Bài giảng Quản trị học - Bài 5: Chức năng tổ chức

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:36

Thêm vào BST

Báo xấu

85
lượt xem 13
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

"Bài giảng Quản trị học - Bài 5: Chức năng tổ chức" trình bày khái niệm, nội dung chức năng tổ chức; tổ chức cơ cấu quản lý; tổ chức quá trình quản lý.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài giảng Quản trị học - Bài 5: Chức năng tổ chức

BÀI 5 CHỨC NĂNG TỔ CHỨC 1 v2.0014101214
TÌNH HUỐNG DẪN NHẬP Tình huống: • Anh Cương là chủ sở hữu của siêu thị A&E chuyên về thực phẩm và các hàng hóa khác; • Siêu thị có 30 nhân viên được chuyên môn hóa cao và mỗi bộ phận có người quản lý riêng; • Hoạt động nhìn chung trôi chảy nhưng nhân viên gần đây nghỉ việc, bỏ việc nhiều và có vẻ buồn chán; • Có sự thiếu hợp tác và hiểu nhầm giữa các bộ phận. Câu hỏi: • Hãy vẽ sơ đồ cơ cấu tổ chức hiện tại của Siêu thị; • Theo Anh/chị, anh Cương cần thực hiện những điều chỉnh gì đối với cơ cấu tổ chức quản lý hiện tại của Siêu thị. 2 v2.0014101214
MỤC TIÊU Sau khi học xong bài này, học viên có khả năng: • Trình bày khái niệm chức năng tổ chức; • Mô tả nội dung chức năng tổ chức; • Giải thích quy trình thiết kế cơ cấu tổ chức; • Phân biệt các kiểu cơ cấu tổ chức và ưu, nhược điểm của mỗi kiểu cơ cấu tổ chức; • Giải thích quá trình phân quyền và tập quyền trong tổ chức; • Cho ví dụ về ủy quyền và giải thích các nguyên tắc ủy quyền. 3 v2.0014101214
NỘI DUNG 5.1 5.2 5.3 Khái niệm, nội Tổ chức cơ cấu Tổ chức quá trình dung chức năng quản lý quản lý tổ chức 4 v2.0014101214
1. KHÁI NIỆM NỘI DUNG CHỨC NĂNG CỦA TỔ CHỨC 5.1.1 5.1.2 Khái niệm chức Nội dung chức năng của tổ chức năng tổ chức 5 v2.0014101214
1.1. KHÁI NIỆM CHỨC NĂNG TỔ CHỨC • Khái niệm: Chức năng tổ chức nhằm thiết lập ra một hệ thống các vị trí cho mỗi cá nhân và bộ phận sao cho các cá nhân và bộ phận có thể phối hợp với nhau một cách tốt nhất để thực hiện mục tiêu của tổ chức. • Mục tiêu của chức năng tổ chức: Nhằm thiết lập ra một hệ thống các vị trí cho mỗi cá nhân và bộ phận sao cho các cá nhân và bộ phận có thể phối hợp với nhau một cách tốt nhất để thực hiện mục tiêu của tổ chức. 6 v2.0014101214
2. NỘI DUNG CHỨC NĂNG TỔ CHỨC Chức năng tổ chức bao gồm 2 nội dung chính: 3 Tổ chức cơ cấu 3 Tổ chức quá trình 7 v2.0014101214
2.1. TỔ CHỨC CƠ CẤU QUẢN LÝ 2.1. Khái niệm cơ cấu tổ chức quản lý 2.2. Tầm quản lý và cấp quản lý 2.3. Quy trình thiết kế cơ cấu tổ chức 2.4. Các nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức 8 v2.0014101214
2.1. KHÁI NIỆM CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ Khái niệm: • Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận; • Có mối quan hệ qua lại và phụ thuộc lẫn nhau; • Được chuyên môn hóa, có những nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất định; • Được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau; • Nhằm thực hiện các hoạt động của tổ chức và tiến tới những mục tiêu chung đã xác định. 9 v2.0014101214
2.2. TẦM QUẢN LÝ VÀ CẤP QUẢN LÝ • Tầm quản lý là số người và/hoặc bộ phận mà một nhà quản lý có thể kiểm soát có hiệu quả. • Cấp quản lý là cấp được quyền ra quyết định và đòi hỏi sự tuân thủ quyết định. 10 v2.0014101214
2.3. QUY TRÌNH THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC Bước 1 Bước 2 Bước 3 Bước 4 Xác định Xác định Phân chia Xác định mục tiêu các hoạt tổ chức mối quan chiến lược động cần thành các hệ giữa các của tổ chức thiết hoạt động bộ phận 11 v2.0014101214
2.3.1. PHÂN CHIA TỔ CHỨC THÀNH CÁC BỘ PHẬN • Khái niệm: Nhóm các hoạt động có cùng tính chất hoặc cùng chức năng để hình thành nên các bộ phận • Các phương pháp phân chia bộ phận trong tổ chức: 3 Phân chia theo chức năng 3 Phân chia theo lãnh thổ 3 Phân chia theo sản phẩm 3 Phân chia theo khách hàng 12 v2.0014101214
2.3.1.1. PHÂN CHIA THEO CHỨC NĂNG Nhóm các hoạt động có cùng tính chất chuyên môn để hình thành nên các bộ phận Nhược điểm Ưu điểm • Các bộ phận chức năng có thể • Sử dụng các chuyên gia cho quá tập trung vào mục tiêu bộ từng chuyên môn; phận và coi nhẹ mục tiêu của • Thuận lợi trong đào tạo toàn tổ chức; chuyên môn; • Phức tạp trong phối hợp giữa các • Thuận lợi trong phối hợp nội phòng ban và ra các quyết định bộ của các phòng ban. liên quan đến nhiều phòng ban; • Khó quy trách nhiệm và đánh giá kết quả công việc. 13 v2.0014101214
2.3.1.2. PHÂN CHIA THEO SẢN PHẨM Nhóm các hoạt động liên quan đến một hoặc một số sản phẩm để hình thành nên các bộ phận: Ưu điểm Nhược điểm • Thuận tiện trong việc giải quyết • Các nhà quản lý có thể quá tập các vấn đề liên quan đến một trung sản phẩm của mình và sản phẩm; coi nhẹ mục tiêu tổng thể của • Ra quyết định nhanh; tổ chức; • Đánh giá được kết quả hoạt • Tăng chi phí hành chính và động của một hoặc một nhóm quản lý vì mỗi bộ phận (sản sản phẩm. phẩm) lại có những bộ phận chức năng riêng của mình. 14 v2.0014101214
2.3.1.3. PHÂN CHIA THEO KHÁCH HÀNG Nhóm các hoạt động liên quan đến một hoặc một số nhóm khách hàng để hình thành nên các bộ phận: • Ưu điểm Sử dụng được những chuyên gia phù hợp với từng đối tượng khách hàng. • Nhược điểm Tăng chi phí hành chính, quản lý cho việc phối hợp hoạt động giữa các bộ phận. 15 v2.0014101214
2.3.1.4. PHÂN CHIA THEO LÃNH THỔ Nhóm các hoạt động liên quan đến một hoặc một số khu vực địa lý để hình thành nên các bộ phận. Ưu Ưuđiểm điểm Nhược Nhượcđiểm điểm • Chú ý được các vấn đề • Tăng chi phí hành chính, quản địa phương; lý cho việc phối hợp hoạt • Liên hệ chặt chẽ hơn với động giữa các bộ phận; các đại diện địa phương; • Có tình trạng trùng lặp trong • Hiểu biết sâu hơn về nhu tổ chức; cầu, tâm lý khách hàng; • Cần nhiều nhà quản lý có • Cơ sở để đào tạo các nhà năng lực tổng quát. quản lý cấp cao. 16 v2.0014101214
2.3.2. CÁC KIỂU CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ • Cơ cấu quản lý trực tuyến; • Cơ cấu quản lý chức năng; • Cơ cấu quản lý trực tuyến – chức năng; • Cơ cấu quản lý ma trận. 17 v2.0014101214
2.3.2.1. CƠ CẤU TRỰC TUYẾN • Cơ cấu này được xây dựng trên nguyên tắc sau: các tuyến quyền hạn trong tổ chức là đường thẳng, mỗi cấp dưới chỉ chịu sự quản lý trực tiếp và nhận mệnh lệnh từ một cấp trên. • Ưu điểm:  Quá trình trao đổi thông tin nhanh chóng;  Chế độ trách nhiệm rõ ràng, dễ dàng quy trách nhiệm khi có sai lầm xảy ra;  Đảm bảo nguyên tắc thống nhất trong mệnh lệnh; • Nhược điểm:  Không chuyên môn hóa do vậy nhà quản lý cần có kiến thức toàn diện;  Hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ;  Dễ dẫn đến phong cách quản lý gia trưởng. 18 v2.0014101214
VÍ DỤ CƠ CẤU TRỰC TUYẾN GIÁM ĐỐC CƠ SỞ SẢN XUẤT Phân Phân xưởng xưởng Phân Phân xưởng xưởng Phân Phân xưởng xưởng sản sản xuất xuất sản sản xuất xuất sản sản xuất xuất kẹo kẹo bánh bánh nướng nướng bánh bánh dẻo dẻo Phân Phân xưởng xưởng sản sản Phân Phân xưởng xưởng sản Phân sản Phân xưởng xưởng sản sản xuất xuất bánh bánh xuất xuất bánh bánh dẻo xuất dẻo xuất bánh bánh dẻo dẻo dẻo dẻo chay chay đậu đậu xanh thập xanh thập cẩm cẩm 19 v2.0014101214
2.3.2.2. CƠ CẤU QUẢN LÝ CHỨC NĂNG • Nguyên tắc: Các bộ phận chức năng trực tiếp ra quyết định xuống các bộ phận trực thuộc trong phạm vi chuyên môn của mình. • Ưu điểm:  Sử dụng được các chuyên gia giỏi trong các lĩnh vực chuyên môn cụ thể do vậy chất lượng các quyết định được nâng cao;  Không đòi hỏi các nhà quản lý cần có kiến thức toàn diện; • Nhược điểm:  Bộ phận thừa hành nhận mệnh lệnh từ nhiều phòng, ban khác nhau;  Các bộ phận có thể chạy theo thành tích riêng;  Thiếu sự chú trọng đến mục tiêu của toàn bộ tổ chức;  Chế độ trách nhiệm không rõ ràng. 20 v2.0014101214