Đề án tốt nghiệp Quản lý công: Hiện đại hóa công tác văn thư tại UBND phường Long Thủy, thị xã Phước Long, tỉnh Bình Phước

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:78

Thêm vào BST

Báo xấu

8
lượt xem 3
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài "Hiện đại hóa công tác văn thư tại UBND phường Long Thủy, thị xã Phước Long, tỉnh Bình Phước" nhằm phân tích và đánh giá thực trạng công tác văn thư tại UBND phường Long Thủy, từ đó đề án đưa ra những giải pháp mang tính khả thi góp phần hiện đại hóa trong việc thực hiện các công tác văn thư tại UBND phường Long Thủy.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Đề án tốt nghiệp Quản lý công: Hiện đại hóa công tác văn thư tại UBND phường Long Thủy, thị xã Phước Long, tỉnh Bình Phước

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA KHOA HÀNH CHÍNH HỌC NGUYỄN THỊ THU HIỀN HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG LONG THỦY, THỊ XÃ PHƯỚC LONG, TỈNH BÌNH PHƯỚC ĐỀ ÁN TỐT NGHIỆP THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG CHUYÊN NGÀNH: QUẢN LÝ CÔNG Năm 2024
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA KHOA HÀNH CHÍNH HỌC NGUYỄN THỊ THU HIỀN HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG LONG THỦY, THỊ XÃ PHƯỚC LONG, TỈNH BÌNH PHƯỚC ĐỀ ÁN TỐT NGHIỆP THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG CHUYÊN NGÀNH: QUẢN LÝ CÔNG Mã số: 8340403 Người hướng dẫn: TS. Trần Việt Hà Năm 2024
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan Đề án “Hiện đại hóa công tác văn thư tại UBND phường Long Thủy, thị xã Phước Long, tỉnh Bình Phước” là kết quả của quá trình nghiên cứu của bản thân, với sự hướng dẫn của TS.Trần Việt Hà. Các tài liệu trình bày trong đề án là trung thực, được trích dẫn cụ thể theo quy định. TP.HCM, ngày 30 tháng 9 năm 2024 Học viên Nguyễn Thị Thu Hiền
LỜI CÁM ƠN Trong suốt quá trình học tập tại Học viện Hành chánh Quốc gia học viên luôn nhận được sự truyền đạt kiến thức, kinh nghiệm thực tế vô cùng quý báu của Quý Thầy, Cô. Đặc biệt, để thực hiện đề án tốt nghiệp “Hiện đại hóa công tác văn thư tại UBND phường Long Thủy, thị xã Phước Long, tỉnh Bình Phước” ngoài sự nỗ lực, cố gắng của bản thân, học viên luôn nhận được sự hướng dẫn rất chân thành và nhiệt tình của Quý Thầy, Cô và các Anh, Chị. Vì vậy, Học viên xin gửi lời cám ơn sâu sắc đến: Đầu tiên, học viên xin gửi lời cám ơn đến Ban Giám Đốc Học viện Hành chính Quốc gia, Quý Thầy, Cô giáo đang công tác, giảng dạy, Ban Quản lý đào tạo tại Học viện đã luôn quan tâm, giúp đỡ học viên trong quá trình học tập cũng như trong thời gian thực hiện đề án tốt nghiệp. Học viên xin cám ơn các anh, chị tại UBND phường Long Thủy đã tạo điều kiện, nhiệt tình cung cấp số liệu, tài liệu giúp đỡ học viên nghiên cứu thực hiện đề án. Học viên xin chân thành bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến TS.Trần Việt Hà – GVHD đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ, tạo điều kiện để học viên hoàn thành đề án tốt nghiệp này. Với tinh thần cầu thị, học viên rất mong được các thầy, cô giảng viên Học viện Hành chính Quốc gia tiếp tục chỉ dẫn, tham gia ý kiến để đề án được hoàn thiện trong thời gian tới. Trân trọng cảm ơn! TP.HCM, ngày 30 tháng 9 năm 2024 Học viên Nguyễn Thị Thu Hiền
\DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT STT Cụm từ viết tắt Cụm từ đầy đủ 1 CC Công chức 2 CNTT Công nghệ thông tin UBND và HĐND Ủy ban nhân dân và Hội 3 đồng nhân dân 4 VTLT Văn thư lưu trữ
DANH MỤC BẢNG Bảng Tên bảng Số trang 2.4 Công tác tổ chức, biên chế công tác văn thư 25 2.6 Công tác xây dựng và ban hành văn bản 28 Bảng đánh giá khả năng đáp ứng việc sử dụng 2.11 phần mềm quản lý văn bản trong hoạtđộng 38 hiện đại hóa công tác văn thư Khảo sát những Khó khăn, bất cập trong hoạt 2.14 41 hộng hiện đại hóa công tác văn thư 3.1 Chuyên đề cần được đào tạo, bồi dưỡng 50 3.2 Lộ trình thực hiện đề án 52 Bảng thống kê cán bộ, công chức và người hoạt động không chuyên trách tại UBND 4.2 PHỤ LỤC phường Long Thủy DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ Tên sơ đồ Số trang Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND 2.2 23 phường Long Thủy
DANH MỤC BIỂU ĐỒ Biểu đồ Tên biểu đồ Số trang Quan điểm của CC về việc thay thế văn bản 2.3 24 giấy Đánh giá năng lực của bản thân đáp ứng yêu 2.5 27 cầu hoạt động hiện đại hóa công tác văn thư 2.8 Hình thức tiếp nhận và giải quyết văn bản đến 35 2.9 Bảng thống kê số lượng văn bản điện tử 36 Mức độ hài lòng về Hệ thống quản lý văn 2.10 37 bản và điều hành đang được sử dụng Mức độ sử dụng phần mềm trong công tác 2.12 39 văn thư 2.13 Tỷ lệ Ký số trên văn bản số hóa 40 Khó khăn, bất cập của hoạt động hiện đại hóa 2.14 42 công tác văn thư DANH MỤC HÌNH Hình Tên hình Số trang Bản đồ vệ tinh phường Long Thủy, thị xã 2.1 20 Phước Long, tỉnh Bình Phước Hình ảnh tại Kho lưu trữ UBND phường 4.1 PHỤ LỤC Long Thủy
MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU ........................................................................................................ 1 1. Lý do xây dựng đề án ........................................................................................ 1 2. Tổng quan tình hình nghiên cứu ..................................................................... 2 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu đề án ......................................................... 5 3.1 Đối tượng nghiên cứu đề án: . ........................................................................ 5 3.2 Phạm vi nghiên cứu đề án: ............................................................................. 5 4. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu đề án .......................................................... 5 4.1 Mục tiêu đề án ................................................................................................ 5 4.2 Nhiệm vụ đề án .............................................................................................. 5 5. Phương pháp nghiên cứu.................................................................................. 5 5.1 Phương pháp luận........................................................................................... 5 5.2 Phương pháp nghiên cứu cụ t hể bao gồm: .................................................... 6 6. Hiệu quả/ lợi ích của đề án ứng dụng trong thực tiễn ................................... 6 7. Kết cấu đề án ..................................................................................................... 7 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN THƯ8 1.1 Một số khái niệm liên quan ............................................................................ 8 1.1.1 Công tác văn thư ........................................................................................ 8 1.1.2 Hiện đại hóa ............................................................................................... 9 1.1.3 Hiện đại hóa công tác văn thư .................................................................... 9 1.2 Nội dung hiện đại hóa công tác văn thư ........................................................ 9 1.3 Ý nghĩa của hiện đại hóa trong công tác văn thư ....................................... 12 1.4 Yêu cầu trong việc thực hiện hiện đại hóa công tác văn thư .................... 13 1.5 Các yếu tố ảnh hưởng đến hiện đại hóa công tác văn thư ......................... 14 TIỂU KẾT CHƯƠNG 1 ......................................................................................... 18 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND PHƯỜNG LONG THỦY, THỊ XÃ PHƯỚC LONG, TỈNH BÌNH PHƯỚC .................................................................................................................... 19 2.1. Khái quát về UBND phường Long Thủy ................................................... 19
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của UBND phường Long Thủy .......... 19 2.1.2. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của UBND phường Long Thủy, thị xã Phước Long, tỉnh Bình Phước ......................................................................... 21 2.1.3 Nguyên tắc làm việc của UBND phường Long Thủy.............................. 22 2.1.4. Cơ cấu tổ chức......................................................................................... 23 2.2. Thực trạng hiện đại hóa công tác văn thư tại UBND phường Long Thủy 23 . 2.2.1 Thực trạng đổi mới tư duy, phương thức quản lý .................................... 24 2.2.2 Thực trạng cách thức tổ chức, quy trình thực hiện nghiệp vụ ................. 28 2.2.3. Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác văn thư………………..34 2.2.4. Thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác văn thư..………………….34 2.3. Đánh giá chung .............................................................................................. 40 2.3.1. Kết quả đạt được ..................................................................................... 40 2.3.2. Hạn chế .................................................................................................... 42 2.3.3. Nguyên nhân của những hạn chế ............................................................ 43 TIỂU KẾT CHƯƠNG 2 ......................................................................................... 45 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP VÀ LỘ TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HOẠT ĐỘNG HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND PHƯỜNG LONG THỦY, THỊ XÃ PHƯỚC LONG, TỈNH BÌNH PHƯỚC. ..................... 46 3.1 Giải pháp tăng cường hiện đại hóa công tác văn thư ................................ 46 3.1.1 Nhóm giải pháp về quản lý ...................................................................... 46 3.1.2 Nhóm giải pháp về tổ chức thực hiện nghiệp vụ ..................................... 50 3.2 Tổ chức thực hiện đề án................................................................................. 53 3.2.1 Lộ trình thời gian thực hiện đề án ............................................................ 53 3.2.2 Lộ trình thực hiện sau khi đề án được thông qua ..................................... 53 3.2.3 Kinh phí thực hiện đề án .......................................................................... 55 TIỂU KẾT CHƯƠNG 3 ......................................................................................... 56 KẾT LUẬN .............................................................................................................. 57 KIẾN NGHỊ ............................................................................................................. 58 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................... PHỤ LỤC .....................................................................................................................
1 PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do xây dựng đề án Hầu hết hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay đều gắn liền với văn bản, tức là gắn liền với công tác văn thư. Do đó, công tác văn thư có vai trò đặc biệt quan trọng trong công tác lãnh đạo, quản lý, điều hành, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của họat động quản lý nhà nước. Trong bối cảnh chuyển đổi số hiện nay, việc xây dựng Chính phủ điện tử hướng tới Chính phủ số thì công tác văn thư đặc biệt là công tác văn thư điện tử; công tác văn thư trong bối cảnh Cách mạng Công nghiệp 4.0 cũng không kém phần quan trọng. Những thay đổi trong bối cảnh Cách mạng Công nghiệp 4.0 sẽ kéo theo những thay đổi trong công tác văn thư (hiện đại hóa công tác văn thư) từ cách thức, quy trình hoạt động, kĩ năng ứng dụng công nghệ thông tin, năng lực, trình độ chuyên môn của cán bộ, công chức để phù hợp với bối cảnh chuyển đổi số này. Vì vậy, hiện đại hóa công tác văn thư trong bối cảnh chuyển đổi hiện nay là một trong những hoạt động mang tính cấp bách, trọng tâm của hầu hết các địa phương. Thực hiện tốt hoạt động hiện đại hóa công tác văn thư sẽ góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động QLNN; tối ưu hóa quy trình quản lý công tác văn thư: hạn chế việc sử dụng văn bản giấy mà thay vào đó sẽ được thao tác trên hệ thống điện tử; Tiết kiệm được thời gian tìm kiếm tài liệu trong quá khứ và hiện tại, dễ dàng quản lý văn bản của đơn vị; Nâng cao năng lực số của đội ngũ CBCC hiện nay,… Thực hiện theo Kế hoạch số 303/KH – UBND ngày 11/12/2020 của UBND tỉnh Bình Phước về Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2021 trên địa bàn tỉnh Bình Phước, bên cạnh những mặt đạt được thì UBND phường Long Thủy, thị xã Phước Long, tỉnh Bình Phước vẫn còn tồn tại một số khó khăn như nay hạ tầng CNTT của phường chưa đồng bộ, hệ thống quản lý văn bản đến và điều hành tác nghiệp thường xuyên bị lỗi; Năng lực số của cán bộ văn thư còn hạn chế; Kinh phí đầu tư trang thiết thiết bị còn hạn chế,… Chính vì những lý do trên, học viên xin chọn đề án “ Hiện đại hóa công tác
2 văn thư tại UBND phường Long Thủy, thị xã Phước Long, tỉnh Bình Phước” làm đề án tốt nghiệp của mình nhằm góp phần nâng cao chất lượng công tác văn thư trong bối cảnh Chính phủ số hiện nay. 2. Tổng quan tình hình nghiên cứu 2.1 Sách, giáo trình - PGS. TS Bùi Quang Tuấn và TS. Hà Huy Ngọc (2022), NXB Chính trị Quốc gia Sự thật, Sách Chuyển đổi số - Kinh nghiệm quốc tế và Lộ trình cho Việt Nam: Sách đã mô tả tổng quan các vấn đề về chuyển đổi số, kinh nghiệm quốc tế về chuyển đổi số, thực trạng chuyển đổi số tại Việt Nam. Từ đó đưa ra lộ trình chuyển đổi số cho Việt Nam trong giai đoạn hiện nay. - TS. Nguyễn Hải Thanh và TS. Nguyễn Văn Quang (2022), NXB Chính trị Quốc gia Sự thật, Sách Đổi mới tư duy và phong cách lãnh đạo trong điều kiện công nghệ số ở Việt Nam – Một số vấn đề lý luận và thực tiễn: Sách đã tập trung phân tích khải quát về lý luận cũng như thực trạng vấn đề đổi mới tư duy và phong cách lãnh đạo, nghiên cứu, khảo sát, đánh giá chung tình hình bối cảnh điều kiện công nghệ số. Từ đó đưa ra một số giải pháp nhằm đổi mới tư duy và phong cách lãnh đạo trong điều kiện công nghệ số ở Việt Nam hiện nay. - PGS.TS Triệu Văn Cường (2016), NXB Lao động, Giáo trình Văn thư: Giáo trình được biên soạn với mục đích chính là đáp ứng nhu cầu nghiên cứu, tham khảo, đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cũng như công việc hàng ngày của các cơ quan, tổ chức có liên quan đến công tác văn thư. - Hoàng Lê Minh, NXB Văn hóa thông tin, Giáo trình Nghiệp vụ văn thư: Giáo trình trang bị cho người đọc những kiến thức cơ bản nhất về công tác văn thư như khái niệm, nội dung, yêu cầu, ý nghĩa về công tác văn thư; Quy định về quản lý, sử dụng con dấu; Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. - PGS.TSKH. Bùi Loan Thùy và CVCC. TS. Phan Đình Nham (2021), NXB Đại học Quốc Gia TP.HCM, Giáo trình Lưu trữ học đại cương nhằm cung cấp các lý thuyết cơ bản, phương pháp và các vấn đề nền tảng quan trọng nhất liên quan đến khoa học lưu trữ, nghiệp vụ lưu trữ, tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ trong mọi
3 thời đại đặc biệt là trong thời đại công nghệ số hiện nay. - ThS. Nguyễn Phạm Ngọc Hân (2023), Trường ĐH Khoa học Xã hội và Nhân văn (ĐHQG-HCM) với Đề cương bài giảng Quản lý văn bản điện tử. Đề cương đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về văn bản điện tử, tài liệu điện tử, quy trình quản lý văn bản điện tử, hệ thống quản lý văn bản điện tử làm cơ sở để học viên nghiên cứu nội dung đề án. 2.2 Luận văn thạc sỹ - Nguyễn Thị Kim Huệ (2023), Luận văn thạc sỹ Quản lý công với công trình “Quản lý nhà nước về công tác văn thư trên địa bàn huyện Thạnh Phú, tỉnh Bến Tre”. Luận văn đã hệ thống hóa cơ sở lý luận QLNN về công tác văn thư, đánh giá thực trạng QLNN về công tác văn thư trên địa bàn huyện Thạnh Phú, tỉnh Bến Tre từ đó đưa ra một số giải pháp góp phần hoàn thiện công tác văn thư tại địa phương. - Nguyễn Thanh Hà (2016), Luận văn thạc sỹ Quản lý công với công trình “Hiện đại hóa công tác văn thư tại Viện Hàn Lâm khoa học và công nghệ Việt Nam”. Luận văn đã hệ thống hóa lý thuyết cơ bản về công tác văn thư, hiện đại hóa công tác văn thư. Bên cạnh đó đã phân tích, làm rõ thực trạng hoạt động hiện đại hóa công tác văn thư tại đơn vị. Từ đó, nêu ra các phương hướng và giải pháp góp phần tăng cường hoạt động hiện đại hóa công tác văn thư tại Viện Hàn Lâm khoa học và công nghệ Việt Nam. - Đặng Thị Huyền (2023), Luận văn thạc sỹ Quản lý công với công trình “Công tác văn thư tại UBND Quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội phục vụ xây dựng chính quyền số”. Luận văn đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về công tác văn thư. Làm rõ thực trạng công tác văn thư tại UBND quận Nam Từ Liêm phục vụ xây dựng chính quyền số, đánh giá những ưu điểm, hạn chế và phân tích những nguyên nhân của các hạn chế còn tồn tại. Từ đó, đưa ra một số giải pháp nhằm góp phần nâng cao hiệu quả của công tác văn thư tại UBND quận Nam Từ Liêm phục vụ xây dựng chính quyền số. - Lương Thị Hải Yến (2023), Luận văn thạc sỹ Quản lý công với công trình
4 “Công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan Đại học Quốc gia Hà Nội”. Luận văn đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về công tác văn thư, đánh giá thực trạng về công tác văn thư tại Đại Học Quốc gia Hà Nội từ đó đưa ra một số giải pháp góp phần hoàn thiện công tác văn thư tại đơn vị 2.3 Các bài viết trên tạp chí khoa học - ThS. Vũ Thị Thùy Dung (2022) – Học viện Hành chính Quốc Gia, Tạp chí Quản lý nhà nước với bài viết Hệ thống văn bản về công tác văn thư và vấn đề bảo đảm thông tin trong quản lý hành chính nhà nước: Bài viết đã hệ thống hóa một loạt các văn bản điều chỉnh công tác văn thư truyền thống và việc thực hiện cải cách hành chính, chuyển đổi số quốc gia. Bên cạnh đó, tác giả cũng đã chỉ ra những hạn chế và bất cập của hệ thống văn bản về công tác văn thư. Từ đó, đưa ra những đề xuất, kiến nghị góp phần hiện đại hóa công tác VTLT. - Tạp chí Tổ chức nhà nước (2023), Bài viết Bổ sung, sửa đổi, ban hành các quy chế, quy định về VTLT phù hợp, thống nhất trong hệ thống chính trị. Tạp chí đã nêu lên nhiệm vụ chủ yếu và biện pháp tổ chức thực hiện công tác VTLT từ năm 2023 đến năm 2028. - Kỷ yếu hội thảo khoa học (2015), NXB Đại học Quốc gia TP.HCM với bài viết Những vấn đề của khoa học lưu trữ các tỉnh phía Nam trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước đã nghiên cứu những việc đã làm được và chưa làm được để đề ra phương hướng tích cực và khả thi nhất về hoạt động VTLT trong thời gian tới. - Tài liệu Tọa đàm khoa học – Xây dựng và quản lý văn bản điện tử của Khoa Văn bản và Công nghệ Hành chính, Học viện Hành chính Quốc gia. Tài liệu đã nêu lên những yêu cầu đặt ra, cơ hội và thách thức, thực trạng của việc xây dựng và quản lý văn bản điện tử trong bối cảnh chuyển đổi số hiện nay. Thông qua các công trình nghiên cứu khoa học kể trên, học viên đã nghiên cứu, tham khảo cơ sở lý luận, thực tiễn thực hiện công tác VTLT, các giải pháp và đề xuất về việc thực hiện công tác VTLT để vận dụng vào bài nghiên cứu của mình. Tuy nhiên, cho đến hiện tại chưa có công trình nào nghiên cứu về đề án “Hiện đại
5 hóa công tác văn thư tại UBND phường Long Thủy, thị xã Phước Long, tỉnh Bình Phước”. Do đó, tác giả lựa chọn đề án này để nghiên cứu hoàn toàn không có sự trùng lặp với bất cứ đề tài nghiên cứu khoa học nào đã có trước đây. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu đề án 3.1 Đối tượng nghiên cứu đề án: Hiện đại hóa công tác văn thư tại UBND phường Long Thủy. 3.2 Phạm vi nghiên cứu đề án: - Về không gian: Tại UBND phường Long Thủy, thị xã Phước Long, tỉnh Bình Phước. - Về thời gian: Giai đoạn 2021-2023 (Thực hiện theo Kế hoạch số 225/KH – UBND ngày 14/9/2020 của UBND tỉnh Bình Phước về việc triển khai công tác quản lý, lưu trữ tài liệu điện tử trên địa bàn giai đoạn 2021 – 2025). - Về nội dung: Hiện đại hóa công tác văn thư tại UBND phường Long Thủy, thị xã Phước Long, tỉnh Bình Phước. 4. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu đề án 4.1 Mục tiêu đề án Trên cơ sở phân tích và đánh giá thực trạng công tác văn thư tại UBND phường Long Thủy, từ đó đề án đưa ra những giải pháp mang tính khả thi góp phần hiện đại hóa trong việc thực hiện các công tác văn thư tại UBND phường Long Thủy. 4.2 Nhiệm vụ đề án - Nghiên cứu cơ sở lý luận về hiện đại hóa công tác văn thư. - Khảo sát, đánh giá thực trạng hiện đại hóa công tác văn thư tại UBND phường Long Thủy. - Đề xuất một số giải pháp góp phần thúc đẩy hiện đại hóa công tác văn thư tại UBND phường Long Thủy. 5. Phương pháp nghiên cứu 5.1 Phương pháp luận Dựa trên phương pháp duy vật biện chứng, duy vật lịch sử. Đồng thời vận
6 dụng quan điểm, chủ trương, chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách pháp luật của nhà nước về hiện đại hóa công tác văn thư. 5.2 Phương pháp nghiên cứu cụ thể bao gồm: - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Nghiên cứu, tham khảo các cơ sở lý luận và căn cứ pháp lý thông qua các giáo trình, văn bản quy phạm pháp luật, các tạp chí, luận văn thạc sỹ,… để làm cơ sở cho phần hệ thống hóa lý thuyết về hoạt động hiện đại hóa công tác văn thư. - Phương pháp tổng hợp: Tổng hợp kết quả khảo sát cũng như số liệu báo cáo của UBND phường Long Thủy để đánh giá thực trạng hoạt động hiện đại hóa công tác văn thư tại UBND phường Long Thủy nhằm chỉ ra những ưu điểm, hạn chế. Từ đó, đưa ra giải pháp góp phần hoàn thiện việc hiện đại hóa công tác văn thư. - Phương pháp so sánh: So sánh chất lượng hoạt động hiện đại hóa công tác văn thư thông qua số liệu thu thập được từ năm 2021 – 2023. - Phương pháp khảo sát: Tác giả dựa những hạn chế liên quan đến hoạt động hiện đại hóa công tác văn thư tại UBND phường Long Thủy, thị xã Phước Long, tỉnh Bình Phước để xây dựng phiếu khảo sát. Số lượng phiếu phát ra: 27 phiếu, số phiếu thu vào: 27 phiếu. Đối tượng khảo sát là toàn bộ CB, CC, người hoạt động không chuyên trách đang công tác tại UBND phường Long Thủy, thị xã Phước Long, tỉnh Bình Phước về thực trạng thực hiện hoạt động hiện đại hóa công tác văn thư tại phường. - Phương pháp phỏng vấn: Đối tượng phỏng vấn là đội ngũ CC, văn thư cơ quan, người dân thông qua tầm quan trọng của việc chuyển đổi số, ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư; Mức độ hài lòng của người dân,… 6. Hiệu quả/lợi ích của đề án ứng dụng trong thực tiễn Đề án góp phần hệ thống hóa các vấn đề lý luận về hiện đại hóa công tác văn thư trong bối cảnh chuyển đổi số hiện nay. Ngoài ra, thông qua việc phân tích thực trạng, những ưu điểm, hạn chế, từ đó đề xuất những giải pháp phù hợp, góp phần hiện đại hóa công tác văn thư tại UBND phường Long Thủy.
7 7. Kết cấu đề án Ngoài lời cám ơn; Lời cam đoan; Danh mục các từ viết tắt, danh mục bảng biểu và hình vẽ; Mục lục; Phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, đề án chia thành 3 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận về hiện đại hóa công tác văn thư. Chương 2: Thực trạng hiện đại hóa công tác văn thư tại UBND phường Long Thủy, thị xã Phước Long, tỉnh Bình Phước Chương 3: Giải pháp và lộ trình hiện đại hóa công tác văn thư tại UBND phường Long Thủy, thị xã Phước Long, tỉnh Bình Phước
8 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1 Một số khái niệm liên quan 1.1.1 Công tác văn thư “Văn thư là từ gốc Hán, dùng để chỉ các loại văn bản, giấy tờ. “Văn” có nghĩa là văn tự, “thư” có nghĩa là thư tịch. Công tác văn thư tức là làm nhưng công việc liên quan đến văn tự, thư tịch” (Hoàng Lê Minh, Giáo trình Nghiệp vụ văn thư lưu trữ, Nxb. Văn hóa Thông tin, Hà Nội, 2014, tr.1). “Văn thư là công tác giao nhận và quản lý, lưu giữ công văn, giấy tờ” (Ngọc Hằng – Kỳ Duyên, Từ điển Tiếng Việt, NXB Thanh niên, 2016, tr. 1004). “Văn thư là bộ phận của văn phòng phụ trách việc giao nhận và quản lý công văn, giấy tờ hoặc là người làm công tác văn thư” (Thái Xuân Đệ, Từ điển Tiếng Việt, NXB Hải Phòng, 2023, tr. 631). “Văn thư là công văn, giấy tờ (nói chung) hoặc là bộ phận phụ trách giao, nhận và quản lý công văn, giấy tờ hoặc có thể hiểu là người làm công tác văn thư” (Nguyễn Tôn Nhan – Phú Văn Hẳn đồng chủ biên, Từ điển Tiếng Việt, NXB Hồng Đức, 2024, tr. 777). Như vậy “Văn thư” được hiểu là tên gọi chung của các loại văn bản do cá nhân lập ra hoặc do cơ quan, tổ chức ban hành để phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành công việc chung. Bên cạnh đó, văn thư còn được xem là bộ phận quản lý văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức, đơn vị và là người làm công tác văn thư. Theo Điều 1, Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ quy định “Công tác văn thư bao gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư.” Như vậy, có thể hiểu công tác văn thư là hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp vụ bao gồm các công việc như: soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý văn bản đi và văn bản đến; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
9 1.1.2 Hiện đại hóa “Hiện đại là thuộc thời đại ngày nay” (Ngọc Hằng – Kỳ Duyên, Từ điển Tiếng Việt, NXB Thanh niên, 2016, tr. 390). “Hiện đại là hiện trong thời đại này, có áp những tiến bộ của khoa học kỹ thuật” (Thành Yến, Từ điển Tiếng Việt, NXB Dân Trí, 2023, tr. 260). “Hiện đại thuộc về thời đại ngày nay, có áp dụng những phát minh, những thành tựu mới nhất của khoa học và công nghệ ngày nay” (Nguyễn Quang – Minh Trí đồng chủ biên, Từ điển Tiếng Việt thông dụng, NXB Dân Trí, 2022, tr. 191-192). “Hiện đại hóa là làm cho mang tính chất hiện đại” ((Nguyễn Tôn Nhan – Phú Văn Hẳn đồng chủ biên, Từ điển Tiếng Việt, NXB Hồng Đức, 2024, tr. 473). Như vậy, có thể hiểu “Hiện đại hóa” là thay đổi tư duy trong quản lý và tổ chức thực hiện bằng cách áp dụng những tiến bộ, những phát minh, thành tựu của khoa học và công nghệ trong thời đại hiện nay nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả của công việc. 1.1.3 Hiện đại hóa công tác văn thư “Hiện đại hóa công tác văn thư” được hiểu là việc thay đổi tư duy trong quản lý và tổ chức hoạt động văn thư, áp dụng những tiến bộ, những thành tựu của khoa học và công nghệ mới nhất như sử dụng các phần mềm quản lý văn bản, theo dõi và quản lý văn bản trên môi trường mạng,... nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác văn thư. 1.2 Nội dung hiện đại hóa công tác văn thư Thứ nhất, Đổi mới tư duy, phương thức quản lý Hiện nay có một số đội ngũ CC, văn thư cơ quan thực hiện công tác văn thư có tâm lý e dè, ngại đổi mới là một trong những yếu tố dẫn đến việc làm chậm tiến trình chuyển đổi số trong bối cảnh hiện nay. Vì thế, để hiện đại hóa công tác văn thư chúng ta cần phải đổi mới tư duy, phương thức quản lý. Tư duy, phương thức quản lý của đội ngũ lãnh đạo, quản lý trong việc hiện đại hóa công tác văn thư là một trong những yếu tố quan trọng, quyết định sự thành công của đơn vị.
10 Tư duy, phương thức quản lý của của đội ngũ lãnh đạo, quản lý đổi mới đúng sẽ thúc đẩy sự thay đổi của hoạt động hiện đại hóa công tác văn thư, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả của công tác văn thư. Ngược lại nếu người đứng đầu tổ chức có tâm lý e dè, ngại thay đổi , sử dụng phương thức quản lý và tổ chức thực hiện công tác văn thư truyền thống, không thay đổi để phù hợp với bối cảnh chuyển đổi số hiện nay sẽ là rào cản, làm cho tổ chức đi theo lối mòn, không đảm bảo chất lượng và hiệu quả của công tác văn thư trong thời đại hiện nay. Vì vậy, đổi mới tư duy, phương thức quản lý của người đứng đầu tổ chức trong việc thực hiện công tác văn thư đóng vai trò rất quan trọng vì tổ chức, đơn vị chỉ có thể thay đổi khi người đứng đầu là người tiên phong thay đổi để phát triển tổ chức, cơ quan. Thứ hai, Cải tiến cách thức tổ chức, thực hiện quy trình nghiệp vụ Việc xây dựng Chính phủ điện tử hiện nay là một trong những nội dung có tính chất cải tiến mạnh mẽ đến cách thức tổ chức, thực hiện quy trình nghiệp vụ trên tất cả các lĩnh vực đặc biệt là công tác văn thư. Do đó, Cuộc Cách mạng khoa học công nghệ này đòi hỏi công tác văn thư phải thay đổi cách thức tổ chức, thực hiện quy trình nghiệp vụ từ phương thức truyền thống sang áp dụng thành tựu khoa học công nghệ trong quản lý và thực hiện công việc như thay vì soạn thảo và ban hành văn bản giấy thì cơ quan, tổ chức chuyển sang dùng văn bản, tài liệu điện tử; chỉ đạo, điều hành, theo dõi, quản lý văn bản trên môi trường mạng bằng phần mềm quản lý văn bản; thực hiện ký số trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. Việc cải tiến cách thức tổ chức, thực hiện quy trình nghiệp vụ trong công tác văn thư giúp cho đội ngũ CC, văn thư cơ quan thực hiện công việc nhanh chóng góp phần tăng hiệu suất giải quyết công việc, tiết kiệm thời gian, chi phí, diện tích lưu trữ, dễ dàng quản lý và tìm kiếm tài liệu, nâng cao hiệu quả thực hiện công việc. Vì vậy, chúng ta cần phải chú trọng cải tiến cách thức tổ chức, thực hiện quy trình nghiệp vụ công tác văn thư trong bối cảnh chuyển đổi số hiện nay.
11 Thứ ba, Đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị sử dụng trong công tác văn thư Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công việc đặc biệt là công tác văn thư là một trong những nội dung quan trọng trong việc thực hiện hoạt động hiện đại hóa công tác văn thư. Cơ sở vật chất, trang thiết bị là công cụ để CC, văn thư cơ quan sử dụng để xử lý công việc hàng giờ, hàng ngày. Công cụ càng tiên tiến, hiện đại thì tốc độ xử lý công việc càng nhanh, tiết kiệm được thời gian, hiệu quả công việc được mang lại càng lớn. Ngược lại, cơ sở vật chất, trang thiết bị không đủ hoặc không đảm bảo để thực hiện công việc thì năng suất làm việc không cao, tốc độ xử lý chậm, không đạt hiệu quả công việc. Vì vậy, chú trọng đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công việc là một trong những nội dung quan trọng trong việc thực hiện hoạt động hiện đại hóa công tác văn thư trong bối cảnh Cách mạng công nghiệp 4.0 hiện nay. Thứ tư, Ứng dụng CNTT vào công tác văn thư Khái niệm Công nghệ Thông tin được quy định tại Khoản 1, Điều 4 Luật Công nghệ thông tin ngày 29/6/2006 quy định: “Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, công nghệ và công cụ kỹ thuật hiện đại để sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông số”. Việc ứng dụng CNTT vào công tác văn thư là quá trình xử lý kỹ thuật tự động hóa các công việc sau: xây dựng và ban hành văn bản; quản lý văn bản; quản lý con dấu, công tác quản lý và tìm tài liệu lưu trữ. Việc ứng dụng CNTT vào công tác quản lý HCNN nói chung và đặc biệt là công tác văn thư nói riêng mang lại những ý nghĩa sau: Một là, Việc ứng dụng CNTT vào công tác văn thư là giải pháp tối ưu cho công tác điều hành tác nghiệp, quản lý công văn. Việc ứng dụng CNTT vào công tác văn thư nhằm giúp các cơ quan, đơn vị có thể soạn thảo, nhận và gửi văn bản một cách dễ dàng, nhanh chóng nhằm tăng hiệu suất công việc trong các hoạt động quản lý hồ sơ, văn bản của mình. Thêm vào