục vụ quản lý sản xuất kinh doanh tại Công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu ôn ảo ....................... 47 2.2.1. Tổng quan về thông tin kế toán phục vụ quản lý sản xuất kinh doanh tại Công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu Côn Đảo........................................... 47 2.2.2. Nội dung cơ bản tổ chức thông tin kế toán phục vụ quản lý sản xuất kinh doanh tại Công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu Côn Đảo ........................... 48 2.2.3. Đánh giá thực trạng hệ thống thông tin kế toán phục vụ quản lý sản xuất kinh doanh tại Công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu Côn Đảo................... 54 KẾT LUẬN H ƢƠNG 2 ............................................................................................. 56 HƢƠN G 3: XÂY ỰNG DỰ TOÁN NGÂN SÁCH T I CÔNG TY CỔ PHẦN THỦY SẢN VÀ XUẤT NHẬP KHẨU ÔN ẢO ...................................... 57 3.1. Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống dự toán ngân sách tại Công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu ôn ảo ........................................................... 57 3.2. Mục tiêu xây dựng hệ thống dự toán ngân sách tại Công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu ôn ảo.............................................................................. 59 3.3. Nội dung xây dựng dự toán ngân sách tại Công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu ôn ảo ......................................................................................... 59 3.3.1. Mô hình dự toán ngân sách ........................................................................... 59 3.3.2. Quy trình lập dự toán ngân sách .................................................................... 60 3.3.3. Hệ thống báo cáo dự toán ngân sách và phương pháp lập ............................ 62 3.4. Một số giải pháp hỗ trợ xây dựng và thực hiện dự toán ngân sách tại Công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu ôn ảo ........................................ 77 3.4.1. Xây dựng hệ thống chi phí theo mô hình ứng xử biến phí và định phí......... 77 3.4.2. Xây dựng tài khoản ghi nhận và cung cấp thông tin ..................................... 79 3.4.3. Xây dựng hệ thống định mức theo từng hoạt động ....................................... 82
3.4.4. Xây dựng hệ thống kỹ thuật phân tích dự báo thông tin thị trường .............. 83 3.4.5. Nâng cao trình độ công nghệ kỹ thuật về xử lý thông tin và kết nối thông tin ............................................................................................................................. 84 3.4.6. Nâng cao trình độ nhân viên kế toán theo hướng chuyên nghiệp ................. 85 3.4.7. Những giải pháp hỗ trợ khác ......................................................................... 85 KẾT LUẬN H ƢƠNG 3 ............................................................................................. 86 KẾT LUẬN ................................................................................................................... 87 TÀI LIỆU THAM KHẢO PH L C
A NH M KÝ HIỆU, H Ữ VIẾT TẮT TỪ VIẾT TẮT TÊN ẦY Ủ BTP Bán thành phẩm KQKD Kết quả kinh doanh NL Nguyên liệu NVL Nguyên vật liệu QLDN Quản lý doanh nghiệp SP Sản phẩm SX Sản xuất SXC Sản xuất chung SXKD Sản xuất kinh doanh TNDN Thu nhập doanh nghiệp TSCĐ Tài sản cố định UBND Ủy ban nhân dân XN Xí nghiệp XNK Xuất khập khẩu ZBB Zero – based budgeting đ đồng
A NH M ẢNG TÊN TRANG Bảng 2.1. Mô tả quy trình công nghệ chế biến sản phẩm surimi 34 Bảng 2.1. Mô tả quy trình công nghệ chế biến sản phẩm surimi mô 38 phỏng Bảng 2.3. Kế hoạch thu chi 53 Bảng 3.1. Các loại nguyên vật liệu sử dụng sản xuất sản phẩm 68 Bảng 3.2. Phân loại chi phí theo mô hình ứng xử 78 Bảng 3.3. Tài khoản ghi nhận và cung cấp thông tin dự toán ngân 80 sách đề xuất
A NH M HÌNH VẼ, Ồ THỊ TÊN TRANG Hình 1.1. Hoạch định, kiểm soát và mối quan hệ giữa hoạch định 10 và kiểm soát Hình 1.2. Mô hình thông tin từ dưới lên 11 Hình 1.3. Mô hình thông tin từ trên xuống 12 Hình 1.4. Mô hình thông tin có phản hồi 13 Hình 1.5. Quy trình dự toán ngân sách trong doanh nghiệp 16 Hình 1.6. Mối quan hệ của các dự toán ngân sách 18 Hình 2.1. Quy trình công nghệ chế biến sản phẩm surimi 33 Hình 2.2. Quy trình công nghệ chế biến sản phẩm surimi mô 37 phỏng Hình 2.3. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý công ty 42 Hình 2.4. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán công ty 45 Hình 3.1. Mô hình dự toán ngân sách đề xuất 60 Hình 3.2. Quy trình dự toán ngân sách đề xuất 62 Hình 3.3. Sơ đồ hệ thống báo cáo dự toán ngân sách đề xuất 64 Hình 3.4. Mô hình tổ chức nhân sự thực hiện dự toán ngân sách đề 77 xuất
1 MỞ Ầ U 1. Lý do thực hiện đề tài Hiệp định đối tác xuyên Thái Bình Dương (TPP) của 12 nước thành viên trong đó có Việt Nam đã được ký kết vào ngày 04/02/2016 kỳ vọng sẽ đem lại cho các doanh nghiệp nước ta nhiều cơ hội cũng như thách thức, trong đó có các doanh nghiệp hoạt động trong ngành thủy sản. Những cơ hội như được hưởng mức thuế suất ưu đãi khi xuất nhập khẩu thủy sản sang các nước thành viên TPP, tăng cường cơ hội được tiếp cận với nguồn vốn đầu tư của nước ngoài… Tuy nhiên, thách thức đặt ra đối với các doanh nghiệp thủy sản đó là các rào cản về kỹ thuật thương mại đòi hỏi yêu cầu cao về chất lượng và vệ sinh an toàn thực phẩm, đặc biệt là các doanh nghiệp thủy sản trong nước phải đối mặt với việc giảm thị phần do sự cạnh tranh từ các doanh nghiệp cùng ngành của các nước thành viên TPP… Kế toán quản trị với những vai trò tương ứng với bốn chức năng của nhà quản trị đó là hoạch định, tổ chức – điều hành và ra quyết định, ngày càng thể hiện được tầm quan trọng của nó trong sự phát triển của một doanh nghiệp. Từ thực trạng nền kinh tế hội nhập, đặc biệt trong đó có TPP, thì yêu cầu đặt ra đối với các doanh nghiệp thủy sản nước ta nói riêng đó là cần phải xác lập dự toán ngân sách, một nội dung trong công tác kế toán quản trị. Vì dự toán ngân sách được xây dựng trên kế hoạch, chi tiết hóa kế hoạch tài chính, giúp doanh nghiệp sử dụng hiệu quả các nguồn lực hiện có và còn là một công cụ để đánh giá trách nhiệm của các nhà quản lý thông qua việc so sánh kết quả thực hiện với dự toán.Và mục tiêu quan trọng nhất của dự toán ngân sách chính là đảm bảo cho định hướng và kiểm soát được nguồn tài chính, dòng tiền trong việc thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh theo mục tiêu của doanh nghiệp. Công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu Côn Đảo là một công ty có thị phần xuất khẩu ở nhiều quốc gia, nằm trong top các công ty dẫn đầu về kim ngạch xuất khẩu sản phẩm surimi của Việt Nam và đang mở rộng sản xuất và xuất khẩu sản phẩm surimi mô phỏng được khách hàng ưa chuộng. Tuy nhiên, ở công ty hiện nay chưa có một mô hình cụ thể cũng như quy trình rõ ràng về dự báo và cũng chỉ thực
2 hiện rời rạc một số báo cáo có sự pha trộn giữa dự toán, kế hoạch và thực tế như kế hoạch sản xuất – kinh doanh, kế hoạch thu chi. Từ thực trạng nền kinh tế đặt ra yêu cầu nâng cao năng lực quản trị và kiểm soát tài chính của nhiều doanh nghiệp và vai trò của dự toán ngân sách cũng như tình hình dự toán ngân sách tại công ty trên thì tác giả đã chọn đề tài “Xây dựng dự toán ngân sách tại Công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu Côn Đảo” cho luận văn thạc sỹ kinh tế. 2. Tổng quan các công trình nghiên cứu Một số công trình nghiên cứu về dự toán ngân sách trong doanh nghiệp ở nước ngoài như:  Nghiên cứu “Are budget useful? A survey of Malaysian companies” của Ahmad et al. (2003). Nghiên cứu được thực hiện với các công ty ở Malaysia. Kết quả của nghiên cứu chỉ ra là các công ty ở Malaysia vẫn thực hiện dự toán ngân sách, và dự toán ngân sách được mở rộng phạm vi đó là trở thành một phần quan trọng trong hoạch định và kiểm soát của công ty. Nghiên cứu cũng chỉ ra một số lý thuyết và thực hành về kế toán.  Nghiên cứu “Managerial Accounting” của Garrison et al. (2012). Nghiên cứu này đã trình bày các nội dung của kế toán quản trị, trong đó có phần dự toán ngân sách; cụ thể là khái niệm, ý nghĩa, hệ thống báo cáo dự toán ngân sách…  Nghiên cứu “ ifficulties of the u dgeting Process and Factors Leading to the eci sion to Implement this Management Tool” của Lidia (2014). Nội dung của nghiên cứu là những trở ngại trong quá trình thiết lập dự toán ngân sách và các yếu tố tác động đến việc ra quyết định thực thi biện pháp quản lý. Kết quả của nghiên cứu đã chỉ ra rằng dự toán ngân sách là công cụ hữu dụng và có nhiều lợi thế, được sử dụng trong nền kinh tế. Một số công trình nghiên cứu về dự toán ngân sách trong doanh nghiệp ở Việt Nam như:
3  Luận văn thạc sỹ “ ự toán ngân sách tại Công ty Pepsico Việt Nam – Ngành Foods thực trạng và giải pháp hoàn thiện” của Nguyễn Thị Minh ức (2010). Nghiên cứu đã trình bày thực trạng dự toán ngân sách tại Công ty Pepsico Việt Na – Ngành Foods. Kết quả là công ty có lập dự toán ngân sách, tuy nhiên công tác dự toán ngân sách tại công ty còn tồn tại nhiều khuyết điểm. Cụ thể đó mô hình dự toán mặc dù là mô hình thông tin phản hồi nhưng lại mang nặng tính áp đặt từ trên xuống và không phản ánh được tình hình thực tế tại công ty; nhiều dự toán quan trọng chưa được lập như: dự toán phải thu, dự toán tiền,… Từ thực trạng này mà tác giả đã đưa ra giải pháp đó là xây dựng dự toán ngân sách theo mô hình thông tin từ dưới lên; lập đầy đủ báo cáo dự toán ngân sách theo trình tự bắt đầu từ dự toán tiêu thụ và kết thúc là các dự toán báo cáo tài chính.  Luận văn thạc sỹ “Xác lập mô hình dự toán và báo cáo dự toán ngân sách cho các loại hình doanh nghiệp trong Khu công nghiệp iê n Hòa 2” của Nguyễn Thúy Hằng (2012). Với việc khảo sát thực trạng dự toán ngân sách của 102 doanh nghiệp trong Khu công nghiệp Biên Hòa 2 thì có 17 doanh nghiệp không lập dự toán, trong đó 16 doanh nghiệp là doanh nghiệp sản xuất. Các mặt hạn chế của công tác lập dự toán ngân sách được tác giả chỉ ra như hầu hết các doanh nghiệp chưa có bộ phận chuyên trách về công tác lập dự toán; quy trình dự toán chưa xây dựng các bước thực hiện cụ thể, chi tiết; hệ thống báo cáo dự toán chưa đầy đủ, các báo cáo dự toán quan trọng như dự toán thu tiền, dự toán chi tiền,… Từ thực trạng trên, tác giả đã đã đưa ra các giải pháp xác lập mô hình dự toán và báo cáo dự toán ngân sách cho các loại hình doanh nghiệp trong Khu công nghiệp Biên Hòa 2.  Luận văn thạc sĩ “Hoàn thiện dự toán ngân sách tại Công ty cổ phần gốm Việt Thành” của Phạm Thị Phƣơng Anh (2014). Tác giả đã phân tích thực trạng dự toán ngân sách tại Công ty cổ phần gốm Việt Thành; kết quả cho thấy công ty có lập dự toán ngân sách nhưng chưa có sự tham gia, phối hợp của các phòng ban, xí nghiệp và chưa có sự thống nhất trong các biểu
4 mẫu dự toán ngân sách…Từ đó, tác giả đưa ra giải pháp hoàn thiện dự toán ngân sách tại Công ty cổ phần gốm Việt Thành. Một số giải pháp như công ty nên áp dụng mô hình dự toán ngân sách từ dưới lên để kết hợp sự tham gia của các phòng ban, xí nghiệp; thống nhất các mẫu biểu về dự toán ngân sách… Tác giả đã kế thừa được ở các nghiên cứu trên với những nội dung sau:  Từ nghiên cứu của Ahmad et al. (2003) và Lidia (2014): Đó là ý nghĩa của dự toán ngân sách và vai trò của nó trong các doanh nghiệp, mặc dù có nhiều trở ngại trong quá trình thiết lập nhưng nó vẫn là công cụ đắc lực cho nhà quản trị.  Từ nghiên cứu của Garrison et al. (2012): Đó là các khái niệm, ý nghĩa, hệ thống báo cáo dự toán ngân sách… để phục vụ cho phần khái quát cơ sở lý luận về dự toán ngân sách trong doanh nghiệp.  Từ nghiên cứu của Nguyễn Thị Minh Đức (2010), Nguyễn Thúy Hằng (2012) và Phạm Thị Phương Anh (2014): Đó là thực trạng nhiều doanh nghiệp không lập dự toán ngân sách mà chỉ lập các kế hoạch; nhiều doanh nghiệp có lập dự toán ngân sách nhưng công tác dự toán ngân sách còn tồn tại nhiều khuyết điểm; các báo cáo dự toán ngân sách lập không đầy đủ;… nên cần có giải pháp xây dựng hoặc hoàn thiện dự toán ngân sách. 3. Mục tiêu nghiên cứu Từ những phần tác giả kế thừa từ các công trình nghiên cứu trong nước và ngoài nước thì tác giả sẽ tiến hành thực hiện nghiên cứu này với các mục tiêu sau đây: Một là hệ thống lý luận về dự toán ngân sách. Hai là phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống thông tin kế toán phục vụ quản lý sản xuất kinh doanh tại Công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu Côn Đảo. Ba là đề ra những giải pháp xây dựng dự toán ngân sách tại Công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu Côn Đảo. 4. Câu hỏi nghiên cứu Luận văn trả lời các câu hỏi nghiên cứu sau:
5 Thứ nhất, nền tảng lý luận cơ bản cho việc tiếp cận, xây dựng dự toán ngân sách tại một tổ chức kinh doanh? Thứ hai, Công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu Côn Đảo có lập dự toán ngân sách hay chưa, nếu có, tình hình và nội dung dự toán ngân sách tại công ty được thể hiện như thế nào? Thứ ba, nếu Công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu Côn Đảo chưa lập dự toán ngân sách thì có cần phải xây dựng dự toán ngân sách hay không và xây dựng với mục tiêu, nội dung như thế nào? 5. ối tƣợng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu là dự toán ngân sách của công ty Cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu Côn Đảo. 6. Phạm vi nghiên cứu Về không gian thì phạm vi nghiên cứu là Công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu Côn Đảo. Về thời gian thì phạm vi nghiên cứu là năm 2015 và 2016. 7. Phƣơng pháp nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu là phương pháp định tính. Cụ thể như sau: Luận văn sử dụng phương pháp thu thập tài liệu, phân tích, tổng hợp các tài liệu để hệ thống hóa cơ sở lý luận về dự toán ngân sách trong doanh nghiệp ở chương 1. Luận văn sử dụng phương pháp phỏng vấn, quan sát và nghiên cứu tại bàn để thu thập dữ liệu về thực trạng công tác lập dự toán ngân sách tại Công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu Côn Đảo. Luận văn sử dụng phương pháp suy luận, phân tích để đưa ra các giải pháp để xây dựng dự toán ngân sách tại Công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu Côn Đảo. 8. Kết cấu của luận văn Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, bài luận văn gồm có 3 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận về dự toán ngân sách trong doanh nghiệp
6 Chương 2: Thực trạng hệ thống thông tin kế toán phục vụ quản lý sản xuất kinh doanh tại Công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu Côn Đảo Chương 3: Xây dựng dự toán ngân sách tại Công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu Côn Đảo.
7 CHƢƠNG 1: Ơ SỞ LÝ LUẬN VỀ Ự TO N NGÂN S H TRONG OANH NGHIỆP 1.1. Khái niệm dự toán ngân sách Theo Vanderbeck (2010) thì dự toán ngân sách trong kinh doanh là phương pháp chi tiết hóa kế hoạch tài chính, giúp công ty đạt được những mục tiêu ngắn hạn cũng như dài hạn. Nếu những nguyên tắc của dự toán ngân sách được thực hiện một cách hợp lý, các công ty có thể yên tâm rằng sẽ sử dụng hiệu quả tất cả nguồn lực của mình và đạt được những kết quả thuận lợi nhất trong thời gian dài. Theo Huỳnh Lợi (2012) thì dự toán là tính toán, dự kiến một cách chi tiết, tỉ mỉ về nguồn lực, cách thức huy động và sử dụng nguồn lực để thực hiện những hoạt động sản xuất kinh doanh nhất định, trong một khoảng thời gian nhất định và được thể hiện dưới hình thức hệ thống các chỉ tiêu lượng, giá. Dự toán ngân sách là một phần của dự toán với mục đích hướng đến thể hiện rõ ràng, chi tiết nguồn tài chính, nguồn tiến. Theo Lebas (2015) thì dự toán ngân sách là những kế hoạch chi tiết. Dự toán ngân sách là sự phối hợp tương tác của việc sử dụng các nguồn lực để đưa tổ chức thực hiện theo các kế hoạch đã đề ra. Vậy dự toán ngân sách là việc tính toán các mục tiêu cụ thể, các nguồn lực tài chính cụ thể của doanh nghiệp và được thể hiện ra một hệ thống các chỉ tiêu, bảng biểu. Dự toán ngân sách được xây dựng trên kế hoạch, chi tiết hóa kế hoạch tài chính, giúp công ty đạt được những mục tiêu tài chính trong hoạt động sàn xuất kinh doanh. 1.2. Ý nghĩa dự toán ngân sách Dự toán ngân sách có ý nghĩa trong việc thực hiện 4 chức năng của nhà quản trị, đó là hoạch định, tổ chức – điều hành, kiểm tra và ra quyết định. Nội dung cụ thể như sau:  Hoạch định Theo Lê Thế Giới & cộng sự (2007) thì hoạch định là tiến trình trong đó nhà quản trị xác định và lựa chọn mục tiêu của tổ chức và vạch ra các hành động cần
8 thiết nhằm đạt được mục tiêu. Đây là chức năng cơ bản nhất của nhà quản trị và là nền tảng của hoạt động quản trị. Hoạch định thiết lập ra những cơ sở và định hướng cho việc thực thi các chức năng tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra. Dự toán ngân sách có vai trò trong việc thực hiện chức năng hoạch định của nhà quản trị. Mục tiêu và chiến lược được đề ra trước và dự toán được lập nhằm hướng đến mục tiêu này. Dự toán được lập dựa trên kế hoạch, là sự chi tiết hóa kế hoạch, thể hiện thành những con số trên các bảng biểu. Những dự toán sẽ cho nhà quản trị thấy được một bức tranh toàn cảnh về tình hình tài chính, hoạt động của doanh nghiệp. Ngoài ra, là sự phân tích về tình hình thị trường, các đối thủ cạnh tranh, nhu cầu khách hàng và nhiều yếu tố khác. Do đó, những điều này sẽ giúp nhà quản trị tính toán được những mục tiêu cụ thể, các nguồn lực cụ thể để thực hiện những kế hoạch chiến lược của doanh nghiệp.  Tổ chức - điều hành Tổ chức - điều hành là chức năng thể hiện sự liên kết giữa con người với con người trong tổ chức, giữa con người với các nguồn lực để nhằm đạt được hiệu quả hoạt động cao. Dự toán ngân sách gắn liền với việc xác định trách nhiệm, đánh giá năng lực từng người trong tổ chức để có thể tổ chức nhân sự tốt và tổ chức việc phân bổ các nguồn lực để thực hiện những mục tiêu đề ra. Dự toán ngân sách giúp thông tin, chỉ đạo các bộ phận trong tổ chức hiểu được kế hoạch và thực hiện kế hoạch. Do đó, dự toán ngân sách tạo ra sự phối hợp giữa nhiều bộ phận trong doanh nghiệp. Chẳng hạn, nếu bộ phận tiêu thụ không phối hợp với bộ phận sản xuất thì sẽ dẫn đến việc thiếu nguồn hàng cung cấp hay sản xuất dư thừa dẫn đến hàng tồn kho cao. Thông qua dự toán ngân sách, các nhà quản trị thực hiện đôn đốc, giám sát việc thực hiện mục tiêu của các thành viên trong doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp thực hiện tốt các mục tiêu đề ra.  Kiểm soát Kiểm soát là chức năng thể hiện sự giám sát kết quả thực hiện được, kịp thời phát hiện những sai sót để điều chỉnh.
9 Vai trò của dự toán ngân sách trong việc thực hiện chức năng kiểm tra của nhà quản trị đó là so sánh giữa kết quả thực tế và dự toán ngân sách, cũng như đánh giá việc thực hiện dự toán ngân sách đó. Bằng việc so sánh kết quả đạt được với dự toán đề ra để thấy được sự chênh lệch. Nhà quản trị nhìn vào sự chênh lệch đó để tìm ra nguyên nhân. Và khi tìm được nguyên nhân thì nhà quản trị sẽ biết được ai là người chịu trách nhiệm cho việc đó để tìm ra hướng xử lý để kiểm soát điều này.  Ra quyết định Theo Huỳnh Lợi (2012) thì ra quyết định là chức năng lựa chọn hợp lý và tối ưu các phương án và các giải pháp. Chức năng ra quyết định có sự gắn kết chặt chẽ với 3 chức năng trên. Trong quá trình hoạt động, nhà quản trị phải đối mặt với nhiều quyết định có sự ảnh hưởng đến doanh nghiệp của mình. Dự toán ngân sách được xác định dựa trên kế hoạch. Do đó, nhà quản trị sẽ ra quyết định phân bổ nguồn lực hiện có của doanh nghiệp mình đến các bộ phận như thế nào. Chẳng hạn, nhà quản trị sẽ phân bổ nguồn tiền cho việc chi mua sắm máy móc thiết bị, chi trả lương… Trong bốn nội dung trên thì có mối quan hệ giữa hoạch định và kiểm soát. Hoạch định xác định những hành động cần làm để đạt được mục tiêu của doanh nghiệp. Kiểm soát liên quan đến việc xem lại những gì đã xảy ra và so sánh nó với dự toán ngân sách để kịp thời phát hiện những sai sót và có hướng giải quyết. Mối quan hệ này được thể hiện ở hình 1.1.
10 Xác định định hướng của tổ chức và các mục tiêu ngắn hạn Xây dựng chiến lược dài hạn và các kế Hoạch định hoạch ngắn hạn Xây dựng dự toán ngân sách chính Đo lường và đánh giá hiệu quả so với dự toán Kiểm soát Đánh giá lại định hướng, các mục tiêu, chiến lược và các kế hoạch Hình 1.1. Hoạch định, kiểm soát và mối quan hệ giữa hoạch định và kiểm soát Nguồn: Atkinson et al. (2012) 1.3. Nội dung cơ bản của xây dựng dự toán ngân sách 1.3.1. Mô hình dự toán ngân sách 1.3.1.1. Mô hình thông tin từ dƣới lên Dòng dữ liệu thông tin trong mô hình thông tin từ dưới lên là đi từ bộ phận có mức độ trách nhiệm thấp hơn đến bộ phận có mức độ trách nhiệm cao hơn. Dự toán xuất phát từ quản lý cấp cơ sở. Quản lý cấp cơ sở căn cứ vào điều kiện tại bộ phận mình để lập các chỉ tiêu dự toán, sau đó trình lên quản lý cấp trung gian. Cấp trung gian cũng lập các chỉ tiêu dự toán ở bộ phận mình và tổng hợp các chỉ tiêu dự toán mà cấp cơ sở gửi lên thì sẽ trình lên quản lý cấp cao nhất. Quản lý cấp cao nhất sẽ tổng hợp, xem xét toàn diện tình hình của đơn vị và xét duyệt dự toán. Ưu điểm của mô hình này đó là dự toán được lập ở các bộ phận cấp thấp, đây là những thành viên am hiểu rõ hoạt động của doanh nghiệp ở mức độ cơ sở. Chẳng hạn, để xác định được lượng sản phẩm cần sản xuất thì bộ phận phân xưởng hay
11 khu sản xuất sẽ nắm tình hình tốt hơn là ban giám đốc hay phòng kinh doanh. Do đó, dự toán được lập sẽ sát với năng lực hoạt động của máy móc thiết bị hay nhân công. Nếu có sự chênh lệch giữa thực hiện so với dự toán thì doanh nghiệp có thể biết được nguyên nhân hay ai là người phải chịu trách nhiệm. Tuy nhiên, nhược điểm của mô hình này là các dự toán vì được các nhà quản trị cấp thấp lập, do đó vì họ nắm rất rõ tình hình hoạt động nên khi họ đưa ra dự toán, có thể tồn tại nguy cơ là họ cố tình đưa ra dự toán thấp hơn để dễ dàng thực hiện, vì thế ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Ngoài ra, một nhược điểm của mô hình là sự kiểm tra, giám sát của các nhà quản trị cấp trên với cấp dưới không được thực hiện kỹ lưỡng và chi tiết. Vì thông qua dự toán mà cấp dưới lập gửi lên, nhà quản trị cấp cao chỉ xem xét rồi đưa ra kết luận cuối cùng. Mô hình thông tin từ dưới lên thích hợp áp dụng cho nhũng doanh nghiệp có quy mô lớn. Quản lý cấp cao nhất Quản lý cấp trung gian Quản lý cấp trung gian Quản lý cấp Quản lý cấp Quản lý cấp Quản lý cấp cơ sở cơ sở cơ sở cơ sở : bước 1 : bước 2 Hình 1.2. Mô hình thông tin từ dưới lên (Nguồn: Huỳnh Lợi (2012, trang 138)) 1.3.1.2. Mô hình thông tin từ trên xuống